时间管理培训课件(PPT 58页)

1、時間管理“不能管理时间，便什么都不能管理” （美）杜拉克因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。忙人的告白下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并

2、不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 测测你的时间安排是否合理 总结你的时间掌控1216 “yes” 救命！你在时间管理上需改进812“yes” 48 “yes”

3、04“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法案例：老王的故事延 误原 因1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天 下属生病，代出席会议 上司紧急命令 一些电话 突发事件 紧急事件 被打扰3下班回家交通堵塞 4看电视 不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞时间管理误区误区之一：工作缺乏计划 工作缺乏计划，将导致如下恶果： 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则 误区之二：组织工作不当 组织工

4、作不当的主要体现在以下几个方面： * 职责权限不清，工作内容重复 * “事必躬亲，亲力而为” * 沟通不良 * 工作时断时续 误区三：时间控制不够在时间控制容易陷入下面的陷井： 习惯拖延时间不擅处理不速之客的打扰。 不擅处理无端电话的打扰。 泛滥的“会议病”困扰。 拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。

5、A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （9）我在过分

6、疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 误区四：整理整顿不足误区五：进取意识不强* 个人的消极态度 * 做事拖拉，找借口不干工作 * 唏嘘不已，做白日梦 * 工作中闲聊 前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话： 昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本

7、票， 今天则是随时可运用的现金。成功和失败的分水岭可以用五个字来表达“我没有时间”平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？一寸光阴一寸金1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.3 現在來看看你每分鐘的時間價值 每天_元 每小時_元 每分鐘

8、_元思考你的時間價值年收入(萬元)年工作時間(天)日工作時間(小時)每天價值(元)每小時價值(元)每分鐘價值(元)13121132.052.910.052312964.17.120.123312996.310.70.1853129160.2517.80.3103128320.540.060.67时间到底值多少钱？下面我們一起來看這個實例: 伯利恆鋼鐵公司總裁舒瓦普請效率專家利進行企業診斷,總裁介紹說我們知道自己的目標但不知怎樣更好地執行計划。 利說可以在10分鐘內給他一樣東西這東西能把公司的業績提高至少50%。利讓他寫下第二天要做的6件最重要的事并用數字標明每件事對總裁及公司的重要性次序。利說

9、“明早第一件事就是做第一項不要看其他項。著手辦第一件事直到完成為止。然后用同樣的方法對待第二項第三項直至你下班為止如果你只做完第五件事那不要緊因為你總是做著最重要的事。” 整個會見不過半小時。几個星期后利收到一張2.5萬元的支票和一封信總裁在信上說那是他一生中最有價值的一課。 “我愿意用我的所有，去交换一点时间” 伊丽莎白一世临终遗言很多人都在努力地寻找许多节约时间的办法，然而这是一个不正确的观点！因为只有当你注重对时间的分配时，你才能真正有效地去运用时间！时间管理的本质是:自我管理 在了解怎樣管好你的時間以前不妨先回答下列几個問題你希望有更多時間做些什么?你想在哪一方面少花一點時間?你期望自

10、己身上有些什么樣的改變?了解了時間管理以后你希望得到些什么?重要紧急不重要不紧急時間管理四象限第一象限急迫又重要的事。各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是可以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。 第二象限重要但不急迫的事 主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限益形擴大, 使陷入大的壓力與危機中而疲於應付。反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。這個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須主動去做。這是發揮個人領導力的領域。第三象限急迫但不重要的事因為迫切的呼聲會讓我們產生這件事很重要的錯覺-實際上就算重要也只是對別人而言。

11、電話、會議、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個範圍打轉, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿足別人期望與標準。第四象限不急迫又不重要的事簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙得焦頭爛額, 不得不逃避到第四象限去療養一番再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真正有創造意義休閒活動是很有價值的。重要紧急不重要 危机 急迫的问题 紧迫的计划 不得不做的事情 有期限压力的事 有难度的事情 拓展人际关系 防患未然 创新与改进 规划和组织 发掘新机会 学习成长 琐碎的事情 广告函件 某些电话 某些报刊新闻 逃避性活动 某些会议

12、造成干扰的拜访 某些信件 某些电话 吸引人的聚会事务分类不紧急紧急 重要 不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局不紧急紧急重要不重要不紧急 偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急 紧急重要不重要不紧急偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生紧急 重要 不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要

13、与紧要之区别从容人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动无聊人不紧急15%2%3%50%60%25%30%不重要时间分配重要紧急不紧急65%80%Less than 1%15%20%25%不重要时间分配重要紧急不紧急4D法则不重要重要紧急不紧急Delegate授权别人去做Dont do it。（别去做了）Do it now！（马上就做）Diarize（定出做的时间） 变为Do it latter（呆会做） 假如我们有心用对时间， 我们有的是时间。 歌德 Johan Wolfgang von Goethe 时

14、间自然法则总结Parkingsons Law 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限Paretos Principle 帕雷托原则80%的结果来源20%的努力Concentration Enigmas 注意力之谜 注意力需要及时恢复Internal Energy Levels 内在能量水平有效地利用你的生物钟Efficacy Efficiency 效能与效率 做正确之事，做好它我的生物钟不能控制它，就去合理利用它6:00-8:0014:00-16:008:00-12:0016:00-20:0020:00-睡觉節省時間提高效率的十五法則法則一制定時間管理計划計划每月每周每日的行程表在計划上所花的每件

15、事將在實際操作中節省至少3個小時而且效果會更好。設定每項活動的完成期限或跟進日期。制定應急措施幫助應付意外情況。 优先管理的核心1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清单2、Set priority and work on the most important确定优先次序，从最重要的开始做3、Do it every day!每天这么做！每日计划： Plan the next d b you l the office.在你 办公室 前，计划 天的工作。订定每日工作计划 详细地计划今天下午或是明天早上的工作。工作计划-为每天的2-3件事项留出

16、完整的时间A.M. P.M. 6 7 8 9101112Daily Expenses 每日支出 1 2 3 4 5 6 7 8 910Appointments日程合理地安排时间 Monthly Plan月度计划 Month Year 年 月Projects/Goals本月项目/目标A/B Business 工 作 开始日 Personal 个人生活 “下周不会有任何危机发生，因为我的日程表已经排得满满当当”。 亨利基辛格節省時間提高效率的十五法則法則二 養成快速的節奏感不僅提高效率節約時間也能給人以良好的作風印象。法則三 學會授權。法則四 高效的會議技巧。 授權我是萬能的 焦頭爛額的經理人養了

17、 一堆沒事做的屬下 沮喪的員工-不被信任 、才能無從發揮 經理人無法專心從事 改善公司作業等的思考清楚描述下個步驟並確認其重要性指派給至少能完成這件事的最低階層員工a)給予建議，然後行動 b)行動，然後給予建議安排適當的後續追蹤時間經理人学习分配工作 学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。与别人的时间取得协作 節省時間提高效率的十五法則法則五養成整潔條理的習慣 據統計一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。 保持桌面整潔桌面上只放當天要用的文件和物品其他所有文件物品按固定位置存放要用時才拿出來。 建立良好的文書檔案系統方便存檔及查

18、閱。 Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三个文件档案2、Organize all items according to the 4Ds 根据4D原则整理好所有东西3、Work through “Do”pile 把“立即做”档案里的工作一件件处理完 Time Activate 给活动定下时间 Use Holding Files 使用活页文件4、Clear the desk each day. 每日清理桌面節省時間提高效率的十五法則法則六專心致志有始有終不要讓突然而來的想法主意影響手頭上的工作應把它記錄下來在方便的時候再考慮。盡量完成一項工作才開始另一項切忌

19、有頭無尾。需時較長的重要項目應安排大塊完整的時間避免時斷時續的工作方式。因為停頓下來費時重新工作時還需要花時間來調整情緒思路和狀態才能在停頓的地方接下去干。節省時間提高效率的十五法則法則七簡化工作流程消除不必要的任務或步驟。合并某些任務或步驟。同步進行兩項或更多的任務或步驟。將任務或步驟進一步細分。重新安排工作流程使用更有效的工作方法。節省時間提高效率的十五法則法則八一次做好次次做好所有文件資料只經手一次便處理好可采取以下行動之一 A.歸檔 B.執行 C.傳閱 D.廢棄切記閱讀后不做處理留待下次再閱讀再處理的重復工作。保証工作的質量避免返工帶來的浪費。節省時間提高效率的十五法則法則九克服拖延現

20、在就做“人并不是因為跑得不快而趕不上火車的而因為出發晚了才趕不上的。”應做而未做的事務不斷給人壓迫感拖延者心頭不空因而時常感到時間的壓力使人心力交瘁浪費了寶貴的時間。克服拖延的技巧設定完成日期制定具體的計划。安排躍進設立獎勵。節省時間提高效率的十五法則法則十當日事當日畢 制定每日的工作時間表每天都將目標結果日清日新。今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做節省時間提高效率的十五法則法則十一善用零散時間滴水成河用“分鐘”來計算時間的人比用“小時”來計算時間的人時間多59倍。零散的時間可用來從事零碎的工作。例如坐車等人時就可以學習思考閱讀更新工作日程簡短地計划下一個行動等等。沒有利用不了的時間只有自己不利用的時間。節省時間提高效率的十五法則法則十二利用節省時間的工具電話電子郵件傳真語音系統電腦等。使用電話時應開門見山長話短說打電話前應先列出講話要點以免遺漏。需要向一個以上的人傳遞信息時應采用電子郵件以避免重復浪費時間。提高使用日常電腦軟件的技巧。善用科技