第二节课张玲新改

1、第二节课1一、“档案”的起源二、中国古代的档案与档案工作三、档案的载体演变四、档案的定义五、归档文件整理的概念六、归档文件的基本要求七、归档文件整理的八大基本环节（收集、装订）讲授大纲2四、归档文件整理的概念3 四、归档文件整理的概念 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。41、整理对象-归档文件（专指性） -办理完毕 -纸质文书材料2、整理的单位、环节、目的 单位：是“件” 环节：装订、分类、排序、编号、 编目、装盒 目的：使归档文件有序化几层含义5五、归档文件整理的基本原则6五、归

2、档文件的基本原则-遵循文件形成规律，保持文件材料间的有机联系-区分不同价值-便于保管和利用7遵循文件形成规律 文件的形成是有规律的，不同机关职能不同，但各项职能活动有着各方面的联系。所形成的文件之间必然有一定的规律，有着有机联系。 实施办法中将归档文件按不同年度、机构分类，同类的相对集中，同一事由形成的文件排列在一起等，均体现了保持文件的有机联系的原则。8 办理完毕的文件材料要依照归档范围和保管期限表的规定，进行价值鉴定。对无保存价值的不归档文件，可按正常手续销毁，属于归档范围内的文件材料，对其划分保管期限，并从实体上按不同保管期限将归档文件区分开来，分别整理保管。 区分不同价值9便于保管和利

3、用 这是归档文件最基本的整理原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。 取消了案卷级保管单位，按件整理，克服了“一柜子档案半柜子皮”的弊端，避免了对档案裁边、打孔等损坏，解决了案卷级管理中保密与利用的矛盾及不便复印、缩微、扫描的问题，消灭了进馆时因质量问题拆卷重组对档案的磨损，有利于对档案划控、开放、利用10六、归档文件整理的八大基本环节11八大基本环节收集装订分类排列编号编目装盒排架12收集环节的五点 1、 收集的基本要求 2、文件材料归档范围（本单位） 3、不归档文件的范围及处理 4、电子文件的纸质归档问题 5、如何开展归档文件的 收集工 作13二、文件材料的归档范围归档文件整理指南

4、P47页 制定本单位文书文件材料归档范围（没制定） 对照自己单位文书文件材料归档范围（进一步完善）14三、不归档文件范围及处理）归档文件整理指南 P50页 不归档文件范围 暂存五年 到期销毁 （鉴定 监销 打浆 火烧15四、电子文件的纸质归档问题部分成熟开展电子政务单位的文件归档做法电子公文的纸质归档范围：单位发文、 维护本单位和职工权益文件材料（永久 30年）16五、如何开展归档文件的收集工作第二年年初就可开展收集工作根据收发文登记簿收集内部形成文件材料的收集领导外出开会文件的收集17 一、装订前的处理工作 二、装订单位“件”的确定及内部排序 三、装订的部位，对齐方式及装订材 料 18一、装

5、订前的处理工作1、拆除文件上易腐蚀的金属物 文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，容易被氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害，去除这些易腐蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害 短期（10年）保存的归档文件可不拆除金属物。装订成册不便拆封的书籍刊物不拆金属物。19一、装订前的处理工作2、对破损文件进行修裱 修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，包括补缺和托补；托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。目的是恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。 小于16K的纸张和薄的纸张要进行托裱如组织关系介绍信、存根、增员单等20一、装订前的处理工作4、对超大文件进行折叠。

6、比如大于A4的纸张加以折叠成A4型的规格大小，尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图标字迹之外，以单张折叠以便于归档后的查阅和利用。十张以上的可以不折叠只弯曲装盒21二、装订单位“件”的确定及内部排序 装订的“件”是指文件材料装订一起，分类、排列、编号为一件，编目是一个条目，页数合并计算。绝大多数文件如会议通知、培训通知、档案年检通报、表彰决定、正文与附件、原件与复印件、转发文与被转发文等都是一件。两种情况：收文单位的收文处理单放在文件的前面作为一件装订；发文单位的文件正本发文稿纸和定稿为一件并排序。22二、装订单位“件”的确定及内部排序-“件”文书归档文件种类主要有：国家行政机关公文，党的机关公文和单位内部管理的事务性公文23二、装订单位“件”的确定及内部排序 -国家行政机关的公文文种（13种）命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要24二、装订单位“件”的确定及内部排序-党的机关公文（14种）决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、规定、办法细则、函、会议纪要25二、装订单位“件”的确定及内部排序-事务性文书计划类：规划、计划、工作要点总结类：述职报告（集体、个人）会议类：会议筹备方案、会议通知、会议记录、会议简报调研类：调查报告书信类：介绍信 其他类:期刊简报、责任状、学生入学通知书、办