前台秘书工作准则、职责概要和细节

1、前台秘书工作准则、职责概要和名田节（2005年试行版）内容1、态度：态度永远第一；认同事务所理念与文化；绝对不能散布影响士气和团队之言论；2、要求：精细；到位；3、思维：多向思维、同步思维；4、效益及效率：创造更多的收益；节省人力成本、时间成本、精力成本、金钱成本；J5、合作：强调有效沟通与衔接；全局观念与团队意识；6、执行力：事事有交代，有结果；不能堆积事项；7、水准与人性：让客人感觉到君道律师的水准；让客人舒服，得到尊重及尊重我们；8、态度与品德：尽职与保密；9、学习与提升：客观认识自己的不足与缺点，努力学习与改进。1重要事务 类 重事项摘要上岗前培训1、上岗前培训非常重要。上岗前培训一般

2、为 7个工作日15个工作日，上岗前培训必须利用周末时间以集中时间及精力进行；2、上岗前培训由部门负责人进行，内容主要是熟悉职责的准则、概要及细节；3、培训结束前由部门负责人安排进行考试；4、早期进入事务所未进行上岗前培训的，进行补培训及补考。概 要 职 责 概 要 职 责 概 要要 事 务类 重 要 事 务 类前台形象1、任何时候都应体现前台是事务所的第一门面，是事务所整体价值的重要 组成部分；因此必须体现专业、尊重与优质服务的形象；2、必须保持微笑服务；3、大方、得体；4、衣着体现档次、水准，必须着深蓝色短裙套装；5、不得在前台与同事、客人聊天及上网，处理私人信函；6、工作的任何时候都必须保

3、留有一个前台秘书在前台服务。这是最重要的 事项，因为电话处理、应门都离不开前台服务。电话处理1、开启（上班前）/关闭（下班后）话务台；随时检查话务台状态，有故障时及时安排维修；2、了解及正确使用话务台具备的各项功能；3、听（说）清；听（说）懂；不能转错；4、值班时任何时候均不能中断的电话处理与服务；5、与记录事项的相关同事跟踪转达事项结果；6、月底打印话费清单，并作为相关统计交到财务部；7、话务台下班后第下电话留言服务。四传真、信函、快件的1、将收到的传真、邮件、物品及时准确转达相关同事或人士；2、对应发出的传真、文件、快件及时发出；急件应提前通知快递公司；3、向要求发出文件的同事反馈文件发出

4、的结果；收发与跟踪4、整理并记录收发文件及传真。五 同事在外时的 秘书服 务1、将外出同事的行程告知客人及联络方式或及时代为联络外出的同事回复、处理；2、录入自己的工作事项于自身的事务本中；六会议安排与服务1、记录会议室安排的人数及时间，尽量避免因时间冲突而导致等待开会；2、会议前根据会议人数摆好会议室桌、椅及其它物品、设备；人数不多的会议尽量安排在中小会议室，安排在大会议室一则不协调， 二则浪费能源；3、协助秘书组准备会议设施、设备；4、协助秘书组准备好客户及其它方的特殊要求事项；5、协助秘书组准备好我方应准备的特殊事项；6、将会议准备的结果提前知会要求开会的同事。7、会议中途如客人有任何需

5、求，应主动配合；男宾上洗手间一般安排在独立董事洗手间；8、会议完毕送完客人后，应立即清理会议室并摆好全部物品。七迎、送客服务1、笑容见客，主动问候；2、与客人保持2米左右的距离；3、问清来访者的姓名及所代表的公司，为何事而来,有无预约；如无预约， 必须先满足已预约的客人先使用会议室；4、所有会议室均排满时，一般安排客人在大堂两边沙发等候，同时亦奉上 相同的茶水服务。5、对不需要接送的客人，送客时要抢着帮具开门送到电梯口并帮忙按电梯； 并且要微笑道别，切忌电梯门尚未关闭即急转身走人；6、对业务部或其它部门耍求送客在指定地点的，要提前协调行政部主管安 排车辆；7、非经事务所负责人同意，不得将客人及

6、其它来访人员引入办公区参观；8、在知会客人到达的信息于相关向事前，请客人在大堂两边沙发稍坐，然后再由知会与会律师，同时将客人引入会议室。八茶水服务1、知会行政部负责采购的同事随时准备充足的咖啡、奶茶、饮料、可乐、纯净水、中国茶和四茶（西式红茶）2、安排客人就坐后，弯腰询问需要咖啡、奶茶、中国茶、西茶（红茶）、要不要加糖、加奶等；3、在15分钟后轻敲会议室门再次添加客人所需饮品，如不需要，是否换别的饮料。在20分钟、30分钟后重复上述服务。 添加次数一般在一小时以内以3次为宜；在2小时内增加到5 6次为宜，但一切以客人需要为依 归；4、茶具必须是圆柱型、米黄色的统一的优良瓷具，绝对不能用一次性纸

7、杯招呼我们的客人，数量必须有 70个（套），茶壶必须有四套；5、器皿的消毒。每次用完的茶具在客人离开会议室后必须即时清洗，凑够 数量后再一次性消毒以节省能源；6、茶水保温。茶水必须是开的，而且必须用保温电炉保温。很多客人需要 的是热茶，绝不能给客人上冻茶或温茶，茶水上水前必须隔掉茶叶渣。九空调1、检查空调是一个很重要的事项：a.保证客人在开会时可以不受压抑空气的影响；b.空调风量大小及是否关闭将会影响成本。2、风量及温度大小一般以调到合适温度为宜。如在客人开会中间发觉温度已达到适宜（约25o）时就要调小风量。同时要注意到，在中小会议室将 风量开到最大将会有一定的声音影响开会以及浪费。3、同事外

8、出离开办公室与开会、午餐时，应检查空调是否关闭。十灯光1、中午1点前不得关小大厅灯光；中午1点前不得关掉大过道两侧的灯光； 客人仍在事务所时不得关小或关掉大堂、大堂两侧过道的灯光；2、除大堂两侧过道的灯光需按 1执行外，其它过道内的灯光在1点时关掉， 并同时开壁灯（南边的一个和北边）；3、晚上加班时大堂必须打开最边 圈的灯光；过道灯为节省能源可以不开 但一定要开二个壁灯（南边的 个和北边）；4、凡有重要客人来访或参观，如只参观会议区则必须打开会议区及过道三套灯光、会议区有人办公的全部房间及会议室的灯光；如参观办公区，打开办公区的过道二套灯光及有人办公的房间的灯光；5、同事在开会或外出时需检查其

9、房间灯光是否关闭；一目兄日乐1、播放轻松、愉快的音乐，以英式、没有唱词的音乐为主；中午12:301:00的音乐以能使人轻松的音乐为主；1 : 50分的音乐节奏感可以稍微快一占八、,2、争取每周播放的音乐均有所不同，但可以循环使用；3、播放时间：平时在12: 30 1: 00开启，在1: 00关闭，1: 50分开启，00关闭;4、有外宾参观时，在参观期间开启；5、音量不能太大，比五星酒店的背景音乐彳半左右即可。十二下午茶服务.时间：4: 40分准备，5: 00开始；.品种：各种茶水，饮料、面包片、饼干、水果；.要求：干净、卫生；保持新鲜；易变质者告知负责采购同事 次不能采 购太多；.咖啡室的下午

10、茶准备好后，用手推车推上一叵下午茶用品提供给正在开 会的客人及同事。提供给开会的下午茶点心应准备的更精细，水果不应 有污点、斑点。十三1.将找上门来或电话询问的业务转由事务所负责接单的同事处理。客户关系十四1、将负责律师的各类文件分类整理；内部文2、作出文件保管目录以备查存与交接。件的保管十五1、在空闲时在前台的位置协助秘书组处理一些非紧急的事项（如装订文件、业务管发传真）；普通理2、用碎纸机碎掉所有不能再利用的义件；虫务1、除非个别同事因外出开会、开庭需提前订餐外，不得早于12: 25分前订类普十六餐，以免给客人留卜不好印象。同事尽量在楼卜用餐。通订餐服2、必须要求送餐公司穿其公司制服、用手

11、提篮子送餐；事务3、选择送餐的公司以 2家为宜，不能选多；选择的送餐公司必须干净、卫项生；类十七1.记录自己的每日事项；工作日记十八1、根据事务所规定有条理地整理、分类业务文件外的档案；整理内2、负责律师的习惯有条理地摆放有关物品；务及前3、检查前台的卫生并安排负责卫生的同事予以清洁，可以顺手处理的，即台时处理。十九巡查1、每天在做好前台准备工作后，另一位刖台同事可以开始会议区、办公区的巡查。巡查首先以办公区开始。2、巡查的内容包括：空调、灯光（是否坏了，同事是否外出忘了关掉）；门窗；同事不在时自面办公用品稍加整理、摆齐；纸桶里面巾纸是否齐全；有传真机的纸、炭粉是否齐全；窗帘布挂的高度是否一致

12、（高度为与每扇门窗上侧栏梁一致）；花草是否保养的好；h.轻声敲门、细声问候各房间的同事有什么事需要帮忙，如果涉及其它部门的，即时转达其它部门的相关同事予以协调、解决；3、巡查时间：每日至少 4次；4、下班前巡查：以检查灯光、空调、窗帘是否关闭为主，同时检查办公用品是否准备好；5、巡查时尽量不扰乱律师思维。二十电子档案分类1、按“前台秘书”“年份”“行政事务”“业务管理”、“业务处理”、“市场”、“客户关系”、“财务”、“其它”等项目分类；2、 “行政事务”项目下分为“电话记录”、“收文记录”、“工作时间记录表”、“发传真记录”、“影印记录”、“发平信记录”、“发快件记录”、“订餐记录及收费”等

13、项目处理。各栏目按月份再分类；3、各项目下的具体名称以“ A” ” “Z”以个人或公司字号第一个字的拼音或英文字号的第一个字分类。一1、当因任何原因需要交接部分或全部事务时，都能随时及清晰交接清楚。事项交接二十二1、取报时查阅所订报刊有无缺少（a参考消息、b21世纪经济报、c人民法报刊订院报、d中国证券报、e中国律师月刊），其中a、b送邱律师，b送刘律阅、分师；派及整2、报刊的更新以不超过两天为宜，超过两天的，均需收集整理。超过一周理的报刊必须交给负责卫生的同事另找合适地方堆集。二十三1、当负责卫生的同事请假或不当值时（如中午或周末），在所加班时，负责清洁工清理公共区域及律师房间内的卫生清洁工作；作2、关于卫生清洁工作的要求按清洁卫生工作的职责概要及细节执行。二十四1、早上8: 50分前为全部同事打开房门；开门检2、同事外出办公室，即应检查有无关好窗户；查窗户3、下班后、周末、假期除网络、机房、冰箱、传真机、水池、鱼缸电源外，电源其余电源应关好。1、必须将行政部门的相关档案作好保密工作；二十五2、下班前必须为已离开事务所的同事锁好门；保密3、各同事房间的钥匙必须锁好；4、不能私卜配大门钥匙，并将门卡及钥匙保管好。二十六1、