中国海洋大学兼职档案员培训

1、中国海洋大学兼职档案员培训（党群、行政、外事类）二O一七年四月1工 作 流 程预 立 卷1档 案 整 理2档 案 移 交32档案归档范围与时间安排 归档范围 参照中国海洋大学档案管理办法执行归档时间安排 每年上半年按照档案馆拟定的各单位档案移交档案馆时间安排，将上一年工作形成的档案文件材料整理归档，包括纸质材料、相对应的著录数据和电子文件一并移交档案馆 其它特殊载体、重大活动等形成的档案材料按要求随时归档移交 3档案归档范围与时间安排2017年各单位档案移交档案馆时间安排 党群类、行政类、外事类时 间 归 档 单 位4月5日-4月19日统战部、纪委监察处、宣传部、工程学院、信息科学与工程学院、

2、管理学院、水产学院、离退休工作处4月24日-5月5日机关党委、工会、妇委会、计生办、审计处、保卫处、文学与新闻传播学院、武装部、海洋生命学院、校友总会5月8日-5月19日党委校长办公室、组织部、外国语学院、化学化工学院、法政学院、控股有限公司、医药学院、马克思主义学院5月22日-6月6日人事处、团委、海洋与大气学院、经济学院、材料科学与工程研究院、基础教学中心、海洋发展研究院、食品科学与工程学院6月7日-6月20日后勤集团、数学科学学院、海洋地球科学学院、环境科学与工程学院、网络与信息中心、图书馆、船舶中心、档案馆5月底前归档案馆国际合作与交流处6月底前归档案馆国际教育学院档案归档范围与时间安

3、排 依据中国海洋大学档案归档工作考核办法，对各单位归档进度、归档质量进行检查和考核 各单位归档进度情况在档案馆网页公布更新 2017年各单位归档进度表归档单位兼职档案员应归档时间归档数量实际归档时间纸质文件电子文件档案整理依据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法高等学校档案管理办法等 中国海洋大学档案管理规章制度山东省档案工作科学化管理规范（鲁档发【2014】23号 ）实施山东省档案工作科学化管理规范测评办法（鲁档发【2014】37号 ）档案整理规范、要求一、预 立 卷预立卷：兼职档案员将本单位当年所形成的有保存利用价值 的、办理完毕的文件材料（包括声像类档案）随时 搜集，集中按档

4、案时间、类别、保管期限分类保 管，为下一年度档案归档工作做好准备，确保档案 材料的齐全、完整1. 档案收集、分类2.档案组合、排列预 立 卷（1）按年度分类： 先将文件按其形成或针对的年度分开，一般以文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度 注：跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批复问题的针对年度或生效年度；法规性文件归入公布或批准年度（2）按保管期限分类（永久Y、长期C） ： 依据相应类别档案的保管期限表和文件的重要程度，确定保管期限 注：保管期限要确定准确 不同保管期限的文件应分别装盒组卷排序 1. 档案收集、分类8（1）同一事、同一问题或反映同性质问题的文件一起组合排序 保持

5、同历年档案组合的方法、规律一致（2）同一保管期限内若有重要文件和次要文件，按重要程度排列（3）问题单一，作者单一或名称单一的文件，按时间顺序排列 注：归档文件以“件”为单位整理，密不可分的文件材料按以下原则排列并装订为一件： 批复、批示在前，请示、报告在后 正文在前,附件在后 正文在前，定稿在后；定稿在前，历次主要讨论稿在后 转发件在前,被转发件在后 结论性材料在前，依据性材料在后 2.档案组合、排列预 立 卷9二、档案整理 初步整理核 查 编写页号编写档号装 订10著录数据装 盒档案整理-初步整理1.归档文件应是原件2.检查材料收集是否齐全、有无遗漏、重复、空白页、反页、倒页；保管期限是否准

6、确；排列是否有机联系3.每份文件独立归档。多份文件共用一份“收文处理单”的将“收文处理单”复印后放在每份文件前4.传真件、圆珠笔件、铅笔件或纯蓝墨水书写的文件，均要复印后与原件装订为一件，复制件装订在前，顺序编写页号 注：本单位形成的文字材料尽量在源头上杜绝使用不合规范的书写工具5.纸张破损的、小于16开纸的（如医院证明、手写申请）不规范材料，不 易保存，需要用胶水，以右上方对齐，统一粘贴到A4纸上，左边留出装 订位置，页码编于A4纸的右下角11 6.大于A4纸的要手风琴式折叠，不能只对折 对折后要再反折并且要留出左侧装订位置 档案整理-初步整理12档案整理-装订去掉所有不符合要求的原装订物后

7、，在文件左侧进行装订采用不锈钢装订针、不锈钢夹装订，装订时在左侧订两个钉，装订长度为1015CM书籍、刊物等可保持原装订形态 注：请确保装订针、夹材质为不锈钢 13档案整理-核查14编写页号、档号与数据录入之前，联系档案馆人员进行初步核查与指导 崂山校区联系电话：66781577 联系人： 王旭/赵瑞红鱼山校区联系电话：82031507 联系人：季军 档案整理-编写页号 1.位置:正面右下角、反面左下角2.用笔要求：用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写 3.不论正反面，只要有字页均需编写页码 如：“此页无正文”或文件印制日期的页面作为一页4.文件和书册等能利用原页号的可不再编页号5.第一页为“收文处

8、理单”时，页码以“收文处理单”作为 第1页开始编写6.附件顺着正文页码向后编排7.复印件与原件装订为一件的，从第1页往后顺序编写页号 15档案整理-编写档号 每份文件首页左上角加盖归档章注：有收文处理单作为第一页时，归档章加盖在收文处理单左上角炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写用大写字母或阿拉伯数字，按文件排列先后填录年份为四位数，如2014右上角空格不填分类号中无中划线“-”，如DQ11，不可写为DQ-11 注：各单位分类号不同，参考归档范围保管期限长期填C,永久填Y 例：HD-2014-DQ11-Y-01空白章： 正确： 错误：1617归档章位置正确：错误：档案整理著录数据（一）登录“部门网上归

9、档系统”（二）选择正确的数据库（党群、行政、外事），录入数据档号：与归档章一致文号：即文件制发机关的发文字号题名：即文件的标题 一般照实抄录，不能随意更改和简化 若原题名无实质内容或无题名的要重新拟定，外加【】，写在原题名（如“通知”）之后；会议记录要分次填写每次会议的时间和主要内容 海大字【2014】3号海大字【2014】5号青发【2014】3号HD-2014-DQ11-Y-0118档案整理著录数据责任者：文件的发文机关或署名者，以落款或印章为准，简报作者填写编者，未署名的考证后填写责任者一般应照实抄录全称，如“中国海洋大学”，照实抄录即可若责任者名称复杂或联合发文涉及多个责任者,可用通用简

10、称，如“山东省委办公厅”可写为“省委办公厅”， “中国海洋大学组织部”可写 为“校组织部”，但不可随意 省略关键词，如只写为“省委”、 “办公厅”、“组织部”联合发文时一般应照实抄录，用“、”隔开；责任者过多时可适当省略，最后标注“等”字，表示还有其他单位，但作为责任者之一的立档单位必须抄录 省委（办公厅）（校）组织部19档案整理著录数据主题词：不必填写，系统自动生成 页 数：每一件归档文件的总页数文件形成时间：即文件的签发时间，以落款（盖章处）日期为准，无日期的文件考证清楚 注：若有装订在一起的密不可分的材料作为一件，以排在最前面的文件日期为准（如作为一件的批复和请示，以批复时间为准） 日期

11、、页数空缺或错误填写*日印发处的日期20档案整理著录数据保管期限：归档文件所属期限。有下拉框，根据文件的 保管期限选择（永久或长期）归档类型：有下拉框，选择填写，一般为“收集”归档时间：录入数据的时间 归档单位：立卷单位备 注：对文件作必要的说明或填写档案检索时可能 用到的信息，如：是否为复印件、传真件或 文件是否有缺漏，如是复印件、传真件等 备注栏为必填项，没有需要说明的内容可不 填写立 卷 人：兼职档案员姓名检 查 人：归档单位档案分管负责人姓名21（三）上报数据录入人（立卷人）点击上报本单位档案分管负责人单位档案分管负责人检查档案后点击上报档案数据22档案整理著录数据档案整理装盒归档文件

12、目录每一卷盒文件前附上相应条目的归档文件目录，固定每一份文件在卷盒中的位置归档文件目录通过部门网上归档系统查询打印，打印一式两份 注：不同形成年度的“件”不应放入同一盒 不同保管期限的“件”不应放入同一盒 归档文件目录打印时要去掉页眉页脚23档案整理装盒备考表档案馆网页下载并填写备考表 24档案整理装盒 备考表每盒一份，放置在对应盒内文件的最后一页， 用以 保护文件，说明卷内文件状况，便于档案管理 人员和利用者了解 内容由立卷人负责填写，包括以下四项 盒内情况说明：文件收集的齐全完整程度、文件本身 的状况（字迹模糊、缺损等）；整理归档工作完成后 档案如果有修改、补充、移出、销毁等情况，应该在

13、此处加以说明 立 卷 人：立成本卷的责任者（兼职档案员）签名 检 查 人：归档单位档案分管负责人签名 日期：向档案馆移交档案的日期 注：签名处用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水笔手写，不可打印，不可用圆珠笔或纯蓝钢笔25三、档案移交归档单位填写档案移交清单，并由档案分管负责人签署意见，加盖单位公章，负责人签字处不可空白交接双方按移交要求当面点清，在档案移交清单上签字后各存一份，以备后查注：负责人和移交人处用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水笔手写，不可打印，不可用圆珠笔或纯蓝钢笔26涉密档案在非涉密档案后按顺序编排件号 注：按照保密规定不需要在部门网上归档系统录入数据 涉密档案的归档文件目录以WORD文档形式单

14、独打印并在备注栏标明密级（绝密、机密、秘密） 注：归档文件目录下载 档案馆网页文件下载3. 目录、备考表和涉密纸质档案单独装盒，移交档案馆密级档案的整理27电子文件的归档纸质档案归档的同时，相应归档档案的电子版本也一并移交归档，同时有保存利用价值的声像档案（图像、影像）电子文件也整理归档分类整理 例：档案馆2016年度电子文件 档案馆 2016年度 电子文件影像文件MPG、MPG2、AVI等 图像文件JPG、JPEG、TIFF、GIF等 文本文件DOC、DOCX、RTF、TXT、PDF、PPT等 电子文件的归档移交 移交清单：文本文件类填写文本文件类电子文件移交清单 图像、影像类填写图像影像类

15、电子文件移交清单 移交材料：光盘形式刻录的归档电子文件及电子版移交清单 移交人、负责人签字齐全的纸质版移交清单，一式两份 移交时间：与纸质档案归档时间一致 注：非常用格式的电子文件需转换为常用格式的电子文件 若确实无法转换，则应将相关软件一并归档 特别提示归档材料要齐全完整：归档范围内形成的材料应归尽归；同时密不可分的材料如请示和批复要齐全收集档案的范围请参照中国海洋大学档案管理办法中的有关内容，并注意按保管期限分开整理，保管期限请确定准确只移交有保存价值、保管期限为长期或永久的档案，保管期限为短期（10年以下）档案请留本单位备查容易出现问题的栏目是页码和日期责任者不是指立卷归档单位而是指形成文件的单位，也就是盖章的单位收文处理单放在每份文件的第一页并加盖档号章校内发文红头文放在前，校长签发件在后排列校内红头发文落款处请盖红章后再归档每份档案整理后应按档案规范要求制作归档文件目录、备考表与