企业文件编制与流转管理制度

1、ABCW限公司公文制定及流转管理制度文件编号：IC-CA03 2016内控-流程简称一制度顺序编号 -2016修订记录版次修订日期修订说明1。0初版发行会签栏部门名称部门权责人 员签字部门分管副 总经理总经理：董事长：密级管理文件类型管理制度文件等级公司级密级保密总页数X页一、 目的为进一步加强公司内部公文制定及流转管理工资 ，规范公司内部各类公文的 编制、审核、签发、流转等流程和管理，确保文件的信息质量，保证文件能及时 准确传递到相关责任部门，特此制定本文件管理制度 .二、适用范围ABS司所有文书资料，包括内部编制与签发的文件及收到外单位或政府文 件等。三、职责岗位名称职责岗位说明书对应条款

2、办公室文员档案日常管理人，岗位职责说明书 办公室文员第1 5条办公室主任负责公司对内、对外发文审核、 协助公司规章制度的建立和执 行监督岗位职责说明书 办公室主任第1、4条四、 公文制定及流转概略图1、内部文件制定与流转流程实施人办人部门经部门负责人 副总经理 办公室主任办公室文员办公室文员对应本制度2、外部文件的流转和处理实施人办公室 文员办公室 文员接收部门 经办人办公室文员对应本制度五、内容（ 一 ）内部文件的编制与签发第 1公司内部文件，指在公司内部进行信息传递、沟通的所有文档资料，包括管理制度、章程、流程、办法、标准、手册、作业指导书、通知、通报、报告、计划、方案、总结、会议纪要等，

3、均要求按照本管理制度的规定进行编制与流转。第 2 根据文件使用的目的和需求，部门经办人在编制文件前，通过不同来源进行信息收集, 包括 : 生产一线信息、财务信息、监管信息、政府部门公开信息、ERP言息系统数据等，选择重点关注的信息类型和内容，并对信息进行分析、筛选和汇总，确保信息内容的真实性、准确性、完整性和有效性。第 3 部门经办人员基于所收集的信息， 选择适合的公文类型, 按照规范的格式要求和行文规则编写文件，确保文件的形式和内容便于使用者理解，能够满足使用者对生产经营信息的需求，并有助于公文使用者进行管理决卒策。第 4 公文编写完成后 , 部门经办人需填写文件签发申请表 （ 附件 1）

4、，明确文件的发文部门、发文原因、收文范围和文件密级等信息，提交有关部门进行审核签发 . 对于公司范围内广泛使用的文件， 需提交部门负责人和分管副总经理审核， 并交办公室主任复核, 再提请公司总经理签发； 对于部门内部使用的文件，需提交部门负责人审核，再提请公司相关业务分管领导签发。第 5 文件签发完成后，办公室文员根据审批完备的文件签发申请表所列示的收文范围， 将文件和 移交登记表 （附件 2） 一起流转至各相关业务部门 , 各业务部门收到文件后依次在 签收确认表 上签字确认。第 6 办公室文员将文件签发申请表与 移交登记表 归档保存。（ 二 ）外部文件的流转和处理第 1外部文件, 指独立于公司内部资料, 从政府部门、客户、社会组织等外部机构以各种形式受到的资料，均适用本制度对外部文件流转和处理的规定。第 2 办公室负责对外部文件进行统一收文和登记。办公室文员收到外部文件后，将文件信息记入收文登记表 （附件 3） , 列明文件名称、收件时间、发出单位（从快递单中获取）等信息, 并由办公室经办文员在收文登记表上签字确认.第 3 办公室文员完成收文登记后 , 请示办公室主任， 经办公室主任批准和确定文件流转部