几种参考资料的编写1

1、档案参考资料的编写秦 佩2010年6月14日1集中统一管理机关各门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，是机关档案室的基本任务。做好档案史料的编研工作，是机关档案室利用室藏档案主动为机关各项工作服务的一种重要手段。2机关档案编研工作的定义机关档案室编研工作，是以机关档案室收藏的档案为对象，以提供档案信息为本机关各项工作服务为目的，在充分研究档案内容的基础上，按需要系统地编纂各种档案文集或参考资料。3机关档案室编研的内容1、汇编档案文集：档案文集又称档案文件汇编。它是按一定题目，对档案材料进行收集、选择，加工、编排成一定专题的档案文件汇编，在本机关范围内印发，为本机关领导决策和各方面

2、的工作提供依据。主要包括：文件汇编、重要文件汇编、专题文件汇编、会议文件汇编。42、编写基础数字汇编：就是将室藏档案中的各种综合或专题的统计资料摘编成册，供领导和有关业务人员参考使用。包括综合性数字汇编、专题性数字汇编。3、编写各种档案参考资料：档案参考资料是通过对档案内容的分析研究，根据一定题目的需要，以档案所载的事实为依据综合编写成的资料。主要有：大事记、组织机构沿革、专题概要等。4、编纂组织史、行业史：根据档案内容，按照一定的题目、体例和时限，经过综合分析研究编纂而成的。一般由专门的部门编写，档案室配合。5机关档案编研工作的原则和方法1、机关档案室编研工作的原则 第一：党性原则 第二：实

3、事求是原则 第三：实用原则6机关档案编研工作的原则和方法2、机关档案编研工作的步骤与方法 （1）制定计划 （2）确定专题 （3）组织编研力量 （4）收集档案材料 （5）综合编写初稿 （6）审核定稿7常用的几种档案参考资料1、档案文件汇编2、大事记3、组织机构沿革4、基础数字汇编5、专题概要6、各种简介7、全宗介绍8、利用效果事例8档案文件汇编它是按一定题目，对档案材料进行收集、选择，加工、编排成一定专题的档案文件汇编，在本机关范围内印发，为本机关领导决策和各方面的工作提供依据。通常有文件汇编、重要文件汇编、专题文件汇编等9（1）文件汇编：是将本单位的全部发文按照文号次序排列而汇集成册的一种一次

4、加工档案参考资料。一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文编成一套汇集。（2）专题文件汇编：将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工档案参考资料。（3）重要文件汇编：将反映本单位主要职能、重要活动形成的文件汇集成册的一种档案参考材料。 10大 事 记大事记是按照时间的顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工档案参考资料。通常以编年记事为宜，大单位可以一年为单位编一本，小单位可以分阶段，即多年编一本。大事记由序言、注释、时间、大事记述四部分组成11记述范围： 1、大事：事件涉及的范围较广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较大、较深的事

5、件。 2、要事：在一定范围，一定时间有较大影响，事后仍有一定参考意义的事情或事件。12编写人员：大事记由本机关办公、秘书部门指定的专人编写，档案人员对大事记的编写要给予帮助和指导，必要时档案人员也可参与编写。编写原则：尊重历史、尊重事实、不加评论、简明扼要。13编写要求： 1、观点正确、用材真实、取舍得当； 2、大事突出、要事不漏、小事不要； 3、条理清晰、一事一条； 4、语言简练、切忌冗长。14编写方法： 1、大事记的内容编排应采用时间问题进行记述，即严格按照事件发生的时间顺序、逐年、逐月、逐日、逐条的记述； 2、指定的专人要随时记载，定期收集，分段编写，年终汇总； 3、以年为单位，公元纪年

6、（全称）居中，跨年度另起一页，不接续；15 4、空两格书写某年某月，独自一行，以求醒目； 5、大事记内容的记述在“某年某月”下一行空两格书写，回行顶格书写，一般只列一个自然段。若有两个以上自然段，每段段首空两格，回行顶格书写； 6、大事发生的时间，一律使用阿拉伯数字书写； 7、时间记载要确切，一般要写明年月日，特殊情况要根据需要应写明时分甚至秒，年份均用全数，如：“2010年”不得写成“10年”。16例：2010年 月日 内容 17组织机构沿革组织机构沿革是记载一个单位机构设置、职能配置、人员编制和体制变更等情况的一种二次加工档案参考资料。组织机构沿革的编写体例有编年法、系列法、阶段法三种。

7、181、编年法：将材料按年度分开，然后按年度顺序，逐年列出该机关的机构设置、人员任免、主要职能等情况的编写方法。最常用的体例是编年法。2、系列法：以组织机构为主，按每个机构及其主要领导成员的变化作为一个系列进行编写的方法。3、阶段法：根据机关的重大变革，划分为若干阶段，在每个阶段内划分为若干系列进行编写的一种方法。19组织机构沿革的构成：序言、正文和附录。 1、序言：位于篇首，是说明编写目的、体例、时间断限、材料来源和历史沿革概况。 2、正文：是组织机构沿革的主体，主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构职权范围、机构性质和任务、隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。 3、附录：也称

8、注释。位于片尾，用于补充正文所涉及到的有关材料。如：有关机关设置的上级批文的引印件。20组织机构沿革的编写要求： 1、客观记述，严防遗漏； 2、条理清晰，排列有序； 3、简明准确，注释详尽。21基础数字汇编基础数字汇编：又称统计数字汇编，是以数字的形式反映某一地区或某一方面的基本情况的参考材料。 从其内容上分为综合性汇集和专题性汇集。 1、综合性汇集是记载和反映某一地区、某一单位全面情况的数字汇集。内容多、范围广、篇幅大。 2、专题性汇集是记载和反映某一方面或某一专题的基本情况的数字汇集。22基础数字汇编的形式：有图表式、表格式、图表和表格结合文字叙述式等。基础数字汇编的构成及主要内容： 结构

9、：序言、正文、小结。内容：时间、统计项目、计算单位、具体数额、比率等内容。不同的单位、不同的专业数据汇编的内容也不相同。23基础数字汇编的编写要求： 1、选择材料要充分利用统计报表和财务年报，保证所选用的材料准确、可靠。 2、统计口径要统一，对统计口径不统一的要进行换算，要用文字记述加以说明。 3、全面准确地反映单位的状况，保证数据汇编的实用性。24专 题 概 要专题概要是以文章叙述的形式，简要地说明某一方面的工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变化的参考资料。是根据档案材料编制的。如：历年自然灾害情况、土地草场纠纷概要等等25各 种 简 介简介类的档案参考资料是以内容摘要的形式，不

10、加任何评论的简要报道档案信息的二次加工档案参考材料。特点就是突出一个“简”字。常见的有会议简介、产品简介、工程简介、设备简介、成果简介等26会议简介：就是利用会议文件材料，将会议的全过程，简短、扼要地加以叙述，反映出每一次会议基本情况的一种参考材料。 主要内容有：会议名称、届次、召开时间、地点、主持人、参加人，会议形式、会议议程、讨论和决议事项、选举结果等等。历届党代会会议简介27产品简介的主要内容有：产品型号、性能（包括技术参数）、功能、优点、使用说明、产品照片、工艺规程、原理图、试制情况、产品产量、产品销量、产品销售收入、与国内外同类产品对比情况、获奖情况等。如：机电产品简介28工程简介的

11、主要内容有：工程项目名称、批准机构及文号、建设单位、投资来源、投资规模、预（决）算情况、工程地点、占地面积、建筑面积、使用面积、建筑结构、设计单位、施工单位、监理单位、工程负责人、开工日期、竣工日期、建筑技术参数，工程质量情况、附属设施等等。如：建设项目简介。29设备简介的主要内容有：设备型号、设备名称、价格、生产厂家、用途及性能、技术参数、验收调试情况、使用及大修情况、随机文件、使用部门及保管者、设备编号等等。如：主要生产装置设计概要。30成果简介的主要内容有：课题名称、课题来源、批准立项机关、项目负责人姓名、参加人员、课题进行时间、主要（或核心、关键）技术介绍、成果鉴定及评价情况、推广应用

12、情况等等。如：科研成果简介。31全 宗 介 绍全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案分类、管理的基本单位。全宗介绍：又称全宗指南。是以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分价值情况进行报导的一种参考资料。32编写全宗介绍的必要性 、编制全宗介绍是档案室的一项基础业务建设； 、编制全宗介绍为利用者提供基本的查找线索； 、编制全宗介绍为编写档案馆指南积累资料。33结构、封面： 全宗介绍名称、全宗档案起止时间、全宗号、编制者、 编制时间例： 自治区档案局全宗指南 （19872009） 全宗号：综合档案室编 二0一0年三月十八日34全宗介绍

13、的正文 1、立档单位历史沿革简介： (1)全宗构成者名称 (2)时间 (3)隶属关系 (4)领导人名录：党组织领导名录 行政领导名录 (5)内部组织机构的设置及职能 (6)其它352、档案情况介绍 （1）数量 （2）保管期限 （3）完整程度归档率95% （4）档案价值 （5）鉴定情况 （6）检索工具的编制情况 （7）档案利用情况 363、档案内容与成分介绍：以文章叙述形式，按全宗内档案的实际分类体系介绍。 例：（一）文书档案 本全宗共有文书档案-卷，其中永久-卷，长期-卷，短期-卷。按年代问题（或年代机构）组卷，主要内容有： （二）基建档案 本全宗共有基建档案-卷，全部永久保管，分基建项目和房

14、屋产权两类。主要内容有：37（三）设备档案 本全宗共有设备档案-卷，分办公设备和交通设备两大类，全部短期保存。（四）会计档案 本全宗共有会计档案-卷，其中永久-卷，定期-卷，分会计报表、账簿、凭证、其他四大类。38（五）声像档案 本全宗共有声像档案-卷， 分照片、录音、录像、光盘四大类，其中底片-张；照片-张；录音带-盒；录像带-盒；光盘张；主要内容有：单位建设面貌、人物、会议、参观视察、业务活动、文娱活动、荣誉等。394、其它：全宗介绍的辅助材料 利用全宗材料的说明，有立档单位历史和全宗历史的参考材料，以及人名、地名索引、目录、注释等。40利用效果事例利用效果事例：将实际工作中利用档案的典型

15、实例按照一定的体例加工提炼而成的一种参考资料。编写档案利用事例的意义 （一）显示档案的价值 （二）宣传档案工作 （三）交流档案利用经验 （四）拓宽档案利用途径41编写要求： 1、典型性 2、真实性 3、明确性42基本内容 1、标题； 2、利用档案的单位或利用者姓名、职务（职称）等； 3、利用档案的时间（或地点） 4、利用档案的目的或动因； 5、利用档案的内容、成分、数量、人次； 6、利用档案解决的具体问题； 7、该实例的提供者 43 一份档案解决了7个乡镇农村饮水安全问题 县凉州户镇、旱卡子滩乡、头工乡、兰州湾镇、园艺场、广东地乡、试验站7个乡镇农牧民反映农村饮水有问题。2009年5月，县水电

16、局通过到档案馆查阅县农村饮水安全现状调查评估报告核实，发现居民生活饮用水以浅层地下水为主，水质受污染严重超标，饮水安全问题突出。为改善和提高农村居民生活条件，向上级水利部门上报了县凉州户等七个乡镇农村饮水安全工程可行性研究报告，经专家审核，认为实施县凉州户等七个乡镇农村饮水安全工程是十分必要的，同意在旱卡子滩乡石灰窑子村凿机井提取地下水作为供水水源，投资2087万元新建水厂一座，提取地下水经消毒处理后，通过高位水池和管道自压把水输送到县凉州户镇等7个乡镇，解决了70个行政村46149人的饮水安全问题。44全 宗 卷全宗卷的概念：是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的

17、有关文件所组成的专门案卷。45全宗卷的主要内容：1、档案收集：在收集工作中产生的文件。如：收、发文登记本，档案交接表、档案移交目录等；2、档案整理：在档案整理工作中形成的文件材料。如：档案整理工作方案、档案分类大纲、案卷目录说明、整理工作小结等；463、档案鉴定：在档案鉴定工作中形成的文件材料。如：鉴定领导小组名单、档案保管期限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁清册等；4、档案保管：在保管档案过程中形成的档案。如：档案安全检查记录、档案库房温湿度记录、珍贵档案目录、重点档案的特殊保护措施、档案抢救情况记录、台帐等；5、档案统计：在档案统计工作中形成文件材料。 如：档案数量与状况统计、档案移进移出登记、档案基本情况统计。476、档案利用：在档案提供利用过程中形成的文件材料。如：各种档案目