总务部工作规范及操作流程表

1、第 页总务部工作规范及操作流程表类 别流 程内 容负责人审核人提交人力资源部招 聘招聘简章由各个部门负责人计划本部门新增人员数量、岗位要求，报批总经理批准后，由行政部负责招聘行政经理副 总总经理应 聘应聘登记表招聘登记表真实填写，行政部落实核对经聘用与入职手续一起留存（一式三份-总经理、行政部、财务部）行政经理副 总总经理录 取录用通知书入职人员签字确认行政经理副 总总经理入 职入职手续提交证件（身份证、毕业证、其他职称证等有效证件、直系亲属联系方式，行政一一核实证件真伪）办理入职手续至未签订正规劳动合同之间为试用期行政经理副 总总经理授 权职员授权书项目负责、管理岗位任命须填写职员授权书行政

2、经理总经理职位申请职位申请表公司内部职位调动，须填写职位申请表，经部门经理及总经理确认行政经理副 总总经理转正申请填写申请表报部门经理审核行政经理副 总总经理转 正签订劳动合同办理社保（养老、失业）、医保（工伤、重疾、医疗）保险行政经理财务主管总经理辞 职递交辞职申请普通员工提前一月提交申请，管理层及财务部员工需提前三个月提交申请，妥善交接工作，方可离职。与入职档案一并留存（一式三份-总经理、行政部、财务部）行政经理副 总总经理解 聘离职解聘书公司解聘员工，需填写离职解聘书及离职交接单，写清楚原因，与入职档案一并留存（一式三份-总经理、行政部、财务部）行政经理副 总总经理用车管理机动车辆采购采

3、购计划（申购）由行政部根据公司实际情况进行车辆采购计划，报总经理审批行政经理财务主管总经理机动车辆保险负责公司车辆保险（全保）行政经理财务主管总经理车辆调度负责公司车辆调度、驾驶人员安排、管理行政经理车辆保养监督驾驶员及时更换机油，检查部件、安全报告、清洁等行政经理机动车档案表办理机动车档案登记行政经理机动车车况车况登记表每个月行政经理至少审核1次，由当职司机检查填写行政经理财务主管维修明细表申请表维修之前须填写车辆维修申请表行政经理财务主管车辆使用车辆使用表由当职司机填写、里程、油耗，当职司机每月30日汇总，行政经理审核行政经理财务主管车辆违章负责车辆月度违章情况的查询，确认责任人处理并报财

4、务部行政经理财务主管日常管理考 勤考勤表负责日常考勤并汇总，员工签字确认，汇总表需次月5日前交与财务部行政经理财务主管副总请 假请假表需提前1-3天填写请假条（特殊情况须核实并提供证明）经部门经理、行政部签字确认上报总经理批准，汇总需次月5日前交与财务部，不允许电话及短信请假行政经理财务主管总经理调 休调休单需提前1-3天填写调休单经部门经理、行政部签字确认上报总经理批准，汇总需次月5日前交与财务部行政经理财务主管总经理报 销报销单日常工作（出差、食宿、车辆等）所产生的费用须提供正规发票及详细情况说明，经项目负责人签字报总经理批准，方可报销。行政经理财务主管总经理单据整理要求报销人在报销前必须

5、事先整理好各类单据，首先对单据的类别、发生时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可责令其改正后报销。负责人行政经理财务主管月度总结表次月5日前每位员工进行工作总结，作为考核的一部分，递交行政部与档案一起留存行政经理总经理会议记录会议记录表负责日常会议记录，以邮件的方式发送至管理层邮箱行政经理总经理来电登记来电登记表由行政部安排专人负责登记来电信息，并及时将重要信息上报行政经理，由行政经理进行处理上报相关领导，行政部将登记表进行定期抽查记录人行政

6、经理相关负责人培 训职员培训计划表定期组织员工学习、培训（各部门以半年/月/周为单位，报行政经理安排培训计划）公司集中组织学习2次/月行政经理企划经理副 总总经理集体活动定期组织员工参加集体项目（聚餐、旅游、娱乐、生日建立员工生日档案表，递送生日蛋糕等祝福），原则上每月不低于1次行政经理副 总总经理接 待负责公司接待工作（食宿、礼品、接送、机票预订等）行政经理营销部经理重要客户接待重要客户接待通知负责重要客户的接待，填写接待表。行政经理总经理办公环境由行政部安排卫生、环境，人员形象等，具体到人，并随时抽查行政经理办公用品办公用品领用、入库、出库（仓库）、办公电脑领用表负责公司办公用品的计划、采

7、购、入库、领用、核查，填写相关表格行政经理财务主管OA管理负责建立OA系统，分配、注销OA用户名及密码的管理行政经理企划部行政经理宿舍管理管理制度制定宿舍管理制度，选定宿舍管理责任人，定时抽查财务主管行政经理总经理档案管理仓库档案仓库档案夹由行政部安排人员填写入库单（填写实物信息）、进行盘库、报废处理（每年 月 日和 月 日汇总一次）相关人员行政经理总经理员工档案员工档案夹入职通知、入职手续（证件复印件）、转证申请、劳动合同、奖罚、自我评估、离职手续等行政经理财务主管总经理客户档案客户档案夹定期对合作商及客户档案进行更新、抽查、管理、归档行政经理副总总经理机动车辆档案机动车辆档夹保管机动车辆档

8、案（登记本、保险单、照片等）行政经理财务主管图书归档图书借阅登记表进行公司的图书归档、管理等工作行政经理财务主管资料管理对公司管理表格、图书、电子文档、画册、报刊、相册、影像资料等进行管理行政经理财务主管业务管理办公用物料申购申购单根据部门及岗位所需物料，填写申购单执行主管企划经理总经理业务申购申购单按照项目合同、方案要求对项目实施过程中需要的物料进行申购，询价，确保按时按质的完成物料准备工作执行主管企划经理行政经理副总财务部总经理合同管理合同书负责公司各类合同文本的起草、归档，配合具体负责人谈判，并交财务部审核，根据签订合同日期编号：年月+当月排号（即： ）。合同文稿须使用公司现有合同模板，如需更改需报总经理审批）行政经理财务主管总经理供方管理资 料 库建立合作单位资料库（联系人、业务、地址、价格）（关于供方的选择，（1、活动合作方从财务室整理、筛选同类项目不少于5家的供方单位里挑选价位最低的一家，供方单位，无特殊情况不能随意更改供方。（2、临时联系的合作方，须由相关需求部门填写不少于5家的“采购询价单”，并交财务审核确认后方可签订合同）财务主管行政经理副 总总经理询 价 单填写询价表XXXX材