要事第一的时间管理

1、要事第一的时间管理我们的承诺It is OK to.放轻松不同意提问题多分享守时间员工及骨干培养体系介绍引领自我领导力项目管理客户服务活动:列出3-4项在你的工作与生活中最重要的事情。1、2、3、4、培训内容认识时间管理如何高效管理自我的效能时间管理的百宝箱如何管理他人的时间效能时间管理的九大要决制定个人行动计划学习目标当培训结束后，学员能够：阐明时间管理的核心概念，并重新认识到进行时间管理与工作组织的重要性与紧迫性掌握管理个人时间管理的六个核心步骤，明确时间管理四个象限的处理策略，并能按照事件的重要性和紧急性，进行有效的排序和安排掌握通过管理他人的时间管理的思路与方法阐明时间效能管理与工作组

2、织的九个要决培训内容认识时间管理如何高效管理自我的效能时间效能管理的百宝箱如何管理他人的时间效能时间效能管理的九大要决制定个人行动计划时间管理小自测 说明: 下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择，1、在每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此2、凡是可委派下属去做的工作我都委派下去。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此3、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此5、我每天列出一个待办事项清单，按

3、优先排列，先办最重要的事情。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此时间管理小自测 说明: 下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择，6、我尽量回避干扰性 、不速之客来访以及突然召开的会议。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此7、我召开会议一般都主题和目的明确，并能准时开始，按时结束。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此8、我的日程表有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此9、我合理安排我的时间，以便我能集中精力首先处理少数至关重要的事情。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此10、当其他人想占用我的时间，而

4、我又必须处理更重要的事情，我会说“不”。 A很少如此 B有时如此 C经常如此 D总是如此26-30分：祝贺你。你知道如何分清事情的缓急。这使你能集中精力、提高效率。你已成为时间管理的高手，你向周围的人分享你的时间管理经验。（高效率的时间管理） 21-25分：你尝试掌握自己的时间，有些不错的开始，但却不能持之以恒（不能持之以恒）1620分：你也许过于重视对事情做出迅速处理，而忽略了思考哪些事是重要的，不要把“紧急的”与“重要的”混淆起来。不要被外界的干扰所影响，无论这干扰是 、 、还是来自同事。如果你不能完成必须完成的事，你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率。（没有重点和主次的排序）

5、015分：你自己对时间并无计划，而是经常让别人牵着鼻子走，你不能再采取被动的态度，要马上对自己的工作采取优先秩序的管理方法！（无计划被动）时间管理小自测-你做事是迅速呢？还是有效率呢？计分标准：选择A-0分，B-1分，C-2分，D-3分一年有365天；其中双休日共_天； 法定假日_天； 公司带薪休假_天；实际工作_天，共_小时;假定有效工作时间为20-30 %；全年有效工作时间为_小时。算算我们时间？一年有365天；其中双休日共_104_天； 法定假日_10 _天； 公司带薪休假_10_天； 带薪病假_0_天；实际工作约241_天，共_1928_小时;研究表明，有效工作时间为_20-30_%；

6、全年有效工作时间为_385-578_小时。算算我们时间？我们为什么总是抱怨时间少？ 用友案例：研发部/财务部 华为案例：床垫文化时间是如此稀缺，我们的时间管理能力又有限，我们该怎么做呢？小活动22、小组研讨列出自己或团队时间管理的十大问题时间有什么特点？稀缺，不可再生子在川上曰：逝者如斯乎！时间是流逝的，我们如何去管理呢？认识时间管理时间管理概念的发展 便条备忘录-日程表优先顺序平衡时间管理中最根本的要素? -事件时间管理的实质是什么? -事件时间长短与排序的管理（或事件的选择与管理）录像片段001: 被时间毁灭的经理（10分钟）要求: 观看录像时请尽量多地找出这个经理做得有问题的地方，将观察

7、到要点及时记录下来研讨:你发现他的问题有哪些?录像片段002: 被时间毁灭的经理（14分钟）问题：你认为刘易斯会怎么评价自己？录像：他都错在哪里了？全球调查结果：时间管理无效的原因 9.不会说“不”为什么我们在这里?为什么我们在这里?为什么我们在这里?不知道干什么?效果和效率怎么样?评价矩阵图 效率效果忙不忙好有苦劳有功劳不好有苦劳无功劳离场测试 企业或组织的执行力主要因素合成： 流程、技能、意愿 流程（管理/业务）技能（个人执行力）意愿（主动性和热情）执行力个人执行力与时间管理为什么我们在这里?为什么我们在这里?为什么我们在这里?“认认真真犯错误，辛辛苦苦挨批评为什么我们在这里?培训内容认识

8、时间与时间管理如何高效管理自我的时间时间管理的百宝箱如何管理他人的时间时间管理的九大要决制定个人行动计划录像研讨003: 被时间拯救的经理要求:观看录像时10分钟，请观察这个经理是如何管理自我的时间，将要点及时记录下来小组讨论:管理自我时间的核心步骤有哪些？(用白板纸呈现)时间管理的核心步骤定角色、职责和目标列出事件清单排定事件次序制定时间计划表言行一致地执行调整和改善 时间管理的核心步骤第一步1、确定角色、职责和目标明确角色目的明确目标为先：结果导向公私兼顾：工作+生活沟通能力角色定位决定了时间管理的方式是不同的对上级： 对同级：对客户：对孩子:对爱人: 对父母: 小活动所有学员第一步：每人

9、写出自己的角色第二步：每人写一条重点目标每组抽出三个人说一下自己的角色和目标练习:角色与目标事件角色目标事件角色1：目标1目标2角色2：目标1目标2角色3：目标1目标2角色4：目标1目标2角色5：目标1目标2角色6：目标1目标2宋湘生2007年目标制定目标日期:2006年11月15日目标维度目标内容目标实现时间健康目标养成一周锻炼一次的习惯,每天晚睡前喝一杯茶坚持每周爬一次香山1月底前财务目标年存款突破XX万再买一辆好车（价位20-25万）12月底家庭目标再添一个孩子（理想要求：女儿）大儿子长号过五级，剑桥英语过盾12月底事业目标打造品牌,并建立一套快速培养人才的方法和体系掌握领导力培训方法，

10、专注于经理人的管理能力提升3.开发沙盘模拟课程并推广3月底12月底学习目标多开发和讲授4门管理课程,使能授课数达到10门12月底人际目标多认识3个圈内的高级咨询或咨询顾问并形成良好的私交 2结实2家欧洲培训公司总经理3.参加一次同学聚会12月底娱乐目标 三个长假去三个距离在800公里的旅游地点12月底时间管理的核心步骤第二步2、列出事件清单主动性任务-帮你实现工作目标应对性任务-不太重要却不可缺少每日计划会见13-11-2000周时间计划安排表一周行事历周一周二周三周四周五周六周日角色目标事件排序今日要务总监1.辅导小张工作开公司例会辅导小张业务培训召开项目启动课程研讨2.召开公司例会1.备当

11、代课备当代课业务培训2.业务培训培师备当代课3.培训给妻备生日礼物带父母体检同学聚会带儿子去朝阳公园课程研讨练瑜珈合作伙伴1.培训交流会会事件安排生活8:00陪父母体检1.生日礼物9:00公司例会带儿子去朝阳公园父亲/丈夫.给妻备生日礼物2.去公园10：002.带儿子去朝阳公园3.体检11：0012：00儿子1.陪父亲聊天13：002.带父母体检14：00备当代课课程研讨15：00朋友1.大学同学聚会16：0017：00辅导小张18：00召开股东会同学聚会自己1.读19：002.练瑜珈20:00晚上晚上晚上晚上晚上晚上晚上精益求精身体练瑜珈情感/人际学习读书心灵周记周时间计划安排表1一周行事历

12、周一周二周三周四周五周六周日角色目标排序今日要务事件安排8:009:0010：0011：0012：0013：0014：0015：0016：0017：0018：0019：00精益求精身体情感/人际学习心灵时间管理的核心步骤第三步3、排定事件次序 根据：工作的重要程度 (重要的工作需要安排足够的时间处理）工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）重要性与紧急性你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。重要性你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。紧急性 我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述我们所从事的活动。这四象限构成“时间管理矩阵图”。时间管理矩阵图（小组研讨

13、123都有哪些事件及结果） 重要 不重要 紧急 不紧急象限危机急迫的问题有限期的任务，会议， 准备事项象限 准备及预防工作计划，休闲建立人际关系培训，授权，创新象限 干扰，一些 一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动象限 细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的邮件偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要不重要压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要不重要短视近利应急处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要不重要全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要不重要

14、？ 消防队录像，分组讨论偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要不重要有远见平衡纪律自制少有危机 偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要不重要压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生有远见平衡纪律自制少有危机 重要，紧急重要，不紧急重要紧急IIII不重要，紧急不重要，不紧急扩大减少避免缩小时间管理基本策略时间管理矩阵的启示 效能的人在第一象限中只会有少量非常重要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在重要但不紧急的第二象限活动上，来保持产出与产能的平衡。” -史蒂芬柯维“有为第二象

15、限预留时间花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限空闲下来的时候多做第二象限的事情(列出一份表)预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度确认和消除不能帮助实现目标的活动小组作业: 给老张安排一天的任务任务清单主动性/应对性重要性紧迫性排序举行办公例会制定今天时间计划接待一个老同学主动向总经理汇报季度工作给外地客户打电话与同事聊一部电影到门诊部看重感冒“10分钟”任务评分标准任务重要性评分:非常重要重要不很重要可有可无4分3分2分1分任务紧迫性评分:非常紧迫紧迫不很紧迫可以推迟4分3分2分1分小组作业:给张经理安排一天的任务任务清单主动性/应对性重要性

16、(4-1)紧迫性(4-1)排序举行办公会议主动性236制定明天时间计划主动性422接待一个老同学应对性245向总经理汇报季度工作主动性324给外地客户打电话主动性333与同事聊一部电影应对性117到门诊部看重感冒主动性441“10分钟”排列任务次序排序原则：先从上到下、后从左到右。 非常紧迫4分紧迫3分不很紧迫2分可以推迟1分非常重要4分到门诊部看重感冒（1） 制定明天时间计划（2） 重要3分给外地客户打电话（3） 向总经理汇报工作（4）不很重要2分接待一个老同学（5） 举行办公会议（6） 可有可无1分与同事聊一部电影（7） 时间管理的核心步骤第四步4、制定时间计划表计算事件时间长度(项目管理

17、软件,甘特图)保证为重要工作预留整块时间适当预留弹性（风险控制）时间管理的核心步骤第五步5、言行一致地执行有效授权有效沟通和激励(沟通实验)排除干扰小组讨论：如何排除干扰？管理者授权的两个障碍管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控 授权前的思考哪项任务？由谁负责？如果派他，她/他能胜任吗？需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？制定培训计划。 授权后的跟进提供必要的支援关键处把关，监督工作进展如何对付影响工作的打扰者 先打断他的话； 站起来；把握好时间；把握好谈话内容（适当地暗示） 可另约时间态度要友善。要做到：对待他

18、人，时间上要苛刻，态度上要和气 时间管理的核心步骤-第六步6、调整和持续改善 每日调整与应变阶段自我评估与改善测试：闭上眼睛时间管理的核心六步骤定角色、职责与目标 公私兼顾,目标为先列出事件清单按照主动性与应对性分类排定事件优先次序以重要性和紧急性来排定制定时间计划表预留弹性,保证重点言行一致地执行排除干扰,有效授权调整和改善自我评估,持续改善 研讨：你的时间管理百宝箱请小组集思广益5分钟，整理并贡献出至少3个进行自我时间管理的实用小方法或小技巧培训内容认识时间与时间管理如何高效管理自我的时间自我时间管理的百宝箱如何管理他人的时间时间管理的九大要决制定个人行动计划推荐两个时间管理与工作组织的好

19、工具周工作计划/小结表效率记事本(每日事件安排表)倒记时软件脑图软件 月 周工作计划/小结表( 月 日至 月 日)(模板)排序时间投入百分比工作任务/项目计划完成情况/标准实际完成情况未完成原因5月第3周工作计划/小结表(5月17日至5月21日)(样表)排序时间投入百分比(%)工作任务/项目计划完成情况/标准实际完成情况未完成原因A+40分公司总经理后备人才梯队培养项目回收与审核确认第一期参训后备总经理名单;撰写考核方案草案并与领导沟通A20南戴河经理夏令营项目召开筹建小组第一次会议;干部文化整理方案与专家进行培训式研讨(周三下午);A-15GCS内训讲师第一期培训通知第二期杭州培训准备与实施

20、(22-25日); 辅导班主任(李伟民/周江)B+10招聘培训主管第二轮招聘面试3人;确定最终人选B10培训与辅导员工高级培训技巧训后内容分享；检查小严培训人才八步法的学习效果C5其他培训项目管理(邓岩落实)MIT项目各部门计划公布;新员工培训安排(黑吉/中南区/北方区/总部); 每日时间安排表A.MP.M7:0013:007:3013:308:0014:008:3014:309:0015:0015:3010:0016:0010:3016:3011:0017:0011:3017:3012:0018:0012:3018:3013:0019:00工作要事生活要事19:30A健康:20:00B人际:

21、20:30C学习:21:00心灵:21:30家庭22:0022:3023:00培训内容认识时间与效能管理如何高效管理自我的效能时间效能管理的百宝箱如何管理他人的时间时间效能管理的九大要决制定个人行动计划管理上级的时间：角色？管理下级的时间：角色？管理平级的时间：角色？会议的时间管理：角色？多项目的时间管理: 角色？(工作重点)管理上级的时间：角色？辅佐者：让上级做选择题，带着方案，带着建议管理下级的时间：角色？教练：首先选择合适的员工，设定清晰的目标和标准，辅导员工，激励员工，评估员工管理平级的时间：角色？协 以整体利益大于局部利益，整体效益大于局部效益为出发点，沟通在前，处理问题在后。会议的

22、时间管理：角色？主持人：避免会而不议,议而不决,决而不行,行而不果 人到了。 开会了。 东拉西扯的说来说去。 有批评,有展望,有激昂,有争辩,有思考。 什么都有了,就是没有结论,也没有安排。 面我们重点来了解如何开一个高效的会议项目的时间管理：角色：成员，或项目经理，（时间进度，成本，和质量）高效会议十大要点准备要充分（会议通知，会议物品，主题）目的要明确始终要准时流程要清晰角色要分工（主持、会议纪要、时间管理）主题要紧扣个别另处理（停车场）总结并确认（重复要点并确认）纪要及时发（邮件速发）跟进并落实（控制）培训内容认识时间与效能管理如何高效管理自我的效能时间效能管理的百宝箱如何管理他人的时间

23、效能时间效能管理的九大要决制定个人行动计划时间效能管理的九大要决效果效率 - 做正确的事情目标计划 - 书面界定结果计划行动 - 缜密思考策划排序罗列 - 优先高于一切 20 80 - 保证少数重点集中分散 - 专注整块时间团队 个人 - 提高整体效能 人 事 - 投资情感帐户罗盘时钟 - 平衡工作生活持续成熟模式互赖（我们）独立（我）依赖（你） 公众成功习惯五知彼解已习惯六统合综效习惯四双赢思维习惯三要事第一个人成功习惯二以终为始习惯七：不断更新习惯一主动积极习惯七：不断更新录像006要事第一（12分钟）平衡发展的生命之轮To live:生理To love:社交/人际To learn:心智T

24、o leave:心灵假如时间不是障碍，你会 回顾学习目标当培训结束后，学员能够：阐明时间管理的核心概念，并重新认识到进行时间管理与工作组织的重要性与紧迫性掌握管理个人时间管理的六个核心步骤，明确时间管理四个象限的处理策略，并能按照事件的重要性和紧急性，进行有效的排序和安排阐明时间管理与工作组织的九个要决培训内容认识时间管理如何高效管理自我的时间时间管理的百宝箱如何管理他人的时间时间管理的九大要决制定个人行动计划时间管理推荐书目高效能人士的七个习惯一生的计划要事第一80/20法则宋湘生2007年目标制定目标日期:2006年11月15日目标维度目标内容目标实现时间健康目标养成一周锻炼一次的习惯,每

25、天晚睡前喝一杯茶坚持每周爬一次香山1月底前财务目标年存款突破XX万再买一辆好车（价位20-25万）12月底家庭目标再添一个孩子（理想要求：女儿）大儿子长号过五级，剑桥英语过盾12月底事业目标打造品牌,并建立一套快速培养人才的方法和体系掌握领导力培训方法，专注于经理人的管理能力提升3.开发沙盘模拟课程并推广3月底12月底学习目标多开发和讲授4门管理课程,使能授课数达到10门12月底人际目标多认识3个圈内的高级咨询或咨询顾问并形成良好的私交 2结实2家欧洲培训公司总经理3.参加一次同学聚会12月底娱乐目标 三个长假去三个距离在800公里的旅游地点12月底做你重要的事！宋老师建议：做你喜欢和擅长的事

26、！从现在起给你的未来留10%的时间！每年给你自己一点时间!行动计划建议每周日晚制定周行事计划表使用周工作计划/完成表购买并使用效率记事本写一个你近期目标记录三天的时间使用情况设定授权计划读高效能人士的七个习惯昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票今天则是随时可运用的现金Put First Things First!纸上得来终觉浅绝知此事须躬行资深顾问 宋湘生北京百年基业管理顾问 ： mail: 核心业务：致力于经理人领导力提升把握今天想象有一家银行每天早上都在你的帐户里存入86,400，可是每天的帐户余额都不能结转到明天，一到结算时间，银行就会把你当日未用尽

27、的款项全数删除。这种情况下你会怎么做？当然，每天不留分文地全数提领是最佳选择。你可能不晓得，其实我们每个人都有这样的一个银行，她的名字是时间(TIME)。每天早上时间银行总会为你在帐户里自动存入86,400秒；一到晚上，她也会自动地把你当日虚掷掉的光阴全数注销，没有分秒可以结转到明天，你也不能提前预支片刻。如果你没能适当使用这些时间存款，失掉的只有你自己会承担。没有回头重来，也不能预提明天，把握今天（续）你必须根据你所拥有的这些时间存款而活在现在。你应该善加投资运用，以换取最大的健康、快乐与成功。时间总是不停地在运转，努力让每个今天都有最佳收获。 想要体会一年有多少价值，你可以去问一个失败重修

28、的学生。 想要体会一月有多少价值，你可以去问一个不幸早产的母亲。 想要体会一周有多少价值，你可以去问一个定期周刊的编辑。 想要体会一小时有多少价值，你可以去问一对等待相聚的恋人。 想要体会一分钟有多少价值，你可以去问一个错过火车的旅客。 想要体会一秒钟有多少价值，你可以去问一个死里逃生的幸运儿。 想要体会一毫秒有多少价值，你可以去问一个错失金牌的运动员。请珍视你所拥有的美好时光，特别是你可以和一些值得付出的人来分享这些时光。别忘了时间不等人。昨天以成为历史，明天则摇不可知，而今天是一个礼物，所以英文把现在称为Present， 请珍惜这份礼物（译者按Present别义为礼物） 录像片段:10分钟要求:观看录像时请尽量找出如何管理他人的时间,将答案及时写在学员手册上小组研讨:你发现如何管理他人的时间管理者授权的两个障碍管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控 授权前的思考哪项任务？由谁负责？如果派他，她/他能胜任吗？需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？制定培训计划。 授权