档案全宗指南编制规范

1、.：.；档案全宗指南编制规范中华人民共和国行业规范DA/T 14-941 主题内容与适用范围11 本规范规定了档案全宗指南的编制原那么、构造和编写细那么。12 本规范适用于综合性档案馆，档案室亦可参照执行。2 全宗指南的编制原那么编制全宗指南应客观、准确、真实，言语简练、文字表达清楚。3 全宗指南的构造全宗指南是向利用者引见和报道全宗构成者立档单位及其所构成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。其构造方式如下：封页正文 a.全宗构成者沿革b.全宗内档案情况简介c.全宗内档案内容与成份引见备注4 封页工程封页工程包括：全宗指南称号、时间、全宗号。41 全宗指南称号411 全宗指南称号由

2、全宗构成者的称号全称或通用简称加全宗指南构成。例：北京市方案委员会全宗指南412 中华人民共和国成立前构成的档案在全宗指南称号的书写上应加限定词。例：1国民政府教育部全宗指南2民国重庆市政局全宗指南3国民政府汪、伪外交部全宗指南4礼部清全宗指南413 中华人民共和国成立前的个人全宗，在人名后用圆括号注明所属年代。例：1方清全宗指南2蒋中正民国全宗指南 3冯玉祥民国全宗指南42 时间全宗内档案文件的起止年代，普通采用公元纪年表示，必要时可运用朝年或其它特殊纪年方式表示，亦可以其一为主，另一为辅，为辅者加圆括号书于为主者正下方。例：11928-1948民国十七-三十七年2光绪三十二年-宣统三年19

3、06-191143 全宗号本全宗指南所对应的全宗的编号。5 全宗构成者沿革简介全宗构成者沿革简介由全宗构成者称号、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要担任人名录、内部机构设置及其各历史阶段演化情况等内容组成。 51 全宗构成者的称号511 全宗构成者的称号按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。例：中共中央纪律检查委员会中纪委512 全宗构成者一切曾用称号按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。52 时间全宗构成者沿革应结合时间撰写，和以下内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名

4、、撤销时间。c.全宗构成者上级主管机关变卦时间。d.其它一切反映全宗构成者重要活动的时间。53 主要职能531 全宗构成者的性质特征。532 全宗构成者的职权范围。533 全宗构成者的主要任务与义务。54 隶属关系541 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。542 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。543 全宗构成者上级主管机关如有变卦，应反映在全宗构成者沿革中。55 全宗构成者担任人名录全宗构成者正副职担任人姓名、职务、任期时间。56 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演化情况。561 全宗构成者内部一级机构的称号。562 全宗构成者内部一级机构正职担任人

5、的姓名、职务、任期时间。563 全宗构成者内部一级机构的主要职能。564 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩展、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。57 其它571 涉及全宗构成者的艰苦事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。572 全宗构成者改组和撤销的缘由。58 个人全宗个人全宗构成者主要引见其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。6 全宗内档案情况简介61 档案的数量及保管期限 62 档案的完好程度63 档案的利用价值及鉴定情况64 检索工具的配置情况65 档案的整理情况7 全宗内档案内容与成分引见71 档案内容与成分引见的方式以文

6、章表达的方式，按全宗内档案的实践分类体系结合问题引见。711 按组织机构引见：以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别引见。712 按问题引见：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目引见。713 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题分类。72 档案内容与成分引见的普通方法721 档案内容与成分引见普通应运用综合概括的方法引见。引见内容包括：a.反映全宗构成者根本职能和主要活动方面的档案。b.反映全宗构成者每个阶段中心任务或特殊任务所构成的档案。c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特征和重要科研价值的档案。d.馆藏年代长远和特殊载体的档案。7

7、22 需求专门阐明的档案按以下方法引见：a指明该档案文件的称号、责任者和文件构成的时间。b列出该档案文件的检索要素。c对其档案文件内容单独引见。723 普通性文件引见不运用引文，特殊性文件引见如需运用引文应符合以下条件和原那么： a.引文有助于论述文件的内容本质。b.援用原文时不祥细转述文件中表达的现实和事件。724 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做引见，必要时只做简要交代。725 控制运用的档案在内容引见上应从简，并在全宗指南封页上注明控制运用字样。726 档案内容涉及国家应另册引见，普通只列题名，不做详细引见，并在封页上注明密级或运用范围。73 人物全宗内容与成分引见人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案资料的实践情况撰写，引见内容包括：a.个人的传记性档案资料、著作手稿、题词、日记、回想录。b.来往信件及公务活动与社会活动中构成的文件。c.财富情况与经济活动的资料。d.家庭亲属与主要社会关系的资料。e.图片、