九、会议组织技能训练

1、.：.；会议组织技艺训练目的确认哪些要素使会议有效或无效二、确认有效组织会议的行为类型和观念三、掌握如何使会议更有效的技艺 会议任务调查表在这部分，要求他回想他及组织的其他人如何组织会议，并把结果记录在下面两个工程下：一、 他是如何组织会议的。二、其他人是如何组织会议的。什么缘由致使会议无效一、 没有搞清会议的真正目的二、使简单的问题复杂化三、继续时间太长四、 发言者过于健谈五、 拖延决议和行动使会议成为有效的要素一、 预先清楚会议的目的二、与会者做好会议预备三、问题、议程和时间不因情景而变四、 限制集思广议的范围是必要的五、 根据要讨论的问题限制出席的人数六、 手头要掌握全部有关信息七、 掌

2、握会议的精华八、 决策的制定和行动方案的制定要恰如其分有效的会议需求一、 群体的沟通二、提高讨论的质量三、为讨论提供一个构造性清单四、 建立团队认识组织会议的任务在许多组织中，会议受挫是件很普通的事。通常，人们破费许多时间空谈，而不是讨论应如何做。在会议中，他的角色是变化的。有时他是作为会议的组织者、召集人或会议主席；也有时他作为一个他人主持会议的参与者。然而，不论是哪种情况，他对会议的有效性都负有责任，而不应浪费本人和他人的时间。管理者经常这样指摘会议：1 没有真正的目的。2 使简单的问题复杂化。3 继续的时间过长。4 发言者过于健谈。5 拖延决议和行动。这些指摘并非没有道理。假设我们能思索

3、以下几个方面，会议是能获得胜利的。1 预先弄清会议的目的。2 与会者事先作好会议预备。3 议题、议程和时间不因情景而变。4 有必要对集思广议给予一定的限制。5 根据要讨论的问题对与会人员做一定的限制。6 与会者手上要掌握全部有关信息。7 把握会议的精华。8 决策和行动方案的制定要恰如其分。要使会议变得有效，应留意：1 群体的沟通。2 提高讨论的质量。3 为讨论提供一个构造性的清单。4 建立团队认识。会议任务评价表这部分训练的目的在于给他一个评价的时机，即根据他所参与有效会议的阅历，思索哪些要素致使会议有效，而又有哪些要素致使会议无效。同时，他还要根据他作为一个会议的组织者、主持者或会议主席时，

4、对会议所起的作用，或是仅仅作为一个参与者时对会议所做的奉献。在这张表的第一部分，他需求评价两个会议，一个是他以为有效的，一个是无效的。他要思索两类问题，一类是什么要素影响了这两个会议有效或无效，第二类是在这两次会议中，他和其他的人对会议的有效或无效扮演了什么样的角色。在这张表的第二部分，他要与小组的其他成员分享他在会议任务中的阅历和感受。第一部分独立地思索并完成表中的每个工程，并写下他的分析结果。他所写的该当是真实可信的，而且也是在第二部分讨论中希望与他同伴所分享的。1 回想他最近所参与的会议，选择一个他以为是有效的会议。在评价表中第一栏，简要描画该会议的目的。2 在评价表的第二栏中，他要列出

5、他觉得致使会议胜利的要素。3 在评价表的第三栏中，他简要描画为使该会议胜利，他和他的同事做了哪些奉献。4 在评价表的第四栏中，描画该会议的结果。这一结果能够是一项决策、处理争议或开场一个行动等。5 如今他回想一个特别不胜利的会议。在评价表第一栏中简要描画他或其他人所确认的会议目的。6 在评价表的第二栏中，列举出他以为致使会议无效的要素。7 在评价表的第三栏中，说说他和他的同事在这一不胜利的会议中所做的奉献。8 在评价的最后一栏里，记述会议的结果假设有的话。有效会议评价表会议的目的： 致使会议胜利的要素： 他和他的同事在使会议胜利中所做的奉献： 会议的主要结果： 其他想阐明的问题： 无效会议评价

6、表会议的目的： 致使会议胜利的要素： 他和他的同事在使会议胜利中所做的奉献： 会议的主要结果： 其他想阐明的问题：第二部分根据下面的要求进展小组讨论，与他的同伴分享他以为有确实根据的信息。翻阅评价表第二栏，看看所列出的影响要素，对于有效会议和无效会议哪些要素是一样的。把它们写下来，并根据他的阅历补充他以为应包括而在评价表中没有列出的要素。 二、翻阅评价表第三栏，列出在有效会议和无效会议中有奉献的行为和态度类型。并根据他的阅历补充他以为致使会议有效或无效的行为和态度。三、思索第四栏会议的结果，哪些结果象预期的那样获得胜利，或者用其他的方法更好些？如何组织会议任务下面这些要点会协助 他主持的会议更

7、为有效。一、 会前预备1 确定会议能否必要。能否经过其他方式使会议预备处理的问题更有效地获得处理？2 确定会议的目的。他试图达成什么样的结果？会议预备做出什么样的决议？预备获得什么的行动方案？3 预备议事日程。列出与会议目的有关的工程。依重要程度进展工程排序。把有关工程归并为一组。限定每个工程的商议时间。4 搜集一切与会议所议工程有关的信息。假设太长、太多，将其要点摘录出来。5 会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6 根据要讨论的问题限定与会人员。7 在正式开会之际，查看一下能否有新的信息。假设有，需简要通知大家。 二、会议期间控制1 表达会议的目的。2 核对并记录与会者。3 根

8、据议事日程顺序提出每个工程，然后进展讨论，征求有关与会者的意见。4 给每一个人表述本人意见的时机。5 控制讨论过程。假设发生与论题无关或深化到不用要的细节上，应及时引导到议题本身。6 假设讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，他要根据本人的了解将各种观念加以概括。7 坚持预定的时间，不要拖延。8 在每个工程讨论终了后加以概括，以便决策或达成结论。9 在会议终了时，对已获得的结果进展概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。10 确定下次会议的议题和时间。三、会后任务1 在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所构成的决策要突出承当行动的责任人姓名、时间及规范。阐明下次会议的日期和时间。2 根据会议，对执行进展监视和检查。如何参与会议下面这些要点能协助 他更有效地参与他人主持的会议。一、 会前预备1 阅读议事日程和有关资料，确切掌握会议的目的，确认所列工程中哪些工程与本人有关。2 根据确认的工程思索本人应持什么观念，态度和如何表达。3 携带一切有关资料参与会议。 二、会议期间1 留意倾听，坚持安静。仅当需求发表本人见解或被咨询意见的时候，进展简约明确的发言。不要随意参与与本人无关工程的讨论。2 对涉及他任务的决策、行动方案做记录。四、 会后1 阅读备忘录或会议记录，留意那些与他有关的决策和行动方案。2 记下与他有关的行