办公室管理课件第六章

1、管理老师带你玩转专业课第 六 章事务管理（上）第一节通信联络工作一、如何接打1、机的基本类型和基本功能普通电子按键机无绳免提式移动网络机机机机机第一节通信联络工作一、如何接打2、机的常用服务功能服务经常需要拨打的缩位拨号常用的20个转移呼叫、呼叫等待遇忙回叫号码登记在相关键位代码上通话同局号用户之间会议、式第一节通信联络工作一、如何接打3、接听做好的程序与技巧准备笔、本礼貌摘机应答两声、久等抱歉、“您好”主动自报家门、辨明对方礼貌代接认真捂听筒、仔细复核信息、验证礼貌结束通话、整理第一节通信联络工作一、如何接打4、拨打的程序与技巧做好通话准备精神准备、态势准备、通话提纲、物质准备正确拨出6次以

2、上，“”5秒内拨号确认受话对象、主动自我介绍清楚陈述内容拨错致歉礼貌结束通话、整理第一节二、如何收发传真1、发送传真的准备工作通信联络工作调整传真机的工作状态“传真/检查原稿“白纸黑字”开关大于或小于规格，过厚（0.15mm）或过薄（0.06mm）严重皱折、卷曲、破损或残缺的原稿纸头有大头针、回形针或其他硬物放置文件页数、方向、尺寸、楔形第一节二、如何收发传真2、发送传真通信联络工作机器READY，放好原稿，拨通注意事项，应答信号，启动，挂上话机按下停止键，发送停止，原稿不能强行抽出，掀开盖板取出发送期间，不允许强抽原稿3）阻塞时，先按停止键，再掀开盖板4）听到回铃音，听不到机器的应答信号时，

3、不要按启动键第一节二、如何收发传真3、接收传真通信联络工作自动接收在场纸，READY状态，显示灯正常，无需操作手动接收“READY”状态，拿起话筒，按“启动”键，挂上话题第二节文书工作一、文书工作的任务和内容1、对所形成的文书加以必要的规范体式、文种2、对文书的行移运转制定必要的制度3、对文书内容的办理规定的要求4、对文件的管理采取妥善的措施立卷归档第二节文书工作二、文书工作的原则和要求1、准确质，准确无误、一丝不苟2、及时工作效率，重时效，要迅速3、安全和完整，内容上，物质上4、简便实效，精简，方便5、6、分开机关文书工作管理，管理权责、标准、制度第二节文书工作三、处理1、交拟、拟稿拟文的背

4、景，依据，意图，要求结构层次序数：“一”、“（一）”、“1”、“（1）”使用国家法定计量使用非规范化简称，先用全称并注明简称第二节文书工作三、处理2、审核、签发审核公文起草成型送交签发之前，对公文的观点、文字、内容、体式等所作的全面审核工作。符合；体现党和国家的政策；措施有效；结论正确；主旨明显；结构合理；体式合体第二节文书工作三、处理2、审核、签发签发文稿形成定稿的最后环节，保证公文质量的最后关口，制发公文的决定性环节签发种类：正签在自身法定职权范围内签发代签根据核签加签，代他人签发签发下级机关或部门会签两个或两个以上机关联合行文第二节文书工作三、处理3、印制、校对印制内容准确、格式规范、页

5、面整洁、字迹清楚、美观大方校对对校法、折较法和读校法（两人合作） 4、用印、登记用印注意：有签字；份数与原稿上标明的份数相同；印在落款，上不压正文，下要压日期“骑年盖月”，清晰“歪、倾、斜、偏、花”第二节文书工作三、处理5、封发、传递封发装封发出。清点、写封、填写回签单、装封和加封全传递文件密级高低和缓急时限，三条基本要求：迅速及时、安和手续完备第二节文书工作四、收文处理1、收文、收文签收、分类、登记“四看清”：性质与主要内容、制发与主送机关、缓急与时限、等级与时限，泛读法、跳读法和精读法2、筛选、传阅筛选必阅件、批办件、参阅件传阅人多，次序、单、机要不得“横传”第二节文书工作四、收文处理3、

6、拟办、批办拟办提出初步意见，供阅知类、阅示类、建议类、评议类 4、承办、催办承办分轻重缓急，分类放置催办检查督促、及时办理5、立卷归档定夺第三节一、会前准备工作1、制订会议方案会议办理工作、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、与会代表的组成、文件的印制和2、确定开会时间、经费、住宿和餐饮安排、筹备机构大型会议考虑季节性，中小型会议根据会议的议题紧急程度、会议的准备时间、赴会条件等第三节一、会前准备工作3、确定会议地点会议办理工作地点适中、空间足够、环境安静、设施完善、成本适中4、确定会议的议程和日程注意事项：1）紧密围绕会议目的保证重要人物能够例会定时、不宜过长议题依重要程度排列5）全体会

7、议上午、分组下午、晚上文娱活动第三节一、会前准备工作5、会议文件的准备会议办理工作类型：主旨文书、议案文书、信息文书、议决文书、事务文书6、会场准备7、会议通知的写作标题、正文、说明第三节二、会中服务工作1、组织签到和登记会议办理工作2、做好会议的工作笔、本、设备3、提供会议资料与联络协调4、做好会议的后勤保障服务工作食宿、车辆、生、照相服务、医疗卫第四节和介绍信管理一、1、管理概述的作用和地位标志、凭证的式样质料、形状、图案、印文、尺寸的种类正式、缩印、钢印、手章、个人名章、校对章、戳记第四节和介绍信管理一、2、管理的管理和使用的刻制刑法第280条，分级负责的颁发验收检查，是否使用过的启用和

8、停用的管理存放安全、防止盗用；专人专管的使用规章制度，专人第四节二、介绍信的保管和使用1、介绍信的保管和介绍信管理用来介绍被派遣书信专门印制，有的、和接洽事宜等情况的第四节二、介绍信的保管和使用2、介绍信的使用和介绍信管理专人保管，保险柜或抽屉中保管，随用随取严格的程序，主管批准正件和存根上认真填写，必须一致，不得出具空白介绍信加盖公章方为有效保留存根，以备查考课后习题的行为是不正确的？（ ）1、以下哪些接打受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C做时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D中途因有事需放下请对方等待时，应把话筒朝下放置2、在会议开始前和进

9、行过程中，文员的以下活动中，不恰当的是（ ）A协助签到C作会议B分发资料时离开会议室接听1、A2、CD暂时保管与会者的物品课后习题时，可以在会议3、文员做会议A加入自己的中（）意见B不议题C与发言者用词不一致但意思完全一致D对所记内容作评论 4上司决定参加某个会议时，文员不应该（3、C4、D）。A和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以联系的不便B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D只在便笺上写好会议名称课后习题5、文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中没有做到的是()A最好到价格便宜的商店去，质量并不重要的开销来控制开支B作出，按月或季度预计C采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多一些办公用品D限制不必要的长途，轻易不要选择快递服务6以下文员对零用现金管理的行为中，不适宜的是（）。现金通常放在一个带锁的盒子里，再放在带锁的办公桌抽屉里把每一次支出的数额都记在零用现金单据中标准的零用现金单据有一个签名5、A6、DD不允许任何人从零用现金基金里借钱课后习题时，不应该（）。，先询问对方是谁，再告诉对方他要找的人不在7、文