xs记录与文件保管规则草

1、xs 实业保管规则第一条目的本规则就 xs 实业发展（下称：xs 实业）在从事业务经营活保管事宜作出规定。目的在于规范xs 实业全体动过程中与之相关的员工根据法律上、税务上或业务上的要求必须保管的进行恰当的保管，以利于 xs 实业对未来发展或未知事项作出合理的判断提供依据。第二条“”“保管”的定义本规则所述“”，是指在员工在从事经营过程各中各环节所发生的纸质或媒介形式（包括纸张形式及于磁盘、电脑、驱动器、计算机用磁带、共有服务器或缩微胶片等媒介中的电子数据）开展业务时制作、使用、发送或接收的所有文件、资料及往来沟通的。该有关亦不论员工个人住所等保管场所的不同。本规则所述“保管”，是对按照公司经

2、营业务上及适用法律上或税务上要求的期间内，必须对进行保存赋予的时间或期限。关于保管期间，请遵循本规则附件 1 的规定执行。如按有关或公司其他制度规定某，同时适用多个保管期间，在适用的期间内，应按照最长的期间对予以保管。“法律上的保管”即指按照公司将发生的或应对部门的指示保管。第三条适用范围本规则适用于 xs 实业的所有董事、各级职员及普通员工（以下统称“xs 员工”）。第四条保管期间、对象规定保管期间xs 实业公司应至少应对下述对像在规定的保管期间内对进行保管。但，法律规定了长期或短期的保管义务时，应优先适用法律规定的保管期间。.有关公司设立的章程、有关公司登记的文件、等保管期间：.公司的重要

3、规定重要的公司规定或类似规定的文件（例如：包括行为规范准则、会计规定、财务规定、决策规定、就业规则等，及对相关职员发出的通知）保管期间：（根据部门决定）.有关宣传的稿及相关的主要保存期间：（根据部门决定）.重要会议及决策及决策（含 e-股东大会、董事会、经营会议等重要会议的会议决策）保存期间：本年度结束起的 10 年.法律上的合同、权利证明、向行政机关提交的文件、有关和解、免责、或的提交文件、行政命令及与此相关的重要联络保管期间：.有关会计、税务及转让定价税制的保管期间：遵循索尼株式会社会计部及各地区税务担当部门的指示.草稿、笔记等文件的草稿、商谈或的、日程、留言、电子邮件及其附件保管期间：即

4、使该等并无必要予以保管，个人也可基于自己的判断予以保管。保管对像示例：各xs 实业公司至少在进行对象。保管时应包括下表所列示例信为保存种类示例公司宣传、公司及外部的宣传（原稿、介绍资料、）活动与产品或服务的经销商或供应商间的联络业务计划、中期计划、产品计划、组织图、业务分担雇用时的雇用条件、培训（招聘、简历、面试、有关备忘录、协议）雇用期中的（劳动合同、工资、补贴、职务履历、业绩评价、工作）雇用结束后的（解雇通知、协议）有关开发和技术的规格书、BOM 表）（设计图、培训资料、有关产品检查和测试的（测试报告、现场测试、安全性测试、测定、零或原材料收货检查）质量管理产线实绩）（批量判定、估、生供应

5、商信息（供应商、供应商、质量、监查）（CE 标志、EMI）有关技术标准遵循情况的事业所的环境（现场环境评估、环境负荷评估、废弃物管理、特别废弃物的）化学物质和有害物质的管理者、监视特别环境下的作业（高空作业、高热作业）活动业务上的联络经营计划人事采购、开发、制造环境、健康、安全第四条责任在任何情况下，xs 员工均不得为妨碍正在进行中的或合理判断将发生的事件，或为躲避被用于该或行政而将予以废弃、变更或销毁。上述行为可能对 xs 员工个人及 xs 实业整体造成损害，可或许承担想关责任（包括刑事）。发生或预计将要发生时， xs 实业有关部门（一般情况或下，公司应设法务部门或请法务顾问） “应对部门”

6、(*1)）应迅速决定应或行政涉*公司时，相关(*1)应对部门应立即明确各自的责任并在此基础上作出指示。销售、市场有关顾客事故、事故、事故统计市场数据、市场分析、市场（海报、商业、广播）有关产品的资料（数据表、规格、目录、手册）促销资料（经销手册、销售店用手册、培训资料、POP）产品或服务网页的截屏销售活动（销售额、销售额分析）顾客的（信件、询问、联络）产品保修、保修期内的服务、保修期外的服务修理用的零信息（修理用的零列表、价格表、库存信息）服务资料（服务手册、运用手册、技术指南）指示 xs 员工保管必要的。，xs予保管的种类。应对部门员工应按照应对部门的指示保管xs 员工在认识到可能发生或行查

7、时，亦应与 xs 实业公司的应对部门取得联系，并遵循应对部门的指示，对所有属于法律上的保管对象的相关不作废弃或变更处理。作为法律上的保管对象的以电子数据形式于信息系统或其端口时，负责该信息系统或端口的管理工作的部门，应就的保管、检索及以恰当的方式保管等事项协助应对部门。第五条的管理、保管期间整理：根据本规则的规定应予以保管的，在保管期间内，应根据其目的进行恰当地整理、以容易检索的方式予以保管。对国家有专门规定的方式、保管期间的应根据必要制作整理成易于检索的标题或或移交专门存档。，xs 员工的上司，应根据、离职移交：对即将退离职调岗的必要，令离职调岗或指示其他确认其在离职调岗前负责保管的（包括于

8、服务器或个人电脑硬盘内的电子数据及纸张文件等），其中（1）是否按照本规则的规定得以保管。对于退职曾保管的应移交应对部门保管；（2）属业务上必需的应移交其他 xs 员工或其上司保管；，应予以适当的废弃处理。属法律上的保管对象的或尚在保管期间内的（3）已届满保管期间的不适用废弃对于无适用的保管期间的或保管期间已届满的，除属于法律上的保管对象或业务上的必要的情况外，可予以废弃。予以废弃处理，有以下优点：（1）通过对对予以适当整数量控制在管理能力范围内，能有效地查找到信息；（2）可理、将减少误用陈旧信息的风险；（3）可削减保管费用、防止因保管大量状况。因此，提倡xs 员工对满足以下所有条件的而造成的予以废弃处理。（a）不属于法律上的保管对象的（b）无适用的保管期间的或保管期间已届满的（c）业务上无保管必要的保管的费用，提倡xs 员工对照上述标为节托外部公司进行。比如xs 员准，定期探讨是否有必要继续保管委托外部公司保管的工在得知发生了或合理判断将发生或的情况下，应在立即联系应对部门的同时，按照法务部的指示，对相关不做废弃或变更处理。、保管的安全仅为故障恢复防止