采购及付款循环内部控制制度(doc 28)

1、內部控制制度扒採購及付款循按環叭文件管制等級：氨俺啊管制文件肮捌非管制文件文件履歷紀要頁斑文件發行袄單位爱文件管制安等級熬管理代表奥案管制文件办矮非管制文件稗文件履岸歷紀邦錄盎版次背修訂內容百核准蔼權責胺編撰柏日期绊0阿第1版（新發行凹）總則制定目的佰為促使本公司安內部控制（扳Interna疤l Contr爸ol鞍）之採購及付癌款循環（皑Purchas班e败）程序，能有所案遵循，特訂定本爸文件，俾利各相邦關單位遵循。適用範圍半凡本公司有關疤內部控制之拌採購及付款循環扒作業程序與控坝制重點，悉依照凹本文件之規範辦碍理。權責單位背資材敖、財會單位為本版文件之權責單位胺，權責單位主管矮經承認單位授權

2、般，負責本文件之搬管制，並確保依叭據本文件之規範芭作業。採購及付款循環循環圖癌【見】（資料1傲）採購及付款氨循環圖。循環作業背本循環之各項作袄業：俺請購作業（CP矮101），另訂芭之。瓣採購作業（CP吧102），另訂办之。爱進口作業（CP扒103），另訂板之。扳驗收作業（CP唉104），另訂癌之。艾與合約不符作業哀（CP105）版，另訂之。癌付款作業（CP扳106），另訂扳之。埃差異分析作業（岸CP107），爸另訂之。附則板制修廢與頒布實扒施摆本文件屬於管理艾文件，經經營捌會審議後，呈氨請佰董事長安核准承認後，交笆由權責單位頒布耙公告實施；修訂澳或廢止時亦同。白編號、版本、日败期搬、頁次頁數绊

3、本文件之項類、唉標題、編號、版耙本、實施日期、翱公司名稱、文件笆頁次頁數等項傲，見本文件之頁氨首與頁尾。附件相關資料案（資料1）拜柏採購及付款循昂環圖傲（資料1）半翱採購及付款循矮環圖案預算摆CP101鞍-哎唉請購碍|白碍-蔼-昂-笆-奥挨|皑般案|爸CP102斑CP103百|瓣採購耙進口鞍|翱|半伴-耙-白-奥-佰胺|岸袄|岸CP104败|唉驗收拔|熬|半|扮|搬癌|皑是否合格啊否板CP105胺|按-靶蔼-靶哎與合約盎不符盎|爸|啊|稗|癌盎|艾是暗|翱|八|奥|岸|颁挨-按-埃-埃-胺岸|瓣佰拌|拌CP106搬入庫八|隘付款笆|耙|凹懊|阿CP107把|敖差異分析瓣半-岸-摆作業程序提出需

4、求調節性採購阿依市場行情、用绊料變動等採購之扳原物料，由白資材部岸單位視經濟未來吧走向、市場狀況爸及預計用量等因安素，決定訂購時俺機及數量種類，办交由採購單位採绊購。預算採購隘依銷售預算或拜客戶訂單奥之進度，由靶生管矮單位填具請購颁單，經單位主拔管核准後再交給办採購單位，並將凹請購核准紀錄填暗入採購預算內。瓣預算採購，包括按下列二種採購：半直接材料（常用伴材料）吧係指直接耗用之搬材料。埃間接材料（常用唉物料）昂係指間接耗用之邦材料，但不可缺案之物料，其需用伴時間與數量也無癌法預知。拌可憑用料單位之班需料通知單現用吧現購。檢查庫存袄採購前應先檢查哎存貨是否具有下柏列情形：安目前存量尚未達百請購點

5、矮/安全庫存耙。扒請購之商品品名背、規格、廠牌有熬庫存品或替代品叭可供替代。盎申請之原物料是俺否仍具採購價值败，還是已失經濟澳性。臨時需求巴緊急採購由需求拜單位提出，經過柏庫存檢查後須採奥購者，經製造單埃位主管核准後，摆逕交採購單位購皑買，惟事後仍須办補填請購單吧。控制重點坝請購單必須熬詳細註明廠商、绊規格型式及需用癌日期等內容，如颁申請物品須採用伴特別運送及保存版方式者，應加注败意事項。八請購單必須奥經先作庫存審核扳，核准時應遵照叭核決權限辦理。昂緊急採購不應經百常發生，事後應笆補開請購單哎，追究原因是否艾為不可抗力，有阿無改善計畫。挨應定期檢討請唉購單，有無延芭遲採購情形，請伴購數量應符合

6、經艾濟採購量要求。相關資料盎銷售預算、袄客戶訂單拜、請購單罢等。作業程序查詢供應商資料準備採購。板調閱供應商資扳料案/啊廠靶商料件挨基本資料報表靶，了解過去採扮購及詢價紀錄。敖向廠商詢斑比議按價。決定購買方式耙依材料管理規定傲，決定應用下列翱何種方式購買：埃詢搬價扒金額較小，不須班書面比價，但仍搬以瓣詢價半方式向最低價廠般商採購者。皑議價暗採購人員經詢價扳後，如已知市價白有下跌趨勢時，癌或有報價高於前般批採購價格，或巴請購規格明確，癌但請購量較前批肮大等之情形者，鞍仍應予以議價。挨比價扒若為特殊規格或耙供應廠商家數較柏少者。傲牌價收購安根據核定之收購芭價格收購者。佰長期合約採購班向簽訂長期供應

7、岸合約，或專案報隘准之買賣合約廠俺商採購者。蔼招標蔼採購之材料如有把三家以上可供應胺，且其預估採購摆金額較大達招標瓣金額時，以公開敖招標為原則。決定訂購事項袄由承辦人員備妥颁資料及預擬訂購吧之廠商、數量、伴辦法等，經採購办單位主管核准後般採購。更新紀錄暗將不同購買方式八之訂購及詢價資傲料，填入供應爱商資料摆/澳廠澳商料件叭基本資料摆內。控制重點俺詢八比議案價資料平日應注巴意收集，須詳實袄完備，保持最新百時效，供應商資捌料班廠商料件基本艾資料稗亦應隨時更新，爸保持正確紀錄。巴請購單扳詢比議價單隘必須經主管核办准後，方得辦理芭採購。斑辦理比價、議價矮、招標等作業應傲符合公司規定，百外購進度亦須依拔

8、預定採購程序控叭制追蹤。芭大量採購之主料斑、副料、包裝材绊料，以合約採購摆為原則，並應保佰持兩家同時供料坝，以免受到供貨耙品質之限制，影蔼響到生產作業。按重要採購合約簽皑訂前，須經法務氨單位袄或公證單位癌人員查核。袄為提高進貨品質坝，降低進貨成本班，便於管理，應艾建立可完全配合办之協力廠商。昂遇到市埸上各項拜原物料之供應將半大幅變化時，須耙通知有關單位，邦以便事先連繫；把報告呈核後，立翱即採取應變措施澳。相關資料蔼供應商資料蔼廠商料件資料柏、請購單靶、詢比議俺價扮單把等。作業程序需比例結匯罢由採購單位計算版結匯所需金額。背所需金額申請表摆及各類相關憑證爱，一併送交主管吧人員核准。懊預付外購款，

9、依般請購案號或L稗/奥C逐案控制。記帳瓣請款條件審核無颁誤後，開立應付暗憑單，製作傳票般，記入帳冊。白應付憑單交由出傲納單位開出支票版。绊支票經簽章後，肮應交由經辦人申瓣請開立信用狀。申請信用狀矮準備下列文件向隘結匯銀行申請開败立信用狀：白開發信用狀申請啊書。敖已繳納收訖或已袄核章之結匯申請邦單。叭依法須申請輸入俺許可證者，尚須扮附輸入許可證。邦於進口中國大陸哀海關，應先申請白核對進口批文。伴申請輸入許可證坝時，須具備下列坝資料，向國貿局胺或外匯銀行申請熬：拜商業發票（Pe把rforman阿ce Invo傲ice）。目錄或型錄。特別規定。銀行開具信用狀袄上述手續無誤且拌未超過銀行之授白信額度，

10、則銀行斑將會開出信用狀八。在途品作業碍起運點交貨條件翱之物品所有權已爸移轉時，應辦理八投保運送等事宜扒。投保依相關保佰險規定辦理。笆對自行安排運送柏之貨品，須預先熬安排船期。靶貨品裝船後，由版賣方通知預定起唉岸日期，跋資材部败單位準備安排進捌口報關事宜，並叭通知倉儲單位。準備提貨拌資材部啊單位於接獲哎船務公司通知預稗定到港通知後，跋通知倉儲單位、疤財會單位及報關版公司（報關人員爱(深圳艾）瓣。安倉儲單位接獲到靶貨日期、品名、傲數量後，預先安矮排人員搬運及存半置位置。傲財會單位於知悉把預定結匯還款日啊後，安排調度各唉項財務資源，準背備結匯。結匯還款搬檢核利息計算是柏否正確。靶結匯費用是否依伴銀行

11、之收費標準肮計算。办依請購案號或L搬/碍C編號，將每次碍支付費用記入每矮一批材料之進败口器材付款紀錄爸表。提貨埃費用項目均為固笆定，多出項目應霸查核原因是否合靶理。每一項費用爱是否均有合理憑摆證。罢核算各項計算方扒式是否合理，計柏息起迄日期是否碍正確，有無扣除般免費日期。胺對於無支付標準俺之特別報關費用安，是否依核決權捌限呈請核准。芭實收數量少於裝澳運數量時，注意拔有無辦理索賠；白實收數量少於公捌證數量時，有無胺向運輸公司提出瓣索賠。控制重點霸有關進口作業之扳各項預付費用支版付、入帳、轉銷岸、收回及調整時按，所應附之原始扳憑證必須經核准癌，內容必須合理拌。袄應按同一進口採背購案號之有關原哀始文

12、件、合約、颁憑證等逐案彙集扮歸檔。埃應將進口結匯之捌有關原始文件、拔合約、憑證等核背對無誤後，始簽按付。敖預付貨款之支付柏一律規定以支票般支付，並抬頭、碍劃線、禁止背書安轉讓。如以現金百方式支付者，須芭合於現金付款方爱式。按已付款原始憑證芭應蓋付訖章，支爸付傳票背後應有般領款人簽章，以扳免重複付款或冒翱領情事發生。扒開發信用狀除應暗秉持公平互利外暗，更應避免下列叭條款：岸開立保兌信用狀搬。办押匯手續由買方败負擔。哎可裝運於甲板上昂。信用狀可轉讓。搬指定開狀銀行或跋押匯銀行。般可憑倉庫收據（俺尚未裝船）押匯翱等。白在途產品之交運败、保管應力求完背好；撥交、移轉袄控制力求完整。霸如有遺失或短少背，

13、責任必須明確柏；逾時甚久之在半途產品，應追查埃原因。扒合約、單據必須拌訂有寄存期間，八如有逾期尚未處背理者應查明原因办。般注意出帳日期與翱在途日期相隔甚氨久者，是否為久班懸帳未解，有無啊虛列帳目情形。岸對於在途產品發氨生遺失及短損，败依合約規定處理叭。約定條款要合背理，已支付費用艾不可損及公司權扒益。敖核對進口數量與笆實際驗收數量必捌須相符，提貨時澳物品若有損壞或凹短少，應立刻請耙公證機構公認。霸實收數量少於裝矮運數量，須辦理安索賠。八是否有結匯費用巴不符規定者，或吧金額不符之情形叭，核算各項計費般方式是否合理，搬計息起訖日期是爸否正確，每一項矮費用是否均有合扮理憑證。相關資料芭進口器材颁暫摆

14、付款紀錄表等扳。作業程序採購通知倉儲奥採購單位於確定熬採購內容及交期暗後應通知倉儲單昂位。翱倉儲單位於收到斑經核准之採購办單時，應依採懊購類別、數量、挨及約定日期預作白倉位安排及堆高佰機等卸料工具之疤準備。廠商交貨八廠商於交貨日備把妥送貨資料（哎送貨單）、三癌聯式發票於板廠內隘指定地點交貨。罢屬計重之材料入蔼廠時，應予過磅矮其重量，並以過翱磅單作為核對收唉料重量之依據。警衛登記檢查背警衛應將廠商交啊貨卡車之資料，拔登錄於進出廠八登記簿。拌廠商交貨時，警伴衛人員應就廠商暗檢附之送貨單袄、與搬採購拜單核對，無誤奥後與倉儲人員聯捌繫，並由其指示瓣廠商卸貨地點，绊並要求應依規定奥之堆疊方式卸料耙。數量

15、核對點收隘卸貨完畢後，倉澳儲人員應依過磅昂單核對其重量，扳或依計算之方式佰核對數量。袄核對無誤後，倉坝儲人員除簽章暫罢收材料外，並通奥知品管單位準備扮檢驗。檢驗氨材料暫收後，品昂管人員應依材料捌檢驗規定或是買罢賣合約辦理取樣胺，並開立伴進貨叭檢驗報告單。唉檢驗之品質標準败以採數值表示方疤法為原則般(IQC檢驗標般準)靶。捌材料檢驗規定應把包括：取樣樣品數。办依該材料使用性肮質之重要性列出阿檢驗項目。柏各檢驗項目之品挨質標準或可接受奥範圍。罢檢驗單位就檢驗搬結果評定樣品係疤正常或異常，並昂就檢驗情形加以耙說明，以供呈核柏及收用與否之參班考。入庫記帳办檢驗合格時，品搬管單位應將檢驗坝結果通知倉儲單

16、挨位，並即登入瓣料安件凹管制卡進料欄盎內，辦理入庫，艾並於備註欄註明霸收料單之號捌碼。請款敖辦理入庫後，倉唉儲單位應將驗收奥單據（驗收單班）、發票靶等轉送採購單位懊辦理請款。索賠爱若檢驗不合格時邦，則依核示結果柏辦理退換貨、扣拜款或索賠之手續背。俺依與合約不符捌作業規定辦理拔。控制重點柏驗收作業應依照柏材料檢驗相關規跋定辦理。吧發票之原物料名伴稱、規格、數量盎、金額與送貨霸單或驗收單安必須相符。鞍原料驗收，必須蔼會同驗收單位與八採購單位辦理。叭如已分批收料，翱倉儲人員應在奥訂購單白採購單般上註明分批收袄料日期、數量，氨以影本送採購人柏員。懊不合格之原物料背應通知採購單位啊退回或扣款。相關資料拜

17、採購單、癌送貨單、發爸票、進出廠唉登記簿、訂肮購單、白進貨癌檢驗報告單、稗料盎料岸管制卡、耙進貨熬單、驗收單拌等。作業程序邦逾期未交貨之交扳易，應安去電笆寄函催辦。爸違約情形若須經唉法律途徑解決時伴，交由埃公關扒單位提出告訴。碍延期交貨之購置熬，按合約規定罰俺款。靶所交貨品之品質昂、規範如不符合斑但仍可使用者，艾亦屬違約情形，按如因急需而不能芭等候更換，改以哀減價收貨時，則斑由採購人員將計疤算處理方式填入阿不履行合約處瓣理單，始可減靶價收貨。阿將不履行合約情蔼形及處理過程，搬記入不履行合般約處理單，並袄核算不履行合約艾對公司之損失，背列入供應商往來翱紀錄。控制重點芭各項違約是否依肮供應商管理規

18、定耙及合約規定處理癌。唉貨品因檢驗不合邦格退回更換者，啊其交貨日期應以袄調換補送貨品到靶達日期為準。哀所交貨品之品質般、規格與合約不佰合，但可使用者癌，如因急需勉予按驗收使用，應經艾有關單位主管事俺前認可，按規定熬扣款或減價笆(折讓單)艾處理。靶如因檢驗不合格俺退回更換，或因拌故申請延期交貨佰，必須事前報請把公司有關主管同颁意，並確定逾期氨罰款或其他處理背辦法。蔼如因非人力所能板抗拒之災害而申安請逾期免罰者，笆是否有事後立即版檢具之認可證件扒。巴因事實無法依採耙購合約所訂裁決绊者，其違約案件哎處理方式必須經凹有權人員批准。相關資料扒不履行合約處唉理單翱折讓單办等。作業程序請款案倉儲單位於辦理暗

19、收料手續完妥並岸經品管單位檢驗凹合格後，應將各爱項單據及發票巴（扣抵、收執拜二聯）轉送採購隘單位請款。啊採購單位收到倉按儲單位轉來之請班款憑證，批上採蔼購材料單價，經案主管簽核後轉財柏會單位核對審核肮。核對笆財會單位依上述班之程序詳細審核熬，若有不合規定疤或異常之情事者巴，應反映之。記帳埃請款條件審核無熬誤後，開立應碍付憑單，製作八傳票，記入帳冊皑。安於每月固定日期拜整理應付憑單哎交由出納單位拌開出支票。開立支票瓣出納單位收到支矮出傳票後，應注鞍意其支付程序是笆否已齊備。隘除現金支付外，颁原則以抬頭劃線罢禁止背書轉讓之摆支票支付。氨支票送蓋印鑑時跋，應在支出傳票俺或應付憑單昂註明銀行戶號、版支票號碼及日期摆。背支票之到期日應巴與付款條件相符吧。啊若有廠商特別要哎求以非禁止背書办轉讓之支票支付班時，應報備主管八核准後辦理之。袄將支票號碼、到疤期日、帳號，填跋於應付憑單拔內。蓋印懊將填妥支票送印艾鑑保管人員審核鞍、蓋章把、簽字坝。吧須先審核各項憑斑證是否齊全，始唉可蓋章扒、簽字氨。領款拔付款之時間，出哀納單位可視作業隘狀況而排定之，爱其方式：以掛號郵寄。扳定期（如每個月翱之5、20日等碍）。隨時。控制重點埃出納付款時，應班嚴格核對支付憑坝證上之金額數目昂，領款人身份與叭印鑑必須相符；胺如有疑問，應於捌查詢後始能支付扒。败支付款項，除有癌特殊理由，得以澳現金支付外，其拔餘一律開立抬頭