201412泉州索菲亚文件档案管理制度

1、定制家索菲亚 文件档案管理制度第一章 发文管理规定为了提高发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据公司现阶段的实际情况，特规定如下：发文部门撰写文件行文力求情况准确、观点明确、条理清楚、标点准确、篇幅简短。所有的规定（发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施）、决定（对重要事项或重大行动做出安排）、决议（经会议讨论通过并要求贯彻的事项）、通知（要求下级办理和需要共同执行的事项）、通报（表彰先进，批评错误，传达重要信息）、会议纪要（传达会议议定事项和主要精神，要求员工共同遵守的）必须通过发文流程下发文件。拟稿人将初稿报送部门负责人审批，部门负责人承担文件的质量责任，经审核后，在

2、“部门核稿”上签字。部门负责人审核后报送给分管领导及运营总监审核签发，需要两位领导以上签署意见的采用纸制形式领导会签。第二章 文件档案管理条例文件范围 1、各类公司证照复印件等2、各类合同书等 3、公司章程、规章制度等 4、产品知识技术资料等5、员工档案文件6、各部门业务中具有保存价值或参考价值的文件材料等等。权责 1、公司各部将部门内有保存价值的文件由相关人员专职建档保管，负责文件的登记、调阅、交接、销 毁、整理等工作。 2、公司的营业执照、租赁合同等重要文件复印件由行政部存档。说明（一）证照管理 1、行政人事部将重要证照复印件留存。 2、证照保管人员变动做好交接单签字留存。 3、照领用使用

3、登记表的规范，证照保管人监督领用登记情况。 （二）文件档案管理 1、行政人事部做好部门归档文件档案资料的名目登记表。2、归档文件档案资料的名目登记，保管人签字汇总留存。3、部门重要归档文件资料需复印备份到行政部留存。4、备份的重要归档文件资料，行政部做好名目登记表。管理内容文件的登记归档及保管1、文件整理按年度、类型分类为原则。2、保管人员对文档造册、汇编及登记，档案标题要表明清楚，名称确切，填写端正。3、保管人员每月对部门内的文件及时清理、校对，做到与文件登记台帐相符。4、保管人员对所管理的档案保密，并做好档案柜的防盗、防火、防潮、防尘等确保档案的安全性。5、保管人员对过期和报废档案进行销毁

4、时必须有领导的批示和他人的监督下进行销毁，以防失密。6、保管人员保持档案柜内外的整洁干净，做到整齐化，排列分类有条有理。7、调动人员必须办理好文件交接手续，不得擅自带走或销毁。（二）文件的调用 1、公司人员借阅档案（包括文件、资料、证书及证明材料）时必须在档案管理人员处进行登记，如 实填写所需资料内容方可领取；重要文件、资料（保密性高的文件，应持有主管领导的批示后借阅） 。 2、公司档案及资料只允许限本公司内部查阅，不可携带外处，以防丢失或泄密；如需借拿走资料， 须持有行政经理及主管领导的批示方可。 3、借阅资料人员持有资料或文件时间不得超过借阅时登记的期限，到借阅的档案交还时，必须当面 与档案管理人员移交清楚，如发现丢失或损失，残缺等问题，应立即报告主管领导，做相应处理。 4、借阅人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、摄拍，不得转 借或损坏。否则按损坏公物追究、情节严重的应追究当事人法律责任。