10、会计信息化制度设计

1、第十章会计信息化制度设计学习目标1.描述传统手工会计信息生成模式的基本做法2.阐述计算机会计系统内部控制基本内容3.归纳计算机会计系统管理制度设计内容本章框架结构：第一节 会计信息化概述第二节 会计信息化总体设计第三节 会计信息化具体涉及 第一节 企业会计信息化概述 财政部在我国上市公司2009年执行企业会计准则情况分析报告基于企业会计准则实施的经济效果中提到企业会计准则统一规定的各项会计政策和财务报告体系大多是通过ERP等软件系统来实现的 。第一节主要内容：一、我国会计信息化发展二、会计信息化制度一、我国会计信息化发展 1.早期会计信息化特点：通过电算化实现会计的某些功能，是单方面会计对计算

2、机的利用。2.会计信息化功能拓展：由简单模拟手工操作，日益向内部管理和成本管理深化。3.会计信息化最新进展：可扩展商业报告语言的应用，这是基于可扩展性标记语言技术标准建立起来的用于财务报告的一种电子语言。二、会计信息化制度通常从五个方面总体考虑会计信息化规范，包括： 1.法律法规与会计信息化 2.内部控制与会计信息化 3.会计准则与会计信息化4.会计组织机构与会计信息化 5.信息系统控制标准与会计信息化 第二节 会计信息化总体设计 一、计算机信息系统内部控制设计二、计算机会计信息系统设计原则与步骤三、计算机会计系统管理体制与组织结构设计一、计算机信息系统内部控制设计计算机信息系统内部控制包括：

3、 一般控制和应用控制一般控制： 是指对信息系统战略规划、开发建设、运行维护及系统终结等方面的控制。应用控制： 是指利用信息系统对业务处理实施的控制，通常包括输入控制、处理控制与输出控制。 1. 一般控制设计信息系统由计算机硬件、软件、人员、信息流和运行规程等要素组成。一般控制是指对信息系统战略规划、开发建设、运行维护及系统终结等方面的控制。（1）计算机信息系统内部控制设计的关键环节 P247,5个关键环节（2）计算机信息系统岗位分工与管理 P247,7种岗位（3）计算机信息系统开发、变更与维护控制 P247，计算机信息系统建设方式不同，其开发、变更与维护控制也不同 （4）信息系统安全管理 P2

4、48，概念与主要控制措施 2.计算机信息系统内部控制应用控制设计 技术角度的信息系统核心是业务处理程序，包括了输入、处理与输出三个最基本环节，主要应用控制措施是：P249（1）输入控制措施 （5条）（2）处理控制措施 （3条）（3）输出控制措施 （3条） 3.萨班斯奥克斯利法案与信息系统控制 萨班斯奥克斯利法案404条款提出信息系统控制主要包括信息系统总体控制、应用系统控制与电子表格控制三部分。（1）信息系统总体控制 （8条）（2）应用系统控制 （4条）（3）电子表格控制 二、计算机会计信息系统设计原则与步骤1.计算机会计系统设计原则 （1）合法性原则 （2）内部控制原则 （3）流程标准化原则

5、 （4）适应性原则2.计算机会计系统设计步骤 （1）项目计划（2）需求分析（3）系统设计 （4）编程与测试（5）上线三、计算机会计系统管理体制与组织结构设计计算机会计系统包括了账务处理、存货、工资、固定资产、成本、销售、往来款核算、报表及财务分析等子系统。同时还涉及到计算机操作及维护等工作，以及数据输入计算机会计系统前的数据准备（手工处理）与档案管理等。计算机会计系统是对手工会计模式的极大扩展，因此应重新考虑管理体制与组织结构设计。1、计算机会计系统管理体制设计（1）集中管理信息中心（2）分散管理（3）集中管理下的分散组织2.计算机会计系统组织结构设计计算机会计系统组织结构设计主要围绕岗位设置

6、及它们之间权责配置进行的计算机会计系统岗位包括基本工作岗位与计算机会计岗位基本工作岗位：会计主管、出纳等计算机会计岗位：系统主管、软件操作、审核记账、系统维护、审查、数据分析、档案管理、软件开发等。 第三节 会计信息化具体设计 一、计算机会计系统内部控制设计二、计算机会计系统管理制度设计一、计算机会计系统内部控制设计 1.计算机会计系统一般控制设计计算机会计系统一般控制是指对计算机会计系统组织、操作、开发与安全等系统运行环境方面的控制。主要包括组织控制、系统开发控制、系统运行环境控制、系统安全控制和文档控制等。具体要从计算机会计系统的管理体制与组织结构、操作控制、开发与维护以及安全控制等方面进

7、行控制。2.计算机会计系统应用控制设计主要包括：输入控制、处理控制与输出控制二、计算机会计系统管理制度设计1.计算机会计系统操作管理制度设计2.计算机会计系统硬件与软件管理制度设计3.计算机会计数据管理制度设计4.计算机会计系统会计档案管理制度设计 1.计算机会计系统操作管理制度设计 设计目的： 保证计算机会计信息正常运行、会计核算工作正常开展、会计信息安全完整。设计要点：（1）明确计算机会计系统的合法有权使用人员及其操作权限和操作程序，形成分工牵制的控制形式。 （2）任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据、源程序和数据库文件结构；不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏程序

8、、数据文件、账册、软盘等。（3）日常操作中数据输入、审核、数据档案与系统开发文档资料保管应严格分离。（4）凡是有计算机会计系统处理的业务都应经过授权，不是由计算机会计系统生成的业务，在计算机会计系统处理之前应通过审核与批准。（5）明确上机操作人员的权限和口令密码，并应经常更换密码和对他人保密；操作人员必须严格履行岗位职责与操作权限，不能越权、越位操作；计算机自动上机操作登记应定期打印并作为会计档案保管。 （6）建立严格的操作时序控制。例如账务处理子系统在结账时要对期末摊销、预提、结转等进行监测，规定出操作的顺序，对于网络运行的系统还应就各子系统向账务处理子系统传送数据的顺序做出规定，等。（7）

9、计算机会计系统原则上专机专用，杜绝使用计算机进行与会计无关的工作，任何人员禁止在网络机器上安装和使用游戏软件。（8）使用外来软盘时应先进行杀毒；使用内部局域网时禁止同时使用国际互联网等外部网络，以保证计算机数据安全和防止感染计算机病毒。（9）各岗位工作人员在操作使用计算机过程中，如遇异常情况，要及时联系系统管理员进行解决，不得自行解决和自行处理。（10）操作人员离开机房时应执行相应命令退出会计系统，严禁无关人员进入计算机机房等。案例阅读某企业制定了计算机上机操作记录制度，具体规定如下：（1）计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况。要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。（2

10、）操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生则应及时登记记录并向系统管理员报告。（3）不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。（4）系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。（5）操作记录每月装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年终整理归档。（6）要真实完整地填写操作记录，对不登记者按经济责任制有关条款处理，以上规定由系统管理员监督执行，所有操作及维护人员遵照执行。 2.计算机会计系统硬件与软件管理制度设计 设计目的：为计算机会计系统建立良好的工作环境，使计算机设备正常运转、会计软

11、件安全保密。设计要点：（1）计算机会计系统硬件管理制度的核心是保证计算机设备的正常运转 （2）计算机会计系统软件管理制度的核心是保证系统文件完整及系统软件正常运行 3.计算机会计数据管理制度设计设计要点包括：（1）数据备份是将计算机硬盘上的数据备份到软盘或数据磁带上，计算机会计系统的每一个子系统都设有备份功能，用以备份系统的初始设置、日常业务处理数据及有关自动上机登记记录等重要数据。 （2）数据恢复是将软盘上的会计数据拷贝到计算机硬盘上，由于操作不当而容易错把硬盘上的最新数据变成软盘上的旧数据，因此通常限定专人进行该项操作。（3）数据删除是指为了腾空一定的硬盘空间而删除机内的往年数据，删除往年

12、数据时必须进行数据备份，而设计较好的软件通常在删除往年的数据时强制用户进行备份，否则不予删除。4.计算机会计系统会计档案管理制度设计控制措施主要包括：（1）指定专人负责计算机会计系统会计档案的管理，做好防消磁、防火、防潮和防尘等工作；重要会计档案应准备双份，存放在不同地点；对于采用磁性介质保存的会计档案，应当定期检查，定期备份，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失；可以考虑每年结账后将记录在磁性介质上的作为会计档案的会计数据翻刻成只读光盘进行保存；对于各种交存和借阅的磁性介质档案实行严格的登记与监督制度。（2）会计软件源程序和系统开发过程中形成的文档资料必须严格保管；在严格控制借阅范围的基础上

13、建立借阅登记制度。案例阅读某企业制定了会计电算化档案管理制度，具体内容包括：（1）根据账簿数据准确编制或由计算机正确生成会计报表，报表格式由会计主管部门统一设计或认可。（2）编制报表要数据真实、计算正确、内容完整与手续齐备，账证、账表、表表之间勾稽严密，所属单位报表数据应输入计算机进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出，书面报表必须由分管账务的领导、会计主管和制表人签名盖章。（3）磁盘会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去；计算机打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的页面上盖章注明，由系统管理员签字盖章认可；磁盘会计档案保管期限

14、两年以上，会计科目、年度和月度汇总数据永久保存，明细账、记账凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。（4）对硬盘会计数据建立软盘备份，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘会计数据和备份软盘会计档案的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份软盘副本，不得删除硬盘和软盘数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。（5）妥善保管会计数据备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便摆放和外借。（6）会计数据备份软盘及自行开发原程序的备份应分别存放在机房、档案室、财务室，并根据数据量和硬盘空间大小情况，每隔一定时期清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度会计数据，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。（7）数据备份、数据恢复和清理硬盘等磁盘会计档案的管理工作，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全负责。本章小结从业务活动原始数据直至形成报表项目