合同管理制度(15版)

1、第第 页共20页第第8页共20页理署名，但生产公司总经理就单个合同或对各部门在某一期间所签订的合同可授权相关人员代行署名权，授权须填写合同授权委托书（见附件十一）或在合同条款中明确约定。总公司合同、总公司统审的合同、营销中心合同，原则上总公司总经理直管的由总经理署名；其他由分管总监，无分管总监的由分管副总经理署名，但以上领导可就单个合同或对各部门在某一期间所签订的合同授权分管副总监（总监助理）、主办部门经理或主持工作的副经理代行署名权，授权须填写合同授权委托书。以上署名权由各印章保管人员在盖章时审核把关。第十七条使用印章规定：需要签订的合同，按以下规定对合同文本使用印章：（一）合同内容属于总公

2、司或营销中心业务的，根据不同的业务需要，合同分别使用“*公司”、“*公司”及其他生产公司的印章。（二）属于*公司业务的，使用“*公司”印章。（三）属于*业务的，使用“*公司”印章。第十八条盖章规定（一）合同盖章必须符合总公司关于使用印章的具体规定，按规定凡有合同专用章的单位必须使用合同专用章。（二）盖章时合同经办人员须向印章保管人员提交下列资料：1、须用印合同文本的原件；2、经业务控制部审核并盖章的合同审核稿、合同审批表，业务主办部门留存原件的须交原件，若只留存上述资料传真件或复印件的，则可交传真件或复印件；3、对方当事人和授权代表人的身份证复印件、营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、相

3、关经营资质证明材料的复印件。4、有授权委托书的要交原件；印章保管人员在盖章后留存一份合同文本原件及上述2、3、4项资料，并交所属公司行政部存档。（三）合同在盖章前，由各行政部按照合同编号制度（见附件一）对合同进行编号。（四）印章保管人员在合同文本上加盖印章时，应查验需要用印的合同文本是否已填写、签名完毕并加盖了合同核对条章，并负责查验公司业务主办部门证明文字和签名的真实性和对方证照资料的完整性。如发现合同未加盖核对条章、业务主办部门的证明文字或签名不真实、证照资料不全的，不得加盖任何印章；查验无异的，在合同文本上加盖印章及骑缝章。*公司和*各部门的合同由其所属公司的行政部负责办理盖章工作，盖章

4、后在印章保管人处留一份合同审批表复印件，一份合同及合同审批表原件由相应生产公司的行政部留存，另一份合同原件交由合同主办部门留存。（五）印章保管人员须对加盖印章的合同在行政部合同用印登记簿（见附件八）上登记。总公司印章保管人员应对总公司、*生产公司和*生产公司分别建立用印登记簿。第十九条合同份数规定公司对外签订合同原则上一式四份，双方各执二份。我方必须至少保存二份原件。如是对方提供，我方只有一份的，或是以传真方式订立的除外。总公司所签合同一份交行政部，一份在主办业务部门。如果是总公司集中采购、统一签订的合同，一份交总公司行政部，一份由业务主办部门留存并传真至各生产公司。营销中心所签合同一份交总公

5、司行政部，一份在业务主办部门。生产公司所签合同一份交行政部，一份在业务主办部门，总公司业务控制部保留一份扫描版。上述合同，履行地财务部必须保存一份与经济往来相关的合同的复印件。第二十条存档规定（一）业务主办部门：业务主办部门应留存一份合同原件，但我公司仅有一份的除外。业务主办部门应对留存的合同在业务主办部门合同存档登记簿上登记备案，合同及登记簿应由专人保管。业务主办部门须对存档的合同分类管理：1、履行中的合同应在业务主办部门合同存档登记簿（见附件七）上登记，并将一份合同原件连同审批表（或统审表）一起放入合同专用档案盒中。履行中的合同，不论是何时签订的，都应用大头针或订书针临时装订，不得散放，待

6、履行完毕后再装订成册。2、业务主办部门对履行完毕的合同应在业务主办部门合同存档登记簿中注明后，加装封面，用线绳装订成卷，转存入履行完毕合同专用档案盒中。对履行完毕的合同，如因档案管理需要，要将合同统一交存至行政部档案室时，合同保管员应在业务主办部门合同存档登记簿上载明合同已交存行政部。总公司业务主管部门如需保存生产公司业务主办部门签订的合同，必须按上述业务主办部门合同存档的相关规定管理。（二）行政部：行政部对业务部门签订的合同须在盖章后即时留存对方证照资料、授权委托书、合同审批表、合同审核稿及一份合同签订稿，以上文件须一起存档。行政部留存的合同应在行政部合同存档登记簿中登记。对于总公司签订的合

7、同，生产公司行政部不必留存。合同原则上要求对方先盖章；如我公司先盖章的，合同业务主办部门在收到对方签章的合同后三个工作日内交所属公司行政部存档，行政部对业务部门交来的合同按照档案管理办法进行存档。行政部合同档案管理人员须在合同存档后两个工作日内向同级财务部门传递合同和审批表（或统审表）的复印件，生产公司行政部须向总公司业务控制部发送扫描版备案。（三）财务部：财务部须留存一份本公司履行的与经济往来事项相关的合同复印件，财务部须对交来的合同在财务部合同存档登记簿（见附件六）上登记，并在每月月末前与行政部核对双方登记的合同存档份数，发现差异必须及时查漏补缺。（四）业务控制部：总公司业务控制部留存扫描

8、版合同，并可于每月终了，持行政部合同用印登记簿和合同扫描版与行政部合同存档登记簿核对，发现差异数要求相关部门做出说明。第二十一条存档人员业务主办部门、总公司业务主管部门、行政部、财务部、业务控制部须设专人保管本部门所有的合同。除专人外，其他人手中不得保留合同。第二十二条保密规定合同签订后，须按规定妥善保管并注意保密。任何部门或个人不得私自调阅、复制合同文本，如因工作需要查阅合同的，必须持签批的合同资料借阅审批单（见附件十），在合同档案管理人员的合同借阅登记簿（见附件九）上登记后，方可借阅。（一）存入档案室的合同资料，生产公司必须经生产公司总经理审批，总公司必须经业务控制部经理和总公司行政部经理

9、双签审批。生产公司总经理在审批调阅、复制合同文本时，如遇诉讼等涉及公司利益或损失的情况，需征询总公司业务控制部法律意见。总公司调阅、复制合同文本，业务控制部经理负责法律审核，行政部经理负责审核内部业务的必要性与合规性。（二）借阅人必须在合同借阅审批表“借阅时间一栏”填写借阅时间，借阅期限不得超过档案管理规定，合同档案在借阅期限届满前必须归还，如需再借，重新履行审批程序。（三）存档的合同一般仅供在档案室查阅，查阅时不得私自抄录合同所涉及的任何信息。如确因工作需要，可以摘抄合同中的有关内容，或将合同带离档案室，但必须经业务控制部经理和行政部经理审批。档案保管人员负责监督借阅人按期归还借出的合同档案

10、。（四）借阅合同档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，档案保管人员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（五）借阅人必须按期归还借阅的合同档案，归还时必须在合同借阅登记表“归还人签名”处签名。业务主办部门和总公司业务主管部门工作人员因业务需要，借阅本部门所存合同的，经部门经理同意，在合同专管人员处合同借阅登记簿上登记后借阅。除公司上级部门、领导和业务控制部检查、行政部和财务部核对外，业务主办和主管部门不得向部门以外的人员借阅、复制公司合同文本，不得向非业务相关人员传播合同信息。第二十三条保存期限已生效，因履行情况发生变更

11、尚未履行的合同，由合同业务主办部门负责全部收回，并交其所属行政部，由行政部负责在收回当月销毁。各类已履行完毕的合同文本继续作为企业档案，分期限进行保存。未经总公司合同销毁程序（最终审批者：总公司总经理）批准，不得销毁合同文本。第四章合同的履行与监督第二十四条履行职责分工各系统（中心）、生产公司所属各部门均应对合同的履行提供支持，并应在各自的职责范围内对合同执行负责。具体的业务经办人员及其部门领导、主管领导应对合同的履行分别负直接责任、管理责任、领导责任。第二十五条履行书据规定业务经办人员应保存好合同履行过程中所有与合同有关的书件（含传真、电报、电子邮件等，以下相同）及相关资料，在合同履行完毕时

12、送交本部门档案专管员处与合同原件一起装订存档。第二十六条履行义务规定合同生效后，履行部门应当按照合同约定全面履行合同义务，并监督对方当事人履行合同义务。如合同文本中有约定合同履约保证金、质保金、定金的，则财务部门必须按规定足额收取或支付，不得造成我方事实违约。订立合同时相关部门应当考虑内部控制制度规定，在执行中，内部制度与合同约定有冲突时，应及时与对方协商处理，协商不成，优先适用合同条款。第二十七条合同履行争议或问题的解决在合同履行过程中，对方当事人不履行、不完全履行合同或者履行不符合合同约定以及出现影响合同履行的变化因素或问题，我方不能接受的；我方不能履行、不能完全履行合同与对方难以协商解决

13、的，合同执行部门应在上述情况发生后两个工作日内报告所在部门领导与主管领导，同时以书面形式报告业务控制部，在未得到明确指示前，不得擅自处理，更不能随意变动合同内容。第二十八条变更、转让、解除合同审批程序在合同履行过程中，因一方或双方提出，需要变更、转让、解除合同的，应依照合同签订时的审批程序，由业务主办部门上报合同审批表，履行审批程序。第二十九条履行终结评价业务主办部门和业务经办人员在合同履行完或合同履行期限届满后，应对合同的履行状况（尤其是对方当事人的履约情况）做出“合同履行情况报告”（附件十二）并在本部门备案，该报告应由本部门合同档案专管人员与合同原件一起装订存档。第三十条履行监督责任生产公

14、司行政部为本生产公司各部门合同履行监督部门，财务部协助行政部履行监督职责。业务控制部有权对合同业务流程执行情况及合同履行情况进行监督。业务控制部可要求合同业务主办部门对合同履行情况在规定的时间内做出书面说明，并提供与合同流程、履行有关的全部资料，经办人员及部门应予以积极配合。第三十一条检查规定业务控制部负责组织对全公司各类合同履行情况进行检查。生产公司由生产公司行政部负责组织对各类合同履行情况进行日常检查，并与总公司业务控制部衔接。生产公司财务部应当协助检查。第五章罚则第三十二条考核分工总公司所属各部门、各生产公司均应按照本制度实施合同管理，违反本管理制度规定的，总公司由业务控制部依据考核方案

15、实施一级考核，营销中心和生产公司由行政部实施二级考核。第三十三条处罚规定任何部门、个人未严格履行审批程序而违规对外签订合同的，业务主办部门负责人、分管该部门的各系统（中心）、生产公司领导（以下简称主管领导）应承担相应的管理责任。对重大违规事件，给公司造成恶劣影响或经营风险或财产损失的，对直接责任人（合同经办人或业务经办人）按照每次每份合同200-5000元的标准处罚，对业务主办部门负责人按照每次每份合同200-5000元标准进行处罚，对主管领导按照每次每份合同200-5000元标准进行处罚。处罚通知应当进行全公司通报。同时，可按公司相关规定对管理人员和业务人员进行处分、降职、撤职、开除等行政处

16、罚。第三十四条赔偿责任总公司所属各部门、各生产公司违反本管理制度实施合同订立、履行、变更、终止等行为，给公司造成1000元以上损失（含1000元）且无法弥补的，公司应本着“公平合理、一事一定”的原则要求员工承担赔偿金额，赔偿金额的上限设定为损失金额的20%。赔偿金额由直接责任人（合同经办人或业务经办人）、业务主办部门负责人、主管领导分别按40%、30%、30%的比例承担赔偿责任。第六章其他第三十五条本制度将随国家法律法规的变化及企业的发展需要及时进行修订和完善。第三十六条所附相关规定和工具表格是本制度的组成部分。第三十七条本制度属于总公司商业保密范围，任何员工未经允许不得以任何方式向非本公司人

17、员披露。第三十八条本制度由业务控制部负责解释。第三十九条本制度自2008年1月1日起施行，凡此之前下发的相关规定同时废止。附件：一、合同编号管理制度；二、合同审批表及说明；三、合同审批业务流程；四、合同分类终审级次表；五、业务控制部合同审核登记簿；六、行政部合同用印登记簿、行政部合同存档登记簿；七、财务部合同存档登记簿；八、业务主办部门业务主办部门合同存档登记簿；九、合同借阅登记簿；十、合同资料借阅审批单；十一、合同授权委托书；十二、合同履行情况报告；十三、合同示范文本（另发）；十四、合同管理制度的培训幻灯片（另发）；十五、审核对方资质管理制度；十六、合同基本格式样本；附件一：合同编号管理制度

18、一、监管部门*公司及其所属分、子公司应按照本制度对合同进行编号，总公司业务控制部负责对合同编号进行监管。二、编号部门总公司管理部门合同由总公司行政部盖章时统一序时编号，并做登记。营销中心合同由中心行政部负责在合同盖章前统一序时编号，并做登记。生产公司合同由生产公司行政部盖章时统一序时编号，并做登记。严禁行政部门提前给号。三、编号规则合同编号由单位代号、年号、顺序号构成，不再分部门编号。（一）单位代号取法定名称或单位名称的关键字首字母。（二）年号：按照实际年份进行编号，如2008年，应编为“2008”；（三）顺序号：由各中心、生产公司统一用四位数编号，如顺序号为1，应编为“0001”，依次排序。

19、（四）合同编号工作，须遵守一份合同一个编号的原则，严禁出现重复编号、断号或使用子编号的情况。生产公司代号按照公文处理办法执行，若公文制度修订，则合同编号中的生产公司代号应当随之变更。附件十五：审核对方资质管理制度第一条为了保证公司对外签订合同前及时、有效取得对方各种资格证书规避合同履行中的风险，结合企业具体情况，制定本管理制度。第二条总公司所属各系统（中心）、生产公司各部门因订立合同收集对方各种资格证书时，应当遵守本管理制度。第三条本管理制度所指资格证书仅指对方是企业，因设立、变更、申请审批、登记及经营等，由国家有关登记管理机关审核颁发的有效合法证件。如企业的营业执照（正本和副本）、税务登记证

20、（国税和地税）、组织机构代码证。另根据国家经济行业分类，有些行业从事生产经营还需具备该行业的相关资质我公司与这些企业合作时，依据我公司业务范围，与下列企业签订合同时还应根据业务需要收集对方单位的行业资质。行业资质分等级的，根据公司业务需要，应当在合同中明确约定我公司要求对方具备的等级资质。对方单位至少应具备国家规定的最低行业资质。（一）建筑工程类因从事建筑活动的建筑施工企业、勘察单位、设计单位和工程监理单位，按照其拥有的注册资本、专业技术人员、技术装备和已完成的建筑工程业绩等资质条件，划分为不同的资质等级，经资质审查合格，取得相应等级的资质证书后，方可在其资质等级许可的范围内从事建筑活动。故签

21、订建筑工程类合同时对方应提供资质如下：1、工程勘察合同从事建设工程勘察活动的企业，应当取得工程勘察综合资质、工程勘察专业资质、工程勘察劳务资质。工程勘察综合资质只设甲级；工程勘察专业资质设甲级、乙级，根据工程性质和技术特点，部分专业可以设丙级；工程勘察劳务资质不分等级。2、建筑工程设计合同从事建设工程设计活动的企业，应当取得工程设计资质，具体有工程设计综合资质、工程设计行业资质、工程设计专业资质和工程设计专项资质。工程设计综合资质只设甲级；工程设计行业资质、工程设计专业资质、工程设计专项资质设甲级、乙级。根据工程性质和技术特点，个别行业、专业、专项资质可以设丙级，建筑工程专业资质可以设丁级。3

22、、建筑工程施工合同从事建筑工程施工活动的企业，应当具备工程施工企业资质。工程施工企业资质分为一、二、三、四级。4、工程委托监理合同从事建设工程监理活动的企业，应当具备工程监理企业资质。工程监理企业资质分为综合资质、专业资质和事务所资质。其中，专业资质按照工程性质和技术特点划分为甲级、乙级；而房屋建筑、水利水电、公路和市政公用的专业资质还可设立丙级。（二）计算机相关硬件采购、网络设备及综合布线工程与从事计算机信息系统集成业务的单位签订计算机应用系统工程和网络系统工程的总体策划、设计、实施、服务及保障合同的，对方必须提供：1、厂家代理商授权证书2、信息工程系统集成开发资质等级证分甲、乙、丙准入四个级别或国家计算机信息系统集成资质证书计算机信息系统集成资质等级分一、二、三、四级。（三）交通运输业与从事营业性道路货物运输的企业签订运输合同，对方应提供其经营资质。营业性道路货物运输企业资质等级分为一、二、三、四、五个等