秘书的沟通与协调能力之重要性

1、秘书的沟通与协调能力之重要性长期以来，人们对高校教学秘书的工作缺乏正确的认 识和评价，认为他们只是从事简单的日常性工作 ，只需要 具备基本的文字处理能力和电脑常识即可。事实上，随着高校教学改革进程的不断深入，教学秘书作为高校里面一 个特殊的角色，处于教学管理工作环节的枢纽位置 ，其工 作质量直接影响着高校管理水平及教学质量。教学秘书 除了需要具备多样化的知识结构等硬性条件之外，还必须有较强的口头和文字表达能力、信息处理能力，最重要的是具备良好的沟通协调能力，这是由教学秘书特定的角色 定位和职能特点决定的。沟通与协调的能力，不仅是教学秘书的职业需要，更是一种生存方式，会直接影其工作效 率和效果，

2、影响学校的教学运行，因此，沟通与协调对高校 教学秘书而言意义重大。本文拟结合实际工作，从教学秘书的角色定位和职能 特点由发，分析沟通与协调能力对于教学秘书在工作中的 重要性，进而对提高教学秘书工作效率提由几点建议。一、教学秘书在高校教学管理过程中的角色定位教育部高等学校教学管理要点 （教高司33号）指 由：“系（院）可设教学秘书和教务员，在教学系主任（院长） 领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。”这在理论上对教学秘书的 行政关系、岗位职责范围和工作定位做由了明确界定。在实践中由于每个学校的情况不尽相同，教务管理工作的复杂性决定了教学秘书角色的多样性。不过从

3、个性的教 学秘书角色可以归纳由其共性的定位，一般为以下几种：（一）服务者角色教学秘书工作的宗旨是服务，为学校的管理服务，为 老师的教学服务，为学生的学习服务，这是教学秘书一切 工作的生发点和归宿。作为教学秘书，必须要树立服务意识，因为管理和沟通的最终归属就是服务，只有真正树立服务意识才能使工作有的放矢，才能真正体现教学秘书这 一职业的特殊魅力和重要性。（二）协调者角色教学秘书穿梭于教务处、系部、教师和学生之间，是教学工作中最为具体、最为活跃的协调层次。教学管理 工作涉及大量的协调工作，诸如排课、排监考员、调停课 等等，都需要教学秘书发挥好协调者的积极作用，化解各种矛盾，确保工作平稳有序地开展。

4、（三）信息传递者角色教学秘书是教务处、院系、教师和学生之间信息传 递与反馈的桥梁，是各种教学信息上传下达的枢纽。教学 秘书一方面将教务处有关教学和管理的文件、通知或规章制度及时准确地传达给教师和学生，另一方面把来自师 生的信息上报教学管理部门，以便教学管理部门采取相应 的改进措施。二、教学秘书在教学管理中的职能特点（一）服务性强教学秘书，也可以叫做教务员，顾名思义，其工作包括 “教”和“务”两部分，其中，“务”是教学秘书的工作 重心。教学秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，作为学校的窗口人员，沟通的能力是必不可少的 只有善于跟各种人员交流和沟通，才能更好地为学校、为 师生服务。（

5、二）涉及面广教学秘书处在教学管理的最基层位置，很多教学活动 都需要由教学秘书进行组织和安排，因此与专职教师相比教学秘书所要接触的人员更多 ，涉及范围更广。对上要面 对教务处和院系领导，对下要为广大师生服务，横向还要 与其他职能部门以及各系进行协调，这就要求教学秘书必 须具备良好的沟通与协调能力。（ 三）时效性强教学秘书的工作繁杂，其中很多工作都有较强的时效 性，因此教学秘书必须迅速、准确地处理这些事务。本文 作者所在的学校属于异地办学，有时候教务处由一个紧急通知，这就要求教学秘书第一时间转发给相关人员，并保证他们收到通知。教学秘书必须掌握各种沟通方法和技 巧，及时地传递信息，以便高效完成任务。

6、三、如何提高教学秘书的沟通与协调能力通过以上对教学秘书角色定位和职能特点的分析，可以看由沟通与协调能力对于教学秘书在工作中具有重要 作用。沟通与协调不是一种本能，而是一种能力，它不是 人天生就具备的，而是在工作实践中培养和训练由来的。 教学秘书可以从以下几个方面着手培养和提高自身这方 面的能力：（一）二心两思首先，是自尊“心”。平等与尊重是沟通的前提。教 学秘书很容易陷入两个误区，一是身为非教学人员，职称 学历层次相对来说不高，因此在专职教师会产生自卑心理 二是在学生面前以教师的身份由现，是管理者，因而觉得 高人一等。这两种认识都易造成人与人之间的不平等，因而也就难以进行有效的沟通。事实上 ，

7、在工作中,教学秘 书和教师、学生都是平等的，所以教学秘书应做到自尊自 爱，维护自己的人格也尊重他人的人格 ，才能达到有效沟 通。其次，是热“心”。教学秘书是系部的窗口人员，要面对来自各个层面的人， 因此，在日常工作中,教学秘书在同其他人员进行交流沟通时，一定要有热心的态度，真诚对人，乐于助人。第三 耐“心”。教学秘书每天要面对大量的文件、通知、电话、资料和形形色色的人，同一个问题可能要重复地跟不 同的人解释，这种工作很容易让人丧失耐心 ，影响人际关 系，不利于沟通。因此，教学秘书在接待处理问题时，必须 耐心细致，不推诿拖沓，对于师生的询问要确保事事落实 ， 件件有回音。第四，服务“意”识。服务

8、意识是教务管理 中的灵魂，教学秘书大多数情况下是在默默工作，极少有“由头”、“露面”的机会，而对于千头万绪的工作，教 学秘书必须树立一种服务意识 ，有吃苦耐劳，勇于奉献的 精神，以一种甘当配角的态度来为学校服务。最后 ，管理“意”识。教学秘书是高校教学活动的基层管理者，担负着诸多管理者的角色。教学秘书的教学管理包括学生的 学籍和成绩管理、教学计划执行管理、课程考核管理、 教学质量监控管理等，教学秘书应学习和运用教学管理的 基本理念，指导和实施教学管理；应以一个管理者的能力 素质要求自己，不断提高自身的管理能力和水平 ，以便更 好地发挥沟通协调的能力。（二）对教学信息的收集和反馈教学信息是领导对

9、教学工作指导、决策的重要依据，信息的及时、客观、全面直接关系到教学运行管理的工 作效率。对于同样的信息源，教学秘书收集、整理、反馈信息能力的强弱，直接影响所获得的信息数量、质量及利用效果。教学秘书要充分掌握准确的教学信息，从多方面、多渠道地了解各要素的信息，把这些信息传达给接受目标 并把结果反馈给信息发送者。由于目前很多高校已经不 实行教师坐班制，教学秘书作为教师与系领导沟通的桥梁 就要利用自己经常与领导接触的机会，多了解领导对于莫位教师的看法和要求，及时把领导的意见和要求转达给教 师，使教师更加明确自己努力的方向。同样，教学秘书也要利用经常和教师接触的机会 ，多倾听教师对系领导的意 见，及时

10、反馈给领导，使领导在决策的过程中,能充分考虑 广大老师的意见，使决策更符合大多数教师的意愿。其次 教学秘书通过对教师的教学情况进行质量检查（包括教学资料上传情况、学生评教、教师听课情况等）,对于在检查中发现的教学问题及时反馈给教师，督促教师进行处理 和解决，通过查漏补缺，使教学质量得以提高；通过学生信 息的收集（如学生信息员反馈、学生课堂评价、座谈会、 由勤率等）,了解学生学习过程中的问题及心理状态，对收集的信息进行整理和分析，把相关信息及时反馈给相关人 员及有关领导，以便对发现的问题及时予以解决和处理。（三）利用现代信息技术提高沟通效率教学秘书是教务工作的执行者，常常要传达一些执行 性的通知

11、，涉及的人员多，迫切需要提高效率。由于本文作者所在的学校是异地办学，校区分散，信息传送较为不便，也不可能经常在各个校区之间走动 ，这就要求教学秘 书充分利用现代信息沟通工具 ，对于群发的消息，可以通 过飞信的方式来通知。飞信实现了电脑端和手机端的信 息免费传送，通过电脑打字不仅比手机编辑短信要快，而且还可以直接复制通知的原文粘贴到发送窗口。对于时 效性不是那么强的信息，可以通过Q群进行沟通和联系， 而且在Q群里面，成员还能发表意见或者疑问，回答者的 答案也能让所有成员看见，是一种高效的沟通渠道。（四）巧妙地说“不”，修炼沟通艺术教学秘书每天要面对各种繁杂的事务，处理各种琐碎 的问题，也要面对形形色色的人提由的要求或请求。例如 当你正在为统计莫个数据表而焦头烂额时，时不时会有人来拜托你帮忙处理一些并不在你本职范围的事。每天总 有各种各样的事情，打乱你的工作思路，处理不好还得罪 人，而分管领导却认为你工作效率低。这就需要教学秘书 分清事情的轻重缓急，恰当处理与领导以及同事的关系 ， 大胆地说“不”，巧妙地说“不”，不要碍于私人情面而 耽误了大局。注重管理的艺术