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文档简介

1、宴会会议预订与招待作业流程及作业指导书一、宴会会议预订与招待作业流程接到预订资讯察看场地情况可接受预订场地已出租，征求客人 是否可以更改日期或带客人参观宴会会议场地洽谈宴会会议内容 不可以或可以签确认书保持联络、以便下次合作或下单通知有关部门宴会协调结帐存档 二、宴会会议预订与招待综合操作流程 接受预订 (1) 接到客人电话预订，掌握宴会接待情况，如时间、场地有冲突， 应与客户协商，争取按客户要求将会议安排在其他可代替的场地举行，如果场地可以安排，应该详细了解宴会的性质、时间规模和与会者身份、会场布置形式、指示牌内容、签到台、音响设备以及茶点等要求，并预约客人具体时间到店参观相关设备和场地；(

2、2)客人到店前应做好充分准备：准备好名片，饭店宣传资料，供客人参考的菜单、检查将参观的场所（确保参观场地的整洁、设施的正常）、让服务员将灯都打开；(3)前5分钟于大堂等待客人，客人到达后，要热情的表示欢迎，先自我介绍，互换名片，然后介绍将参观的场所并引领客人到电梯，在上电梯和到达参观场所的过程中，尽量了解客人的情况，如“是如何了解到我们饭店的”、“以往宴会都在哪里举办”、“贵公司是否每年都会举办这样的宴会”等 (4)到达场地后，向客人介绍场地的风格，面积的大小，各种摆设可以容纳的人数；询问客人宴会都涉及到那些器材，如有些饭店不能提供的器材，向客人解释饭店可为其联系租用；宴会厅内中西式摆法可容纳

3、的围数等，向客人说明饭店的收费标准；如围数和餐标没有达到饭店要求，需收部门场租；(5)看完场地后，带客人到咖啡厅或洽谈室就宴会的细节进行详细洽谈，洽谈中务必作好笔录，清楚了解宴会规模，与会人数，摆设形式，宴会的具体时间，就涉及会议价格事项与客人达成一致；如需要表演，向客人咨询表演费的预算；是否需打印宴会牌；(6)向客人推荐饭店的对外宣传菜单，并联系餐饮部相关人员与客人洽谈菜单及折扣（菜单确认后需客人在菜单上签字确认），洽谈菜单时让客人提供保证围数/人数和预算围数/人数，务必说明不足保证围数/人数结帐，洽谈客人对酒水的要求及标准，如酒水自带需收取开瓶费，按饭店售价的30%收取，并告诉餐饮部客人的

4、表演预算，让餐饮回复客人可提供何种表演。(7)待一切洽谈完毕后，以“会议确认书”向客户书面确认宴会事宜，请客户在“确认书”上签名，并带客户到财务部交押金，如属挂帐公司可签名挂帐。注：有些菜式，厨房需提前炮制（可能提前1周），这就要求客人需提前交押金。通知有关部门 (1)接预订的行销人员根据“确认书”内容以宴会安排表书面通知有关部门作好准备，需注明宴会和会议的具体时间；(2)重要会议或有知名人士参与的会议需及时报告总经理；(3)通知作好摄影、录影、存档等工作。3、宴会和会议之间的协调 (1)检查宴会会议开始前的准备工作是否到位；(2)详细了解宴会时间上的安排，注意宴会和会议的衔接，避免场合的混乱，如需转场，要合理安排客人，如不需转场，要把握好出餐时间；(3)会举行时，行销人员应在场协

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