营运办公室作业程序V2.7

1、.：.；本文著作权属 KEYWORDS * MERGEFORMAT 鑫讯科技股份一切，未经答应不得援用或翻印。 TITLE * MERGEFORMAT TGI-P230 SUBJECT * MERGEFORMAT 营运办公室作业程序 COMMENTS * MERGEFORMAT V2.7控制文件请勿翻印文件称号： SUBJECT * MERGEFORMAT 营运办公室作业程序撰写人：肖茂松撰写时间：1999/12版本号：V2.5相关部门担任人会签：鲍雨松、许春晖、鲁涛、魏明新管理者代表签字：鲍雨松同意日期：2000/2/25生效日期：2000/2/28修订记录修订人：修订时间：版本号：修订阐明

2、： 相关部门担任人会签：管理者代表签字：同意日期：修订人：修订时间：版本号：修订阐明： 相关部门担任人会签：管理者代表签字：同意日期：修订人：修订时间：版本号：修订阐明： 相关部门担任人会签：管理者代表签字：同意日期：修订人：修订时间：版本号：修订阐明： 相关部门担任人会签：管理者代表签字：同意日期：目 录 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc15111092 1目的 PAGEREF _Toc15111092 h 1 HYPERLINK l _Toc15111093 2适用范围 PAGEREF _Toc15111093 h 1 HYPERLINK l _Toc15111

3、094 3权责 PAGEREF _Toc15111094 h 1 HYPERLINK l _Toc15111095 4名词定义 PAGEREF _Toc15111095 h 1 HYPERLINK l _Toc15111096 5相关文件 PAGEREF _Toc15111096 h 2 HYPERLINK l _Toc15111097 6作业内容 PAGEREF _Toc15111097 h 2 HYPERLINK l _Toc15111098 6.1营运管理 PAGEREF _Toc15111098 h 2 HYPERLINK l _Toc15111099 6.2设备管理 PAGEREF

4、_Toc15111099 h 2 HYPERLINK l _Toc15111100 6.2.1设备采购、验收、安装及维护 PAGEREF _Toc15111100 h 2 HYPERLINK l _Toc15111101 6.2.2软件管理 PAGEREF _Toc15111101 h 3 HYPERLINK l _Toc15111102 6.2.3设备维修 PAGEREF _Toc15111102 h 3 HYPERLINK l _Toc15111103 6.2.4设备保管 PAGEREF _Toc15111103 h 3 HYPERLINK l _Toc15111104 6.2.5设备异动

5、 PAGEREF _Toc15111104 h 4 HYPERLINK l _Toc15111105 6.3采购管理 PAGEREF _Toc15111105 h 4 HYPERLINK l _Toc15111106 6.3.1预算内物品采购 PAGEREF _Toc15111106 h 4 HYPERLINK l _Toc15111107 6.3.2预算外物品采购 PAGEREF _Toc15111107 h 4 HYPERLINK l _Toc15111108 6.4差勤管理 PAGEREF _Toc15111108 h 4 HYPERLINK l _Toc15111109 6.4.1员工

6、外出 PAGEREF _Toc15111109 h 5 HYPERLINK l _Toc15111110 6.4.2员工请假 PAGEREF _Toc15111110 h 5 HYPERLINK l _Toc15111111 6.4.3员工出差 PAGEREF _Toc15111111 h 5 HYPERLINK l _Toc15111112 6.4.4员工调休 PAGEREF _Toc15111112 h 5 HYPERLINK l _Toc15111113 6.5影印管理 PAGEREF _Toc15111113 h 5 HYPERLINK l _Toc15111114 6.5.1内部影印

7、 PAGEREF _Toc15111114 h 5 HYPERLINK l _Toc15111115 6.5.2外送影印 PAGEREF _Toc15111115 h 5 HYPERLINK l _Toc15111116 6.5.3外部影印 PAGEREF _Toc15111116 h 5 HYPERLINK l _Toc15111117 6.5.4扫描 PAGEREF _Toc15111117 h 5 HYPERLINK l _Toc15111118 6.5.5光盘刻录 PAGEREF _Toc15111118 h 6 HYPERLINK l _Toc15111119 6.6、管理 PAGE

8、REF _Toc15111119 h 6 HYPERLINK l _Toc15111120 6.6.1拨打 PAGEREF _Toc15111120 h 6 HYPERLINK l _Toc15111121 6.6.2接听 PAGEREF _Toc15111121 h 6 HYPERLINK l _Toc15111122 6.7公事邮件、信函、报刊管理 PAGEREF _Toc15111122 h 8 HYPERLINK l _Toc15111123 6.7.1接纳 PAGEREF _Toc15111123 h 8 HYPERLINK l _Toc15111124 6.8接待访客 PAGERE

9、F _Toc15111124 h 8 HYPERLINK l _Toc15111125 6.8.1访总经理 PAGEREF _Toc15111125 h 8 HYPERLINK l _Toc15111126 6.8.2访问员工 PAGEREF _Toc15111126 h 8 HYPERLINK l _Toc15111127 6.8.3接待事项 PAGEREF _Toc15111127 h 9 HYPERLINK l _Toc15111128 6.9票务管理 PAGEREF _Toc15111128 h 9 HYPERLINK l _Toc15111129 6.10平安管理 PAGEREF _

10、Toc15111129 h 9 HYPERLINK l _Toc15111130 6.10.1办公室值班管理 PAGEREF _Toc15111130 h 9 HYPERLINK l _Toc15111131 6.10.2总务值班本卷须知 PAGEREF _Toc15111131 h 9 HYPERLINK l _Toc15111132 6.10.3钥匙管理 PAGEREF _Toc15111132 h 10 HYPERLINK l _Toc15111133 6.10.4员工卡管理 PAGEREF _Toc15111133 h 10 HYPERLINK l _Toc15111134 6.11办

11、公环境管理 PAGEREF _Toc15111134 h 10 HYPERLINK l _Toc15111 7输出文件/记录 PAGEREF _Toc15111 h 11 HYPERLINK l _Toc15111 8附录 PAGEREF _Toc15111 h 11目的本份文件用以规范鑫讯科技股份营运办公室的正常运作，确定营运办公室的任务规那么，以提升营运办公室的任务质量。适用范围本程序适用于鑫讯科技股份营运办公室之任务管理。权责总经理担任审核营运办公室的任务规范，稽核办公室的任务，以确保办公室的任务有章可循，规范有序。营运办公室担任总经理幕僚，担任搜集分析组织营运的各种资讯，以利总经理决策

12、参考；担任组织总务、文员等日常行政事务，为员工提供后勤保证效力。营运办公室包括总务、文员、行政助理等。文员主要担任处置日常行政事务如考勤、礼仪接待、文档处置、票务、活动组织、图书磁盘管理等。总务主要担任公司财富保管、财富维修、物品采购、保安、局域网管理等。行政助理 主要担任公司公共关系事务、活动组织及相关接待事务等。值班人员 担任公司总机接听、水、电、财富等平安。网络管理员 担任公司局域网的管理，协调内部网络资源，保证网络正常运转。名词定义营运管理指管理掌控营运系统运转情形，确保各项任务按方案进展，以达成组织营运目的。设备管理指电脑设备的采购、维修、保管作业。总务管理指办公设备、办公用品的采购

13、、维修与保管作业以及普通总务管理。日常事务管理指办公室担任的影印、图书磁盘等日常事务管理。公司员工鑫讯签定劳动合约的人员。相关文件质量手册TGI-G001文档管理作业程序TGI-P050人事管理作业程序TGI-P240图书管理作业程序TGI-P270财务管理作业程序TGI-P250作业内容营运管理营运办公室应担任管理掌控营运系统运转情形，确保各项任务按方案进展，以达成组织营运目的 。营运管理详细执行可参照例行任务检讨作业程序。设备管理设备采购、验收、安装及维护公司员工所运用设备自然老损或因任务要求需新增硬件时，要填写内部联络单，经部门经理、办公室担任人核实后，由总务人员担任购买；硬件购买后应由

14、运用人验收；如是旧硬件要更新，改换后的旧硬件应交办公室检验，由总务人员入仓库保管，并及时在库房物品清单中记录。运用人验收终了，硬件安装应由总务或办公室指定人员进展，其它人员不允许随意翻开机箱，不允许随意互换、移出机箱内的硬件。假设需开机箱检查或互换硬件，需填写内部联络单恳求，总务人员处置后经运用人和部门经理确认，报总经理审核后到财务室办理结案。同时应及时更改电脑配置清单、异动记录和设备领用单。担任安装的人员必需按照经销商提供的的要求进展安装，不允许随意拆分电源和电源线；主机安装新硬盘或安装新环境时，安装人员须安装公司合法运用的杀毒软件。公司员工离兴办公间时应关好本人的机器及外设电源，除特殊效力

15、器需24小时任务外，其它效力器应由相应管理人员每日下班时将其封锁。员工下班后如未关机，经总务人员检查出后第一次将给予警告，再次查处将记违规一次，经部门经理确认，月底报财务备案。如因未关机导致机器损坏，运用人应全部赔偿损坏机器的维修费用。员工出差后留在办公间的电脑总务可另做安排，员工出差前应将相关内容备份，特殊情况下应向总务阐明。软件管理新购入的光盘，须经总务人员检查病毒，在购买凭证后签字文员才干入库；网络管理人员应每周例行检查有无病毒，定时晋级杀毒软件，并随时向员工提供新的病毒信息。员工个人电脑杀毒自行完成；公司员工制止私自带软件进展安装，如员工私自安装软件致使病毒传播，呵斥的损失应由责任人全

16、部赔偿。设备维修公司员工因任务需求，恳求维修电脑软、硬件设备时，恳求人应填写内部联络单，经部门经理和办公室主任审核后，交总务人员进展维修。总务人员维修完成后交运用人签字，同时在财富清单和异动表中做相应记录。每月底总务人员应汇总当月电脑软、硬件维修记录同办公室主任核对后交总经理签核后，送营运办公室备案。设备保管电脑设备为公司财富，设备运用人应担任该设备的保管，闲置设备由总务人员保管。电脑设备在保管期间，如因保管人个人人为缘由呵斥设备损坏或丧失，保管人员应按设备的折旧价或部分损坏的维修价承当全部责任。公司有权根据需求收回所领用设备或为其互换其它设备。互换其它设备时，运用人填写新设备领用单的同时，在

17、原设备领用单上要签字归还部门经理认签，总务和领用人各保管单据一份。总务人员应对每台设备制造固定资产卡，一致保管，总务人应制造公司电脑设备一览表，每季度向办公室主任汇报核对一次。设备异动部门内要互换电脑设备时，应向办公室进展恳求。总务人员处置后在设备领用单中维修记录栏内详细写明，交运用人认签。同时进入公司电脑资料库系统登录异动资料，并印出异动记录，每月底汇总公司一切异动信息，同办公室主任汇报核对一次。如员工私自互换电脑设备，总务一经发现将记录违规，由部门经理确认后报财务执行，如因此而给公司带来损失，相应员工应承当全部赔偿责任。采购管理预算内物品采购每月25-30日前，员工在E-OFFICE上填写

18、下月办公用品预算，经部门经理、行政助理、总经理审核后，总务人员预算清单报财务借支采购。总务人员应在每月5日前完成预算采购到财务结算，并根据每月实践采购情况填写一份预算物品明细表，注明数量、单价，并附发票复印件于每月10日前交由行政助理备案。总务人员采购金额较大的物品时，应先搜集相关资料呈阅总经理指示，然后方可与供应商商讨价钱、售后效力等事宜，以进展相关采购作业。预算外物品采购总务采购恳求人验收恳求人填写恳求单部门经理签字办公室主任签字办理结案手续总经理审核员工因任务需求，恳求购置软件及其它办公用品资料时，恳求人应填写内部联络单，经部门经理、办公室主任、总经理确认后，交总务人员进展采购。总务人员

19、应对公司的一切财富进展清查，构成公司财富清单。差勤管理员工上下班应刷卡，记录任务时间；文员应于每月1号汇总当月差勤、违规记录，制造一份完好的差勤、违规记录表，交办公室主任和总经理核可后生效，作为当月薪资发放根据。员工外出员工外出前应先填写外出人员登记表，由部门经理审核后方可外出。员工请假员工请假应填写请假单，经组长和部门经理或其指定担任人认签方能有效。如遇突发病事假应在3小时以内告知部门经理和前台文员，并于上班后补相关假条，交部门经理认签。逾期或未补假条者作旷工处置。3天及3天以上请假需总经理同意，3天以内请假由部门经理核准。病假那么需出示病历或医院的病休证明作为根据。员工出差驻外/出差员工考

20、勤由当地主管担任，于每月1日将上月差勤、违规记录汇总后到武汉营运办公室；公司出差员工的出差时间及归汉时间应由各部门PCM及时通知前台人员，以便于考勤记录。员工调休员工调休时应填写调休单至少提早一天经部门经理赞同，调休要有加班证明，假设员工一人出差在外那么加班以现场支持日报作为加班的根据。调休的时间由各部门担任人详细掌握，斟情处置。影印管理员工影印资料可交由办公室文员协助处置。文员应坚持厉行节约的原那么，不得随意浪费办公用纸。内部影印员工因任务需求影印公司列管的资料，须报部门经理核可。文员在协助复印完成后需及时填写影印记录。文员应于每月1日前将上月影印记录汇总交行政助理备案。外送影印外送影印时，

21、恳求人必需填写内部联络单向部门经理恳求至少提早一天，经部门经理签核后，由办公室安排人员办理外送影印事宜。外部影印外部影印时，应出示经部门经理核可的内部联络单，文员方可进展影印。扫描公司员工需扫描文件时，应填写内部联络单，由文员或办公室指定人员担任扫描；扫描完成后，文员应填写影印记录，每月汇总至行政助理备案。光盘刻录公司员工备份文件需刻录光盘时，应填写内部联络单，从文员处领取光盘，交总务刻录。刻录完成的光盘由文员登记入库保管，公司员工可借阅。如所刻录光盘需求外寄，应在内部联络单中写明。、管理拨打文员应保证公司、24小时畅通，将公司员工号码与往来客户号码分类整理以备查用，掌握查找号码的方法。熟习国

22、内及国际直拨的运用方法与计费规范。正确拨打需求的号码，拨通后首先确认一下：“您好。我是鑫讯公司，请问是XX公司吗？假设对方说不是，要马上向对方负疚：“对不起，打错了。把话筒放回，重新拨号。假设对方说是，应对：“请给我找一下XX先生。谢谢！如假设要找的人不在，可根据详细情况详细讯问。如“请问他什么时候可以回来“我有急事找他，请问他如今的联络方式是什么“请帮我代个口信，让他尽快与我联络等。为上司或同事代拨，接通后先确认对方的身份，然后客气地请对方稍侯，通知对方谁要和其通，然后把转给有关人员。给熟人去电或熟人来电，在听出对方声音后，称谓问候，以示尊重。通话应简单明了，对重要内容可以扼要地向对方这表达

23、一遍，以求确认。通话终了，应友善地赞赏对方。“对不起，打搅您了。“谢谢您，再见。如发，而对方运用的又是/两用机，在拨通后说：“您好。我这里是鑫讯公司。我有件给您，请给信号。谢谢。不占用公司谈个人私事。不允许在任务时间经过也亲朋好友聊天。对方对方挂断之后再将悄然挂上。如假设是长途，要详细登记拨打长途登记表接听办公室保证公司总机24小时有人接听。总机接听时应注重礼仪、精神丰满、言辞适度，维护公司笼统。铃响二声后立刻接听，语气丰满柔和、语调平和安详，彬彬有礼：“您好。这里是鑫讯公司。请问您找哪位？；如假设铃响超越三声，应首先说：“对不起，让您久等了。这里是鑫讯公司，请问您找哪位？总机时，通话简单扼要

24、，不要超越30秒；如假设有问题讯问，将转至分机再回答。假设线路不清楚，要语气温暖地应对：“对不起，声音太小，请大声一点，好吗？；如假设没听清，应对：“对不起，请反复一遍好吗？；听不懂对方方言时，应对：“对不起，请您用普通话再讲一遍好吗？假设对方不耐烦，也应耐心听完对方埋怨，再温暖地阐明理由。如对方指明要找XX，应对：“请稍等，我立刻为您接XX的；听清来电者的自我引见，最好反复一下他的名字，“您好，XX先生，我立刻给您接通，请稍等。 在查找的时间用手捂住话筒或按闭音键。假设要找的人在单位而暂时无法通话，应对：“对不起，XX正在开会接，您能否留下口信，或过一会儿再来？；倘假设对方有急事，应每隔30

25、秒对来电者说一声：“对不起，让您久等了，我在继续设法为您接通，使来电者知道他未冷落他，仍在为他努力；假设没人接，应立刻征求来电者的意见：“对不起，没人接，您能否留下口信，或过一会儿再来？。填写来电登记表 。如假设要找的人不在如出差，应对：“XX不在，可以请其他人接吗？；如假设不能，应对：“请留下口信和联络方法，我会及时通知他与您联络。及时填写来电登记表及时处置。对打错的，表示体谅，应对：“对不起，这里是鑫讯公司。您打错了。对态度粗鲁言语粗鲁的来电，仍坚持他的礼貌与职业性用语，不和他争辩和顶撞。在通的时候，不要同身旁的人讲话或干别的事。假设万不得已，应向对方阐明：“很对不起，我有件急事要办。我稍

26、侯再给您去“或对不起，请稍等一会儿，我要处置一件急事。然后用手悟住话筒或按闭音键，尽快把事情处置终了，包括接新来的另一个。在恢复通话后要向对方说“对不起。巧妙明智耐心地回答来电者的普通性讯问。假设对来电者的提问不知如何回答，应对：“对不起，我暂时还不太清楚这事。请留下，我会及时将情况向您阐明；填写来电登记表，与相关人员联络找到答案后及时致电给对方。熟习公司各部门的业务和业务人员及，以便及时未来电者的转给有关人员。来电者留下口信或联络方式时，应向其反复一次，以确保来电登记表上的信息无误。交谈终了，说“再见。假设对方是长辈、客户或指点，那么在对方挂断之后再将悄然挂上。对于外来咨询、推销或寻求协作等

27、，听请来意后文员应礼貌解答，自动请其留下口信和联络方式。事后应及时将相关信息转给行政助理或相关人员处置，详细填写来电登记表。每月1日汇总，交行政助理备案。文员收到后应立刻备份并及时通知相关人员接纳，同时详细填写登记表。公事邮件、信函、报刊管理接纳当文员接到邮件信函等时，应先填写邮件信函登记表方可传送给相关人员。文员每日从公司报箱内取报答刊后，应及时填写报刊登记表，报架内置最近两周的报纸，半年以上报纸放书柜保管，文员担任管理报架，随时整理。每月1日前将上月接纳、公司信函、邮件汇总交与行政助理检核备案。发送公司员工因任务需求发送信函时，需填写内部联络单，由文员担任邮寄。接待访客接待人员，必需留意仪

28、态端正、举止大方。外来客人需进入办公间时，前台文员应礼貌安排详细填写外来人员登记表，给客人佩卡。访总经理当客人来访总经理时，分如下情况处理：已约定：当客人与总经理已约好，那么可及时经过向总经理通报。经总经理赞同后，方可将客人带入总经理办公室。未约定：当客人事先未与总经理约好，那么应把客人引见给行政助理，由行政助理来处理。访问员工如来访客人因公事来访员工，文员应及时与相应员工联络到前台。根据详细情况以茶水接待，如无部门经理以上人员核可，不可将客人带入到任务间。接待事项文员应积极热情为来客效力，根据公司客人的详细要求订房、订票、接机、安排饮食；提早预备好会议室和投影仪，客人到达后送上茶水，每隔一小

29、时加水一次；客人分开文员应收回投影仪，整理睬议室。票务管理公司员工出差前应填写出差报备单，经工程经理和部门经理确认后交办公室文员订票。文员订票后将票交出差人员，每月汇总一次送财务室备案。平安管理办公室值班管理办公室应保证公司每天24小时不断有人值班。总务值班本卷须知周一至周五每日早上7：30周末9：00前，值班人员应将任务间房门翻开；检查饮水机，换水；检查整个任务间的设备、门窗，留意有无异常；每日晚17：30后周末全天，值班总务关电控门；21：00后周末18：00后除特殊情况加班外，一切员工均应离兴办公室，21：30后，值班总务锁大门，检查公司一切门、窗能否封锁、空调、电灯、电脑、UPS等能否

30、关好，仔细填写值班检查表。如发现有公用设备损坏时，第二天应立刻报主管维修；员工应在规定时间离兴办公间，总务应详细做好登记；外来人员不得进入办公间，特殊情况下需由部门经理同意详细登记后佩戴公司客人卡方可入内。值班期间担任接听公司总机，填写来电登记表，详细记录对方姓名、联络方式和事由等。假设是急事，应立刻与相关人员联络告知。其它那么将详细记录与文员做交接；如遇突发事件如停电、漏水、漏电等应及时查明缘由并妥善处置，同时应立刻通知相关担任人；对来公司滋事生非的人，应坚决将其赶走，必要时报警处置。文员每日须提早10分钟上岗。前台文员到岗后与总务进展交接，检查总务值班期间的记录、外来人员记录、报刊信函记录、周末加班人员记录等，及时处置相关事宜；文员值班期间处置日常任务，处置接打、接待等。值班文员分开任务间时应与总务做好交接任务，填写任务交接表。钥匙管理员工应妥善保管书柜钥匙，如锁具损坏或钥匙发生丧失，员工应立刻向主管阐明并赔偿同等锁具的费用，由总务人员重新购买改换；任何员工如无部门经理和营运办公室主任答应不得擅自配备办公间钥匙；总