超市单据稽核体系的建立培训

1、“华商纵横”零售超市门店管理研讨班（中） 单据稽核体系的建立二零零六年五月 8/15/20221中小超市单据稽核体系的建立 中国零售业防损研究与交流中心主任 华商纵横总经理兼资深防损讲师岳立群8/15/20222目录超市单据稽核体系的建立四流合一在单据稽核体系中的运用单据稽核员的岗位职责单据稽核员的作业程序常用防损单据及稽核流程8/15/202231.单据稽核体系的建立8/15/202242.四流合一在单据稽核中的运用8/15/202253.单据稽核员的岗位职责 8/15/202263-1 常用十大单据： 单据稽核岗负责门店的单据稽核工作,主要使用的单据种类有: 1、报损单 2、进退货单 3.

2、联营厂家进退货单 4.调拨单 5.出入库单 6.厂商物品携入携出单 7.物品携入携出单 8. 赠品接收单 9.赠品发放登记表 10.办公用品登记表.8/15/202273-2 十大工作职责： （1）对每日发生在门店的商品进货、退换货认真核对数量、规 格、金额，并对相关票据进行整理备案。 （2）对门店的报损商品，认真核对数量、规格、认定。然后 确定报损原因，并追究其责任，对相关票据整理备案。 （3）对客服台的赠品的进销存帐定期检查、核实；对进入店 内进行绑赠的赠品，作登记，并发放赠品标识最后对客 服台的赠品和店内赠品每月月底盘点。 （4）对店内的办公用品、自用品进行登记并粘贴标识，定期 进行盘点

3、。 （5）定期检查门店库存区的退换货区、报损区。并督促门店 做好退换货和报损的工作。 8/15/202283-2 十大工作职责：（6）对联营加工区物品的进入进行登记管理，并对进入卖场 区的物品粘贴区别于正常商品的标识，定期进行盘点登 记。（7）对门店收银员进行监督并对每日商品款的收交情况进行 监督。（8）督促做好市调工作，对高于其它店销量商品的价格进行 变价监督。（9）对携出卖场的商品登记备案，并督促外借商品的及时归 还。（10）对顾客退换的商品进行核实，追踪是否进入卖场，是 否退空单。8/15/202294.单据稽核员的作业程序8/15/202210作业程序： （1）每日对管理范围内的单据,

4、进行审核,并签字确认. （2）对单据管理工作中产生的的问题,分析原因.提出解 决方法及处理意见. （3）对下列单据独立进行保管: 报损单. 联营厂家进退货单.厂商物品携入携出单.物 品携入携出单.办公用品登记表. （4）对其它单据应保存防损联.对无防损联单据,应在登记 本上登记单据号.8/15/2022115.常用单据说明及稽核流程8/15/2022125-1 厂商物品携出（携入）单 （一式三联） 指供应商携入（携出）门店的原材料、办公用品、道具、展示物品等进出门店时应填写的单据。主要流程： 由供应商填写携出（携入）单经办人清点数量 部门经理签字 防损部清点数量携入 经办人申请 部门课长、防损

5、课长签字 防 损员清点留下携出联。8/15/202213物品携入（出）单 编号：日 期品 名数 量携入（出）原因归还日期登记人申请人：店长：供货负责人：当班防损员：8/15/2022145-2 报损单（一式三联） 商品因变质、发霉、鼠咬或因过保质期无法退换的商品需填写库存报损单。 主要流程： 由楼面填写手工报损单课长签字业务部 签字店长签字防损部签字会同收货、财务清点。8/15/2022155-3 库存更正单 商品因包装系数过大，影响销售故拆零或拆散售卖，需填写库存更正单。主要流程： 由楼面填写库存更正单防损部清点数量 店长审核 业务部审核网络部作单处理 财务作帐8/15/2022165-4

6、商品退、换货单 商品因质量或其它因素造成该商品无法售卖要求供货商退货或换货需填写商品退、换货单。 主要流程： 由楼面填写退、换货单课长审核 业务审核 财务签字店长签字 收货、防损、供应商签字 网络部作单处理、财务作帐8/15/2022175-5 顾客退、换货单 商品因质量或其它因素造成顾客退、换货需填写顾客退货单。 主要流程： 由总服务台填写顾客退换货单由门店值班经理审核 防损员清点确认商品进入卖场网络员退单8/15/202218顾客退换货登记表 编号：条码商品名称规格退货原因顾客签名部门组长签字客服经手人签名8/15/202219 顾客退、换货流程说明：（1）顾客因质量或其他原因需退换货商品

7、时，需 凭购物小票到购买超市客服台办理退换货手续。（2）总台服务员查看该商品是否属于退换货范围， 如属于退换货范围，应填写顾客退换货单。（3）其次由门店值班经理或店长签字审核。（4）并由顾客签名并留下联系方式。（5）然后由防损部签字，确认该商品已进入卖场。（6）顾客凭一联退换单到卖场重新选购商品然后凭 这一联退换单到收银台冲销退换货款；或直接 到收银台退款。（7）最后网络信息员凭这一联退换货单冲减库存。8/15/2022205-7 商品调拨单 门店与门店进行商品的调出与调进时填写商品调拨单。 主要流程： 调出门店填写审请单交业务部门审核 业务部门与调拨门店沟通 调拨门店由防损员、收货员及配送调

8、货人员点数确认部门课长、店长签字 财务作账处理 进入调拨门店卖场8/15/202221 5-8 卖场内办公用品管理规定 ：（1）卖场办公用品应每月统一报领发放一次，由财 务部门统一购买，各部门、班组填写领物单。（2）所领办公用品须报防损部登记备案。（3）经防损部核实粘贴标签后方可使用。（4）办公用品应放置指定的办公用品箱，并标明责 任人及物品明细单。（5）标签脱落或破损应及时到防损部补贴，否则按 无标签物品处理。（6）无标签和不能说明原因者按携带私藏物品处理。（7）办公用品不按区域放置，乱放者，追究该辖区 责任人责任。（8）员工下班禁止携带一切场内用品违者按内盗处 理。8/15/202222

9、5-8 赠品发放流程 ：（1）由顾客凭小票至服务台领取赠品。（2）客服人员核对小票无误后，进行登记， 填写赠品品名，数量，规格，留小票流 水号，由顾客签收，留下联系方式，负 责人签字，在进销存登记表上做详细记 录。（3）防损部不定期打回访电话，随时抽查库 存。8/15/202223赠品发放领用表 年 月 日品 名数量规 格顾客签字小票流水号联系方式负责人8/15/202224 注意事项 ：（1）不得在卖场内发放赠品；（2）不能在卖场内捆邦赠品；（3）厂商需要在卖场内展示赠品样品时，需填写厂商携 出携入单，防损部需在赠品样品上粘贴赠品标识；（4）对于门店商品转赠品时，楼面需填写物品携出归还 单，

10、客服台也要填写赠品接收单，做进销存登记帐。 单据管理员要及时督促供应商还回赠品，对于还回 的赠品要填写物品归还单。8/15/202225 5-9 赠品进销存流程 ：（1）客服台收赠品后，在进销存帐本上做接收登记，并 将赠品单据号填写登记本上.（2）客服赠品发放人员每日将赠品发放记录，凭小票做 赠品发放登记，由顾客签收，并留具体联系方式， 以便抽查。（3）下班前将赠品登记情况分类汇总，将汇总数据登记 帐本做详细交接班，转交下班。（4）根据进货量及当天发放数量，计算出库存量，库存 与实际数量核对无误后登记表由当天客服人员签字， 如责任人发现登记不一致，由防损部复核并说明 原因。（5）防损部不定期抽

11、查赠品情况，如有不符，根据实际 情况进行责任倒查。8/15/202226 赠品验收单 年 月 日品 名数量规 格供应商签字收货组签字客服部签字备 注8/15/202227 赠品进销存登记表 年 月 日品 名规格数量进销库 存备 注8/15/202228 5-10 赠品交接流程 ： 供应商送赠品至收货组，由收货组填写一式三份赠品交接单，一联供应商，二联收货组，三联客服部，其次防损部盘点签字，转交服务台接收。 赠品交接表 年 月 日品 名规 格数 量厂家签字收货组签字客服部签字备 注防损部签字：8/15/202229 5-11员工自用品的管理制度 ：（1）员工自用品应由防损部登记，贴标签。（2）员

12、工自用品禁止带入卖场，应放入指定员工柜。（3）如有特殊情况需打开员工柜的，须在防损员的监督下方可打开。 ( 4）在辖区内检查出无登记，无标签自用品，视转移物按内盗处理 （对辖区责任人处罚）。（5）上班时间员工不能购物，不能随意外出；下班时主动自清检查。（6）员工下班购物要在指定的收银台付款。（7）未经领导同意不能随便转移商品，如发现转移商品拿不出电脑 小票，又做不出解释的，按夹带商品处理。（8）员工应在指定区域喝水，水杯应集中存放。（9）转移物品指将非本区域物品转移至本区域管制范围内，或将本 区域物品转移至其他区域。（10）辖区责任人对辖区转移物品承担责任。8/15/202230 5-12 物

13、品携入（出）流程：说明： （1）本凭证适用于超市的自营商品及自有物品。 （2）只适用于本店的正式员工填写。 （3）一式三联（存根，携出，归还）。流程： （1）先到防损部领取物品携入（出）申请单。 （2）申请人签字，填请表格，找供货人签字。 （3）店长签字,防损单据管理员签字并留下存根。 （4）当班防损员验后签字货已出，方可放行（保留携出联， 下班后上交票据管理员）。归还时持归还联找当班防损员 签字，电话落实，方可进入。将物品归还供货部门签字确 认,交防损员.8/15/202231 5-13 收货流程 ：（1）由组长报缺货单到收货组，收货组报到微机室。（2）微机室报采购部，采购部根据门店的销售和库存下 订单给供应商。