财务信息化操作要点分享

1、财务信息化操作要点分享工业财务管理中心：熊忠华二0一四年十一月目录1 财务信息化之浅见2 总账及账表注意事项3 出纳管理模块注意事项4 供应链一体化核算注意事项5 资产管理模块注意事项6 凭证转换功能运用1 财务信息化之浅见1.1 财务信息化的概念摘自网络上的资料也可以说是会计信息化或财务管理系统（FMS），是一种面向价值信息和基于会计管理活动的系统，是在计算机硬件和网络环境下，采用现代信息处理技术，对会计信息进行采集、存储、处理及传送，完成会计核算、监督、管理和辅助决策任务的系统上世纪90年代起源于美国的企业标志为ERP项目的大量上线启用财务软件品牌：SAP、甲骨文、Sage、用友、金蝶、新

2、中大、速达、航天、智邦国际等1 财务信息化之浅见1.2 仁和集团财务信息化发展历程回顾2007年之前2007年-2009年2009年-2011年2012年之后1 财务信息化之浅见1.3 仁和集团财务信息化内容会计电算化：K3、用友U8等财务业务一体化（ERP）：金蝶EAS系统资金资产平台电子台账、电子表格1 财务信息化之浅见1.4 仁和集团财务信息化取得的成果和作用1 财务信息化之浅见1.5 财务信息化操作的基本前提和应知应会财务日常工作中较普遍的核算工具能进行最基础的操作了解基础设置及功能参数设置熟悉软件的核算流程系统业务单据与财务核算的关系两面性：规范与灵活、方便与不方便还有很多2 总账及

3、账表2.1 会计科目设置的合理性日常使用的适用性及报表取数的方便性尽量统一、避免不一致核算项目 材料账2 总账及账表2.2 凭证的处理过账的快捷导致差错不容易及时发现关联凭证慎用作废功能不要忽略“摘要”的作用软件也有生长“年轮”，任意的“还童”也会生病2 总账及账表2.3 核算项目与科目之间的张冠李戴核算项目：选错，特别是“部门”和“物料” 搭错科目 同一核算项目，借贷方的科目不一致 同一科目，借贷方的核算项目不一致小心末级科目之间的错乱2 总账及账表2.4 正确结转损益损益类科目借贷方的处理一级科目完成结转，末级明细科目不一定结转了科目明细账结转了，核算项目明细账不一定结转了2 总账及账表2

4、.5 结账前必不可少的工作对账及理账3 出纳管理3.1 付款申请审批流程3.2 收付款单的日常操作3.3 资金信息管理平台3.4 资金数据同步的规范要求3.1 付款申请审批流程认真仔细流程合规、合法责任清晰先审后付原则3.2 收付款单的日常操作日常操作的及时性数据填写的规范性沟通互动的必要性岗位异动交接的传帮带日清月结3.3 资金信息管理平台账户收支明细的录入 手工录入的，当天可删除（及时核对） 自动同步的，可通过修改EAS收付款单，同步修改衍生出来的票据管理和预付款管理 因涉及后续核销，一经衍生生成，不能删除或修改，录入需谨慎备用金管理中借支明细和核定金额增减 不要将核定金额的增减错录为借支

5、明细按要求录入理财管理模块中各字段数值，正确反映理财收益 参考附件：资金平台理财管理模块功能操作说明.doc3.4 资金数据同步的规范要求资金平台账户收支明细可同步修改票据管理和预付款管理明细不能同步修改，错误项需通过OA流程申请修改用承兑汇票做预付款时，摘要中的信息优先承兑汇票票据号信息参考附件： EAS出纳管理_费用平台数据同步收付款单规范操作手册.doc4 供应链管理4.1 供应业务管理流程4.2 应收应付往来管理4.3 存货核算管理4.4 成本管理4.1 供应业务管理流程业务会计需熟悉供应链各业务管理流程 明确各业务场景对应业务流程，各业务流程对应的财务核算方法，严禁随意使用其他入库单

6、、其他出库单财务需起到指导、规范业务部门的作用 依据财务核算及软件程序的要求，指导、规范业务单据关键字段的录入，加强日常检查和宣导4.2 应收应付往来管理往来科目设置 根据需要预先设置统一的会计科目核算 应收账款 应付账款往来业务数据来源 应收单：销售出库单销售发票、销售费用发票、其他应收单 收款单（关键字段：“收款类型”+“客户” ） 应付单：采购入库单采购发票、采购费用发票、其他应付单 付款申请单付款单（关键字段：“付款类型” +“供应商”）4.2 应收应付往来管理与总账数据的关系 通过业务单据体现往来明细 通过凭证体现往来明细，凭证通过业务单据关联生成对账 检查已审核的单据是否均已做了账

7、务处理 利用系统自带的“期末对账”功能（勾选 ） 表表相对：最谨慎的核对方法 EAS总账：财务报表中的“总分账余额表”（按科目和核算项目） EAS业务账：应收汇总表、应付汇总表 K3总账：财务报表中的“核算项目余额表”或“核算项目汇总表” 学会使用Excel函数快速比对：如Vlookup函数（必须要有相同的项）4.3 存货核算管理4.3.1 概述4.3.2 入库核算4.3.3 出库核算4.3.4 期末对帐4.3.1 概述统一存货核算方法：加权平均法存货核算基本顺序：先完成入库核算再进行出库核算库存业务管理模块中的“事务类型”设置对存货核算的影响（勾选项：是否参与核算）物料的基础资料维护对存货核

8、算的影响（“财务资料”页签中的“计价方法”和“核算类别”选项）物料记账分类的维护与会计科目的关系（关联生成凭证会计科目的确定和期末对帐）业务场景与业务单据流程、业务单据类型相匹配 合理使用“期末处理”中的“关账”功能，确保存货核算顺畅，数据准确4.3.2 入库核算入库成本的确定 采购暂估成本：源于采购订单成本（特别注意采购订单的单价及税率数据是否准确，通过单据上下查功能进行查询） 采购发票（应付单）成本：由采购入库单关联，依据增值税发票修改 红字采购入库成本：由原采购入库单关联生成采购退货申请单，再关联生成红字的采购入库单，成本才能保持一致，且系统能自动核销原采购入库单成本 生产入库成本：由生

9、产成本结转（由成本管理结转或入库汇总核算中录入） 盘盈等其他入库成本：手工维护实际成本（由入库汇总核算中录入或核算单据查询中逐张单据录入） 调拔入库成本：同一财务组织跨仓库的调拔，应按成本价核算，以调拔出库单的出库成本做为入库成本（调拔出、入库单不允许跨期）4.3.2 入库核算采购入库成本与发票成本差异的处理：对采购入库单关联生成的采购发票（应付单）及时审核 当期入库当期来票的，采购入库单未生成凭证时，以采购发票的成本反写采购入库单成本 跨期来票的，审核采购发票（应付单）时自动生成一张成本调整单冲销采购暂估凭证 一次性冲销法：每月的采购暂估凭证需手工录入，无法完全使用采购入库单关联生成，但不用

10、对自动生成的成本调整单进行处理 来票冲销法：可用当期的采购入库单（无论是否到票）生成暂估凭证，以采购发票（应付单）和自动生成的成本调整单冲暂估4.3.3 出库核算做出库核算前，应先完成相关的入库核算按物料的“核算类别”区分核算步骤：外购的物料为“材料出库核算”，自制的物料（包括自制半成品）为“产成品出库核算”分步骤多次进行出库核算时，应将已核算无误的出库单据及时关联生成凭证，以避免重复出库核算造成的数据差异“对已完工的批次产品及时做清场退料”应做为规范性的硬性要求生产退库成本：应由原领料出库单关联生成的领料退库单，才能保证前后的成本一致，否则会按当期的加权平均单价进行计算红字销售出库单需手工维

11、护成本（在核算单据查询中录入实际成本）注意检查和调整库存数量为零，仍有库存金额的情况4.3.4 期末对帐检查当期的各种业务单据是否均已做账务处理利用系统的期末对账功能（限核对金额）： 按物料明细科目进行汇总核对，凭证的生成以及物料基础资料中的财务资料页签维护不准确均会造成差异的产生利用二次开发报表进行物料明细对账（限核对金额） 二次开发报表中的“存货对账表”可核对物料明细总账与存货账的差异存货财务账与库存业务账的核对（核对数量和金额） 存货核算中的“存货收发存汇总表”与库存业务管理中的“物料收发事务汇总” ，可用Vlookup函数根据物料编码进行比对4.3.4 期末对帐与总账核对 EAS总账：

12、财务报表中的“总分账余额表”（按科目和核算项目） EAS业务账：存货收发存汇总表 K3总账：财务报表中的“核算项目余额表”或“核算项目汇总表”，不带数据金额核算的，只能核对金额 带数据金额核算的，还可以用帐簿中的“数据金额总账”核对 未带核算项目的，只能使用科目进行核对 学会使用Excel函数快速比对：如Vlookup函数（必须要有相同的项）4.4 成本管理基础资料维护 成本对象的确认：物料基础资料中财务资料页签“核算类别”为“自制” 物料基础资料维护中的成本资料页签：“默认对应的成本项目”、“是否参与结转式成本还原” 成本中心（生产车间）：直接生产部门 成本项目（生产成本科目的明细科目）：原

13、辅材料、包装材料、工资及及附加、燃料及动力、制造费用、委托加工费分配标准设置 分配标准应具有规范、准确及可操作性 成本中心间与产品间的分配标准：成本中心有新增时需添加维护 在产品成本分配标准：新增新产品（自制物料）时需添加维护4.4 成本管理核算数据的录入 分配标准数据录入：如工时 在产品材料盘点录入：按时点数据录入，注意跨期的数据，每期均需重复录入 系统自动取数需满足前提条件：一是领料出料单需关联生产订单生成，不能手工新增，二是生产入库单与领料出库单的生产批号需对应，三是需批量入库 在产品盘点产量与投入产量的录入：与完工产量有勾稽关系，在产品盘点产量注意及时清零 完工产量及材料费用均由库存业

14、务管理链接同步 期间费用数据由总账取数获得，或直接手工录入 总账取数方案在设置时注意核算项目中的行政组织不能遗漏，有新增行政组织时注意添加4.4 成本管理业务单据规范性检查 参与成本核算的单据：生产入库单、领料出库单、符合条件的成本调整单（出库类型为出库，业务类型为生产领料） 成本中心、成本对象字段的检查：必录项，前后一致，单据之间一致 成本项目字段的检查：根据领用的物料自动带出，必录项 成本管理模块提供了字段批量修改的窗口，掌握并合理使用 提醒业务部门及时对已批量完工的成本对象进行清扬退料，避免跨期操作 期间费用凭证的处理：发生额方向需一致4.4 成本管理成本核算步骤 检查有无新增成本中心、

15、成本对象，完善分配标准设置 完成工时、完工产量、在产品材料盘点等数据录入 检查领料出库单、生产入库单是否符合系统核算要求 在存货管理中进行第一次的材料出库核算和产成品出库核算（核算自制半成品） 进行费用归集：完成期间费用所有发生额凭证的处理并进行总账取数、核对，或手工录入需参与分配的数据，材料费用的归集自动集成库存业务管理中的数据 进行费用分配：分别对材料费用和期间费用进行自动分配，需调整的进行手工调整 进行成本计算：先进行成本计算合法性检查，修改错误项，通过后进行成本计算 多生产工序的，再重复进行存货管理中的产成品出库核算、费用分配、成本计算等步骤 检查成本核算数据的准确性，对错误项及时查找

16、原因并完善或消除，重新按步骤核算 及时关联生成凭证4.4 成本管理提醒事项 在进行成本计算前，业务单据不能生成凭证，故生成凭证前需检查确定成本计算结果的准确性 成本计算后又发生了修改，重新进行了存货的出库核算，需重新进行费用分配再进行成本计算，否则系统仍保留前一次的成本计算结果 避免在系统中出现负投入或累计为负领料的情况，在产品材料盘点也不应出现负数 不要忘记结转式成本还原计算、凭证处理及期末结账参考附件： 成本业务规范说明.doc5 资产管理基础设置集团统一 资产类别：九大类 折旧年限：20年、10年、5年（要求新增资产严格按财务管理制度中的规定设置类别和相对应的折旧年限） 折旧方法：平均年

17、限法（发生资产原值变动时，不改变折旧公式，到期未提完的折旧继续计提，直到提完为止，K3中可自定义变动后的折旧方法，同时选择合适的尾差处理规则） 折旧政策：当期新增不计提，当期清理计提，最后一期折旧大于2倍的尾差处理规则5 资产管理结合资产平台管理：将资产编码正确维护在系统中，便于核对（资产平台测重于实物管理，应按照实物的验收和异动进行操作，财务软件中的资产管理需结合财务核算要求，操作会产生滞后）资产以最小单位入帐：每项资产均有身份编码，避免后期资产异动导致的资产拆分，便于资产实物管理和异动处理保管责任及使用责任：保管部门和保管人为资产管理部门，起到的是监管责任，使用部门和使用人为资产使用部门，

18、起到的是保管责任，建议进行资产卡片维护时统一以资产使用部门负责人做为使用人，便于后续的异动处理存放地点的录入及异动：固定资产存放地点的异动通过固定资产变动进行处理，低值易耗品的存放地点以领用单中的为准，低值易耗品存放地点的异动通过低值易耗品的领用（ ）进行处理5 资产管理固定资产折旧差异的处理 原值、预计使用期间、预计净残值、折旧方法（折旧公式）完全一致的情况下，不存在差异 尾差处理规则不一致，导致最后一期的折旧存在差异，通过在“折旧管理”中进行调整，消除差异 K3发生折旧要素的变更，需改变折旧方法，次月生效 固定资产清理之前应先进行计提折旧操作 EAS与K3的固定资产编码应保持一致，以便核对

19、（可先录入EAS并取其编码录入K3）5 资产管理低值易耗品调拔的处理 只允许在库调拔，已领用的需先做退库 目前为无偿调拔转让 参考附件：EAS低值易耗品帐务处理说明.doc期末对账 注意低值易耗品管理模块在发生业务时，不允许反结账 K3计提折旧即生成凭证，如发生数据变更，应在折旧管理中进行维护修改，不能直接修改凭证 坚持与总账对账无误后再结账6 凭证转换功能运用6.1 凭证转换功能的应用场景6.2凭证转换功能的前提条件6.3凭证转换功能的应用步骤6.4凭证转换功能的注意事项6.1 凭证转换功能的应用场景需求背景 一方面是EAS与K3同时做凭证，且凭证内容基本一致，数据完全相同 另一方面，EAS有供应链系统支撑，可自动关联凭证，K3中的物料核算只在总账中反映，会计科目带核算项目且进行数量金额核算，手工录入工作量大，容易出错，月末财务核算时间紧，任务重，希望能利用EAS系统数据应用场景 库存业务管理中各业务单据关联生成的凭证（采购入库单、生产入库单、销售出库单、领料出库单、其他出库单） 应收管理模块中销售发票（应收单）关联生成的凭证 应付管理模块中采购发票（应付单）关联生成的凭证 成本管理中的其他费用分配凭证处理生成的凭证6.2凭证转换功能的前提条件K3只用了总账，