企业常用各类公文

1、捷普公司项目公文首先，作为一名合格的公文写作者，要做到“四勤”。 一是做到 眼勤，平时细心的观察才能在平凡工作中寻找方法、了解情况、掌握 更多的知识和技能，从而更快、 更好的适应当前工作需求。 二是做到 手勤。动笔是一个综合性的练习过程，平时尽量要多写多练，力争将 工作中的点点滴滴以文字形式写出来， 在搜集各类信息的基础上， 总 觉得自己词穷，或者表达能力不好，这和平时的知识积累是分不开的， 但是我相信经验的积累和时间的长短是成正比的，只要掌握写作技 能，时间长了就一定会熟能生巧、下笔自如 。三是做到脚勤 。要写出 高质量的综合性材料，应尽量找机会多深入一线，收集第一手资料， 积累大量素材，不

2、断拓宽自己的视野， 为写出高质量的材料打好铺垫 。 四是做到耳勤。要多倾听各方面的意见和建议。 写一篇综合性材料前， 要先倾听领导、同事的指导和建议，材料写完之后，还要认真听取领 导和有关部门的意见， 进行修改和完善， 在不断的意见交换中提高自 己的写作技能和水平。公文的内涵可以用“以文谋事、以文载道、以文辅政”来概括。 “谋事”是前提，“载道”是关键，“辅政”是目的，三者相辅相成， 不可或缺。“谋事”是前提。毛泽东同志说过：“一篇文章或一篇演说， 如果是重要的带指导性质的， 总得要提出一个什么问题， 接着加以分 析，然后综合起来，指明问题的性质， 给以解决的办法。”“以文谋事”， 就是以公文

3、为载体分析形势势、 谋划工作， 提出解决问办法抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，提出解决问题的思路、对策和措施 “载道”是关键。如果说“以文谋事”就是弄清楚“是什么” 、“为什 么”和“怎么办”，那么“以文载道”就是利用公文这一载体，按照 特定的表达方式， 把这些内容用文字形式表现出来， 形成符合要求的 公文。这一过程就是公文的具体写作过程，是“谋事”向“谋文”转 化的过程，是把调研成果、思考成果转化为文字成果的转化过程。“辅政”是目的。一篇公文起草完毕，经过审签等程序，形成正 式文件下发执行，进入贯彻实施阶段，就开始发挥其辅政作用。由于 每一种公文具有不同的功能，因此，辅政的方式、途径和时

4、效也各不 相同。有的是决策部署，有的是请示报告，有的则是洽商事项；但不 论方式、途径和时效如何， 根本目的都是都是一样的，就是要付诸实 施，所以公文必须具有针对性和可操作性。基本标准。主要包括 5 个方面：一是主题鲜明。主题是一篇公文 的中心思想。一篇优秀的公文，必须主题突出、旗帜鲜明。二是选材 真实。公文必须在选材上做到实事求是，贯彻上级精神不“打折” 、 不“跑调” , 反映实际情况不“注水” 、不“掺假”。三是结构合理。 应紧扣主题谋篇布局，做到思路清晰、层次分明、布局合理、逻辑严 密。四是文风质朴。公文文风必须朴实，语言表达要力求准鲜明和生 动。五是文种正确。要按规定文种的体例要求来写

5、，不能混淆和“自 创”文体。功能标准。一篇好的公文，对工作应具有较强的指导性、 针对性和可操作性。 衡量一篇公文的优劣， 首先要看是否明确地提出 问题、阐述观点。 其次要看是否全面地分析问题 , 把观点和主张论证 清楚。再次要看是否有针对性地提出解决问题的意见建议和对策措 施。价值标准。能否达到“以文辅政”的目的，是公文是否具有价值 的重要判断标准： 从写作角度看， 古今中外都有许多优秀公文成为后 人学习借鉴的范本； 从工作角度看， 好的公文往往对本地区、 本部门、 本行业的阶段性工作研究得比较深入， 阐述得比较清楚， 对实际工作 产生了促进作用；从全局角度看，改革开放以来，各级都出台了许多

6、文件，对经济社会的发展产生了极大的推动作用， 有的具有划时代的 意义。 驾驭文字的能力。一要搜集研究素材。要详尽地搜集相关素材，仔细甄别、认真 研究，紧扣主题、合理取舍。二要适应不同体例。要善于运用不同公文的思维方 式和语言表达方式， 按不同公文的体例要求谋篇布局， 清楚明白地表达思想、 观 点和主张。三要把握写作背景。既要站在领导的角度去思考问题、阐述思想、表 达观点， 安排部署工作任务， 又要充分考虑公文所面对的对象， 提高公文的针对 性。四要结合本地实际。要把上级精神、外地经验和本地实际融会贯通，把“普 通话”和“外地话”转化为“地方话”，转化为符合实际的工作思路和举措。五 要创新写作思

7、路。要不断拓宽思维空间，挖掘内涵、拓展外延、更新词汇，实现 思路、观点和语言的创新，从而提高驾驭文字的能力。常见行政公文第一部分 公文基础知识一、公文的分类 共有四类：党的机关公文、行政机关公文、法定公文、企业行政公文。1、党的机关公文1996年 5月 3 日，中共中央办公厅印发中国共产党机关公文处理条例， 规定党的机关公文分为 14 类文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公 报、报告、请示、批复、条例、规定、会议纪要、函。2、行政机关公文2000年 8月 24 日，国务院发布国家行政机关公文处理办法，规定政府 行政机关的公文分为 13 类文种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、

8、 议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。3、法定公文党政公文合计 27 类，是国家的法定公文。其中 9 类彼此相同，即：决定、 指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。减去相互重复，国家法 定公文共有 18 种，即：决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会 议纪要、决议、意见、公报、条例、规定、命令、议案、通告、公告。4、企业行政公文国家没有规定统一的企业公文文种， 但企业的行政公文习惯上参照政府机关 的分类。其中最常用的，是请示、报告、通知、函、会议纪要等 5 种，此外，还 有非法定的工作总结。二、公文的行文关系 又称行文方向，它决定着公文的格式、语言和写作方式。共分

9、三类：1、上行文 又称上报文，是下层组织向上层组织发出的公文，主要包括请示、报告等。如题：香洲区政府关于增加镇街文化站编制的请示。2、平行文 是彼此没有隶属关系的平行组织，相互商洽工作、通报情况、邀请参与、回 复信息的公文，主要包括通报、函等。如题： 珠海市企业文化协会关于举办通 讯员培训的邀请函。3、下行文 是上层组织向下层组织发出的公文，主要包括指示、批复、通知等。如题： 珠海市人民政府关于同意成立珠海市对外文化交流协会的批复。三、公文的行文规则党政公文条例都有专门章节规定公文的行文规则，其中 5 项必须遵守：1、不能越级行文行文关系必须根据隶属关系和职权范围确定， 一般不得越级请示和报告

10、。 因 特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的机关。2、内设机构不能对外行文机关内设机构除办公室等综合部门以外， 不得对外正式行文。 内设机构需要 对外联系业务的，可通过“便函”形式，对外进行商洽、询问、答复。3、不能逆向抄送向上级机关的请示， 不得同时抄送下级机关； 向下级机关的重要行文， 应当 同时抄送上级机关。4、只能一文一事一份公文通常只能涉及一个问题， 一般只写给一个主送机关， 需要同时送其 它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送给下级机关。第二部分 公文的基本结构公文主要由标题、正文、附件等三部分构成。一、标题结构标题，说明公文事由与文种，结构单纯，常用三种：1、直述式事由公文文种

11、如题：中国共产党第十七届中央委员会第三次全体会议公报2、引述式关于事由公文文种 如题：关于举办通讯员培训的邀请函关于尽早拨付第四季度挂村对口扶贫专项扶持款的请示 关于第七届肮展招商工作进展情况的报告3、转述式关于转述事由公文文种如题：关于转发国务院关于做好年终安全生产大检查的通知的通知二、正文结构正文是公文的主体，一般由 5 个部分组成： 1、主送机关即各级受文机关， 又叫公文台头。 如：市经贸局、 各会员单位、各分公司等。 位于公文正文的第一行，左顶格。2、行文缘由 即发出此项公文的原因、理由或背景形势。通常是公文正文的第一自然段。3、正文内容 即公文的核心内容。如请求批复、给予告知、咨询了

12、解、进行答复、要求执 行的具体事项。4、结尾 即公文的结束语，通常是正文的最后一段或最后一行。如“以上意见当否， 请批示”或“请严格执行”等。5、发文单位 即公文落款，包括发文单位名称（用印）及成文日期（汉字）。三、附件 附件，是公文的补充，或是公文内容的具体化。 如题：通讯员培训的具体行程安排及报名回执表 附件独立成篇，或是独立的表格，附在正文之后。附件不止一件时，要标注 附件序号。四、公文写作的一般格式公文写作的关键， 在于写好正文的内容。 根据内容的繁简程度， 可以选用六 种不同格式：1、篇段合一式 全文只有一段，一段就是一篇，一通到底。适用于内容简单的通知和函。2、分段展开式 全文分为

13、若干自然段，每段一层意思，段落之间不标序号，不设小标题，递进或平行展开。适用于内容稍微复杂一些的通知、请示、报告等。3、首句引导式 全文分为若干自然段，每段归纳出一句能够概括本段全部内容的简炼语言， 作为该段落的首句， 统帅该段的内容。 适用于内容比较复杂的报告， 会议纪要等。4、标题分列式全文分为若干部分，每部分分设若干自然段，然后总起来归纳一个小标题， 以小标题统帅该部分的内容。适用于内容复杂的工作报告、会议纪要。5、板块陈述式根据内容的不同性质， 将全文分为几大板块， 板块之间相对独立， 各自成章。 如“第一部分、第二部分”等。适用于内容特别庞大的报告、工作总结、会议纪 要等。要等。第三

14、部分 常用公文的写作要领 企业常用的行政公文，主要是请示、报告、通知、函、会议纪要等 5 种。一、请示的写作 请示，适用于向上级机关请求指示、请求批准、请求帮助、请求解答，属上 行文。请示的作用在于请示工作并要求上级批复。请示的写法比较简单，可按照公文主体的 5 个部分组成来写。1、被请示机关 即主送机关，或上级受文机关。2、请示缘由 提出请示的原因和理由。3、请示事项 提出请求解答的问题、 请求批准或请求帮助的事项， 要求上级解答、 批准或 给予帮助。在提出请求批准的事项时，可视需要提出拟解决问题的建议和意见， 供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可将矛盾 上交。4

15、、结尾 请示的结束语是必不可少的， 应最后强调自己的期待。 通常采用“以上意见 当（妥）否，请批示”或“以上请示，请批复”等等。5、请示机关落款 用印与成文日期。请示的正文主体， 即“缘由”和“事项”， 多采用“篇段合一”的结构， 一 通到底。内容层次较多，必须分段落的，可采用“分段展开式”。如：关于某口岸增加商检人员编制的请示国务院：近几年，某口岸周边地区经济发展速度较快，出口贸易平均每年增长27%，今年上半年进出口货物达 276 万吨。由此，口岸联检机构的现有人员已不能适应 业务发展的需要， 尤其是口岸所在的某市已被列为某三角洲区域性中心城市， 进 出口货物将越来越多。为此，请国务院批准在

16、某口岸外贸码头设立海关商检处， 增加人员编制 15 人（现有 8 人）。以上请示妥否，请批复。某省人民政府（章） 某年某月某日 撰写请示必须注意：不可和报告混用；不能以决定的口吻说话， 只能写“拟” 怎么办，不能写“决定”怎么办；未获上级批复前，不得抄送下级机关；所述情 况和理由较复杂时，可用附件详细说明，以简化正文。二、报告的写作 报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。属于 上行文，一般产生于事后和事情过程中。1、综合报告综合报告又称工作报告，类似于工作总结。如关于 2008 年上半年“扫黄 打非”工作进展情况的报告等。正文的基本结构是“总分总”。（1）开头，是总述，

17、将需要报告的工作情况进行总体描述，包括工作目标、 工作依据、工作思路，主要工作成果。而在工作成果中，突出几个亮点，提炼出 相应的观点，烘托出报告的主题。（2）主体，是分述，主要是详写几大亮点。可以分为好几块，将亮点逐一 展开，每个亮点拟出一个标题， 每个标题提炼一个观点， 每个观点都有若干典型 事件和数字支撑，形成“以观点取舍材料，以材料说明观点”的结构。（3）结尾，又是总述，总起来，写工作中存在的问题，提出下一步工作的 计划与打算。最后可写“请审阅”或“特此报告”、“专此报告”等语作结。2、专题报告专题报告又称情况报告，目的是将情况报告清楚，写法比工作报告要简单。 正文的基本结构是“进进进”

18、， 即纵向推进：情况（事实）分析结论 （措 施）。其中又有三种不同写法：（1）以反映事件为主的专题报告，主要写事件过程、产生该事件的原因、 针对该事件所拟采取的措施或处理意见；（2）以总结经验为主的专题报告，主要写典型情况、经验与教训、改进措 施；（3）因工作失误向上级写的检查报告，主要写问题的事实、产生问题的主 客观原因及造成问题的责任、处理意见及改进措施等。结尾：通常以“请审核”、“请审示”等语作结。3、回复报告回复报告也称答复报告， 写法更为单纯。只要把需要答复的内容写清楚就行。 正文要根据上级机关的询问或责问， 有针对性进行回答， 问一答一， 讲明情 况、原因和处理措施，不做发挥，不发

19、议论。三、函的写作函，适用于不相隶属机关之间的工作文书，主要分为五类：1、商洽函请求协助、商洽解决办理某一问题的函。如：联系参观、请求帮助支援等。2、询问函了解情况，请求回复的函。如题： 关于查询某同志在你单位是否已参加住 房改革的函。3、答复函答复其它单位询问的函。 如题：关于同意担当珠海市第二届欢乐购物节主 办单位的函（答复函）。4、邀请函邀请参与的函。如题：关于举办通讯员培训班的邀请函。5、请批函不相隶属单位向具有管辖权的单位请求批准。 如企业向工商部门变更营业执 照的登记项目、向公安部门申报刻制公章等。函的篇幅都不太长， 正文写作也无固定格式， 多采用“篇段合一式”或“分 段展开式”。

20、正文内容包括： 发函事由、询问或答复或协商或邀请或申报的事项、 希望达成的结果或给予的答复。 其中， 答复函在正文开始时， 必须把收到对方来 函的日期文号或标题交代清楚，然后再作答复。函一般都有结尾， 但不同的函结尾不同。 商洽函多用“请予支持”、 “请予 协助”；询问函多用“请复”、“请早日复函”；答复函用“专此函复”；请求 批准的函用“请予核准”等。四、通知的写作通知，是使用率最高的公文。主要有 4 类：1、印发性通知 包括批转性、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机 关、同级机关和不相隶属机关的制度、法规、规定、通知、会议纪要等公文。如题：关于印发“记者劳动考勤与业务考

21、核管理办法”的通知 关于转发全省文化体制改革工作会议通知的通知。2、事项性通知 用于上级机关对下级机关就某一具体事项布置工作、交待任务、发布信息， 而其重要程度又达不到“命令”或“指示”时，使用事项性通知。如题：关于严格控制公车私用实行节假日公车封存的通知 关于认真做好 2007 年度计划生育奖金发放工作的通知3、会议通知也是事项性通知， 但内容更为单纯， 只用于上级机关对下级机关发布会议指 示。4、任免通知同样属于事项性通知， 但更为专业化， 只用于上级机关对下级机关发布人事 任免事项。通知的写作形式多样、方法灵活，格式比较简单。但一定要写明四个内容： 事项的由来（为什么通知你） 、事项的具

22、体内容（通知你做什么） 、具体要求（通 知你怎么做） 、事项时效（什么时间做完） 。概括说，写清楚“四个什么”。 如： 关于转发全国交通运输工作会议纪要的通知 各省、自治区、直辖市人民政府、：现将全国交通运输工作会议纪要转发给你们，请参照执行。交通运输事 业是国民经济的重要组成部分， 对于全面建设小康社会、 提高国家的现代化水平 具有重要的作用。各级人民政府要按照纪要提出的要求，把交通基础设施的 建设纳入今后五年的重点工作， 认真加强领导， 在规划与财力上给予支持， 切实 把发展交通运输事业的工作做好，并将具体措施于八月底以前上报国务院办公 厅。国务院办公厅（章）二 00 三年五月二十日通知不

23、能滥发。 尤其是同级机关及不相隶属的单位之间， 不能发通知， 只能 使用函。五、会议纪要的写作会议纪要，适用于记载、传达会议情况和会议的议定事项。多用于研讨性、 协调性、联席性的会议，既不能由主持人说了算，又不能简单地付诸表决，只能 通过深入调研、充分协商，相互协调，取得与会各方的一致赞同和承诺，而后议 定共同条款，并要求与会单位共同遵守、共同执行。1、会议纪要的分类主要有三类：（1）决议性会议纪要：也称指示性会议纪要，用于公布会议所议定的宏观 事项，对相关部门具有一定的指示性和指导性。如题：国务院一九九零年经济特区工作会议纪要。（2）部署性会议纪要：也称通知性会议纪要，用于部署会议所议定的微

24、观 事项或称具体工作项目，通知相关方面按照纪要内容实施。如题：珠海市人民政府 2001年第 25 次常务会议纪要。（3）情况性会议纪要：记载会议情况，传达会议精神，留作备忘资料。用 于决策时机不够成熟、 与会各方意见不尽一致， 但又必须将会议内容形成大家一 致认可的书面备忘资料。如题：关于前山某工业用地未来功能的协商纪要会议纪要与其它法定公文明显不同： 没有明确的主送机关， 没有明确的行文 方向，既不是上行文，也不是下行文，也不用印章，而是一种纯粹的记载。2、会议纪要的正文内容通常包括四个方面：（1）会议的基本情况：会议名称、会议宗旨、会议时间和地点、与会人员、 必需的背景资料。（2）会议的主

25、要议题：会议中正式讨论的问题，包括事先确定和会议中临 时插入的议题。（3）与会者意见：主要记载一致意见，同时附记不一致甚至反对的意见。（4）会议议定的事项：包括决定、建议、要求具体实施的工作项目等。3、会议纪要的行文格式通常由导言、主体、结尾三部分组成。（1）导言：程序性纪录。主要介绍会议概况，包括召集会议的单位、与会 单位、会议目的、开会时间与地点、会期、主持人及参加人员姓名、会议议程及 讨论情况、主要结果或收获等。（2）主体：实质性记录。具体记载会议议定的事项，根据会议议程，分类 进行整理， 归纳出几个问题， 载明会议对每个问题所产生的意见， 形成各方认可 的会议精神或议定事项。其中，议定

26、事项要分条写，每条只写一个问题，内容包 括：何事、如何解决、由谁负责、承诺了什么、何时完成、经费来源、质量标准 等。要一一写清，不能含糊，以免日后扯皮。（3）结尾：有两种写法：一是专设一段，提出希望、要求或号召，以强化 会议精神；二是不专设结尾段落，最后一个问题就是全文的结尾。一、公文概念及其作用二、公文写作基本规则三、常用文种写作范式四、企业公文处理要求公文是公务文书的简称，有广义和狭义之分 狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法 定效力和规范体式的 文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 （ 国家行政机关公 文处理办法国发 200023 号、 国家行政机关公文格式 GB/T

27、9704-1999）广义公文：是党政机关、 人民团体、 企事业单位在各自 的公务活动中，为处理公务而形成的，具有一定格式的文字材料企业公文： 是企业机关治理企业的重要工具， 也是企业 中的各部门共同使用、 企业处理公共事务的书面文字材料。 它担负着 传达贯彻党和国家的方针、政策，请示答复问题，指导商洽工作，汇 报沟通情况，总结交流经验等重要职能。公文是规范协调组织各项活动的重要工具 实现行政管理 （经营管理） 的手段（办文、办事、 办会） 承上启下、联系内外、 沟通左右的纽带桥梁 沟通汇报情况、表彰奖惩、指导商洽工作 公文制发单位形象的集中直观体现代表公 司在社会中的存在、责任体现公文是体现自

28、我综合素质的重要载体 文字表达能力是个人综合能力的最好表现 公文写作则是把组织意志通过个人以组织的程 序和形式表达出来形象比喻公文就是一个组织 （企业） 的脸面，在公务活 动中具有代表公司书面沟通与交流的作用，可以说是公司整体 水平的书面代表公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平， 同时 也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦政策性 : 公文的政策性是由其反映的内容决定的。党 和国家制定的路线、方针、政策都以公文形式直接下达，公文 必须与党的方针政策相符合，保证各项方针政策的贯彻落实规范性 : 公文的严格规范性是其它文章都不具备的。 是否需要行文、文字如何表述、文种如何选用、格式如何安排 以

29、及处理程序等，均有严格的规范要求。公文写作的创造性只 能在规定的范围内发挥实用性: 撰写公文是为了解决实际问题，反映的情况和 事例必须确实，有现实的针对性。实用性反映在客观效用上， 要通过对文件的传达、贯彻、执行和落实，能够迅速收到实际 效果。写作表述上，必须平实简洁、开门见山、直截了当、据 事就实、观点直露。 实用性是公文写作的出发点， 没有实用性， 公文也就失去了存在的价值时限性 : 公文都有着实用目的，迟缓或拖延办理，必 然给工作带来损失。因此，撰制者和执行者一定要有强烈的时限观念，要快写、快发、快处理，提高办事效率企事业单位常用公文 :规范性文件：办法、规定 领导指导性文件：指示、批复

30、、决定、决议 公告性文件：通报、通知 陈述呈请性文件：请示、报告商洽性文件：函证明性文件：证明、介绍信、合同 记录性文件：会议纪要、会议记录公文分类标准 按行文方向分类：上行文、平行文、下行文 、内用文 按作用分类： 专用、通用、技术公文 按时限要求分类： 特急、急、普通按机密程度分类： 绝密、机密、秘密、普通 按办理性质： 办件、阅件 学习文种目的在于正确选择文种 :文种，用于揭示公文的性质、 发文机关的职权范围与行 文目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成部 分正确选用文种的依据：国家的有关法规，不得漏掉、错选或自造文种发文机关的职权发文机关的行文目的发文机关与主送机关之间的行文

31、关系国家行政机关公文处理办法 （国办发200023号） 规定的 13 种文种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议 案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要决定：适用于对重要事项或者重大行为做出安排， 奖惩 有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的 决定通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文， 传 达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 任免干部 关于展开奥运冲刺阶段传播推广工作的通知 、关于 XX等职务任免的通知通报：适用于表彰先进， 批评错误， 传达重要精神或者 情况 关于 XX 分公司数据业务弄虚作假的

32、情况通报 报告：适用于向上级机关汇报工作， 反映情况、 答复上 级机关的询问 关于海南公司工程质量巡查情况的报告请示：适用于向上级机关请求指示、批准 关于海南富力饭堂整改计划的请示 批复：适用于答复下级机关的请示事项 关于抗震救灾捐 赠额度的批复 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法 海南公司关于加强监察工作和接访活动的实施意见函：适用于不相隶属机关之间商洽工作， 询问和答复问 题，请求批准和答复审批事项 关于停止电信费用月初扣款业务的函 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项 加快发展主题公园工作会议纪要 行文规则是指公文往来时需要共同遵守的制度和原则 遵守行文规则， 有利于公文传

33、递方向正确、 线路短捷有 效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程， 抑制无价值公文的产生 单位关系确定行文关系， 行文规则规定了各级单位的行 文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据单位的 组织系统、领导关系和职权范围来确定的上行文的行文规则（请示、报告） 单头主送，不多头主送，可采取抄送形式 逐级行文，不要越级行文 要向机关行文，不要向领导者个人行文请示”应一文一事、只主送一个机关、 不抄送下级机 “报告”中不得夹带请示事项下行文的行文规则（通知、通报、批复、决定） 按照职权范围行文 部门之间应当经过协商一致， 方可就有关问题向下行文 通知类普发性文件，各主单位排列顺序应为

34、先外后内， 级别先高后低。不同系统间单位用逗号“， ”隔开，系统内单 位用顿号“、”隔开平行文的行文规则 平级之间不宜使用上行或下行文 不相隶属机关之间一般用“函”行文 无论向什么机关行文， 无论要求解决什么问题， 只要彼 此间没有隶属关系，一般都得用函联合行文的规则同级公司、同级公司各部门、 上级公司部门与下一级公司可以联合行文；公司与同级党委可以联合行文；公司与地 方同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 注：原则上互不隶属之间的同级组织可联合行文。业务涉及其他部门职权范围的可商议有关部门联合行 文，并根据职能主从商定或确定一个主办单位属于主管部门职权范围内的具体问题， 应直接

35、报送主管部门处理，不得采取联合行文方式禁止联合单位过多。 一般在 3-5 个单位之内。 如涉及单 位过多，可以提请同级公司协调或以公司名义发文 须经公司审批的事项，经公司同意也可以由部门行文， 文中应当注明经公司同意公文格式要规范语言表述要准确常见错误要避免1公文格式要规范公文框架格式标题+主送机关 +主体+结尾标题格式发文机关 +事由 +文种主送单位格式上行文一 般是一 个主送单位 公文要素字号格式（标题 2 号小标宋体、发文字号 3 号仿 宋、主送机关和正文 3 号仿宋） 公文结尾格式（根据文种要求） 标题使用中， 常见的是文种使用错误。 其中量最大的是 把“申请”当作“请示” ，把”汇报

36、”当作”报告” 。“申请” 和”汇报”不能作为文种来用请示和报告混用。 请示需上级单位给予批复； 报告是报上级单位阅知，下情上达即可，不需批复规章制度类标题，建议关于印发 通知，而 不是关于下发 的通知标题一般不加标点符号正文中提到撰写此文件的依据时， 有时需引用文件， 正 确引用应为“公司人事行政部关于 XX的通知（海南富力 人字 2009 X号）”注意各部分的位置、 六角括号的用法， 方括号、 圆括号 均不正确若引用文件标题中还含有文件小标题， 应为关于转发 集团公司 关于 XXX的通知的通知，注意使用单书名号正文层次序数正确使用：第一层一、 ；第二层（一）；第 三层 1. ；第四层（1）

37、。公文中最好不要采用 1 ） A a 等符号。段落中无论有无层次序数， 段落首行须两个汉字符， 回 行须顶格。若使用自动生成的段落编号，请手动调整排版正文字体应 仿宋_GB2312 三号字，行间距为 28 磅；无 特殊要求，字体颜色一般均为黑色 ，不加粗表格图形等尽量不在正文出现，可放入附件中 正文措词施要得体， 条理清楚， 感情中立，不宜使用语 气词或感情色彩较浓的词，结尾语一般要单另一行，语气要 谦虚，结束时使用的标点符号，一般为句号“。 ”，如“妥否，请批示。”不宜用感叹号“！”“？”等。数字间的逗号为半角：如“123,000 元”，不能写成“123， 000 元”落款时间应为大写汉字，

38、如 二一年八月四日 在正文下一行（不空行）左空两字标识“附件”后标冒号说明附件顺序和名称，并与附件标题一致附件序号用阿拉伯数码2语言表述要准确语言模式选择词语的选择常用的事物和概念的特殊表达要求语言模式的选择书面语言：指在表述公文内容的时候， 不能用日常说话 的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要 求的方式来表述内容。 比如说在公文当中要表述内容的顺序， 常常要用到“一是、二是”之类的数字用语， “文件”类的公 文必须要用书面式语言。程序化语言： 格式固定的语言表述方式。 比如在一些文 件的开头部分： “根据为了现将有关事宜通知如下” 、为做好特制定” 、“现将印发请” 、“为加

39、强公司就规定如下”词语的选择词语的涵义：截至与截止、制定与制订、其他与其它、 作与做（作为、做法）词语的感情色彩： 以平实庄重为基本格调， 以记叙说明 的明确、规范和简洁为特征深圳市原市委书记 VS 原深圳市市委书记 领导同志到会一般为“讲话” ，不是“发言” 常用的事物和概念的特殊表达要求 时间的表达（今年、明天、本月、年份） （ 1-7 月） 空间的表达 （国外、国内、这里、那里） 职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党外） 数量的表达（倍数、分数、到、了、以上、以下） 范围的表达（全部和部分） 程度的表达（很、更、特、最等等） 按惯例，“以上”、“以下”表示界限时，一般均包括前 面的本

40、数在内3常见错误要避免公文标题方面的错误标题要素不全（发文机关事由文种）例：标题中的“事由”缺失关键词或随意省略事由， 如 公司决定，看不出决定的主要内容、事项和基本观点；缺失文种标题不准确（事由概括不准、文种名称不准确）标题不够简要（事由、批转文件等过于冗长）标题与落款矛盾（请示，最后出现“特此报告” 。 报告，最后出现“妥否”等）时间、数字方面的错误 成文日期的错误使用 结构层次序数乱用：分为四层一、 （一） 1. （ 1） 违反公文中数字使用规则文字表达方面的错误 语不对体例：关于做好安全生产检查各项准备工作问题的通知 叙述事实滥用文学语言（如：文言文表述） 轻易造新词 错用、滥用字、词

41、（差之毫厘失之千里， “沁（ qin） 阳”“泌 （mi） 阳”败在一撇 ） 重复交叉使用前后矛盾公文语句结构方面的错误 句子成分搭配不当 语句位置颠倒 语句成分残缺 语言结构混乱 指代不明标点符号方面的错误 标题中的符号使用不妥（除书名号外标题原则上不符 号）例：关于转发“ XX省政府关于加强春节安全保卫工作意 见”的通知 数字之间使用不妥 省略号与“等等”的重复使用 符号与语气的表达使用 （尽量避免 ！、？等带有感情色 彩的符号）其他方面的错误 引用文件表述不规范例如：根据集团公司富力地产 2008 100 号关于 海南公司 的批复，规范的表述应为 : 根据集团公司 关于海南公司 的批复（

42、富力地产 200726 号）提示：引用公文，应先引标题，后引发文字号 名称表述不规范单位名称在同一公文中出现多种称谓。 如：第一次出 现时为“海南房地产开发有限公司” ，在未标注简称的情况下， 第二次为“海南房地产公司” ，第三次出现时却为 “海南公司”公司 OA系统公文管理模块简介一、公文概念及其作用二、公文写作基本规则三、常用文种写作范式四、企业公文处理要求（1）请示的撰写（2）报告的撰写（3）通知的撰写（4）通报的撰写（5）函的撰写（6）会议纪要的撰写（ 1 ） 请示的撰写第一层：写明请示的原因、背景。即：说明请示问题的 依据、原因、出发点，说明为什么要请示第二层：写明请示的事项。即：要

43、求上级给予批示、批 准的具体事项结尾：“妥否，请批示。”常见问题把请示这个公文名称写成“请示报告” 。有些请示在写作时抓不住问题的关键，请示原由写 得太抽象、太笼 统，使人看不出所要办理的事情的必要性， 同时对如何办理这件事未提出办法和措施，或措施欠具体。不是一事一请示，而是把不同类的事情，或几件事情放在一份请示中写。这是不允许的。在写请示时限定领导机关几日内批复，这是不礼貌 的。作为下级机关，最多只能写“请速批示” ，而不能限定时 间。( 2 ) 报告的撰写 综合性报告：开头、主体、结尾 开头：概括说明全文主旨， 把一定时间内各方面工作总 的情况做一个概述 主体：是报告的核心， 要就各方面工

44、作的主要情况进行 说明 结尾：具体写出工作中存在的主要问题， 并提出下一步 工作意见专题报告：情况、经验、问题 情况：开展和进行某一专项工作的依据， 工作的大体进 展情况，取得的成效等 经验：完成某一项工作的主要做法或取得的经验 问题：讲请存在的问题， 今后的意见和建议要针对存在 的问题去写；意见和建议提出的措施要得当，方法要行之有 效撰写要求 报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示 应突出重点情况， 重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容 应及时行文， 以便于上级能掌握即时信息， 及时指示方 向，纠正错误，解决问题 对有关数字、数据的陈述务必真实、

45、准确、全面，以免 上级以此为依据制定决策时造成失误 撰写答复询问的报告时， 要注意针对性， 首先要指明所 针对的来文日期与来文询问的内容，然后扣住上级提出的问 题明确作答，不要涉及无关的情况（ 3 ） 通知的撰写通知的适用范围： 批转性通知、 告知性通知、 事项性通 知 （ 1）批转下级机关公文 （ 2）转发上级机关与不相隶属机关公文 （ 3）印发（发布）本机关的公文 （ 4）布置工作：传达需要下级机关办理的事项 （ 5）任免人员：任免通知 （ 6）传达需要有关单位阅知和执行事项：知照性（告知性）通知通知的写作要点 结构：标题、主送机关和正文 正文：第一部分：发通知的原因、根据和目的启承语：“

46、现将有关事项通知如下”等第二部分：所通知的事项第三部分：对全文加以总结，提出号召、希望、 要求等通常以“特此通知”结尾会议通知一般应包括以下内容： 会议名称； 召开会议的根据与目的； 会议时间； 地点（报到的时间、地点） ； 与会人员； 差旅费报销办法； 与会者准备工作与注意事项； 联系单位、联系人与联系电话号码等。 会议通知的内容，要求准确、具体，无一错漏，并必须 在会前送达，留出充裕的时间，以使与会者做好充分准备。（4）通报的撰写 通报是表彰先进、 批评错误、 传达重要情况时使用的公 文表彰、批评性通报正文的写法 发文的原因、根据 介绍事件过程、 人物行为， 适当地进行评论分析， 指出 重

47、要意义或后果 提出其中实质性的问题 发文机关对事件、人物做出的决定， 要求和采取的措施、 规定事项性通报正文的写法 就一个事件、一个情况的演变过程进行概括和叙述 存在的主要问题 解决措施或今后工作的要求（5）函的撰写函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问和答复 问题，向有关主管部门请求批准等问函 开头：交代去函的缘由、根据、理由。要开门见山，直 截了当 主体：写明询问或商洽的内容。要求写得具体、准确、 条理清楚，要一事一文 结尾：常用“即请复函”、“盼复”、“以上意见，请予函 复”等；也可以写一些表示感谢的词语，如“特表示感谢” 、 “请函复为感”等复函 开头：“X 月 X日贵单位关于

48、XXXXX来函已悉，经研究函复如下： 主体：针对问函所商洽和询问的事项， 做明确、 具体的 答复 结尾：不用寒喧，也可以没有结尾，常用“此复” 、“特 此函复”等（ 6 ） 会议纪要XXX项目组第 X 次会议纪要（注意标题不用加“关于” ）X年X月X日，XX项目组第 X次会议在X处召开，会议由 XXX主持， XXX、XX、XX单位相关人员参加 了会议。会议对 XXXXXXX事项进行了讨论，现将会议议定事 项纪要如下： 公文 公司常用公文模板 会议纪要 .doc一、 XXXXXXXXX。X二、 XXXXXXXXX。X参会人员： XX、XX、XX、XX会议记录： XX 四、企业公文处理要求 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷） 、归档等 一系列相互关联、衔接有序的工作 发文办理 收文办理 公文归档公文管理发文办理流程（公司发文） : 撰稿 ?部门负责人核准 ? 公司领 导审核 ?部门领导修改 ?相关部门会签 ?部门领导审核 ? 综合秘书审核、呈送 ?公司领导签发 ?编号、分发、印制、用 印、归档会签：对涉及其他部门职权范围内的事项应主动与有关 部门协商，如不能取得一致，应列名各方理据或提出建设性 意见