公司文印管理办法

1、XXGS-YXFA-001文档序号：版本编号：YXFA -20XX-001XXX （单位）公司文印管理办法编制部门：知丁日期：年 月 日文印管理办法目的：为加强公司文印管理，规范文印工作，减少浪费，更好 地开展各项工作，特制定本办法。二、适用范围：适用于公司所有部门及驻外办事处。三、定义：本办法定义的文印管理包括打印、复印及传真管理。四、文印设备设置：4.1打印机设置：4.1.1新办公大楼各楼层设置2台激光打印机（5F设置 1台激光打印机）；4.1.2各制造厂房分别在集中办公区域设置1台激光打 印机，其中钢壳制造中心制造一部因厂房分两部分，在二厂 另设1台喷墨打印机；4.1.3财务部、人力资源

2、部因业务特殊需要另各自设置 1台针式打印机；铝壳制造中心为重点参观示范单位，故给 其技术科单独配置一台彩色喷墨打印机用于作业指导书的 打印；4.2复印机设置：4.2.1新办公大楼3F设置封闭式文印间，配备2台复印 机；4.2.2各制造厂房在集中办公区域设置1台复印机；4.3传真机设置：4.3.1新办公大楼3F设置封闭式文印间，配备2台传真 机；4.3.2各制造厂房在集中办公区域设置1台传真机；4.3.3采购中心、营销中心、计划部、人力资源部、财 务部因业务特殊需要，各单独设置1台传真机；4.4公司总裁办成员均为其在独立办公室内单独设置传 真机和喷墨打印机。4.5各驻外办事处可设置办公用电脑、电

3、话、打印传真 一体机，但必须提前报办公室备案及审核。4.6除上述规定外任何部门及个人不得单独设置文印设 备。五、文印设备使用：5.1公司设置的所有文印设备均只能做工作之用，任何 人不得利用工作之便占用公司资源处理个人事务；5.2各办公区域的工作人员平等享用本区域设置的文印 设备；5.3新办公楼3F的文印间设置的文印设备只能由文印 文员操作，按照交付时间先后顺序为各部门工作人员处理。六、文印设备维护：6.1所有文印设备均由资讯部负责定期维护保养，资讯部应制订维修保养计划；6.2设备故障时，使用人不得随意拆卸设备，应填写资 讯资源故障维修单及时通知资讯部，资讯部根据实际情况 及时维修或联络供应商维

4、护。资讯部工程师接到维修单后应 在一个工作日内回复故障部门维修时限。6.3驻外办事处的文印设备由各办事处负责人负责维护 保养，发生的相关费用报办公室备案。七、文印设备管理：7.1管理权限：7.1.1所有文印设备均由办公室负责全面监督管理；7.1.2打印机由各使用区域的部门负责人监督管理，办 公室负责抽查管理；7.1.3新办公楼3F的文印间由办公室文印文员专职管 理；7.1.4各制造厂房的复印机、传真机由各中心总监、部 长负责监督管理，办公室负责抽查管理；7.2管理方法：7.2.1打印机的使用，办公室采取定期或不定期抽查方 法进行监督管理；7.2.2新办公楼内各部门复印均需在文印文员处登记。 其

5、中每次20张以下的复印直接在文印文员处登记即可；20- 100张需由该部门部长签字批准；100张以上需由总监签字 批准；原则上200张以上复印应考虑印刷，不得复印；7.2.3各部门经常需要复印的文件在文印文员处登 记后按照7.2.2的原则进行复印；特殊复印文件、档案或书 籍需经本部门主管总监批准后复印；7.2.3传真收发由文印文员登记分发，发送传真由 各部门文员送往文印室处理，接收传真由文印文员登记后分 发给各部门文员。智能传真系统仍沿用资讯部的管理方式。7.2.4各部门使用文印耗材费用由文印文员按月统 计后报计划财务部，并通报各部门负责人，记入本部门费用。八、其它：8.1违规使用文印设备的，一经查实，按照员工奖惩 制度相关条例执行，各部门负责人负连带责任；8.3因资讯部维护不及时导致的工作