公文的规则与格式规范

1、公文的规则与格式规范1远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英公文概要2远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英大道衰而有书利害萌而有契公文的概念 社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文件。3 法定作者 法定权威 现行效应 规范体式 特定的处理程序 领导指挥 规范约束 联系知照 宣传告诫 依据凭证 公文的特点及作用4公文15类 决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、 通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要 正式公文与事务性公文的区分：计划、总结、调查材料、简报。2012.4中共中央办公厅党政机关公文处理工作条例公文分类的作用体现事项性质、有助识别处理，提高沟通效率。公文类别5常用文种报

2、告请示批复通知通报决议意见纪要 函公文类别6行文规则1. 行文的必要性2. 行文关系 文种：上行文、下行文、平行文 不得越级（送出机构、受文机构） 上行文主送一个单位，不得抄送下级3. 请示：一文一事，一事一请。 不得在报告中夹带请示事项。4. 上行文注明签发人5. 发文程序 拟稿审核签发制版校对用印发出7向保监局报送文件的几个要求1. 文种：请示、报告2. 主送：保监局办公室/保监局部门3. 报送途径： 所有文件通过保监会电子文件传输系统报送（行政审批类及部分报告类公文还需报送纸质版） 关于印发中国保监会电子文件传输系统管理暂行办法的通知（保监厅发201275号）关于规范保险公司使用电子文件

3、传输系统报送文件有关事项的通知（保监厅发201470号）行文规则8公文构成要素1. 份号2. 秘密等级、保密期限3. 紧急程度4. 发文单位标识5. 发文字号 6. 签发人7. 标题 8. 主送单位 9. 正文 9公文构成要素10. 印章（齐年盖月）11. 单位署名12. 成文日期 13. 附注 14. 抄送单位 15. 印发单位 16. 印发日期 17. 页码 1018. 附件说明 19. 附件 公文构成要素11 用纸钉口：28mm297mmA 4天头：37mm210mm（每页22行、 每行28字）156mm225mm 字体、字号公文要素字体、字号1. 份号、秘密等级、 保密期限、紧急程度黑

4、体 3号2. 发文机关标识小标宋体3. 发文字号仿宋3号4. 签发人仿宋3号、楷体3号5. 标题宋体2号（加粗）6. 正文仿宋3号7. 附件说明仿宋3号8. 单位署名仿宋3号9. 成文日期仿宋3号（阿拉伯数字）10. 附注仿宋3号11. 抄送单位仿宋4号12. 发文单位仿宋4号13. 印发日期仿宋4号（阿拉伯数字）14. 页码宋体4号（奇右偶左）公文构成要素12范例1-保监会文件13范例2-上行文14范例3-下行文15范例4-条线文件16 散会后一块儿吃晚饭 把钱装进自己的腰包 过去的事情就不追究 不管三七二十一 会后共进晚餐 中饱私囊 既往不咎 无所顾忌 1. 准确：有一说一，有二说二。2.

5、 严密：遵循逻辑要求和事物的联系，不能自相矛盾。3. 简洁：删掉可有可无的字、词、句。4. 直白：不作夸饰，不用、少用形容词，不用夸张标点符号。5. 书面：用书面语，避免使用口语、俗语。公文用语17公文审核要点文 种：根据行文方向和内容审核使用的文种是否恰当。字 号：审核字号的使用，富保寿内发、富保寿内、富保寿内函及条线发文。审核编号是否准确。签 批 人：审核签发人的有无和准确。上行文一般签发人为总经理。标 题：标题拟写的规范，换行是否恰当。主 送：主送单位是否适当，称谓使用是否规范。正 文：用词用字是否规范，层次标识是否正确，有无别字和过于夸张、不适语句。附 件：附件标识是否规范，与附件的名

6、称是否一致，附件是否齐全完整。单位署名：单位署名是否规范，简称是否正确。成文日期：与签发人签发日期是否一致；特殊情况的成文日期主办部门有无备注说明。抄 送：抄送对象是否适当，称谓使用是否规范。印发日期：印发日期应等同或晚于成文日期。页 码：是否标识了页码，页码是否正确，位置是否准确。发文文字审核要点18关于邮件（日常使用频率最高的公文形式）主送标 题发 送抄送附件 正文个人邮箱、部门邮箱、公司邮箱？发送范围的准确：主送、抄送。（主送收件人排序原则：先机构后分公司、先一线再后援、先客体后主体。 各中支负责人、分公司各部门负责人、中层其他副职、四级机构负责人、各机构业务条线部门负责人、各机构后援部

7、门负责人、分公司室主任、普通员工、本部门相关员工 ） 机构排序为成立先后顺序或正副职，要注意及时按照人事变动情况调整收件人列表或顺序。标题及正文文字的规范，必须有邮件主题。附件及附件格式。正式文件用PDF版。公司、部门邮箱发文前的审批。发出前的检查。邮件错误发送后撤回就是事故。邮箱使用关注事项说文解字 标题不当，缺少动词 文题不符 出现多余标点，审核不严 严正文字体不规范 口语化，不精练措辞不当，语言组织零散 错别字，严谨程度不够口语化，用词重复，缺乏精炼 没有邮件主题，不知是何内容 标题中标点符号使用不准确正文字号大小不一表述过于口语化名单无所属机构，让阅读对象不易获得明确信息标题不够简洁和

8、严密，“的”字位置错误标题中不应出现特殊标点符号标题的文种不符合规范正文表述书面化，严谨度不足文不对题，主题是“说明”，正文是“告知” 正文字体不规范标题字体不规范，语法严重错误正文字体不规范，原因不清晰。标题应为*方案追踪，否则有歧义标题不规范，语法缺失名词动词模糊不清文题不符正文字体不规范标题不规范，标点符号使用不正确标题不规范，字体错误、语法缺失正文字体不规范标题不规范，语法错误，谓宾倒置正文字体不规范，表述前后矛盾正文字体不规范，表述不简洁明了正文字体不规范，表述口语化通知事项目的和原由不明确标题表述不规范，转述即可正文表述口语化，两次出现网络聊天字符标题表述严重错误，文题不符中午下发

9、通知，四个小时之后要求反馈，时间过紧，导致公文不严肃标题不规范，表述单一，目的不明正文字体不规范，标点缺失标题不规范，出现了引号之外的标点，并且信息表述繁琐，出现断裂。标题重要信息缺失，动词消失正文字体不规范标题表述严重不规范正文字体不规范正文字体不规范自用尊称不妥标准邮件公文范例49公文总体要求以正确的文种拟文；以标准的格式行文；以规范的流程批文；以准确的范围发文。50OA公文系统模板的概念 即对每一种审批事项，按照公司审批制度建立一个审批界面及其相应的流程。 固定模板：审批流程（环节）按公司规定固定设置。（160条） 通用模板：审批流程中会签、最终签批人可以由主办部门指定。 内部请示 上报

10、内请 发文 收文文 种51新OA系统设置原则与特点1.固化重要审批流程根据公司发布的最新OA审批流程，固化了160条事项审批流。2.精简审批及流转环节取消了原流转节点，实现审批的自动流转；尽量减少审批节点，充分发挥抄送、会签功能；在统一流程中合并事项审批、用印、发文功能。4.突出主办职责部门负责人对公文处理负直接第一责任，会签其他部门的主动权都在主办部门负责人节点。3.设置固定、通用模板固定模板：审批流程（环节）按公司规定固定设置。（160条）通用模板：审批流程中会签、最终签批人可以由主办部门指定。5.审批意见必须明确设置“同意”、“不同意”功能键，审批人签批意见必须明确。签署“不同意”意见的

11、内请，将直接结束。52OA审批风险常见缺陷1.内请事项描述不清2.支持性附件不全3.授权不当4.事项真实性缺乏鉴别53OA审批风险支持性附件不全地址变更 保监局批文负责人变更 保监局任职资格批文、公司任职文件OA审批风险授权不当 授权事项不明确； 授权范围不准确； 授权期限不合理。55OA审批风险56OA审批风险申请事项真实性的鉴别：内请中的虚列费用项目示例虚列会议、培训费用1. *中支13年8月76日报销在*酒店举办内勤培训班费用9,200元；经查该培训班实际未举办，款项转入酒店并扣除12%的税点后，取回现金8,096元，形成账外资金。2. *分公司营销部13年4月22日报销绩优特训营会议费128,000元，13年8月30日报销绩优培训班会议费193,000元，经查上述两项会议实际并未召开，所有会议及培训资料全系为伪造，合计套取资金321,000元。因机构未登记台账或保留票据，致使无法进一步核实资金实际用途。虚列办公用品费用*中支营销部13年11月51号报销办公用品费10,450元，该笔费用10,000元用于引进同业支付的聘才津贴，450元用于发票税款。虚列宣传费用*分公司办公室14年1月、8月、9月，通过虚列宣传费、会议费等套取资金124,980元，购买购物卡，用于过节走访和外部关系维护。 合规风险：虚列费用违反了保险法、会计法