工程档案管理实施细则

1、工程档案管理实施细则 PAGE 18/18 目录 HYPERLINK l _bookmark0 总则2 HYPERLINK l _bookmark1 工程档案文件的收集2 HYPERLINK l _bookmark2 工程档案文件的整理3 HYPERLINK l _bookmark3 工程项目声像档案的编制6 HYPERLINK l _bookmark4 工程档案归档7 HYPERLINK l _bookmark5 工程档案的验收与移交8 HYPERLINK l _bookmark6 工程档案的保管、利用、鉴定与销毁9 HYPERLINK l _bookmark7 附则9总则为加强xx机械化工

2、程有限公司(以下简称公司)工程档案的管理，根据中华人民共和国档案法及相关标准的规定，制定本细则。工程档案是指建设工程项目在立项审批、招投标、勘查、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、照片等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的并且经过鉴定、整理、归档后的全部文件。本细则所述公司工程档案指公司固定资产投资项目档案和本公司对外承建工程的档案。公司工程档案是公司档案的重要组成部分，是工作中不可缺少的条件和依据，必须实行集中统一管理，维护其完整、准确、安全，确保其有效利用。公司工程档案由公司安全运营部统一管理。工程档案文件的收集公司工程档案收集范围反映与项目有关的重要职能

3、活动、具有考查利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入工程项目档案。公司工程档案收集范围包括：公司固定资产投资项目；对外承建的工程项目（大、中型工程、特殊工程、荣获省部级以上质量奖的工程）。公司固定资产投资项目文件收集范围公司固定资产投资项目文件归档范围及保管期限见附件 2。公司对外承建的工程项目文件收集范围大型工程项目、特殊工程、荣获省部级以上奖的优质工程、核电站工程项目资料归档范围详见附件 3。中型工程项目文件归档范围：施工承包合同、中标通知书、工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单；施工组织设计、图纸会审纪要、工程定位测量记录、地基处理记录、工程图纸变更记录；原材料及施工试

4、验记录；隐蔽工程验收记录；工程质量事故处理记录；基础、主体工程验收记录，分部工程验收记录；工程概况、开、竣工报告、工程施工总结、竣工验收证明书；竣工图。其中原材料及施工试验记录等可归档复印件。项目实行总承包的，各项目部负责整理汇总各分包单位其分包项目的全部文件； 由公司分别向几个单位发包的，各项目部负责收集、积累其承包项目的全部文件。公司工程档案归档文件的质量要求归档的文件应为原件，文件纸张采用 A4 幅面；文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；归档文件应使用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不应使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料；（热敏纸

5、是禁止归档的）装订不应使用金属、塑料制品，案卷装订要结实、整齐，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。竣工图编制要求竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图标题栏周围空白处加盖并签署竣工图章，所有竣工图应逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章中的内容应齐全、清楚，不得代签。竣工图章应使用红色印泥。一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上修改，在更改处注明更改依据，如设计变更通知单的编号、变更日期及洽商记录等的文件编号， 然后加盖并签署竣工图章。凡结构形式、

6、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过 35 的，应重新绘制竣工图。竣工图按 GB/T 10609.3-2009技术制图 复制图的折叠方法，统一折叠成A4 图幅（210mm297mm），内折式，外翻图标。注：核电项目竣工文件、竣工图可按业主及合同要求编制。工程项目文件的形成和积累工程项目文件产生于工程项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。各项目部必须明确专人负责工程档案的收集管理工作，并将负责人姓名报公司安全运营部备案。工程档案文件的整理各项目负责人应指定专人负责对固定资产投资项目或对外承建项目的竣工文件进行整理、组卷、

7、电子版扫描。工程项目文件的整理组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，符合档案管理要求。工程施工文件按单项工程或专业、阶段、结构组卷；竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程组卷。案卷不宜过厚，文字卷厚度不宜超过 20mm， 图纸卷厚度不宜超过 50mm。案卷和卷内文件排列管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件

8、按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列；卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。卷内文件不重复，尽量保持保管期限一致，如不一致，保管期限从长。案卷的编目是以案卷为对象，通过一定的形式，固定系统整理的成果，揭示案卷内文件的内容与成分的工作。编目工作的一般程序:编文件页号编卷内目录编备考表编案卷封面、脊背编档案号编案卷目录卷内文件页号的编写案卷内科技文件以有效内容的页面为一页。每卷应从 001 号起编写连续页码。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写

9、在右下角或标题栏外右上方；各卷之间不连续编页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。卷内目录的编制卷内目录应包括的内容如下：序号，用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；文件编号，填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；责任者，填写文件形成部门或主要责任者；文件题名，填写文件标题全称；日期，应填写文件形成的时间年、月、日（如 20080101）。如果多份文件名称相同，形成日期不同，作为一个条目著录时，只填写首份文件日期。页号，填写每份文件的起始页号，最后一份文件标注起止页号；备注，填写需要说明的内容。卷内目录排列在卷内文件首页之前，卷内目录应与卷内文件内容相符。

10、(不得整卷文件只编写一条记录。如：整卷都是隐蔽验收记录，应该以便于利用为原则，再按分部或分项分别编制条目。)案卷封面的编制案卷封面的主要内容如下:案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、专业名称、卷内文件的内容；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。字数一般不超过 60 个。立卷单位，填写文件组卷部门或项目负责部门；起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间年、月、日（如 20080120-20090522）。保管期限，依据保管期限表填写组卷时划定的保管期限（如卷内有不同保管期限，保管期限从长）；密级，依据保密规定填写卷内文件的最高密级；档号，根据项目档

11、案分类方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号(归档后，由档案室填写)。每卷文件之后应填写卷内文件备考表，主要标明卷内文件的总件数、总页数，在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题及立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号(填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式)、档号等。案卷目录的编制案卷目录的主要内容如下:案卷号：填写每卷案卷的档号(档号由档案室填写，立卷单位只需填写案卷顺序号)；案卷题名：填写每卷案卷题名全称；年度：填写档案编制日期；页数：文字材料卷填写每卷案卷文件材料的页数，图纸卷填写每卷案卷图纸的张数；保管期限：依据保管期限表填写组卷时划定的

12、保管期限；备注：填写需要说明的内容。案卷脊背的编制印制在卷盒侧面，包括案卷题名、保管期限、档号。案卷脊背项目可根据需要选择填写。各项目部可先用铅笔在卷盒侧面填写案卷题名和该项目竣工文件的案卷流水序号，档号由档案室统一编写。案卷装订要求文字材料采用整卷装订形式；既有文字材料，又有图纸的材料应装订；图纸不装订。案卷装订采用“一线三孔”左侧装订法，孔洞间距为 8cm，用蜡线装订，订结扎在背面，要整齐、牢固，便于保管和利用。案卷内不应有金属物。外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，与原文一起归档。4工程项目声像档案的编制工程声像档案是工程竣工档案的重要组成部分，是反映建设工程原地址、地貌和工程施工主

13、要过程及建成后的建筑物的照片和录像档案。中型工程要编制工程照片档案。照片要反映工程施工过程情况，包括基础、主体、装饰、安装及竣工后实物等。大型工程、特殊工程和获奖工程，除编制照片档案外，还应拍摄制作录像档案。录像内容包括工程概况、工程特点、施工难点、施工特色、新技术应用、质量、安全等。工程声像档案应从工程技术角度出发，反映施工实际情况。工程声像档案归档具体内容如下：反映工程原址、原貌及周边状况的声像档案；记录工程建设活动的重大活动、重大事件，如拆迁情况、招商引资、签约仪式、工程招标与投标、奠基仪式等的声像档案；记录基础施工过程中工程测量、防线、打桩、基槽开挖、桩基处理等关键工序的声像档案；记录

14、主体工程施工过程中施工现场整体情况，钢筋、模板、混凝土施工，隐蔽工程施工，内外装修装饰的声像档案；反映工程采用的各种新技术、新材料、新工艺的声像档案；记录工程重大事故第一现场、事故指挥和处理措施、处理结果等情况的声像档案；记录工程验收情况、竣工典礼的声像档案；反映竣工后的工程面貌的声像档案。照片应用数码相机拍摄，尽量使用不低于 400 万像素的相机，归档照片不少于 30 张。照片质量要求主体明确，画面清晰完整，附文字说明。说明包括内容、时间、地点、人物、摄影者等。录像档案长度要求 15-30 分钟，质量要求主题明确、内容简洁连贯、影像清晰，图像稳定，并附文字说明，内容包括工程名称、建设单位名称

15、、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影时间、摄影者等。工程档案归档固定资产投资项目：由公司有关部门、施工单位、监理单位在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，公司安全运营部按档案要求归档。对外承建项目：各工程项目经理部按合同及有关规定认真收集、整理项目文件，按档案要求归档，并符合业主要求。归档说明内容主要包括：项目名称、项目地点、项目负责人、开竣工日期、档案总卷数、档案质量情况（收集是否齐全，文件质量是否符合档案管理要求， 文件整理是否规范），如归档文件不完整，请说明原因及档案原件的去向，不符合归档要求的按期整改后提交

16、。归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况， 图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合相关规定。工程档案的验收与移交工程档案的验收公司工程档案，在移交业主或公司安全运营部前，应由业主或公司安全运营部进行验收。验收时应重点验收以下内容：工程档案齐全、系统、完整；工程档案已整理立卷，并符合本细则规定；竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱、装订材料等符合要求

17、。对于不符合要求的工程档案须由原编制单位组织人员重新整改，整改完成后由安全运营部验收后移交。工程档案的移交项目竣工 3 个月内将工程档案移交业主和公司安全运营部。凡分期的项目， 应在每期正式通过竣工验收后办理档案移交。公司归档范围内的工程档案与项目负责人绩效挂钩。不按规定整理、保管、上交工程档案的，不得兑现绩效奖。移交份数纸质交工资料归档一份原件，同时需提交一份 PDF 电子扫描文件，其中完工证书必须为原件，若无原件，也必须提交彩色复印件。纸质竣工图归档一份原件，一份复印件，同时需提交一份 PDF 电子扫描文件。电子文件移交要求交工资料在归档纸质案卷时，应同时归档电子文件，交工资料和竣工图扫描

18、分辨率不低于 300dpi，每个案卷形成一个 PDF 文件，以该案卷的档案号命名。扫描文件图像应完整、清晰、无偏差、无倒置页，与纸质文件保持一致。移交清单经公司安全运营部验收合格的工程档案，应当办理移交手续，填写移交清单， 移交清单格式见附件 4。移交清单一式两份，双方各执一份。工程档案的保管、利用、鉴定与销毁公司工程档案保存在专用库房。档案库房应坚固，并应配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等设施。档案管理人员应做好库房卫生清洁及安全工作，确实保护好档案。档案管理人员接收工程档案后应及时编制检索目录，并熟悉所藏工程档案情况，主动了解公司各项工作对工程档案的需要，积

19、极做好提供利用工作。借阅工程档案时，必须登记、签字。借阅者应维护档案原貌，并在 1 个月内归还。到期不能归还时需办理续借手续。公司成立由档案工作人员和有关业务人员组成的档案鉴定小组。凡超过保管期限并已失去保存价值的工程档案，应由安全运营部登记造册，经档案鉴定小组审核，公司分管档案工作的领导批准后，方可销毁。销毁档案应有两人以上监销。8附则本细则由公司安全运营部负责解释。本细则自印发之日起执行。附件 1：竣工资料归档管理流程图附件 2：公司固定资产投资项目文件归档范围及保管期限（残值率 5%）序号固定资产名称保管期限1房屋30 年2机械设备10 年3电子设备5 年4运输设备8 年5融资租入10

20、年6其他5 年附件3：工程资料类别、来源及保存工程资料类别工程资料名称工程资料来源施工单位保存A 类工程准备阶段文件A3 类勘察设计文件岩土工程勘察报告勘察单位建设用地钉桩通知单（书）规划行政管理部门消防设计审核意见消防部门施工图设计文件审查通知书及审查报告施工图审查机构施工图及设计说明设计单位A4 类招投标及合同文件施工招投标文件建设单位施工单位施工合同*建设单位施工单位A5 类开工文件建设工程施工许可证及其附件建设行政管理部门工程质量安全监督注册登记质量监督机构工程开工前的原貌影像资料施工现场移交单建设单位B 类监理资料B1 类监理管理资料监理实施细则监理单位监理会议纪要监理单位工作联系单

21、监理单位施工单位监理工程师通知监理单位监理工程通知回复单*施工单位工程暂停令监理单位工程复工报审表*施工单位B2 类进度控制资料工程开工报审表*施工单位施工进度计划报审表*施工单位B3 类质量控制资料质量事故报告及处理资料施工单位旁站监理记录*监理单位见证取样和送检见证人员备案表监理单位或建设单位见证记录*监理单位工程技术文件报审表监理单位B4 类造价控制资料工程款支付申请表施工单位工程款支付证书监理单位工程变更费用报审表施工单位费用索赔申请表施工单位费用索赔审批表监理单位B5 类合同管理资料工程延期申请表施工单位工程延期审批表监理单位分包单位资质报审表施工单位B6 类竣工验收资料单位工程竣工

22、预验收报验表施工单位单位（子单位）工程质量竣工验收记录施工单位单位（子单位）工程质量控制资料核查记录施工单位单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录施工单位单位（子单位）工程观感质量检查记录施工单位工程质量评估报告监理单位C 类施工资料C1 类施工管理资料工程概况表施工单位施工现场质量管理检查记录施工单位企业资质证书及相关专业人员岗位证书施工单位分包单位资质报审表施工单位建设工程质量事故调（勘）査记录调查单位建设工程质量事故报告书调查单位施工检测计划施工单位见证记录监理单位见证试验检测汇总表施工单位施工日志施工单位监理工程师通知回复单施工单位C2 类施工技术资料工程技术文件报

23、审表施工单位施工组织设计及施工方案施工单位危险性较大分部分项工程施工方案专家论证表施工单位技术交底记录施工单位图纸会审记录施工单位设计变更通知单设计单位工程洽商记录（技术核定单）施工单位C3进度造价资料工程开工报审表施工单位工程复工报审表施工单位施工进度计划报审表施工单位施工进度计划施工单位（ ）月人、机、料动态表施工单位工程延期申请表施工单位工程款支付申请表 （施工单位工程变更费用报审表施工单位费用索赔申请表施工单位C4 类施工物资资料出厂质量证明文件及检测报告砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂质量证明文件施工单位其它物资出厂合格证、质量保证书、检测报告和报关单或商检证等

24、施工单位测报告、3C强制认证合格证书或3C标志。采购单位主要设备、器具的安装使用说明书采购单位进口的主要材料设备的商检证明文件采购单位涉及消防、安全、卫生、环保、节能的材料、设备的检测报告或法定机构出具的有效证明文件采购单位进场检验通用表格材料、构配件进场检验记录施工单位设备开箱检验记录施工单位设备及管道附件试验记录施工单位进场复试报告钢材试验报告检测单位水泥试验报告检测单位砂试验报告检测单位碎（卵）石试验报告检测单位外加剂试验报告检测单位防水涂料试验报告检测单位防水卷材试验报告检测单位砖（砌块）试验报告检测单位预应力筋复试报告检测单位预应力锚具、夹具和连接器复试报告检测单位装饰装修用门窗复试

25、报告检测单位装饰装修用人造木板复试报告检测单位装饰装修用花岗石复试报告检测单位装饰装修用安全玻璃复试报告检测单位装饰装修用外墙面砖复试报告检测单位钢结构用钢材复试报告检测单位钢结构用防火涂料复试报告检测单位钢结构用焊接材料复试报告检测单位钢结构用高强度大六角头螺栓连接副复试报告检测单位钢结构用扭剪型高强螺栓连接副复试报告检测单位幕墙用铝塑板、石材、玻璃、结构胶复试报告检测单位散热器、采暖系统保温材料、通风与空调工程绝热材料、风机盘管机组、低压配电系统电缆的见证取样复试报告检测单位节能工程材料复试报告检测单位C5类施工记录通用表格隐蔽工程验收记录施工单位施工检查记录施工单位交接检查记录施工单位专

26、用表格工程定位测量记录施工单位基槽验线记录施工单位楼层平面放线记录施工单位楼层标高抄测记录施工单位建筑物垂直度、标高观测记录施工单位沉降观测记录建设单位委托测量单位提供基坑支护水平位移监测记录施工单位桩基、支护测量放线记录施工单位地基验槽记录施工单位地基钎探记录施工单位混凝土浇灌申请书施工单位预拌混凝土运输单施工单位混凝土开盘鉴定施工单位混凝土拆模申请单施工单位混凝土预拌测温记录施工单位混凝土养护测温记录施工单位大体积混凝土养护测温记录施工单位大型构件吊装记录施工单位焊接材料烘焙记录施工单位地下工程防水效果检查记录施工单位防水工程试水检查记录施工单位通风（烟）道、垃圾道检查记录施工单位预应力筋

27、张拉记录施工单位有粘结预应力结构灌浆记录施工单位钢结构施工记录施工单位网架（索膜）施工记录施工单位木结构施工记录施工单位幕墙注胶检查记录施工单位自动扶梯、自动人行道的相邻区域检查记录施工单位电梯电气装置安装检查记录施工单位自动扶梯、自动人行道电气装置检查记录施工单位自动扶梯、自动人行道整机安装质量检查记录施工单位C6 类施工试验记录及检测报告通用表格设备单机试运转记录施工单位系统试运转调试记录施工单位接地电阻测试记录施工单位绝缘电阻测试记录施工单位专用表格建筑与结构工程锚杆试验报告检测单位地基承载力检验报告检测单位桩基检测报告检测单位土工击实试验报告检测单位回填土试验报告（应附图）检测单位钢筋

28、机械连接试验报告检测单位钢筋焊接连接试验报告检测单位砂浆配合比申请单、通知单施工单位砂浆抗压强度试验报告检测单位砌筑砂浆试块强度统计、评定记录施工单位混凝土配合比申请单、通知单施工单位混凝土抗压强度试验报告检测单位混凝土试块强度统计、评定记录施工单位混凝土抗渗试验报告检测单位砂、石、水泥放射性指标报告施工单位混凝土碱总量计算书施工单位外墙饰面砖样板粘结强度试验报告检测单位后置埋件抗拔试验报告检测单位超声波探伤报告、探伤记录检测单位钢构件射线探伤报告检测单位磁粉探伤报告检测单位高强度螺栓抗滑移系数检测报告检测单位钢结构焊接工艺评定检测单位网架节点承载力试验报告检测单位钢结构防腐、防火涂料 厚度检测报告检测单位木结构胶缝试验报告检测单位木结构构件力学性能试验报告检测单位木结构防护剂试验报告检测单位幕墙双组份硅酮结构胶混匀性及拉断试验报告检测单位雨水渗透性能及平面内变形性能检测报告检测单位外门窗的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能检测报告检测单位墙体节能工程保温板材与基层粘结强度现场拉拔试验检测单