2022年文书档案管理制度

1、第PAGE6页共NUMPAGES6页2022年文书档案管理制度1、目的与适用范围本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法,本制度适用于公司文书档案的管理。2、工作内容2.1文书档案的归档2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签字。2.1.5归档的案卷必

2、须符合下列要求:2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过_个字,统一用黑笔写案卷。2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。2.2文书档案的整理和保管2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管,2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。2.2.

3、5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。2.2.6档案管理人员对库房存档要进行定期检查清点,发现问题及时采取措施研究解决。2.3文书档案的签定和销毁2.3.1企业组织鉴定小组,负责对档案材料的鉴定工作。2.3.2档案材料鉴定工作的原则和方法,应对照上级和本单位的保管期限进行审查,根据案卷对本单位现实工作和长远工作的参考价值,确定保管期限。2.3.3对确实推动保管价值的档案,列出销毁清单,经有关领导审核。2.3.4销毁时必须多人以上监销。销毁人和监销人均应在销毁单上签字,销毁清单和有关领导的签署材料永久保存。2.4文书档案的统计利用2.4.1档案室要定期或不定期编制有关

4、统计表、主要内容、时间、案卷段、鉴定、销毁、借阅、复制等。2.4.2档案人员要根据工作需要,编制各种检索工具,如案卷目录、索引等。2.4.3文书档案和借阅必须履行借阅手续,借阅人对借阅的档案注意爱护、保密,严禁私自涂改和销毁。2.4.4对带有保密性重要档案,要经广级领导审批,方可借阅,且只能在档案室借阅,不准持出,以防丢失,且不得擅自查阅与自己无关的部分。2022年文书档案管理制度（二）一第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。第二条执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成

5、部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。第三条各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。第四条水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料(包括文字、图表、音像等资料)。第五条各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。第六条执法文书档案的收集与归档(一)在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档;(二)归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值;(三)应归档的执法文书材料范围及分类;1.水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调

6、查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理(罚)决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等;2.行政复议类(区县(市)不适用)：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等;3.行政诉讼类：_书副本、答辩状、代理词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托代理书，_书以及与案件有关的司法文书等;4.统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表;5.法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工

7、程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等;6.其他类。人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的照片、音像资料等。(四)档案管理人员在接收文书档案时，必须逐件查点清楚，对已接收的材料应根据类别、保存期限分别在档案目录册上登记。登记要准确，字体要工整。第七条执法文书档案的整理与保管(一)按照类别和时间的顺序将档案装订成册，填写案卷目录，以便检索和管理;(二)根据档案的数量和类别，配置相应的保管设备;(三)档案管理人员工作调动前应办好移交

8、手续。第八条执法文书档案的利用(一)为便于查找，档案管理人员应当编制档案总目录，并根据实际情况及工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料;(二)因工作需要，可以查阅和调借归档的执法文书档案。其他部门需调借档案，应经主管部门领导批准后办理借出手续，并规定调借期限。第九条各区县水行政主管部门，可根据本管理制度的要求，结合本单位的具体情况制定档案管理工作制度，并报市水利局备案。文书档案管理细则二1、文书立卷每年年初_部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。分年度。将文件按其形成的年度分开。分级别

9、。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级_请示应放在一起。分机构。将文件按其产生或承办部门分开。分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。分期限。根据文书档案保管期限的规定，将文件按不同的保管期限分开。在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征(问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关)，分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号;填写卷内文件目录和备考表;拆除档案文件上的金属物，装订案卷;填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。2、档案管理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。3、档案利用准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准;对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、