建立电子档案在煤矿企业科技档案管理中的意义

1、建立电子档案在煤矿企业科技档案管理中的意义建立电子档案在煤矿企业科技档案管理中的意义电子档案是现代计算机技术和信息技术开展的必然结果，也是档案管理的最新开展方向之一。现结合煤矿企业档案管理的特点，讨论电子档案在煤矿企业档案管理中的意义。1档案管理的目的和功能档案是历史的原始记录，或者说原始的历史记录。这是档案的本质属性。档案管理的根本目的，除了不使其散失并平安保存外，主要是为了开发与利用档案，因此能否很好地开发与利用档案是衡量档案管理成功的重要内容之一。2煤矿企业档案管理的特点2.1信息的广泛性煤矿档案包括科技档案、文书档案、财务档案等。科技档案包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档

2、案。信息量宏大是其特点之一。2.2使用的频繁性煤矿档案使用频繁，特别是科技档案的使用，几乎每时每刻都和一线消费严密联络，例如煤矿作业规程、平安技术措施、机电设备档案等，其使用频繁性远远大于其他行业。3电子档案的最新开展和应用电子档案这一概念出现于近10年。所谓电子档案就是电子文件的档案管理。美国联邦管理法规对其解释为包括数字的、图形的及文本的信息，可以记录在计算机可以阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。1996年12月，国家科委在北京召开了全国AD应用工程工作会议。1996年9月成立了电子文件管理、归档研究指导小组。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1

3、997年研究制订的?计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求?试行稿的根底上，在35个企事业单位进展试本文由论文联盟搜集整理点，为实现我国电子文件管理标准化和现代化探究方法和积累经历。1998年8月11日13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对?电子文件归档及电子档案管理概论?和?办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法?、?AD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求?两个标准的征求意见稿进展修改、补充及完善。可见，有关电子档案及其管理问题的研究与应用正在广泛开展。4电子档案与传统纸张档案的优缺点4.1电子档案的优缺点电子档案的优点在于：

4、存在形式一般为磁盘硬盘及光盘等有形介质，存取方便，占用空间小，存储容量大，便以携带和传输，可和计算机直接连接，可通过网络进展远程传输，复制方便，便于检索和查阅。其缺点是保存时间短与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年，保密性差，保存条件高需防磁、防尘、防高温、防物理和化学损伤等，阅读不方便。4.2传统纸张档案的优缺点传统纸张档案的优点在于：保存时间长，保密性好，占用空间大，阅读方便。其缺点是占用空间大，存储容量小，不便以携带和传输，复制困难，保存条件高需防虫、防水、防高温、防物理和化学损伤等。5电子档案在煤矿企业科技档案管理中的现实意义从以上分析和比拟可以看出，

5、电子档案具有比传统纸张档案更多的优点。特别是结合煤矿企业档案管理的特点，在档案的应用方面，电子档案更具互补的优点，便于携带，可直接通过网络进展远程传输，复制方便，便于检索和查阅。详细在理论中有以下的意义：1煤矿企业应当结合档案管理的最新开展，建立电子档案系统，实行电子档案和传统纸张档案双档案系统。传统纸张档案以完成档案管理不使其散失和平安保存的目的为主，电子档案以完成开发与利用的目的为主。双档案系统不仅有利于传统纸张档案的平安保存，更有利于档案的开发与利用。2电子档案系统应装备专门的计算机和存储器硬盘、光盘、扫描仪、照相机、打印机等。还应装备专门电子档案室，由专人负责管理和维护。计算机用以对电

6、子档案的管理，存储器硬盘、光盘用于电子档案的存储，扫描仪、照相机用于传统纸张档案和电子档案的转换。3可以把科技档案包括规程、措施、图纸等和文件等全部数字化存档。通过计算机和专门的管理软件分类管理。应用和查阅一般以电子文档的形式给出。存储格式以rd、AD等通用格式为主，便于查阅。4利用或建立煤矿企业局域网系统，使所有的电子档案可以通过网络查询。各消费队组的技术员可以随时通过电脑终端查阅电子档案室的受权文件。5为加强保密管理，可以设立权限，利用密钥来管理。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进展访问，有些系统需要对用户进展身份验证，如有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合

7、法用户一个通行字，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进展相关的业务访问。假如验证不合格，该用户就会被回绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。6为了建立完善的电子档案系统和有效的效劳系统，需要加强人才的专门培养。档案信息电子化要求管理人员具备较高的知识层次和先进技术程度，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代化高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更为稀缺。大局部档案人员现代技术程度偏低，甚至有现

8、代文盲现象，以致于现代化设备不能充分发挥作用。7可实现办公自动化、无纸化，使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程，可在计算机和通讯线路中进展。这样档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多以磁盘为载体的机读形式。广阔信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。8可充分利用和发挥现有微机的潜能，进步利用率。目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存。利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。9档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到指导及各个部门，可扩大社