信息沟通管理规定

1、发布日期实施日期 文件编号： 信息沟通管理规定版本/修订： A/1批准 审核 制定 1 目的本标准规定了本公司内、外部信息交流沟通的内容与方法，以及员工参与民主管理和质量、环境一体化管理体系活动的途径。有效的信息交流对确保质量、环境管理体系的有效运行至关重要：信息的充分流动和分享有助于在组织控制下工作的人员履行职责，为实现质量、环境管理体系的预期结果做出贡献； 通过有效的信息交流，组织可以获取并理解相关方要求的信息、发现改进机会并实施改进； 同时，有效的信息交流也是组织获得相关方理解和支持的重要手段。2 适用范围适用于本公司内、外部质量和环境信息的收集、沟通活动的管理。3定义顾客：接受产品的组

2、织或个人。相关方：关注组织环境表现（行为）或受其环境表现（行为）影响的个人或团体。4 职责4.1综合人事是公司信息交流与协商的归口管理部门，负责接收、反馈和发布内、外部信息和供应商、客户所有信息交流。4.2各部门具体实施本程序5 管理内容与方法5.1总则5.1.1环境和质量管理信息分为内部信息和外部信息。5.1.2信息的提出者可以是外部相关方、公司内部的所有员工或职能部门。5.1.3信息内容应准确可靠。5.1.4 有助于阐明公司对质量/环境的承诺。5.1.5针对不同的拟交流的质量、环境信息，可采用的适宜的交流方式、方法有，如公告、会议、文件、培训、广告、开放日活动、座谈会、热线电话、社会责任报

3、告等。5.2 内部信息交流沟通5.2.1 需要进行内部沟通的质量信息包括但不限于：各项工作的职责和权限；体系文件信息；通知、通告决议、纪要、联络、计划等；过程改进的要求；产品、过程的符合信息；数据统计信息；审核与评审方法；绩效信息；变更信息；质量方针；质量目标；其他信息。5.2.2 需要进行内部沟通的环境信息包括但不限于：有效的环境管理和符合环境管理体系要求的重要性；环境方针；环境目标；各职能和层次的职责和权限；重要环境因素；应急准备和响应；环境绩效相关的信息；变更信息；5.2.3 为了持续改进环质量、境管理体系和提升环境绩效，组织还可考虑就更多的内容开展信息交流，如战略、文化、环境理念、有关

4、的风险和机遇、审核的结果等。5.2.4内部信息的交流、沟通可以通过会议、座谈、电话交谈，文件、资料传递，培训等渠道进行传递。5.2.5 各类信息的发布渠道如下：a) 生产经营指标信息由制造部制定；b) 生产技术质量信息由生产技术制定发布；c) 其他类信息由综合人事通过文件的形式发布到各部门。d） 公司财务相关信息由财务部制定；5.2.6 与员工权益有关的沟通 a) 与员工权益有关的信息在职务说明书、劳动合同等文件上阐明；b) 综合人事通过宣传劳动法提高员工权益保护意识；5.2.7 突发事件处理5.2.7.1突发事件发生时，如危险化学品泄漏、火灾、爆炸等，发现人员应视事件的严重程度及时通知消防队

5、（电话：119）、现场其他人员、本部门负责人、综合人事及有关人员。5.2.7.2当出现危害人员健康和生命安全的流行性疾病时，有关部门应正式通知员工采取紧急防范措施，并制定应急预案，向员工传达。5.2.7.3 出现批量质量不良时，由生产技术为主导，其他部门协助处理，并按时交付给客户。5.2.8 员工的意见与投诉a)通过员工大会、班组会议或与总经理、部门负责人等方式进行沟通；b)通过发送电子邮件给公司总经理进行沟通；c)以书面形式通过“意见箱”进行沟通；d)以电话交谈等方式进行沟通。f)在各显要地方张贴质量方针、目标及公告发布相关信息；5.2.9环境因素和重要环境因素信息由综合人事发布，质量因素信

6、息由生产技术发布，环境/质量因素清单和重要环境/质量因素清单到各部门，安排各部门组织培训和学习；对重要环境/质量因素，由综合人事制作成标识张贴到车间和办公室相关的明显区域。5.3外部信息交流沟通5.3.1 需要进行外部沟通的质量信息包括但不限于：市场信息顾客信息；法律法规等要求；供方要求和期望等信息；股东要求和期望等信息；行业协会要求和期望等信息；其他信息。5.3.2 需要进行外部沟通的环境信息包括但不限于：与外部供方沟通组织的相关环境要求；向相关方提供应急准备和响应相关的信息；有关环境绩效的信息；环境方针、合规义务；有需求时，向有关方提供与组织的产品或服务的运输或交付、使用、使用后处理和最终

7、处置相关的潜在重大环境影响的信息；其他、非预期的外部信息交流要求。5.3.3 与顾客的信息交流沟通 综合人事负责受理顾客及相关方的意见，主动征求其对本公司质量、环境等方面的意见，并将意见及时反馈到相关部门或人员，形成处理意见后及时给予答复。5.3.4 与政府监督管理部门的信息交流沟通 各部门通过收发文件、网站信息收集、上报各类报表、参加会议等方式与政府监督管理部门进行沟通，并将相关信息传达给有关部门或人员。5.3.5 与供方的信息交流沟通与供方之间的信息交流和沟通可通过文件、管理信息系统、传真、电话、会议、参观考察、现场调研及交谈等方式进行。5.3.6 与周边社区的信息交流沟通5.3.6.1

8、本公司附近社区、居民因环保问题提出的合理抱怨或投诉，由综合人事负责接收，并做好记录，并组织讨论对策。5.3.6.2 其他部门接到相关的抱怨或投诉时，可将投诉内容详细记录后转交综合人事，或由对方与综合人事直接沟通。若抱怨或投诉是以信函等书面形式表达，则直接将书面材料转交综合人事。5.3.6.3综合人事应及时将投诉情况传递到相关部门或人员，由相关部门或人员进行分析和处理。5.3.6.4处理部门应将上述抱怨或投诉的处理情况反馈给综合人事，由综合人事将处理结果向投诉方通报、答复，并了解相关方对处理情况的满意程度。5.4具体信息的交流方法见附件1内外部沟通信息清单。相关文件、附件6.1提案改善管理标准。

9、6.2、员工激励管理标准6.3、经营计划控制程序6.4、产品的监视和测量控制程序6.5、内部质量审核控制程序6.6、管理评审程序6.7、附件1：内部沟通信息清单7、使用表单7.1、工作联系单内外部沟通信息清单项目序号信 息交流方法担当部门相关文件内部信息1公司简介质量方针、质量管理过程培训部门内说明教育发行文件、宣传手册等综合人事人力资源及培训控制程序成文信息控制程序培训记录、会议记录2质量目标、质量表现评价独立验证的情况需要改进的地方等部门内讨论、说明、教育各部门间联络讨论宣传标语、漫画、公告等各部门质量目标管理程序管理评审程序内部审核程序纠正和预防措施程序3员工意见部门内提出；部门间联络讨论并反馈；员工意见箱（部门会议讨论等）。各部门会议记录员工意见回答书4紧急情况发生前培训、公告、演习等发生后电话、广播、分析调查、对策等。各部门培训记录、演习记录、电话记录等外部信息5法律和其他要求内部培训或相关资料传阅综合人事产品适用的法律法规清单6顾客