公文文书行文准则

1、四、公文的分类1、根据行文关系可以分为上行文、平行文、下行文。上行文指下级机关向其所隶属的上级领导机关所发送的文件，也就是自下而 上的行文。一般地说，上行文是下级机关向上级领导机关、下级业务部门向上级 业务主管部门汇报工作、请示问题，请求给予领导和指导的文件。如，企业中个 部门报送给经理（厂长）办公室或董事会的报告申请便属于上行文。平行文，指同级机关或者不相隶属的没有领导、指导关系的机关之间的一种 行文。如，企业各部门之间，在相互联系或协调工作时，一般采用此函。下行文，指上级领导机关对所属下级机关的一种行文。如，企业的生产部门 给各车间的文件，一般常用指示、决定、通知、批复等。2、根据中央办公

2、厅1996年5月3日发布的中国共产党机关公文处理条理， 规定了我国机关公文种类主要有14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、 通报、报告、公报、请示、批复、条例、规定、函、会议纪律。五、规范的公文的结构格式1、用纸的尺寸与规格一般采用16开B5（长260mm，宽184mm），每页19行，每行25字；国际标 准是A4型（长297mm，宽210mm），每页25行，每行27字。注：布告、公告、通告等公布性的公文用纸幅面尺寸可根据实际情况需要确 定。2、结构见图一3、文字从左至右横写、横排、要使用标准汉字，标题一般用三号字黑体，其余部分 一律用三号仿宋（GB2312）体。4、装订一律在左边订口处。公

3、文纸上边缘要留有宽约20mm 0.5mm的上边缘，又称 天头；下边缘要留有宽约7mm 0.5mm的下边缘，又称地局；左边缘要留有约20mm 0.5mm的左边，又称订口；右侧留有宽15mm 0.5mm的右白边，又称翻白。5、写作要求言之有理，言之成理、言之有序、言之成文、言之得体。图第二章通用公文文种行文准则分述一、决定1、含义：对重要事项或重大行动做出决策性安排时使用的一种公文。如，发布 规章制度、宣布施行重大强制性措施，任免、奖惩有关人员，撤消下级单位不适 当的决定，进行机构调整等。2、特点：规定性指导性持续时间的相对长期性实施性3、类型：决策性决定部署性决定批准性决定处理性决定公布性决定4

4、、结构:会议通过的决定，一般包括标题、标注、正文标题：会议名称+事由+决定标注：在标题下方括号内注明通过此决定的会议名称、次数及时间。正文：a、决定依据，写明发布决定的原因、目的和根据。b、决定事项，是主体部分。说明决定的具体事项内容，包括事项、要 求、办法。c、执行要求，表述时一定要讲清楚，讲明确，体现出严格的规定性。公司及职能部门制发的决定，包括标题、正文、发文单位署名、成文日期 标题：a、 发文单位+事由+决定完整式b、一般式正文发文单位署名，即在正文之下偏右签署发文单位全称或规范化简称。成文日期：a、在发文单位名称下方写出年月曰；b、在标题下方正中括号内写出年月日。二、指示1、含义：用

5、于对下级单位布置工作，提出开展工作的原则和要求。2、特点：原则性约束力使用对象的限定性3、类型：阐明政策的指示布置工作的指示解决问题的指示4、结构：包括标题、成文日期、主送单位、正文、落款等。标题：a、 发文单位名称+事由+指示完整式b、 事由+指示省略式成文日期：标在标题下方正中的括号内。主送单位：视具体情况而定，若是涉及全局范围问题的，发至所有直接下 级单位的指示，可略去此项；若是涉及局部范围问题的，发至一部分下级单位的 指示，就需要写明主送单位。正文：一般由指示缘由和指示意见两部分组成。缘由要说明制发这件指示 的原因、理由、依据、目的和意义，是全文的铺垫；意见是主体，包括布置任务， 明确

6、原则，说明要求等内容。落款：可根据具体情况而定，若标题是完整式的，正文可以省略此项。注：不管有无落款，都应该加盖发文单位印章。三、意见1、含义：是对一定事情的看法和想法，作为一种公文，它适用于对重要问题提 出见解和处理办法。2、特点：针对性指导性3、类型：批转性直发性4、结构：包括标题、主送单位、正文、落款和成文日期标题：a、 发文单位名称+事由+意见完整式b、 事由+意见省略式主送单位：由意见所涉及内容范围确定，如果是全局性的则所有直接下级 单位都应列为主送单位，如果是针对局部范围的，则有关的直接下级单位为主送 单位，其标注方式有两种，如果是直法的，则在标题下顶格标出；如果是转发的， 则在批

7、示文件的标题下标出，“意见”作为附件，就不再标示主送单位。正文：一般由缘由和指示意见两部分组成。缘由是通过概述面临的实际情 况和问题来说明制定意见的原因、理由和依据，在表述这一部分时要简洁、明确、 抓住要害，突出存在的问题，而不应当面面俱到，罗列具体事实。意见部分是说 明解决问地的见解。落款：签署发文单位全称或规范化简称。成文日期：在落款下方写出意见签发的年月日。注：意见如果是直发的，还应在标题下注明发文字号。四、通知1、含义：“通知”作为一种公文向有关单位人员告知或布置工作事项和应予共同 执行事宜的文件，适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属机关的 公文，发布规章制度，传达要求下级

8、单位办理和有关单位需要周知或者共同执行 的事项，任免和聘用人员。2、特点：适用范围广泛性内容事项的多样性受文对象的指导性3、类型：批示性通知：批转、转发文件，或发布法规时做出批示意见，连同原文一 并印发的一种通知。指示性通知：是传达政策、规章和领导的有关指示，或就某项工作对下级 做出原则性指导意见，但又不宜用“决定”，“指示”时所使用的一种通知。事务性通知：上级单位向下级单位布置工作、安排活动、办理事物而使用 的一种通知。知照性通知：告知有关事项的通知。如果机构的建立或撤并，某些人员的 任免、聘用、奖惩、某种会议的召开等，都可用这种通知告知有关单位、人员。4、结构：包括标题、主送单位、正文、落

9、款和成文日期。标题：a、完整式：发文单位+事由+通知b、省略式：发文单位+事由；事由+通知c、复式：标题中套标题，即事由部分是批转、转发、发布的文件原 标题。d、特殊性：即凡内容重要时限紧迫或联合发文，或有所补充，在标题 中加入“重要”，“紧急”，“联合”，“补充”。注：不管采用哪一种标题形式，一定要做到确切、醒目、鲜明、精练，事由 一定要能够要准确概括通知的主要内容和基本精神。主送单位：可以是一个，也可以是几个，还可以是所有下属单位，需根据 内容所涉及范围确定，需要几个就写几个。正文：包括缘由、事项、要求三部分。a、缘由：制发通知的原因、理由、根据和目的。要求清楚、明确、简 明扼要。b、事项

10、：做出的指示、布置的工作、安排的事项，以及做好此项工作 应采取的办法，措施的说明部分，是通过的主体，是通知要实施的 具体内容。要从实际出发，说明开展某项工作、办理某种事项的主 张、意见、办法、要求。C、执行要求：是承接在通知事项之后的要求受文者应采取的态度，做 法部分。用习惯用语表述，如“请遵照执行”，就是要求在贯彻执行 中不折不扣，必须严格按照通知精神和要求如实去做。“请结合实际 情况，参照执行”则有一定的灵活性，变通性。如果在正文主体部 分已说明了要求，则用一般化的“特此通知”结束全文。注：有针对性；事项准确；撰写及时。五、通报1、含义：是传达情况，反映典型事例的一种公文，适用于表彰先进、

11、批评错误， 传达重要精神或情况。2、特点：性质具有内部文告性事例具有典型性功能具有指导性3、类型：表扬性：表扬先进人物、先进事迹的通报。批评性：批评错误、揭露问题的通报。情况通报：也叫传达性通报，是向下级单位及有关人员传达重要情况和重 要精神的通报。4、结构：包括标题、主送单位、正文、落款和成文日期。标题：a、完整式：发文单位+事由+通报b、省略式：发文单位+通报；事由+通报；通报主送单位：a、内部文件，限定下发的通报，该发到什么范围，就马上限定范围的 单位，个人名称。b、发性的通报或在单位内部公布的通报，其受文对象全体人员，可以不注明主送单位。正文：表扬性和批评性通报的正文一般由通报事由、分

12、析评议，说明决定 和提出要求等部分组成。情况通报的正文一般由说明主体，分析评议，提出建议 和要求三部分组成。注：事例的典型性；评析的中肯性；掌握时效性。六、报告1、含义：向上级汇报情况后、反映意见的一种公文，适用于向上级部门及其领 导人汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。2、特点：汇报性语言的陈述性功能的沟通性3、类型：内容上分：工作报告；情况报告要求上分：呈报性报告；呈转性报告容量上分：综合性报告；专题性报告4、结构：包括标题、主送单位、正文、落款和成文日期。标题：a、完整式：发文单位+事由+报告b、省略式：事由+报告主送单位：一般是一个，若是联合行文，则可以有两个或两个以上

13、，分别 主送各发文单位的上级。正文：a、工作报告：包括缘由、工作的基本情况，取得的经验教训。报告“缘 由”文字要集中、概括，点到为止，不可无边无际，远离中心。“缘由”写完， 往往用“现将工作情况报告如下”承接下文。“工作的基本情况”部分要交代做 了什么，怎么做的，做到什么程度，取得什么成效，存在什么问题等内容，要分 清主次，抓住重点，在文字表述上要简洁明快。“总结经验教训”是工作报告的 中心所在，要把工作工作实践上升为理性认识，从中探索规律，总结出能指导工作的经验教训。b、建议性报告：是一种特殊的工作报告，它不是汇报既往的工作，而 是陈述未然时态的工作意见或建议，它的报告事项的构成包括情况或问

14、 题，对情况或问题的分析，处理意见或建议等，并以处理意见或建议为 主。这种报告是呈转性报告，因此有表述请求批转的结语。c、上复性报告：是应上级要求汇报工作，或答复上级询问而反映有关 情况的报告，它的报告原因要说明上级来了什么文件，要求反映什 么问题，询问的事项是什么，报告内容则根据这些要求和询问事项 具体陈述，要有明确的针对性。d、情况性报告：由情况、对情况的分析，提出处理的意见或建议等内 容组成。发文单位：“报告”应在正文结束后签署发文单位名称，若标题中已有发 文单位名称，文尾也可以省略此项内容。成文日期：在发文单位名称下方写出签署报告的年月日。注：情况真实；合理分析；突出重点；要采用叙述方

15、式；符合要求；不管是什么 报告，都不能夹带请示事项。七、请示1、含义：适用于向上级请求指示、批准。在公务活动中凡不是自己职权范围内 的事项，或自己无力解决的问题，以及有关方针政策的解释和界限划定等，都需 要通过请示，请求上级予以帮助，给予解决。2、与报告的异同报告请示同上行文，都可以保证按隶属关系、职权范围和办事程序进行工作， 起到上请下述，沟通上下联系的纽带作用。异性质陈述性公文（不要求上级答复）请求性公文（上级同意与否均应做答）行文 时间事后，事中行事前行文（不能“先斩后奏”）内容内容广泛，可以一文一事，也必须一文一事容量可以一文数事行文 格式可以呈报直接上级，越级呈报，送给领导者个人只呈

16、报直接上级，不能抄送同级单位及下级单位尾语陈述性词语“特此呈报”，“以 上报告如有不妥，请指示”必须表示请求和期望的态度，“妥 否，请批复”，“当否，请审核”等3、特点：请求性单一性内容特定性4、类型:求示性请示求准性请示求转性请示求审性请示求答性请示5、结构：包括标题、主送单位、正文、落款和成文日期。标题：主送单位：“请示”的主送单位一般是一个，往往是直接上级，如需同时 报送其他上级，可采用抄报形式，因特殊情况必须越级请示的，应当同时抄报被 越过的上级，除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人，受双 重领导的单位向上级请示，应根据“请示”内容范围，确定一个为主送，一个为 抄报。正

17、文：包括缘由、请示事项、请示要求三部分。a、请示缘由：说明请示的理由、目的、背景或依据。b、请示事项：正文的主体，要具体而明确地写出要求上级给予帮助、 解决的事项或问题，以及提出自己的看法和处理意见。c、请示要求：正文的结束部分，一般习惯用“以上意见妥否，请指示”，“当否，请批示”，“妥否，请批复”等。注：事项明确；处理充分；切实可行；一文一事；逐级请示。八、批复1、含义：上级批注答复下级来文的公文，适用于答复下级单位的请示事项。2、特点：针对性明确。必然是根据下级单位的请示事项表示明确意见。被动性明显。下级单位的请求而被动作答的，没有“请示”就没有“批复”。专用性突出。上级单位答复下级单位的

18、请示时才用。3、类型：从受文对象划分：a、专发性：只发给请示的批复。b、普发性：针对某一或某些下级单位、部门的请示，具有普遍性，倾 向性的问题做出答复，发给许多下级单位、部门的批复。从内容划分：a、事项性b、政策性4、结构：包括标题、文号、主送单位、正文、落款和成文日期。标题：a、完整式：发文单位+事由+批复b、完整式的发展：发文单位+事由（包括请示内容或请示名称或请示单 位）+批复c、省略式：事由+批复文号：置于标题下方右侧，一般由“函字”，年号和顺序号组成，与其他 公文的文号相同。主送单位：必须有主送单位，至于有几个，须视情况而定。正文：包括批复依据、批复意见、要求三部分。a、批复依据：作

19、为开头引语说明根据下级单位的哪一份请示而做出的 批复，一般的写法是引述下级单位来文的标题，发文字号，发文日期或 内容要求，用“收悉”结束开头引语，然后用“现批复如下”引发下文。b、批复意见：这部分是对请示事项表明同意的态度，然后再请示事项 的相关事项及具体处理原则、办法提出明确意见。若是不同意请示事项 和请示要求的批复，也要首先表明“不同意”或“不可行”的态度，然 后对为什么“不同意”或“不可行”的理由做出阐述，讲清道理。这部 分的结构方式答复意见涉及的方面而定，如果比较单纯，则用一段即可， 如果较多，则可为多项，每项为一段。c、要求：主要是对批复事项如何去做提出希望和要求，给受文单位指 明方

20、向。落款和成文日期：批复一般都要签署发文单位名称，并加盖印章。批复日期是任何批复都不可少的。(九、函1、含义：“函”就是信件，它适用于不相隶属单位或平级单位之间相互商洽工作、 询问和答复问题，向有关部门请求批准等。2、特点：行文具有多向性。“函”既可为上行文，也可为下行文。范围具有广泛性。“函”既可以商洽工作，也可以询问和答复问题，还可 以请求有关主管上级批准事项，或告知有关单位有关情况。写作具有灵活性。写作自由灵活，文字可多可少，篇幅可长可短，只要按 “函”的格式要求表达清楚即可。语言具有平局性。语言应当恳切平和，语句流畅，并且要讲礼貌。3、类型：公函：包括发函、复函、公函、便函。按性质分：

21、有商洽函、询问答复函、请批函。4、结构：包括标题、发文字号、主送单位、正文、落款和成文日期。标题：a、发函：发文单位+事由+函；事由+函b、复函：“事由”要针对来函内容，或以来函标题作“事由”或引述来 函标题的基本内容作“事由”，文种必须用“复函”字样。发文字号：不答是发函，还是复函，只要是正式的公函，必须有发文字号。一般位于标题下方右侧。主送单位：根据内容需要和所涉及范围而定，或一个，或多个。复函的一 般一个。正文：因函的内容性质不同，其构成环节也所有不同。由缘由或目的，具 体事项或问题，要求或希望三部分构成。a、商洽函：发函缘由或目的，商洽的工作事项，提出要求希望。b、询问函：问题+要求问

22、题：先说明工作中遇到什么疑难问题，疑问之处在哪里。要求：然后提出要求，希望对方做出解释。c、请求批准函：与“请示”有相同之处，请批理由+请批事项+请批要 求注：开门见山；一函一事；突出重点；用语得体。十、会议纪要1、含义：会议纪要是记录和反映会议要点的公文，适用于记载和传达会议情况 和议定事项。2、特点：记实性纪要性传达性3、类型：通报性会议纪要。记载会议的情况、研讨的问题、形成的共识，以及存在 的不同意见的会议纪要形式，它起传达和通报会议情况和精神的作用，一般对与 会单位和人员，或其他单位和人员没有要求遵守的执行的事项。指导性会议纪要。反映与会人员经过讨论，对某些事项或问题做出决定， 或对有

23、关方针政策、工作原则形成统一认识，并要求与会单位、人员遵守或执行， 并队其他单位、人员有指导作用的会议纪要。4、结构：包括标题、正文。标题：会议名称+纪要正文：包括前言、主体。a、前言，不同的会议纪要，前言内容不同。通报性会议纪要一般是概 述会议的基本情况，即交代会议名称、时间、地点、议题、主持人、 与会单位及人员等；指导性会议纪要的前言，是说明召开会议的依 据、目的，以及会议名称、时间、与会单位和人员、基本议程和会 议成果。“前言”要简明、扼要。b、主体是会议纪要的主要内容部分，一般要说明会议讨论和研究的问 题，领导讲话或指示的基本精神，讨论、研究的情况或意见，取得 的共识，议定的事项，对今

24、后工作的安排、要求和希望等内容。如 果会议的议题较多，涉及的方面较广，则可以采用部分组合的结构 形式。主体部分不管采用哪一种结构形式安排，都应当抓住要点， 突出中心，表述清楚、完整，并且要注意内在的逻辑性，不能随意 罗列、拼凑。注：忠于会议情况和内容；突出重点；条理清晰，逻辑性强。十一、会议纪录1、含义：由会议组织者指定专人，准确、如实记录会议组织情况和会议内容的 一种书面材料。是有关于会议情况的笔录。它一般用于比较重要的会议，要求真 实地反映会议的本来面貌。2、作用：，依据作用素材作用备查作用3、结构：包括标题、会议组织概况、会议内容、会议结尾。标题：会议单位+会议名称+文种会议组织概况：&

25、、开会时间。要写清楚X年X月X日上午或下午，X时X分至X时X 分。明会议地点。要写清楚具体时间，如XX会议室。c、出席人。出席人少，要写清楚出席者的姓名、职务；出席人多，可 以只写出出席人数。重要的会议，为便于统计人数和日后考察，可另设签到薄。d、缺席人。不多，要写上缺席者的姓名，并注明缺席的原因；缺席人 较多，原因又一时难以查清时，可只写缺席人数。e、列席人。要写清楚列席人的姓名、职务。f、主持人。要写清楚主持人的姓名、职务。g、记录人。将记录人的姓名写上，有几位写几位，并注明其职务。会议内容：劣、会议中心议题、宗旨。明会议议程。、会议发言。包括主持人的开场白，会议的报告、传达的事项和与会

26、者的发言。d、会议议决结果。一般由主持人归纳，对归纳的内容，应逐句逐字记 录。若无异议，记上“一致通过”或“一致同意”如有异议，则详 细记下同意的、反对的、弃权的各是多少。、会议遗留问题。详细记录法。主要用于重要的、专业性会议。摘要记录法。这种方法用于一般性会议。议程记录法。这种方法多用于大型的重要会议、报告会等。这类 会议上的讲话、报告以及需要通过的决议、决定等，都是事先反复 讨论定稿的，一般都有打印好的材料。记录人员只需记录会议的议 程和审议、通过的情况就可以了，然后把有关会议的议程和审议、 通过的情况就可以了，然后把有关会议材料收集起来，装订存档， 以备查考。会议结尾。会议结束，要提行空

27、两格写上“散会”字样。在会议记录的右 下方，由会议主持人和记录人签名，以示负责。注：要客观、真实；快速、完整；严密、规范；清楚、整齐。十二、计划1、含义：计划是单位对一定时期内的全局工作或某项活动，作出预想性部署或 安排的一种书面文体。2、种类:按性质分：综合计划、单项计划、专题计划按内容分：生产计划、工作计划、学习计划、活动计划、教学计划、科研 计划按范围分：国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、科室计划、班组 计划、个人计划按时间分：长期计划、年度计划、季度计划、月份计划、一周计划按效力分：指令性计划、指导性计划、一般性计划按形式分：叙述式计划、条文式计划、图表式计划、混合式计划按名称分

28、：规划、要点、方案、打算、安排、设想3、特点：目的明确预见性显著可行性突出针对性强烈4、结构：包括标题、正文、文尾。标题：a、制定计划的单位名称+计划期限+计划内容+文种b、计划期限+计划内容+文种c、单位名称+计划内容+文种d、计划内容+文种注：计划尚不成熟或还未讨论通过，就需要在标题后面加括号注明“初稿”、 “草案”、“讨论稿”、“征求意见稿”等。正文：包括前言、主体、结语。a、前言，是全文的导语。要求简明扼要地交代清楚三方面的内容：一 是计划的指导思想，即有关的方针政策和上级指示，实际工作发展的要 求；二是计划的总目标、总任务、即开展什么工作，解决什么问题，达 到什么效果等；三是对基本情

29、况的总分析，即分析单位的各项主客观条 件，有关的经验教训等。这部分是计划的总纲，具有统率全文的作用， 语言文字力求准确鲜明，简洁凝练，以使人们清楚明白地了解执行计划 的必要性、可行性和完成计划的可能性。b、主体是计划的核心部分。它应明确提出任务、指标和具体要求，主 要步骤、方法、措施、分工及注意事项等，体现计划的三要素：目标、 措施、步骤。C、结语是计划的辅助、补充部分。根据实际情况，有的用一段简要的 文字，进一步强调计划的重点；有的在最后一下注意事项；有的写一段 希望和号召，以鼓舞士气。文尾:在正文的右下方，写出制定计划的单位名称，或个人姓名，如果标题中 已注明单位名称，此处只写年、月、日即

30、可。有的计划，在落款后面还要写出报 送单位及有关人员。注：把握方向，贯彻政策；事实求实、调查研究；积极稳妥，切实可行；全面兼 顾，突出中心；分工落实，留有余地；明确要求，便于检查。十三、总结 1、含义：总结就是单位或个人对前一时期的工作进行全面、系统的回顾和检查， 用一分为二的方法作出分析和评价，找出经验教训，并把它条理化、系统化，引 出一些规律性的东西，从而写成的书面材料。总结所要解决和回答的中心问题是 “已经做了什么工作，如何做的，做到了什么程度”。2、种类：按性质分：综合性总结、专题性总结按内容分：工作总结、生产总结、经营总结、科研总结、学习总结、思想 总结按范围分：全国总结、地区总结、

31、单位总结、个人总结按时间分：月份总结、季度总结、年度总结、阶段总结按目的分：上报总结、既上报又下达的总结、内部使用的总结按意图分：一般例行性总结、典型经验总结 3、特点：体现政策性具有指导性专业性较强真实性突出4、结构：包括标题、前言、正文、落款。标题：a、公文式：单位名称+时限+事由+文种b、议论式：直接标明总结的基本观点，鲜明地表现总结的主旨，常常 是具体地体现为一个直截了当的判断性句子或短语。c、新闻标题失：根据内容切实有力地概括总结的内容和特点。常以正 题和副题的形式表现。前言：前言，也叫导语。即总结的开头部分。应开门见山地用很简短的文 字高度概括地交代工作政策依据、主客观条件、总结的范围、目的、对工作的总 评价等，起到开宗明义的作用。a、概述式。概括介绍基本情况，简要交代工作的背景、地点、时间、 条件。b、结论式。开头先明确提出结论，使人了解经验教训的核心所在，然 后引出下文。c、提示式。开头对工作的主要内容作提示性、概括性的介绍。d、对比式。开头采用比较法，将有关情况进行对比，显示优劣，说明 成绩。e