浅议学校档案的收集与管理

1、浅议学校档案的搜集与管理摘要：学校档案的搜集是档案管理的一个重要环节，文件材料搜集不全，就会直接影响归档文件的质量。因此，在进展文件材料的搜集时，要确定专人，及时到学校各部门查找，不能等、靠，要主动把各级部、各教研组以及办公室每学年的档案材料搜集齐全。加强学校档案管理工作，对于全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化老师队伍，进步办学程度都具有非常重要的意义。关键词：学校档案搜集管理档案的建立是一个循序渐进的过程，档案工作是非常琐碎的。那么，资料搜集工作就是档案工作的起点，没有文件资料的搜集工作，就没有完好、科学、系统的档案。而学校档案馆所管理的所有档案，并不都是由档案馆自己形成的，它

2、们是学校各个部门在日常工作中形成的有利用价值的文件，这些文件分散在各个管理和教学部门，不搜集起来，时间一长就有可能散失。如何做好学校档案搜集工作，笔者认为抓好以下几个环节很有必要：一、健全档案搜集制度学校要把档案管理工和列入重要议事日程，认真组织好?档案法?学习与宣传活动，进步档案管理工作人员素质，建立健全学校档案管理工作制度，克制工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原那么，实现归档的标准性。做好学校的档案工作的根本要求就是要强化档案管理意识。促使全校教职工增强档案意识，形成人人重视档案，人人支持档案搜集工作的气氛。二、明确档案搜集范围但凡反映本校重大工作与活动，具有考察利用价值的文字

3、，声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必需要求字迹、图像明晰，书写工整，所有会议记录和文字材料均制止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。如用 纸打印的必须进展复制。三、进展科学分类学校档案大体上可分为五类：文书档案、教学档案、科技档案包括财会档案、基建档案、声像档案和实物档案。以教学类档案为例，可分为以下条目：一是教学管理的文件包括上级教学管理指导性文件、学校的教学工作方案、总结、报告、规章制度和统计材料等；二是教学改革方面的文件材料；三是有关教学与教学理论的文件材料包括教学方案、大纲、考试管理材料；四是学科、专业设置和实验室建立的文件材料；五是有关教研室活动的材料；六是优秀

4、教案、课件；七是师生奖惩材料；八是各专业使用的教材目录和自编教材；九是学生管理工作的文件材料。确定了类目，按其中的每一条款准备一个卷盒或卷夹，并做好标识，贴在准备好的卷盒背上，卷盒按条款的顺序排放，将处理完毕的文件或搜集上来的资料“对号入座，归入相应的卷盒内，以备查找。四、注重搜集方式与方法1.平时搜集。根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后，应及时搜集。如收文、发文；请示、批复；学校与有关单位及个人签定的各种合同、协议；开学典礼、毕业典礼、运动会等各种会议材料。2.定期搜集。对于平时搜集有困难的各种文件材料，应根据其形成的实际定期适时搜集，以防散失。如每学期的方案、总结、大事记，教研

5、活动记录、各类专题讲座、党代会、团学代会等。3.年终搜集。每年年终时，各处室指导和业务人员对应归档的文件材料进展一次大清查、清退，移交给负责立卷归档人员，以保证应归档文件材料齐全、完好。如：职称评定材料、教职工名册、党员名册、各类师生奖惩材料、修订的规章制度、学校及各系、处室在各项工作、活动中形成的方案、总结、报告和活动过程的资料等。五、确保档案搜集效果档案搜集工作要做到两点：一是档案材料搜集要及时、齐全、完好；二是要确保搜集的渠道畅通，信息灵敏。作为学校的档案管理员，在档案搜集工作中，必须具有参与意识，可以像“记者一样，随时关注学校大事，在日常实际工作中，与学校指导、各处室加强沟通与交流，做

6、到“三勤：一是嘴勤，工作中，每当校指导或各部门负责人外出开会回来，档案管理人员要及时询问他们有没有带回来要归档的文件，以便及时登记保存，防止遗失。二是手勤，校指导或上级指导在会议上的讲话稿件要及时搜集，必在时要做好讲话记录，会后认真整理形成讲话稿，再一并归档。三是腿勤，对学校重大活动形成的材料，待活动完毕后，要主动搜集归档，确保及时、齐全、完好地搜集各类文献资料。档案的价值在于利用，为教学第一线效劳，为社会效劳，在搞好学校档案搜集工作的同时，要进一步加强学校档案信息资源的开发与利用，采取多种形式和方法，加强档档案的提供利用工作，让档案信息资源更好地为学校教学和管理工作发挥更大、更好的作用，通过主观努力把档案效劳进步到一个新的程度，为学校的开展做出应有的奉献。参考文献：1王莉.谈学校档案管理现代化建立j镇江高专学报2022，