(220-11)信息沟通控制程序

1、 .信息沟通控制程序1. 目的和适用范围为使公司质量、环境、职业健康安全管理体系内部、外部的有关信息进行及时、有效地沟通和协调，保持信息传递渠道与协调途径的畅通，特制定本程序。本程序既适用于公司生产活动中进行的内部沟通，也适用于公司与相关方之间的沟通活动。2. 职责2.1 各部门负责各自相关信息的收集、传递、交流、回应。涉及工程项目的，由项目部负责。2.2 党群办公室通过工会合理化建议和职工代表提案等方式做好职业健康方面信息的接收、传递和处理。2.3 综合管理部负责汇集各部门收到的表扬、投诉意见及涉及办公区域内有关环保安全等方面的往来函电、传真、电子邮件等。2.4 经营管理部负责安全管理体系方

2、面信息的收集、传递和处理。3. 工作程序和相关要求3.1 沟通内容3.1.1 沟通与协调的内容应涉及与公司实施质量、环境、职业健康安全管理体系有关的信息，包括需要与各相关方共享的核心信息、公司内部、生产组织内部（如项目部）及与生产组织直接相关的单位（如供方）产生的有关信息。3.1.2 公司内部沟通的主要内容：1） 向管理体系运行覆盖的范围所涉及到直接相关的部门和员工传达管理方针、目标、指标、管理方案和具体的操作步骤，以获得全员的共识、理解，统一思想和步调；. .2） 通报体系运行情况、结果及出现的问题和解决的措施，征询意见；3） 对公司经营过程中企业环境各方面的变化情况进行讨论分析，通报公司为

3、适应此变化所采取的措施和调整；4） 已识别的环境因素/危险源及其控制知识、方法；5） 针对员工抱怨拟采取的或已采取的解决方案；6） 通报环境/职业健康安全管理业绩；7） 通报质量问题、事件的情况及处理结果。3.1.3 公司与外部沟通的主要内容：1） 向管理体系运行覆盖范围之外的相关联的单位通告本公司管理体系的管理方针、目标、具体的操作步骤以及需要协调配合的方面；2） 解释为实现某一具体目标（如环境目标、质量控制目标）提出的要求；就目标实现过程中，各方协调行动的要点及存在的衔接和配合上的问题如何解决进行商议、讨论和交换意见；3） 通报共同目标（如工程进度）或协调行动的实际情况，交换相关资料，协调

4、各方计划和资源；4） 向相关方通报公司遵守法律法规的情况，展示环境/职业健康安全管理绩效；5） 来自政府、顾客等要求、询问；6） 针对某一矛盾或冲突，拟采取的或已采取的解决方案；7） 针对顾客抱怨拟采取的或已采取的解决方案。3.2 沟通方式内部沟通可通过下列方式进行：1） 授权；2） 谈话：如面谈、电话、思想交流、座谈会；3） 会议：如职代会、例行的生产会议、动员会和总结会、联合检查、联席会议等；. .4） 文件：如公文、便函、简讯、传真、项目进展报告、情况信息反馈；5） 电子媒体 ：如公司局域网络、电子邮件；6） 各类活动：业务讲座、例行检查和抽查，如：体系管理内审及管理评审检查；7） 特别

5、安排：总裁接待日、专访、回访、意见箱；8） 其他：培训、考核与激励。3.3 沟通计划公司应对可预见的、需要进行传达、解说、协调一致的内容制定相应的沟通计划。沟通计划应包含在体系运行计划内。计划应坚持事前沟通为主、事后通报为辅的原则，即以主动的、带有预见性的信息传达为主。对那些例行的、可预见的、需要进行传达、解说和协调一致的内容，应有明确的沟通计划。公司应在职代会、总裁接待日、例行的生产会议、各类培训及各项例行检查的动员会和总结会上，进行公司内部及公司与外部的交流沟通。而对于日常性质的或突发事件不必纳入具体的计划，可采取谈话、临时会议、电话、传真、电子媒体等方式有意识地加强与各方面的沟通和联系。

6、针对不同阶段出现的矛盾和问题，沟通计划可以调整。3.4 项目沟通障碍与冲突管理3.4.1 应采取必要的措施和方法减少对正常沟通的干扰，消除信息交流传递障碍，处理好各种冲突和纠纷，保持沟通与协调途径畅通，保证信息传递的真实性和完整性。3.4.2 消除沟通障碍可采用下列方法：1） 选择适宜的沟通与协调途径；2） 充分利用反馈；3） 组织沟通检查；4） 灵活运用各种沟通与协调方式；5） 越级报告/反映。3.4.3 应做好冲突的预测工作，了解冲突的性质，寻找解决冲突的途径并保存相关记录。. .3.4.4 解决冲突可采用下列方法：1） 协商、让步、缓和、强制和退出等；2） 使相关方了解计划，明确目标；3） 搞好变更管理。4. 相关文件和管理记录4.1 相关文件4.2 管理记录沟通过程中产生的各种文字资料和记录（包括会议纪要、例会纪要、往来函电、书面情况反馈、月报、报告等）应按照相关活动控制程序的规定妥善保管。程序没有规定的