XX资讯中国有限公司费用管理制度

1、2004年1月1日版 第 PAGE 13 页 共 NUMPAGES 13 页捷锐资讯中国有限公司费用管理制度目的。为加强公公司费用用管理、控制不不合理费费用开支支，提高高经济效效益，特特制定本本制度。管理方法法。公司费用用管理通通过预算算管理、额度管管理和行行政管理理三种方方法。除除公司特特别规定定的项目目外，严严禁先列列支，后后报销。所有报报销的原原始凭证证不得涂涂改，如如有涂改改，在报报销时扣扣除该费费用金额额。管理方法法：采用用预算管管理和额额度管理理相结合合的费用用项目有有：业务务单位的的交际费费、运输输费、所所有部门门的手机机费、办办公费。管理方法法：采用用预算管管理和行行政管理理相

2、结合合的费用用项目有有：总部部职能部部门的交交际费、所有部部门的差差旅费、广告费费、其他他相对变变动费用用。管理方法法：除此此之外的的相对固固定费用用采用预预算管理理。对“广告告费”项目公公司单独独制定管管理制度度。预算管理理1.1 定义预算管理理是指:各职能能部门、业务单单位事先先向财务务部提出出下期本本部门所所有费用用的计划划（金额额1,0000元的大大额财产产购置、修理、装璜，需另单单独预算算申请），财务务部统一一报预算算委员会会或会同同相关部部门讨论论、审核核，经总总经理批批准后，确定单单位下期期费用预预算金额额。实际际费用报报销时，财务部部门根据据费用预预算，准准予报销销或另行行处理

3、。1.2 具体实实施1.2.1 目目前公司司对所有有费用按按月预算算，之后后，将逐逐步向季季度预算算、年度度预算目目标迈进进。1.2.2 每月月25日日前，各各职能部部门、各各业务单单位向财财务部提提交下月月的费费用预算算表，审批核核准后的的预算在在月底前前发回各各单位。1.2.3 各各职能部部门、各各业务单单位未能能在规定定时间内内提交费用预预算表，则该该部门的的费用报报支顺延延一个月月。1.2.4 总总部由财财务部建建立统一一格式的的费用用报销手手册，对报支支的费用用逐笔登登记，并并在内部部局域网网络上共共享，供供各部门门查询本本部门费费用使用用情况。1.2.5 总总部之外外由业务务单位会

4、会计自行行建立费用报报销手册册，每每周一向向总部费费用会计计传送费用报报销手册册。1.3 超预算算部分审审批权限限1.3.1部门门本期费费用合计计数超预预算5000元，或或单项费费用超预预算10，由各各部门、各业务务单位经经理审批批。1.3.2部门门本期费费用合计计数超预预算2,0000元，或或单项费费用超预预算30%，总部部由胡继继遵审批批，南区区由归海海审批，北区由由钟薇审审批。1.3.3部门门本期费费用合计计数超预预算22,0000元，或或单项费费用超预预算330%，由总经经理审批批。额度管理理2.1 定义额度管理理是指：费用在在一定的的额度范范围内控控制使用用，额度度确定的的依据是是销

5、售额额、工作作职务、员工人人数等。2.2 具体实实施2.2.1 根根据销售售额确定定额度的的费用项项目是交交际费、运输费费。交际际费超额额度本期期内不予予报销，运输费费超额度度需向总总部相关关部门提提出书面面报告，经批准准后方可可报销。2.2.2 根根据工作作职务确确定额度度的费用用项目是是手机费费。手机机费超额额度部分分不予报报销。2.2.3 根根据员工工人数确确定额度度的费用用项目是是办公费费。办公公费超额额度部分分本期内内不予报报销。行政管理理3.1 定义行政管理理是指：费用报报销人在在费用产产生前，采用口口头或书书面的形形式向行行政领导导提出本本次费用用计划，经行政政领导同同意后，产生

6、的的费用方方能按费费用报销销流程到到财务部部门报销销费用。3.2 具体实实施3.2.1 单单项费用用金额2000元必须须采用书书面申请请。无批批准的书书面申请请，在报报销时财财务部门门作退回回处理。3.2.2 行行政领导导级次：职员部门经经理总经办办总经理理。3.3 行政管管理审批批权限3.3.1 单单项费用用5000元，由由各部门门、各业业务单位位经理审审批。3.3.2 单单项费用用2,0000元，总总部由胡胡继遵审审批，南南区由归归海审批批，北区区由钟薇薇审批。3.3.3 单单项费用用2,0000元，由由总经理理审批。其他变动动费用其他变动动费用项项目是：交通费费、车管管费、会会务费、装修

7、费费、佣金金、除手手机费外外的其他他通讯费费。相对固定定费用除上述变变动性费费用项目目外的所所有费用用均列入入相对固固定费用用，采用用预算管管理方法法。费用内容容及管理理分类。管理方法法费用项目目费用内容容预算管理理额度管理理业务单位位的交际费费招待客人人的餐费费、礼品品、娱乐乐活动、旅游景景点门票票等手机费因工作需需要而实实际已支支付的手手机费办公费-其他办办公用品品日常办公公支出，如购买买纸笔、印制名名片等运输费公司承担担的发货货费、取取货费、送货费费、维修修运费等等预算管理理行政管理理职能部门门的交际费费招待客人人的餐费费、礼品品、娱乐乐活动、旅游景景点门票票等差旅费出差的在在途车费、住

8、宿费费宿、市内内交通费费、出差差生活补补贴交通费市内出差差、办事事所花费费车费车管费车辆花费费费用，如：汽汽油、养养路费分分摊、过过桥路费费等会务费参加各种种会议而而单独列列明的费费用（费费用由总总部负担担的除外外）装修费办公场地地、仓库库等的装装修费用用佣金支付的代代理费用用其他通讯讯费除移动通通讯费之之外的其其他通讯讯费广告费支付媒体体广告；宣传用用资料、小礼品品、展示示摊位费费等预算管理理除上述变变动性费费用项目目外的所所有费用用项目均均列入相相对固定定费用费用报销销单填列列规范。费用报销销单必须须用蓝、黑水笔笔书写，用胶水水粘贴附附件，不不得使订订书针、大头钉钉、回形形针串别别。不符符

9、合规定定的，财财务部门门作退回回处理。报销的原原始发票票要求是是正规发发票，确确实无法法取得，可以采采用付付款凭单单代替替，但需需写明原原因，且且金额不不得超过过1000元。发发票级次次：增值值税发票票-普通通发票-正式收收据。对其他部部门委托托办理的的事项，费用需需由委托托部门承承担的，报销单单应由经经办部门门填写，并经委委托部门门经理签签字确认认,无委委托部门门经理签签字的,费用记记入经办办部门账账。报销单据据4.1 使用说说明单据名称称使用说明明差旅费费报销单单差旅费报报销（车车、船、飞机票票、住宿宿费等）。支出证证明单非差旅费费的日常常费用的的报销。出差过过程中的的交际费费和手机机费补

10、贴贴也分别别单独填填写支支出证明明单。原始凭凭证粘贴贴单对小票较较多，按按类别分分层次粘粘贴，附附在前22种报销销单后面面。借支（暂付）单个人差旅旅费暂借借款。请款单单各类货款款和代垫垫款项的的支付，其他金金额较大大的日常常费用支支付。4.2 请款款单使使用注意意事项4.2.1 各各项货款款的请款款必须附附加采购购合同、入库单单、费用用明细清清单作为为审核依依据。4.2.2 办办公场地地、仓库库等租赁赁合同必必须报财财务部备备案，作作为租赁赁费支出出依据。4.2.3 请款单单的审审批权限限，等同同于“二、费费用管理理方法”中的权权限。总总部下达达的直接接支付给给供应商商的付付款通知知书除除外。

11、4.2.4 请款单单的大大额日常常费用（1,0000元）支付，以支票票形式为为主。费用报销销的步骤骤和流程程。总部所有有报销的的费用均均须由总总经办主主任胡继继遵审批批签字，其中：业务部部、拓展展部、各各办事处处的差旅旅费、交交际费还还须营管管部经理理张浩洲洲审批签签字。步骤2.1 判断所所发生的的费用：有无预预算？无无预算或或超预算算，走“超预算算部分审审批权限限”。2.2 判断所所发生的的费用：属哪种种管理方方法？2.2.1 如如属“管理方方法”判断是是否超额额度，若若超额度度不予报报销。2.2.1 如如属“管理方方法”判断是是否经过过“行政管管理”，单项项费用金金额2000元是否否有批准

12、准的书面面申请？流程详见费用用报销流流程附件件借支规定定。公司不开开放除差差旅费外外的其他他各种个个人借款款。个人差旅旅费借款款，需凭凭批准后后的出出差申请请单进进行申请请。2.1 个人差差旅费借借款的审审批权限限，按“二、管管理方法法行政政管理”中的“行政领领导审批批权限”执行。2.2 职员差差旅费借借款，最最高限额额为1,5000元。2.3 部门主主管差旅旅费借款款，最高高限额为为2,500元。差旅费。差旅费采采用预算算管理和和行政管管理两管管理种方方法。所谓差旅旅费的行行政管理理是指是否填填写出出差申请请单，并经相相应行政政级别批批准（公公司统一一组织的的出差除除外）；产生的的费用是是否

13、按行行政级别别审批。外埠出差差1.1 外埠出出差的差差旅费是是指因公公需要，到外埠埠出差发发生的费费用，包包括在途途交通费费、出差差生活补补贴、住住宿费、市内交交通费。1.2 出差期期间的交交际费不不列入差差旅费报报销单，另行单单独填写写支出出证明单单，与与差旅费费同时报报销。若若出差期期间的交交际费，不与差差旅费同同时报销销，在另另行报销销时，财财务部门门作退回回处理。1.3 对不享享受手机机费月报报销额度度1000元/月月的人员员，出差差期间的的手机费费补贴，也另行行单独填填写支支出证明明单，与差旅旅费同时时报销。1.4 外埠出出差，必必须先填填出差差申请单单，根根据需要要，凭批批准后的的

14、出差差申请单单和借支（暂付）单借借支差旅旅费。1.5 出差回回公司后后，在22个工作作日内，持出出差申请请单，到财务务部门办办理报销销手续，无特殊殊原因未未在2天天内报销销差旅费费的，其其差旅费费节约部部分不再再补贴给给出差人人，返回回公司时时间以回回程车、船票时时间为准准。1.6 在途交交通费1.6.1 乘乘火车110小时时内可以以到达的的，原则则上不得得乘坐飞飞机和软软卧；乘乘火车55小时内内可到达达的，以以硬座为为准，不不得乘坐坐硬卧。未经批批准，超超标部分分个人自自理。1.6.2 在在途交通通费按路路途时间间、职务务级别的的乘坐标标准，给给予报销销。乘坐坐火车、长途汽汽车，符符合乘坐坐

15、卧铺条条件而不不买卧铺铺的，给给予票价价的400%补助助。1.6.3 在在途交通通费还包包括：飞机场至至宾馆的的往返出出租车费费。机场建设设费、保保险费。1.7 出差生生活补贴贴出差生活活补贴按按地区标标准、出出差天数数给予补补助。1.7.1 出出差天数数以中午午12:00为为界限，以车、船票的的时间为为标准。1.7.2 出出发时间间12:00的的，出差差天数为为1天，反之为为半天。1.7.3 到到达时间间122:00的的，出差差天数为为1天，反之为为半天。1.7.4 部部门主管管以上级级别人员员到公司司业务单单位所在在地出差差，期间间接受业业务单位位接待的的，则生生活补贴贴不予发发放。1.7

16、.5 参参加各种种会议、培训，期间的的生活补补贴、市市内交通通费不予予发放。1.7.6 出出差期间间如有餐餐费支出出，则该该天的出出差生活活补贴减减半发放放，判断断的标准准是餐费费发票号号是否相相连，如如发票号号是两组组号码，则算两两天，依依次类推推。1.8 住宿费费住宿费按按地区标标准、职职务级别别给予报报销。节节约或超超过标准准的部分分，公司司个人均均四六分分担，（即公司司40%，个人人60%）。1.8.1 出出差同行行人员中中职务级级别不一一致，其其他同行行人员可可享受最最高级别别人员的的住宿标标准。但但超过最最高级别别住宿标标准的部部分仍须须四六分分担。1.8.2 出出差人员员如为单单

17、数，或或同行人人员中有有异性，住宿费费可以按按标准乘乘以2的的范围内内报销，超出部部分四六六分担，如住宿宿包间未未超过住住宿标准准，则出出差人员员仍可享享受节约约归己部部分。1.8.3 住住宿费按按实际住住宿天数数平均计计算，以以车船票票的时间间为准。1.9 市内交交通费市内交通通费（含含出租车车费）按按地区包包干使用用，不再再凭据报报销。市市内交通通费包括括除飞机机票、火火车票、轮船票票、长途途汽车票票及有关关机场费费、保险险费以外外的所有有交通费费用，未未能认定定为长途途汽车票票的一律律视同市市内交通通费。1.9.1 出出差人员员因病在在外地住住院，期期间的市市内交通通费不再再发放，生活补

18、补贴视同同出差。1.9.2 长长期驻外外人员（指在同同一城市市、连续续出差15天天），期期间的市市内交通通费不实实行包干干制，按按实报销销。1.9.3 公公司人员员自备车车外埠出出差，期期间的市市内交通通费不再再发放。1.100 出差差人员趁趁出差之之便，事事先经主主管经理理批准就就近返家家省亲办办事的，其绕道道车船费费扣除直直线单程程车船费费，多开开支的部部分由个个人自理理。不报报销绕道道和在家家期间的的出差生生活补贴贴、住宿宿费和市市内交通通费。1.111 出差差人员因因游览或或非工作作需要的的参观而而开支的的一切费费用均个个人自理理。本市出差差（列入入“交通费费”费用项项目）2.1 本市

19、出出差（或或办事）仅有市市内交通通费，无无在途交交通费、出差生生活补贴贴、住宿宿费项目目。在会会计费用用科目中中列入“交通费费”，报销销人填写写支出出证明单单。2.2 市内交交通费按按实报销销，原则则上以公公交车、地铁为为主，无无特殊情情况不得得乘坐出出租车；若有特特殊情况况的，事事先向主主管经理理提出申申请，批批准后方方可乘坐坐。2.3 因工作作需要而而加班或或外出办办事的，时间在在8:000前或或22:000后，可可乘坐出出租车。2.4乘乘坐出租租车的，在报销销车费时时，须在在出租车车票空白白处，写写明乘坐原原因起讫地地点，不不写明两项项内容的的，在报报销时财财务部门门作退回回处理。2.5

20、 公司自自备车本本市出差差的，无无市内交交通费。2.6 本市出出差享有有公司各各地标准准的“员工餐餐费”补贴。工作外派派3.1 根据公公司需要要派往外外地业务务单位工工作的人人员，其其往来的的在途交交通费按按外埠出出差标准准执行。3.2 对外地地业务单单位能够够提供伙伙食或住住宿的，一律由由业务单单位统一一安排，据实际际情况由由总部与与业务单单位结算算，出差差人员不不再享受受期间的的出差生生活补贴贴及住宿宿费的节节约归己己部分，住宿费费若超标标四六分分担。3.3工工作外派派期间的的市内交交通费不不实行包包干制，按实报报销。出差费用用标准（单位：元/天天、人）参见下表表：职务级别别项目总经理副总

21、经理理总经理助助理大区经理理总监部门经理理副经理部门助理理部门主管管业务经理理职员在途交通通飞机按 实实 报报 销销按实报销销控制报销销火车、汽汽车软卧硬卧轮船二等舱位位三等舱位位四等舱位位出差生活活补贴京沪穗深深60 省会、单单列市45 其他城市市30 住宿费标准京沪穗深深实 报报200180150120省会、单单列市180150120100其他城市内交通通费京沪穗深深按实 报销销504030省会、单单列市403025其他城市市2520说明省会城市市还包括括天津、重庆两两个直辖辖市，自自治区政政府所在在城市。单列市主主要是指指经济发发达城市市，包括括：大连连、青岛岛

22、、宁波波、厦门门、珠海海、苏州州。交际费。定义交际费是是指招待待客人而而产生的的的支出出，包括括餐费、礼品、娱乐活活动、旅旅游景点点门票等等。总部部职能部部门的交交际费采采用预算算管理和和行政管管理相结结合的方方法；业业务单位位的交际际费实行行预算管管理和额额度管理理相结合合的方法法。所谓交际际费的行行政管理理是指费费用报销销人在费费用产生生前，采采用口头头或书面面的形式式向行政政领导提提出本次次费用计计划，单单次费用用金额2000元必须须采用书书面申请请，申请请内容包包括事由参加人人数发生次次数预计金金额。所谓交际际费的额额度管理理是指交交际费的的总额不不得超过过销售额额的1，超额额度部分分

23、本期内内不予报报销。额度2.1 整个公公司的交交际费控控制在销销售净额额的2额度内内使用。2.2 业务单单位最大大额度是是销售净净额的11。2.3 总部职职能部门门的交际际费控制制在销售售净额的的0.88额度内内使用。交际费必必须单独独填列支出证证明单，并在在摘要栏栏内简要要列明事由参加人人数发生次次数，不不写明三项内容容的，在在报销时时财务部部门作退退回处理理。出差差期间的的交际费费须与差差旅费同同时报销销。如有高一一级别主主管人员员参加，须有最最高一级级主管作作为报销销人。招待费一一次性支支出在5500元元以上的的，原则则上刷卡卡支付，进行报报支时应应附刷卡卡帐单。手机费。定义公司对手手机

24、费采采用预算算管理和和额度管管理相结结合的的的方法，额度管管理是指指根据所所担当的的职务级级别和工工作的需需要，确确定该岗岗位的手手机费报报销额度度。手机机费须先先自行缴缴费，后后凭有效效发票在在额度范范围内按按实报销销，超额额度部分分个人承承担。若若确因业业务所需需通讯费费超过当当期额度度，本人人可申请请对超额额部分进进行核实实报支，但应附附通话清清单，并并分别列列出业务务通话与与私人通通话的实实际金额额。特别规定定2.1根根据手机机使用的的实际情情况，总总部的营营业管理理部、市市场部、拓展部部、产品品部、业业务部、物流部部和分公公司、办办事处，这些部部门中从从事销售售业务人人员的收收机费帐

25、帐单以九九五折计计算；总总部的总总经办、企划部部、财务务部、售售后服务务部、技技术部、人力资资源部，这些部部门人员员的收机机费帐单单以九折折计算。2.2享享受月报报销额度度1000元/月月的手机机，要求求入网，对入网网的帐单单金额不不再打折折；而对对未入网网的充值值定额收收据再打打八折。2.3计计算举例例2.3.1业务务部张经经理122月出差差3天，12月月份的入入网手机机费帐单单6000元；报销的帐帐单金额额=6000*995%=5700，手机机费出差差补贴额额度3*40=1200元，可报销额额度为4400+1200=5220， 额度5520实际支支出5770，11月份实实际报销销5200元

26、。2.3.2 财财务部李李主管112月出出差3天天，充值值定额收收据2000元。报销的帐帐单金额额=2000*990%*80%=1444，手手机费出出差补贴贴额度33*200=600元，可报销额额度为1100+60=1600，额度度1600实际际支出1144，则实际际报销1144元元。总部各部部门的额额度职务部门总经理助助理大区经理理总监部门经理理副经理部门助理理部门主管管业务经理理额度元/月出差补贴贴额度元/天额度元/月出差补贴贴额度元/天额度元/月出差补贴贴额度元/天总经办600403003010020营业管理理部600406004020020市场部600406004020020拓展部50

27、0404004020020产品部500404004020020业务部500304003020020物流部500304003010020企划部300303003010020财务部300303003010020技术部200302003010020售后服务务部200302003010020人力资源源部200302003010020补充说明明总经理、副总经经理的手手机费按按实报销销。业务人员员标准为为1000元/月月，但需需按本月月完成销销售点数数比例报报销。非业务职职员需要要报销手手机费需需部门主主管提出出申请，经总经经理办公公室审核核批准备备案方可可报销。以上未注注明的岗岗位人员员出差，亦可享享受

28、出差差期间移移动通讯讯费用补补贴，标标准额度度为：业业务人员员20元元/天，技术人人员155元/天天，其他他非业务务人员、非技术术人员110元/天。分公司、办事处处的额度度职务部门经理业务经理理业务员额度元/月出差补贴贴元/天额度元/月出差补贴贴元/天额度元/月出差补贴贴元/天分公司400402002010020办事处（无办公公间）400302002010020办事处（有办公公间）300301002010020补充说明明业务人员员标准为为1000元/月月，但需需按本月月完成销销售点数数比例报报销。非业务职职员需要要报销手手机费需需部门主主管提出出申请，经总经经理办公公室审核核批准备备案方可可报

29、销。以上未注注明的岗岗位人员员出差，亦可享享受出差差期间移移动通讯讯费用补补贴，标标准额度度为：业业务人员员20元元/天，技术人人员155元/天天，其他他非业务务人员、非技术术人员110元/天。办公费。定义办公费是是指因日日常工作作的需要要而购买买的办公公用品及及其他办办公性质质的消耗耗，如购购买纸笔笔、印制制名片、邮寄费费、快递递费、因因工作需需要公司司统一订订购的报报纸及书书刊、办办公室清清洁卫生生所需的的用品等等。办公用品品分类2.1 办公用用品按会会计核算算项目分分为专用用办公品品、快递递费、其其他办公公品具体体如下：2.1.1 专专用办公公品：打打印机、传真机机专用的的硒鼓、墨盒、色

30、带等等耗材和和销售业业务专用用的单据据。2.1.2 快快递费：是指邮邮局的邮邮寄费、市内快快递费。2.1.3 其其他办公公品：包包括消耗品：购增值值税票，帐本、铅笔、胶水、胶带、大头针针、图钉钉、曲别别针、橡橡皮筋、笔记本本、复写写纸、便便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔笔、订书书钉、复复印纸、信纸、信封、订报刊刊等。管制消耗耗品：签签字笔、修正液液、电池池、笔记记本等。管制品：剪刀、美工刀刀、订书书机、钢钢笔、计计算器、各类书书籍资料料等。2.2 其他办办公用品品按使用用可分为为个人领领用与部部门领用用2种。个人领用用：由个个人使用用保管的的物品，如铅笔笔、胶水水、橡皮皮等。部门领用用：是指指

31、打孔机机等管制制品，由由部门指指定人员员领用、保管、集体使使用其他办公公用品的的日常管管理3.1 消耗品品的使用用根据实实际工作作需要和和以往使使用记录录进行数数量控制制，并根根据不同同的部门门和人员员的工作作性质作作相应调调整。3.2 管制消消费品根根据工作作需要严严格发放放、限定定总数，自第二二次领用用起以旧旧换新。3.3 管制品品主要供供部门领领用。3.4 领用办办公用品品须作领领用登记记，办公公室管理理员建立立办公用用品领用用台帐和和领用卡卡以控制制办公品品消耗。3.5 办公用用品系为为公共活活动提供供，严禁禁带出公公司私用用。3.6 新进人人员到职职时由各各部门向向行政部部门提出出文具申申请单领领文具，并列入入领用卡卡。人员员离职时时，应将将剩余文文具交还还行政部部门。3.7总总部办公公用品（除财务务部门专专业用品品外）由由行政部部门统一一负责购购买、保保管和发发放，各各部门不不得任意意购买。特殊活活动支付付的费用用可提出出申请计计划，报报请批准准后购买买。额度扣除专用用办公品品、快递递费，各各部门的的办公费费最高额额度为每每人每月月30元元，各部部门的人人数以总总经办的的批准人人数为准准。 运输输费。公司对运运输费采采用预算