公司文件管理规定

1、四、公司文件管理规定（一）总则第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。第三条 按照照党政分分工的原原则，全全厂各类类文件分分别由党党委办公公室和厂厂部办（以下简简称两办办）归口口管理。表23-4 送发公公文登记记簿日 期文 号收文单位位文 别事 由由附 件附 本回涵内容容表23-5 表格档档案处理理工作一一览表部门表格档案案名称联数负责职别别表格性质质完成期限限审核职别别审核日期期日报月报记录其他（二）收收文的管管理第四条 公文文的签收收1凡

2、来来厂公启启文件（除厂领领导订启启的外）均由厂厂收发员员登记签签收（由由上级或或邮电局局机要通通讯员直直送机要要室的机机要文件件除外）后分别别交两办办机要秘秘书拆封封。在签签收和拆拆封时，收发员员和机要要秘书均均需注意意检查封封口和邮邮戳。对对开口和和邮票撕撕毁函件件应查明明原因，对密件件开口和和国外信信函邮票票被撕应应拒绝签签收。2对上上级机要要部门发发来的文文件，要要进行信信封、文文件、文文号、机机要编号号的“四对口口”核定，如果其其中一项项不对口口，应立立即报告告上级机机要部门门，并登登记差错错文件的的文号。第五条 公文文的编号号保管1两办办机要秘秘书对上上级来文文拆封后后应及时时附上“

3、文件处处理传阅阅单”，并分分类登记记编号、保管。须由工工厂承办办或归档档的厂领领导亲启启文件，厂领导导启封后后，也应应分别交交两办办办理正常常手续。2本厂厂外出人人员开会会带回的的文件及及资料应应及时分分别送交交两办机机要秘书书进行登登记编号号保管，不得个个人保存存。第六条 公文文的阅批批与分转转1凡正正式文件件均需分分别由两两办主任任（或副副主任）根据文文件内容容和性质质阅签后后，由机机要秘书书分送承承办部门门阅办，重要文文件应呈呈送厂领领导（或或分管领领导）亲亲自阅批批后分送送承办部部门阅办办，为避避免文件件积压误误事，一一般应在在当天阅阅签完紧紧急文件件要月即即办。2一般般函、电电、单据

4、据等，分分别由两两办机要要秘书直直接分转转处理。如涉及及几个单单位会办办的文件件，应同同主办单单位联系系后再分分转处理理。3为加加速文件件运转，机要秘秘书应在在当天或或第二天天将文件件送到厂厂领导和和承办部部门如关关系到两两个以上上业务部部门应按按批示次次序依次次传阅最最迟不得得超过22天（特特殊情况况例外）。第七条 文件件的传阅阅与催办办1传阅阅文件应应严格遵遵守传阅阅范围和和保密规规定，不不得将有有密级的的文件带带回家、宿舍或或公共场场所，也也不得将将文件转转借其他他人阅看看对尚未未传达的的文件不不得向外泄泄露内容容。2阅读读文件应应抓紧时时间，当当天阅完完后应在在下班前前将文件件交机要要

5、室，阅阅批文件件一般不不得超过过2天，阅后应应签名以以示负责责。如有有领导“批示”、“拟办意意见”，两办办应责成成有关部部门和人人员按文文件所提提要求和和领导批批示办理理有关事事宜。3阅文文时不得得抄录全全文，不不得任意意取走文文件夹内内任何文文件及附附件，如如确系工工作需要要，要办办理借阅阅手续，以防止止丢失泄泄密。4文件件阅完后后，应送送交两办办机要秘秘书，切切忌横传传。5两办办机要秘秘书对文文件负有有催办检检查督促促的责任任，承办办部门接接到文件件、函电电应立即即指定专专人办理理。不得得将文件件压放分分散，如如需备查查，应按按照有关关保密规规定，并并征得两两办同意意后，予予以复印印或摘抄

6、抄，原件件应及时时归档周周转。6按照照阅文范范围，离离、退休休干部，一般由由有关部部门定期期组织学学习有关关文件，或由两两办机要要室通知知到机要要室阅文文。（三）发发文的管管理第八条 发文文的规定定1全厂厂上报下下发正式式文件的的权力集集中于厂厂部，各各群众团团体和部部门一律律不得自自行向上上、向下下发送正正式文件件。2各群群众团体体、部门门需要向向上反映映汇报重重要情况况或向下下安排布布置重要要工作要要求发文文应向厂厂部提出出发文申申请，并并将文件件底稿交交厂办审审核。厂厂部同意意发文，则由厂厂办按机机构设置置与业务务分工统统一归口口以厂字发文文。3对全全厂影响响较大，涉及两两个以上上厂领导

7、导分管范范围的文文件，须须由厂长长批准签签发。其其余文件件均由分分管厂领领导批准准签发。第九条 发文文的范围围1凡是是以厂部部名义发发出的文文件、通通告、决决定、决决议、请请示报告告、编写写的会议议纪要和和会议简简报，均均属发文文范围。2厂部部下发文文件主要要用于：（1）公公布全厂厂规章制制度；（2）转转发上级级文件或或根据上上级文件件精神制制订的工工厂文件件；（3）公公布工厂厂体制机机构变动动或干部部任免事事项；（4）公公布全厂厂性的重重大生产产、技术术、经营营管理、政治工工作、生生活福利利等工作作的决定定；（5）发发布有关关奖惩决决定和通通报；（6）其其他有关关全厂的的重大事事项。3厂部部

8、上行文文、外发发文主要要用于：（1）对对上级机机关呈报报工作计计划、请请示报告告、处理理决定；（2）同同兄弟单单位联系系有关工工厂重大大生产、技术、人事劳劳资、物物资供应应、科研研、基建建、经营营管理等等事宜。4在工工厂日常常生产、技术、经营管管理中，有关图图纸、技技术文件件、工艺艺修改、审批工工作、安安排部、署传达达上级指指示等事事项，应应按有关关制度办办理，经经分管厂厂领导批批准后，由主管管业务科科室书面面或口头头通知执执行，一一般不用用厂部文文件发布布。5凡各各业务科科室如开开专题会会议所作作的决定定，一般般都不应应发文，不备查查考，可可以科室室名义用用工作作简讯发会议议纪要。6各业业务

9、科室室与外单单位发生生的一般般业务联联系，可可用各科科室的名名义对外外发函（应各自自编号备备查），不用厂厂部名义义发文。（四）发发文程序序与要求求第十条 发文文程序规规定1各单单位需要要发文，应事先先向厂部部提出申申请；2厂部部同意发发文时，主办单单位应以以国家法法令、上上级指示示或工作作实际需需要草拟拟文件初初稿；表23-6表格格管理登登记表申请单位位申请年月月日表格名称称表格编号号表格用途途备 考3草拟拟文稿必必须从全全厂角度度出发，做到情情况确实实、观点点鲜明、条理清清楚、层层次分明明、文字字简练、标点符符号正确确、书写写工整，严禁使使用铅笔笔、圆珠珠笔、红红墨水和和彩笔书书写；4文稿稿

10、拟就后后，拟稿稿人应填填附发文文稿纸首首页，详详细写明明文件标标题、发发送范围围、印刷刷份数、拟稿单单位与拟拟稿人，并签名名、盖章章、标定定日期和和密级；5厂办办应根据据厂部的的要求和和上级有有关指示示精神、有关文文件规定定，对文文稿进行行审查和和修改。对涂改改不清、文字错错漏严重重、内容容不妥、格式不不符的文文稿应退退回拟稿稿单位重重新拟稿稿；6经厂厂办审查查修改后后的文稿稿，送部部门主管管领导核核稿（对对文稿内内容、质质量负责责）；7对审审核时修修改较多多，有碍碍打印和和存档的的文稿，应由拟拟稿部门门重新誊誊写清楚楚； 8需经经会签的的文稿，应在交交付打印印前送会会签部门门会签；9文稿稿审

11、核会会签后，按批准准权限的的规定呈呈送厂部部领导审审定批准准签发；10经经领导批批准签发发后的文文稿交厂厂办机要要秘书统统一编号号送打字字室打印印；11文文件打印印清样，应由拟拟稿人校校对，校校对人员员应在发发文稿上上签名；12文文件打字字后，由由厂办派派专人按按数印刷刷，再由由两办机机要秘书书分发并并检查落落实情况况，对印印刷质量量不好的的文件，机要秘秘书应拒拒绝盖印印分发。（五）文文件的借借阅和清清退第十一条条 各各部门有有关工作作人员因因工作需需要借阅阅一般文文件，需需经本部部门负责责人签写写便条，对有密密级的文文件须两两办主任任同意后后方可借借阅。第十二条条 借借阅文件件应严格格履行借

12、借阅登记记手续，就地阅阅看，按按时归还还。任何何人不得得将文件件带走或或全文抄抄录，不不允许拆拆卷和在在文件上上勾画等等。第十三条条 两两办机要要秘书对对承办的的公文应应抓紧催催办，应应定期对对事情已已经办妥妥的本厂厂文件和和上级要要求限期期清退的的文件，进行收收缴清退退工作。（一般般为月底底一小清清，季末末一中清清，年终终一总清清）。如如发现文文件丢失失，必须须及时查查明原因因和责任任者，并并如实向向领导报报告。第十四条条 各各部门应应指定一一位责任任心强的的同志负负责文件件收交、保管、保密、催办检检查工作作。（六）文文件的立立卷与归归档第十五条条 文文件的归归档范围围1凡下下列文件件统一分

13、分别由两两办负责责归档：（1）上上级机关关来文，包括上上级对工工厂报告告、申请请的批复复；（2）厂厂部发出出的报告告、指示示、决定定、决议议、通报报、纪要要、重要要通知、工作总总结、领领导发言言和生产产经营工工作的各各类计划划统计、季度、年度报报表等；（3）厂厂长办公公室、厂厂务会、工厂管管理委员员会、中中层干部部会以及及各种专专业例会会记录；（4）厂厂一级组组织召开开的代表表大会所所形成的的报告、总结、决议、发言、简报、会议记记录等；（5）有有保存价价值的人人民来信信，来访访记录及及处理结结果；（6）参参加上级级召开的的各种会会议带回回的文件件、资料料及本厂厂在会上上汇报发发言材料料等；（7

14、）上上级机关关领导同同志来厂厂检查视视察工作作的报告告、指示示记录，以及本本厂向上上级进行行汇报的的提纲和和材料；（8）反反映本厂厂生产、经营活活动、先先进人物物事迹及及厂领导导工作等等的音像像摄制品品；（9）工工厂日志志和大事事记；（10）工厂向向上级请请示批复复的文件件及上报报的有关关材料。2业务务科室、各群众众团体日日常工作作中形成成的活动动资料，由各业业务科室室、群众众团体负负责立卷卷归档。第十六条条 立立卷要求求1文件件立卷应应按照内内容、名名称、作作者、时时间顺序序，分门门别类地地进行整整理归档档。2立卷卷时，要要求把文文件的批批复、正正本、底底稿、主主件、附附件收集集齐全，保持文文件材料料的完整整性。3要坚坚持平时时立卷与与年终立立卷归档档相结合合的原则则。重要要工作、重要会会议形成成的文件件材料，要及时时立卷归归档。4上年年度形成