广华物业有限公司档案管理制度

1、-PAGE 10-广华物业有限公司档案管理制度GLGZ.RX/QEW.18 版本号/修改状态：2010/0 页码：第 PAGE 1页/共1页目的为规范公司档案管理工作，提升公司整体管理水平，根据中华人民共和国档案法、物业管理条例规定，特制定公司档案管理制度。20 适用范围适用于公司、分公司、项目档案管理工作。30 职责公司设立综合档案室，由总经理办公室专人负责档案管理工作。分公司设立分公司档案室，由分公司人事行政专员负责分公司档案管理工作。项目由人事行政专人负责本项目的档案管理工作。40 程序要点 档案管理原则公司档案管理工作应当坚持“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。

2、公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则：公司成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本公司档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务；各分公司/项目应指定兼职档案员，负责本单位形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。 公司档案管理方法公司归档文件材料目录公司档案文件材料按部门/分公司/项目可分九大类目如下，每大类目下设小类目，小类目可根据各部门职能变化作相应的调整，公司归档文件材料目录如下：一、人事行政部（RX）01内部发文02外部往来文件03合同04人事通知05部门制度文件05其他二、质量管理部（ZG）01内部发文02外部往来文件0

3、3合同04会议纪要05 项目巡场报告06事件报告、特殊事件报告07绩效考核文件08总结、计划（周、月、年）09公司及部门制度文件10其他三、财务部（CW）01内部发文02外部往来文件03各单位年度预算04财务报表05会计凭证06部门制度文件07其他四、拓展部（SCTZ）01内部发文02外部往来文件03合同04招标文件05物业管理方案、投标书（电子版）06部门制度文件07其他五、总经办（ZJB）01内部发文02外部往来文件03 合同04公司各类证照（含ISO证书）05声像类文件（含相片、光碟等）06其他六、集团公司（JT）01内部发文02外部往来文件03 合同04集团、分公司各类证照05其他七、

4、资产管理部（ZCGL）01内部发文02外部往来文件03合同04部门制度文件05其他八、分公司01内部发文02外部往来文件03合同04分公司各类证照05分公司制度文件06其他九、项目01内部发文02外部往来文件03项目制度文件04其他备注：1、属公司行为的公文，须将已审批的公文提交总经理办公室统一编号、发文，未经批准不得私自发文。2、所有移交综合档案室存档的文件材料，原则上要求纸质文档与电子文档一起移交。3、以上小类目的编号并非固定编号，可以根据部门/项目不同情况进行增减。归档年度的确定计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。跨年度形

5、成的文件材料，归入事项的办结年度。会议文件归入会议的开幕年度。归档时间以公司名义的发文、合同及一些保密、重要文件，经办人/单位必须当天交综合档案室归档。其他需交档案室归档文件材料，各部门/分公司/项目兼职档案人员于每季度第一个月5日前向公司综合室移交上季度档案资料（含电子文档打包发送），提交内容按归档文件材料目录执行，电子文档归档要与纸质文档归档时间及内容一致。会计文件材料在会计年度终了后进行整理，在次年一个月内由会计部门向综合档案室移交三年前的档案。磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。遇兼职档案员调动岗位或离职的情况，需与接手人办妥档案移交手续后方可办理调动/

6、离职手续。归档要求归档的文件材料应为原件，因故无原件的需将具有凭证作用的文件材料进行归档。文件材料归档后不得擅自更改，归档的文件材料要完整、齐全。归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，严禁使用易褪色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸等书写。对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠。两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉

7、译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。公司综合档案室管理人员需每半年度对归档电子文档用光盘进行刻录存档，并在光盘上进行标识。归档份数归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。归档手续各单位档案管理人员按归档文件材料目录要求整理好资料，并填写归档文件移交清单一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。文件材料的编号归档的公司文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处固定位置粘贴档案编号（编号要求宋体五号字）。公司档案编号的方法如下：公司档案编号：GLGZRX01201

8、0-001 文件编号 文件形成年度 类目（如：对内发文） 代表：人事行政部（部门/项目代码） 公司代码，如是分公司，如佛山分公司：GLGZ/FS项目档案管理各项目除移交公司综合档案存档资料外，需对本项目其他资料需进行全面的整理、归档，便于项目的正常运作。计划创优或进行创优的项目按示范项目迎检总目录进行资料整理、归档。其他项目按项目档案管理目录进行资料整理、归档。项目档案管理目录（一）基础管理文件材料1、小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等文件材料2、竣工验收合格报告、新建住宅商品房准许交付使用证等文件材料3、物业质量保证文件和

9、使用说明文件等材料4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合格证，电梯准用证、年检资料等材料5、接管验收手续等文件材料6、各种机电设备出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡、保修协议等文件材料。7、业主购房合同文本8、维修基金交纳明细9、维修基金管理、使用、续筹等文件材料10、前期物业管理服务合同、物业管理服务合同及其它协议等文件材料11、房屋使用手册等文件材料12、装饰装修巡查、制止违规行为、向行政主管部门报告记录13、业主告知物业管理公司函（装饰装修）14、物业管理公司告知房屋所有人、使用人和装饰装修公司函等文件材料15、与业委会往来文件材料16、业主公约17、

10、业主档案18、房屋及其配套设施权属材料19、投诉记录及处理、回访等文件材料20、业主满意度调查及分析、整改措施等文件材料21、特约服务等文件材料22、项目管理的年度计划、总结23、与公司往来的各种请示、报告、批文等24、与辖区物业行政主管部门、各专业服务部门往来文件材料25、项目管理会议记录、与业主委员会之间沟通协调有关事项会议记录、参加社区联席会议记录等文件材料。26、员工管理文件材料（1）员工花名册、档案资料（2）员工工资管理、考勤记录、绩效考核、奖惩记录（3）员工培训记录（培训计划、教案、签到单、考核试卷等）27、钥匙管理文件材料30、各种提示、通知资料留存（或照片等）31、其它应归档的

11、综合性文件材料（二）房屋管理与维修养护1、公共区域巡查记录2、报修记录3、维修派工单4、领料单5、客户回访记录6、其它应归档的维修文件材料（三）共用设施设备管理1、各种设施设备维修、保养记录2、各种设施设备运行记录3、二次供水卫生检验报告等文件材料4、各类事故处理方案及处理记录5、其它应当归档的文件资料（四）公共秩序维护、消防、车辆管理1、门卫、监控室、物业区域巡逻值班记录2、使用装具发放、使用情况登记等文件材料3、物业项目内危及人身安全的提示标示及防范措施等材料4、出入证发放登记表、收费标准公示及车位分配方案等材料5、机动车出入登记手续等材料6、非机动车管理等材料7、其它应当归档的文件材料（

12、五）环境卫生管理1、环卫设备、工具等明细，卫生区域责任划分，卫生消毒灭杀制度及其落实情况记录等材料。2、日常卫生检查记录等材料（六）绿化管理1、绿化使用机具明细，绿化日常巡查、养护、病虫害防治等材料2、绿化工作日常检查记录等材料3、绿化施工等材料4、其它应归档的文件材料（七）社区文化活动文件材料1、社区文化活动计划及实施情况2、社区精神文明建设文件材料3、获奖的荣誉证书、奖牌、奖杯4、其它应归档的社区文化活动材料（八）项目管理效益1、物业管理服务费收缴情况及收支情况公示等文件材料2、开展多种经营服务项目及收入情况公司文件材料目录文件材料应逐件编目，并按文件归档号编制归档文件目录，放置每个资料盒

13、首页。 档案工作标准文件材料归档及时，归档范围准确。制定公司档案分类方案，档案实体档号标识与分类方案一致。档案整理规范，质量符合国家及档案行业标准要求，并编制检索工具。根据公司档案管理需要设置档案室和配备必要的档案柜、架，利于档案的安全保管。涉密档案保管合理、安全。档案保管条件达到防火、防盗、防光、防有害气体、防潮湿、防虫、防高温、防尘等要求，并配备必要的档案保护设备设施，纸质档案要采用无酸卷盒存放。档案无霉变、褪色、虫蛀、鼠咬等现象。照片、录音（像）带、电子文件等特殊载体档案，要有符合保管要求的档案装具单独存放。档案上架排序符合国家和档案行业标准要求，做到排列有序、分类清楚、查阅方便。建立档

14、案借阅、利用登记制度，借阅手续齐全；利用涉密档案时审批手续严谨；档案的查准率、查全率达到100。对所保管的档案应定期进行清点，建立统计登记台帐，做到账物相符。档案文件材料移交手续完备，责任明确。公司建立档案鉴定工作小组，组长为总经理，组员为各部门负责人、档案管理人员。每两年档案员应对销毁的档案编制档案销毁清单，对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由档案管理人员写出鉴定报告，连同档案销毁清单一起送相关部门、总经理批准后进行销毁。 公司档案的利用公司员工因工作需要，可以查阅、借阅、复印与其工作有关的档案和资料，借阅公司档案须填写档案查阅/借阅/复印审批表办理借用手续。借用公司证照填写公司证照借用申请

15、单。经审批后到档案室办理相关手续。公司档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。确须外借的档案，要经主管领导、人事行政部和总经理办公室同意，按时归还，借阅期一般不得超过七天，确因工作需要不能如期归还者应再加办借阅手续。所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。借出档案只限在本部门有关人中查阅，不得转借其部门或个人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介

16、绍信和本人工作证，并办理有关手续。 公司档案的保密档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守公司和业主的机密。档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。有关部门需查阅机密以上档案须经公司主管领导批准。不得与无关人员谈论涉密档案内容。下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应

17、登记造册，并有人负责监销。档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。 公司档案的保管接收档案必须认真验收，并办理交接手续。案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。 研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。 档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。 借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。存放胶片、照片、录像带、磁带要用专用卷盒。每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，

18、做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。 档案人员的岗位责任制 档案部门负责人认真贯彻执行上级关于档案工作的指示、规定及有关标准，发动和组织本公司档案工作人员全面完成档案工作任务。审批或拟定本公司档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，并认真听取档案部门工作汇报、检查档案工作落实情况。适时地召开全公司档案工作会议，总结布置档案工作，交流档案工作经验;研讨工作中存在的问题和解决办法。负责组织公司专(兼)职档案人员的业务培训，负责公司档案工作责任制的考评工作。负责对借阅机密档案和外单位借阅档案的审批及对销毁档案鉴定的组织和鉴定工作。参加本公司有关物业管理项目验收等有关活动。档案室专职档案人员认真执行上级有关档案工作的指示要求，维护档案的完整、准确、系统。负责公司档案的收集、整理、保管、提供利用、鉴定工作，并按有关规定进行档案的销毁工作。 负责各有关部门/项目档案工作的监督检查和业务指导工作，做好文件材料形成、积累、立卷归档工作，把好质量关。 认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。做好室藏档案的管理，建立健全档案基础性工作，确保档案文件材料的齐全、