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文档简介
1、河南xx集团外事接待管理程序一、目的:制订本程序以确保公司外事接待工作得以规范并得到有效控制。二、范围:本程序适用于集团总部和子公司的外事接待管理工作。三、来访客人的群体和个体1、上级领导或人大、政协委员检查、视察工作;2、国家、部委、省、市领导调查研究;3、政府有关部门检查工作;4、专家学者、咨询机构来访;5、媒体来访;6、大型公共关系活动来宾接待;7、国内外上游、下游客户来访;8、同行友好访问;9、经济往来客人来访;10、招应标客人、施工客人来访;11、其他客人来访。四、接待工作总协调和对子公司接待工作的指导:集团公司办公室负责接待工作总协调。集团公司办公室负责指导子公司的接待工作。接待责
2、任部门和分工:(一)若1、上级领导或人大、政协委员检查、视察工作;2、国家、部委、省、市领导调查研究;3、政府有关部门检查工作;4、专家学者、咨询机构来访;5、媒体来访;6、大型公共关系活动来宾接待。由集团公司办公室总负责接待。(二)若7、国内外上游、下游客户来访;8、同行友好来访;9、经济往来客人来访;10、招应标客人、施工客人来访;11、其他客人来访。由归口部门总负责接待。(三)总负责接待部门可以联系相关部门分工配合接待。(四)若需要集团领导出面接待,由集团公司办公室负责安排。(五)有关保密的方面,联系集团保密委员会办公室统一接待口径;有关公司整体对外宣传的方面,联系集团企业文化中心统一接
3、待口径;有关财务数字,联系财务部负责统一接待口径。有关劳工方面,联系集团人力资源部统一接待口径。六、“接待”的内涵:前期联系,迎来送往,车辆交通,食宿安排,会议交谈,参观引导,音象文字材料,宴请旅游,费用交付,接待后期跟进,接待效果评估等。七、职责:(一)集团总部办公室负责公司的外事接待管理工作。(二)属于上级政府部门来公司参观的:由集团总部对口职能部门全面负责接待工作、全程陪同,子公司配合。(三)属于上级政府部门来公司检查、审查、检测的,以子公司为主,集团总部配合。(四)集团总部对口职能部门负责:1、与上级政府部门联系、沟通确定行程(人员、时间等);2、需要食宿的,安排好食宿;3、在来公司之
4、前,与子公司沟通相关要求、统一口径,及注意事项。4、在确保公司各种技术等不泄露的情况下,提供上级政府部门索取的资料;5、协调子公司协调不了的问题。6、陪同就餐;7、沟通检查、审查、检测报告,随时协调可能出现的问题。8、子公司负责:(1)生产现场的卫生、各种防护措施到位;(2)现场的全程陪同、讲解;(3)发现问题的现场整改及时、到位;(4)对检查、审查、检测报告中提出问题的按要求整改及时、到位;(5)陪同就餐八、具体内容(一)凡与公司有业务来往的外界人员来公司考察、参观、采访时,由其对口部门负责接待。并由对口部门提前一天拟制接待计划发到相关部门,准备好相关接待事宜。各子公司的接待由子公司全程负责
5、。接待标准参照附件外界来宾接待要求。(二)凡各级政府部门来公司检查工作、参观采访时,由集团总部办公室负责接待。但各对口部门必须事先报集团总部总经理同意后,通知集团总部办公室具体时间、任务、来人级别、人数和特需准备的其它事宜。1、总部办公室接通知后,按来宾级别准备好会义室、参观证,并通知集团总部保卫部、子公司生产部、定置办及相关部门做好接待准备。2、对来访人员进公司的时间、参观、座谈、离厂、就餐、住宿,总部办公室应及时掌握,随时做好各项工作。3、对重大活动及重要客人来访,总部办公室要安排专人到大门口门厅迎接,直到把客人接到要去地点为止。(三)集团总部保卫部负责指挥来人车辆路线和停放地点。九、关于
6、集团来访客人招待用烟酒的规定:俗话说,无酒不成席,对来访客人进行适当的烟酒招待,是必要的。 (一)在招待时要注意以下原则:(1)为了保证工作高效、正常进行,中午招待客人不允许饮酒(特殊情况,请示总经理批准)。(2)烟酒规格以接待礼貌、规范,赢取客人好评;(3)烟酒用量能少不要多,保护贵宾和我司人员的身体健康,没有用完的烟酒要及时退回办公室保管。(4)坚决杜绝死劝喝酒和酗酒闹事。(二)烟酒类别:一类:(A)五浪液、茅台、剑南春、卡斯特等类酒级别。 中华类香烟级别。 二类:(B)共赢天下、95干红等类酒级别 玉溪、红帝豪类香烟级别 三类:(C)宋河梁液等类酒级别 红旗渠类香烟级别(三) 招待类别靠
7、拢规定三中(1)、(2)群体客人,用一类烟酒;规定三中(3)、(4)、(5)、(6)、(8)群体客人,用二类烟酒;规定三中(7)、(9)、(10)、(11)群体客人,用三类烟酒;集团董事长出面招待,上调一个类别。走出去攻关招待,上调一个类别。(四)申购类别及流程(1)各类招待烟、酒均由集团办公室按实际用量(合理需求)申报经总监签批后在审核定点单位采购。(2)依据定点供应单位的正式发票,验收后在限定时间内经总监签批报销。(3)各部门及各子公司需凭领酒申请单领取烟酒,申请单必须说明接待客户名称,接待人员职务,领取数量、陪同人员,由各部部长或子公司总经理签字后才可到办公室领取。A类用烟酒需总经理批准。(4)集团办公室负责购入验收、保存,依据规定审核申领部门人员的招待对象按招待类别(经总监签批)发放并做好登帐记录工作。(以便费用分摊)。十、子公司的接待工作规定:参照此文件,由集团公司办公室指导执行。十一、实施(一)集团总部或子公司,必须积极主动接待好上级政府部门视察工作,不论任何原因,只要出现相互推诿、扯皮的,一律考核5分。(二)本规定于签发之日起有效,并在今后中不断完善、修订。集团总部 办公室二八年十月二十二日附件:外界来宾接待要求接待规格ABCD来宾人数、级别国家部委省级委、厅重要部门处长重要客户重要部门领导省级处以上领导省、市重要部门工作人员一般
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