合同管理制度

1、合同管理制度1.总则1.1为进一步加强新能源公司合同管理，明确签约主体、法务人员及合同经办人的责任，防范企业法律风险,提高公司的经济和社会效益，结合企业发展和经济运行实际，根据中华人民共和国合同法及其他有关法律法规，特制定本办法。1.2定义：1.2.1合同:本办法所称的合同包括各类买卖（购销、代销）合同、购并合同、合资（合作）经营合同、租赁合同、承包（承揽）合同、联营（联建）合同、委托合同、技术合同(协议)及其他经济、民事合同，以及具有合同性质的意向书、协议书等。1.2.2法务人员:指经过法律专业培训，能够独立处理法律诉讼及非诉讼业务的人员。1.2.3合同经办人:在公司授权范围内对外进行合同洽

2、谈、合同签约并保障合同正常履行的人员。1.3 本办法所称的合同管理，是指公司在签订各类合同时进行法律、经济审查，合同履行中实施监督和管理。主要包括对合同对方当事人的资信调查，意向接触，商务谈判，合同签订、履行、变更与解除，纠纷处理、合同档案的建立及监督、检查。1.4 公司应建立合同评审制度。合同签订、合同条款的变更应按合同评审程序进行评审。合同的评审工作由公司业务部门负责召集。合同评审委员会人员由财务部部长、法务人员、专业技术人员及相关部门负责人组成。合同评审原则上采用OA方式，特殊情况下采用书面方式，参与评审的相关人员在合同审批流程中明确自己的意见。1.5 公司对外签订合同需由法务人员签署意

3、见。公司对外签订标额在 100 万元以上的合同或对企业有重大影响的合同，在进行可行性调查、谈判和签约的过程中应当有法务人员参加。企业合同标的额在500万元以下的非范本合同必须经本公司相关部门评审，500万元以上报股份公司运营管理部及相关部门进行评审及备案。1.6 风险控制与审计部是公司的合同主管机构，统一负责公司的合同管理检查工作。形成公司统一管理，各单位专人分管的合同管理体系。1.7 公司风险控制与审计部和各单位合同经办人，在授权的范围内行使各自的职责。1.8 公司风险控制与审计部对合同管理工作的检查职责：1.8.1 对各单位签订的合同进行定期检查。1.8.2 依据本管理办法指导各部门与其它

4、公司、个人签订各类合同。1.8.3 负责起草、修订公司通用的合同示范文本，并上报上级主管部门审核备案。1.8.4 代表公司对外处理合同纠纷事宜。1.8.5 宣传合同法律法规及其他民商事法律法规。1.9 法务人员职责：1.9.1 负责管理所在公司对外签订的各类合同。1.9.2 协助、监督本公司合同经办人依法签订、履行或变更、终止合同。1.9.3 审查合同经办人拟订的合同，保证合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善或不合法的合同出现。1.9.4 检查合同履行情况，定期将合同执行情况向本公司领导及风险控制与审计部汇报。1.9.5 参与处理本公司的合同纠纷。1.10 合同经办人的职责：1.10.1合

5、同依法签订生效后，经办人应在加盖合同专用章之日起15日内将合同报综合办资料室存档，与付款有关需要原件的合同交财务部一份。1.10.2 在履行合同过程中，经办人应及时跟踪检查、了解履行情况。如发现履约中存在问题或隐患应及时做出处理；如处理事项超出了自己的管理权限，则应及时逐级向法务人员和公司领导汇报。1.10.3 在合同履行过程中，对公司的履约情况应及时做好记录并经对方确认，每月如实填写合同履行台账。1.10.4在履行合同付款前，应由对方当事人出具合法、合规票证。1.10.5在履行合同过程中，经办人若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况的，应立即中止履行，并及时书面上报公司董事长和法务人员：

6、1.10.5.1 经营状况严重恶化；1.10.5.2 转移财产，抽逃资金，以逃避债务；1.10.5.3 丧失商业信誉；1.10.5.4 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形。1.10.6 合同签订和履行过程中的往来函件不得丢失。1.10.7债权债务的定期确认；1.10.8在连续性销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，及时确认双方的债权债务；1.10.9在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐确认合同效力及双方债权债务。2.合同的签订、履行、变更或解除2.1 凡进行商品交易或经济协作活动，除小额即时（3万元以下）清结

7、者外，都必须签订书面合同，包括合同书、信函和数据电文（电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等。不得以口头协议代替书面合同。采用信件、数据电文等形式订立合同的，可以在合同成立之前要求对方签订确认书，签订确认书时合同成立。2.2 合同经办人在签订合同之前应当对对方当事人的资信情况进行调查，并保存调查记录。2.2.1 进行主体资格审查，审查对方当事人是否具有相应的民事权利能力和行为能力。应要求对方出具企业法人营业执照、事业法人、社会团体法人登记证（经工商部门本年度年检）或其他登记证明、身份证件。如属于国家特许经营、专属经营的项目、产品，还应审查国家相关机构准许其特许经营、专属经营的证照、批文。2.2

8、.2 审查企业法定代表人的身份证明以及向受托人签发的授权委托书，查明其授权范围及授权权限。2.2.3 进行履约能力调查，应视合同数额的大小及重要程度，尽力查明当事人的履约能力。需要对方提供担保的合同，还必须查明担保人的担保资格、担保能力及担保财产的状况。2.3 合同经办人对外签订合同，如有国家有关部门制订、推荐使用的示范合同文本的，或有风险控制与审计部制订的合同示范文本，必须使用该类合同文本。如自拟合同文本涉及事项重大、法律关系复杂，经办人应将自拟的合同文本在签约前报公司法务人员审核。2.3.1风险控制与审计部制定的合同示范文本各单位必须严格执行。应对方当事人要求需要添附、变更、删除合同条款的

9、，更改后的合同必须报风险控制与审计部备案，500万以上报股份公司审批。2.3.2 合同文本的填写或拟制应当符合下列规定：2.3.2.1 条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。2.3.2.2 首部应包括合同名称、订约各方的全称、签约地点、签约日期等。2.3.2.3 正文应包括合同标的、数量、质量、价格或酬金、款项的结算方式、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式（调解、仲裁或诉讼）等。2.3.2.4 在购销合同中，应明确约定合同履行地点或交货地点，明确至市辖区或县一级，不得只标明货物到达地、到达站、验收地、安装调试地等字样。一般情况下，企业销售产品应明确交货地点在企业住所地，由对方当

10、事人提货或由企业代办托运；企业采购产品应明确交货地点在企业住所地，由对方负责运输并承担运费。2.3.2.5 公司销售化工产品，原则上不允许赊销。2.3.2.6 公司签订两年以上的中长期经营合同，必须逐级上报，直至由董事长批准。2.3.2.7公司签订以自有房屋、土地为标的的租赁、联营、承包合同，合同履行期限不得超过一年；履行期限在一年以上的，必须报公司风险控制与审计部初审，经公司领导审核同意后，上报董事长批准后方可签订。2.3.2.8 关于争议的解决，原则上必须选择钦州仲裁委员会仲裁，开庭地点设在乌鲁木齐市。2.3.2.9 结尾应包括合同正本及副本的份数、发送（备查）公司、合同有效期限、签约地点

11、和日期，并由双方法定代表人或授权代表签名，同时加盖当事人的行政章或合同专用章。2.3.2.10 附则应写明合同的附件及开户帐号等其他有关事项。2.3.2.11一份合同如有多页码组成，应在每页上加盖专用骑缝章或合同章。2.4 合同签订应注意如下事项：2.4.1商务合同的签订人根据合同金额大小及重要性，由公司经营班子签订；2.4.1.1合同总金额大于或等于500万元，由公司法定代表人签订；2.4.1.2合同总金额小于500万元以下大于等于200万元，由公司总经理签订；2.4.1.3合同总金额小于200万元，由公司分管领导签订。2.4.2技术合同的签订：2.4.2.1技术协议作为技术合同，与商务合同

12、具有同等法律效力；2.4.2.2技术协议由于技术性较强，需相关技术人员编制；2.4.2.3涉及单个车间的技术协议，由对应车间技术人员负责起草技术协议，由对应车间负责人审核并签署技术协议；2.4.2.4涉及两个及两个以上车间的技术协议，由主工艺车间技术人员负责牵头起草技术协议，由各车间负责人审核并在技术协议各页进行小签，由公司总工程师负责复核及签署工作。2.4.3技术规格书的签订：2.4.3.1技术规格书作为询价采购的技术附件，对技术要求、品牌等限制等必须符合招投标管理制度；2.4.3.2技术规格书由于专业性、技术性较强，需上报计划车间技术人员编制，各相关专业会签，并由分管领导、总经理签批。2.

13、5 合同的变更或解除应当遵守如下制度：2.5.1 需要变更或解除合同的，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与对方当事人进行协商、书面函告、限期答复。2.5.2 合同经办人在收到对方当事人要求变更或解除合同的正式文件、信函、传真、电报等函件后，应当及时请示法务人员和主管领导处理。紧急、重大事项一般不得超过一天，一般事项不得超过三天。超过期限造成严重后果的，经办人应承担相应的责任。涉及可能发生重大法律纠纷的复电、复文，须经法务人员审阅后方可发出。2.5.3 变更或解除合同应当采用书面形式并注意以下事项：2.5.3.1 合同主体变更、债权人转让权利或债务人转移债务的，应按法律规定的程序，征

14、得合同各方的同意或通知有关当事人。2.5.3.2 有担保人条款的合同变更，应事先征得原担保公司的同意并在变更协议上加盖担保公司的印章。2.5.3.3 经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除协议，应报原公证、鉴证机关备案或重新（补充）办理公证、鉴证手续。2.5.3.4 法律、行政法规规定转让权利或者转移义务应当办理批准、登记等手续的，或合同中对变更、解除有其他特别约定的，依照其规定办理。2.6 公司一律不得为其他公司和个人提供担保，确实需要对外提供担保的，应当在对被担保人进行资信调查后，根据公司董事会议事规则、董事长工作规则规定的权限办理。3.合同纠纷的处理和解决3.1 合同在履行过程中发生纠纷

15、的，应按中华人民共和国合同法、中华人民共和国民法通则等有关法律、法规和本制度进行处理。3.1.1 处理合同纠纷的原则：3.1.1.1 坚持以事实为依据，以法律为准绳的原则。3.1.1.2 双方协商解决为主的原则。3.1.1.3 实事求是、责任分明、维护公司合法权益的原则。3.2 合同经办人应及时将发生合同纠纷的情况做书面详细说明并报告公司法务人员和主管领导，以便公司能够及时处理。3.3 处理合同纠纷应遵守下列规定：3.3.1 发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产，有可能使我方权利难以实现时，应及时依法申请采取诉讼保全措施。3.3.2 在诉讼证据可能丧失或以后难以取得的情况下，应及时采

16、取财产保全措施。3.3.3 如与对方当事人协商处理纠纷，应在法律规定的诉讼时效内进行，并考虑留有仲裁或起诉的足够准备时间。3.3.4 凡属多方责任的合同纠纷，应逐步查明原因，分清责任，责成有关人员提出补救措施。3.3.5 做好每起合同纠纷的实况记录和案卷备查工作。3.3.6 公司发生诉讼纠纷时法务人员到具体部门调查时，具体的部门必须积极配合。3.4 合同纠纷协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，由双方代表人签字并加盖公司公章。3.5 合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料汇总、归档，以便备查。4.合同的管理4.1 公司风险控制与审计部依据职责对公司合同签订、履行情况、合同资料的管理进行检查与监督

17、。4.1.1 凡有下列情形之一的，给予有关人员一定的精神和物质奖励：4.1.1.1 在合同签订、履行、争议解决过程中，因采取积极审慎的态度，免受重大经济损失的。4.1.1.2 敢于揭发、抵制公司有关人员利用合同损害公司利益、违法和犯罪行为的。4.1.1.3 在合同管理工作中，认真负责，做出突出贡献的。4.1.2 凡有下列情形之一的，给予责任者经济处罚、行政处分或批评：4.1.2.1 因违法签订无效合同，因无权代理、越权代理而致使合同无效，造成经济损失的。4.1.2.2 因签订的合同条款不完备，防范措施不利，造成经济损失的。4.1.2.3 变更、解除合同未按法定程序办理，造成经济损失的。4.1.

18、2.4 发生合同纠纷不及时采取措施，超过诉讼时效，造成经济损失的。4.1.2.5 擅自放弃追究对方当事人的违约责任，造成经济损失的。4.1.2.6 因严重不负责，造成合同资料丢失、损毁，造成经济损失的。4.1.2.7 其他失职行为，造成经济损失的。4.2 公司建立合同台帐。4.2.1 各单位均应建立合同台帐，合同台帐管理应符合下列规定：4.2.1.1 合同台帐应记载序号、合同号、签约日期、合同标的、数量、价格、签约公司及经办人、履行情况及合同违约、变更、解除、仲裁、诉讼、付款情况等事项。4.2.1.2 合同相对方的名称、法定代表人、地址、电传、电话、联系人等信息资料。4.2.1.3 填写合同台帐应逐日逐项填写，字迹清楚，做到准确、及时。4.2.1.4风险控制与审计部不定期对各单位的合同台帐进行检查。合同台账要每月累加并及时更新合同履行情况。4.3 合同归档管理应遵守下列规定：4.3.1 合同签订完毕，在15