公司会议管理制度

1、公司会议管理制度1目的为规范公司会议管理，提高公司总体决策能力、办事效率及会议质量，明确有关会议召开程序。特制定本制度。2原则强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项原则。3适用范围本制度适用于xx公司组织召开的各种会议。4管理权责3.1 综合办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。3.2 会议提拟人或主办部门（含各部门/车间）负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。5 会议管理要求5.1 会议分类5.1.1本制度所指的会议包括公司内部召开的所有会议（指公司生产管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程建设管理、设备管理、财务管理）等。5.1.2 公司会议暂定为两种，

2、一是公司级会议，由公司领导组织召开，需公司所有车间、部门负责人参加（如无法参加需向会议组织领导请假）。二是专题会议，由主题单位负责人召开，参会人员由主题单位要求（如无法参加需向会议主持人请假），会议分类及相关要求详见5.2。5.2会议时间5.2.1 经营班子会：公司每周周一上午召开经营班子会，在5号会议室，会议由综合部负责召集，公司经营班子成员参加会议；综合部负责会议记录。5.2.2 早调会：公司每一至周天早上8：40召开早调会，在公司生产调度会议室，会议由生产部负责召集，公司领导及各部门、车间主要负责人参加会议；会议由各相关部门通报前日工作检查落实情况，公司领导提出要求和安排。会议由生产部起

3、草会议纪要，报公司生产部主管领导审核后，生产部统一下发。5.2.3大型调度会：公司每周一下午召开大型调度会，在公司生产调度会议室，会议由运营管理部负责召集，公司经营班子领导及各部门、车间主要负责人参加会议；会议由各车间、部门汇报生产情况及工作，公司领导对近期工作提出要求和安排。会议由运营管理部起草会议纪要，报公司主管领导、总经理审核，由综合部以红头文件下发。5.2.4月度经济分析会：公司每月10日召开月度经济分析会，在公司三楼多媒体会议室，会议由由运营管理部负责召集，对本月生产经营状况对比分析，公司领导提出要求和安排。5.2.5资金平衡会：公司每月26日召开资金平衡会，在公司三楼多媒体会议室，

4、会议由财务部负责召集，公司经营班子领导及各部门、车间主要负责人参加会议；听由财务部汇报公司生产经营资金情况及确认应付款等，审议次月资金平衡工作。6 会议室使用管理6.1会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。6.2 会议室使用规定 6.2.1 公司会议室，由综合办公室统一管理，统筹协调安排使用，并负责安全以及对室内设备物品的管理； 6.2.2 使用原则：先申请，后使用，部门需要使用会议室时，需提前一天向综合办公室提出申请并填写会议室使用申请表，经综合办公室准许后方可使用。没有经过申请的部门，在没有

5、冲突的情况下，必须经综合办公室负责人同意方可使用，但如有冲突，必须礼让已申请使用会议室的部门。6.2.3 按申请的先后顺序使用。特殊情况下，相互之间协商后可以调整使用顺序。6.2.4 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门，在不能调换的情况下，部门或个人应首先保证公司层级会议的使用。6.2.5 部门应在预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，综合办公室有权对会议室的使用权另作安排。6.2.6 部门应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时间，请及时通知综合办公室，如在后续的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门必须离开该会议室，终止

6、使用该会议室。6.2.7 会议室使用期间，使用部门自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求。6.2.8 会议室使用期间，使用部门必须保持会议室的整洁和卫生，使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原并清理完卫生，离开时关闭电源、空调。6.2.9 任何部门在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备，所有设施设备，未经允许，不能带出会议室，如因个人原因造成设施设备损失、损坏，须照价赔偿。如部门临时取消申请，再使用时需重新申请。 6.3 申请流程 6.3.1 部门、车间到综合办公室查询会议室的使用状况。 6.3.2 部门、车间向综合

7、办公室申请并提出使用会议室的要求。 6.3.3 综合办公室根据部门、车间的申请需求作出安排，并记录在会议室使用登记表。6.3.4 综合办公室将会议室使用登记表放在综合办公室指定人员处。 6.3.5 部门、车间按时间使用会议室。6.4 交还流程 部门、车间使用完毕后，综合办公室检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门、车间改正； 如部门、车间不改正，综合办公室将出处罚通告，对部门、车间进行处罚。7管理内容7.1 会议安排的原则为小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。7.2 由会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提

8、案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作和会务安排等。7.3 已列入月度会议计划的会议，无调整的，不再另行通知，由单位按相关会议直接通知与会人。7.4 涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。7.5 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。8会议要求8.1 应准时到会，并在会议签到表上签到。8.2 会议发言应言简意赅，紧扣议题。8.3 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，

9、请离开会场。8.4 原则上不允许请假，请假必须获得主管领导同意。9会议记录9.1公司各类会议，参会人员均应以专用会议记录本进行会议记录。9.2 公司各类会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则。10会议记录员职责10.1 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。10.2 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。10.3 对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。10.4 会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。10.5 做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。11会议

10、纪要整理原则11.1 公司各类临时行政会议。11.2 须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。11.3 其它主持人要求整理会议纪要的会议。11.4会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。12奖惩12.1迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到，每次处500元的罚款。12.2早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退，每次处500元的罚款。12.3缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席，每次处500元的罚款。13、附则13.1本制度由公司负责解释。13.2本制度由公司总经理批准后生效，自颁布之日起执行。14附件会议签到表会议使用申请表 附件1会议签到表序号部 门姓 名会议日期备 注附件2xx公司会议室使用申请表申请单位使用时间使用事由使用会议室一楼2号会议室 三楼多媒体会议室 三楼5号会议室 三楼6号会议室 二楼接待会议室 五楼报告厅 其他申 请 人电 话申请单位意见综合办意见