3公文管理办法

1、公文管理理办法1 范范围本规定明明确了工工程项目目管理公公司公文文种类、公文格格式、行行文规则则和批准准发布以以及发文文办理、收文办办理、公公文归档档和管理理的要求求。本规定适适用于工工程项目目管理公公司及所所属项目目经理部部公文处处理的管管理。2 管管理职责责工程项目目管理公公司综合合管理部部是公文文处理的的管理部部门，主主管机关关的公文文处理工工作，并并指导各各项目部部的公文文处理工工作。公司所属属项目部部依照本本办法负负责本单单位公文文的处理理工作。3 管理内内容3.1 公文文种类 3.1.1 决定适用于对对重要事事项或者者重大行行动做出出安排，奖惩有有关单位位及人员员，变更更或者撤撤销

2、下级级机关不不适当的的决定事事项。3.1.2 公公告适用于向向国内外外宣布重重要事项项或者法法定事项项。3.1.3 通告适用于公公布社会会有关方方面或公公司内部部应当遵遵守或者者周知的的事项。3.1.4 通通知适用于批批转下级级机关的的公文，转发上上级机关关和不相相隶属机机关的公公文，传传达要求求下级机机关办理理和需要要有关单单位周知知或执行行的事项项，任免免人员。3.1.5 通通报适用于表表彰先进进，批评评错误，传达重重要精神神或者情情况。3.1.6 报报告适用于向向上级机机关汇报报工作，反映情情况，答答复上级级机关的的询问。3.1.7 规规定适用于对对特定范范围内的的工作和和事务制制订有约

3、约束性的的措施。3.1.8 请请示适用于向向上级机机关请求求指示、批准。3.1.9批复复适用于答答复下级级机关的的请示事事项。3.1.10 意见见适用于对对重要问问题提出出见解和和处理办办法。3.1.11 函适用于不不相隶属属机关之之间商洽洽工作，询问和和答复问问题，请请求批准准和答复复审批事事项。3.1.12会会议纪要要适用于记记载、传传达会议议情况和和议定事事项。3.2 公公文格式式3.2.1 公公文一般般由秘密密等级和和保密期期限、紧紧急程度度、发文文机关标标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送机关关、正文文、附件件说明、成文日日期、印印章、附附件、附附注、主主题词、抄送机机关、印

4、印发机关关和印发发日期等等部分组组成：a) 涉及国国家秘密密和企业业商业秘秘密、工工作秘密密的公文文，应当当依据有有关规定定标明密密级和保保密期限限。其中中绝密、机密级级公文还还应当标标明份数数序号；b) 紧急公公文应当当根据紧紧急程度度分别标标明“特急”、“急件”。其中中电报应应当分别别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”；c) 发文机机关标识识应当使使用发文文机关全全称或者者规范化化简称，联合行行文，主主办机关关排列在在前；d) 发文字字号应当当包括机机关代字字、年份份、序号号。联合合行文，只标明明主办机机关发文文字号。发文字字号一般般置于发发文机关关标识的的下面，横线中中央上面面（

5、上行行文置于于横线左左侧上面面）。公公司文件件字号为为“石化四四建工200号”。六角角符号内内的 “” 为年年份，第第一个“”为为机关部部门代字字，如综综合部为为“办”字、工工程管理理部为“工程”字，其其他部门门类推。各项目目部的文文件字号号，为“单位代代字项目目代字20号”；e) 上行文文应当注注明签发发人、会会签人姓姓名。其其中“请示”应当在在附注处处注明联联系人的的姓名和和电话；f) 公文标标题应当当准确简简要地概概括公文文的主要要内容并并标明公公文种类类，一般般应当标标明发文文机关。公文标标题中除除法规、规章名名称加书书名号外外，一般般不用标标点符号号。红头头文件的的标题可可以省去去发

6、文机机关的名名称；g) 主送机机关指公公文的主主要受理理机关，应当使使用全称称或者规规范化简简称。主主送单位位过多，可概括括地写为为统称；h) 公文如如有附件件，应当当在正文文之后成成文时间间之前注注明附件件顺序和和名称；i) 公文除除“会议纪纪要”和以电电报形式式发出的的以外，应当加加盖印章章。联合合上报的的公文，由主办办机关加加盖印章章，联合合下发的的公文，发文机机关都应应当加盖盖印章；j) 成文日日期以负负责人签签发的日日期为准准，联合合行文以以最后签签发机关关负责人人的签发发日期为为准，电电报以发发出日期期为准；k) 公文如如有附注注（需要要说明的的其他事事项），应当加加括号标标注；l

7、) 公文应应当标注注主题词词。上行行文按上上级机关关的要求求标注主主题词，平行文文、下行行文主题题词一般般从集团团公司公公文主题题词表中中选用。公文主主题词一一般不得得超过55个，最最多不得得超过77个，排排列顺序序是先标标注类别别词，再再标注类类属词，最后标标注文种种。主题题词印在在末页下下部，抄抄送栏的的上面；m) 抄送机机关指除除主送机机关外需需要执行行或知晓晓公文的的其他机机关，应应当使用用全称或或规范化化简称、统称。上级单单位用抄抄报，平平级单位位和不相相隶属单单位用抄抄送，下下级单位位用发送送；n) 印发机机关的名名称印在在文件末末页最后后一行，印发日日期一般般为送印印日期；o)

8、会议纪纪要眉首首占首页页的四分分之一。会议纪纪要年号号和会议议顺序号号印在横横线中央央的上面面，密级级和保密密期限印印在首页页右上角角。报送送、发送送栏设在在纪要末末页下端端，对上上级机关关和领导导用报送送，对公公司领导导、机关关各部门门、各项项目部用用发送。印发单单位和印印发时间间放在末末页最后后一行；q) 文字从从左至右右横写、横排。3.2.2公文文中各组组成部分分的标识识规则，按照GGB/TT97004国国家行政政机关公公文格式式的规规定执行行。3.2.3 公公文用纸纸一般采采用国际际标准AA4型（2100mm2977mm），左侧侧装订。张贴的的公文用用纸大小小，根据据实际需需要确定定。

9、3.3 行文文规则3.3.1 机机关各部部门、项项目部的的行文关关系，应应根据各各自的隶隶属关系系和职权权范围确确定，一一般不得得越级请请示和报报告。3.3.2 机关关各部门门、项目目部送领领导的请请示、报报告、情情况反映映、汇报报材料等等，均应应由本部部门领导导签字后后，交综综合部文文秘部门门登记转转送。3.3.3 属于于主管部部门职权权范围内内的具体体问题，应当直直接报送送主管部部门处理理。各项项目部送送机关各各部门的的公文，可直送送各部门门登记分分办。3.3.4“请示”应当一一文一事事，一般般只写一一个主送送机关，需要同同时送其其他机关关的，应应当用抄抄送形式式，但不不得抄送送其下级级机

10、关。“报告”不得夹夹带请示示事项。3.3.5 除上上级机关关负责人人直接交交办的事事项外，不得以以机关名名义向上上级机关关负责人人报送“请示”、“意见”和“报告”。3.3.6 受双双重领导导的机关关向上级级机关行行文，应应当写明明主送机机关和抄抄送机关关，由主主送机关关负责答答复。上上级机关关向受双双重领导导的下级级机关行行文，必必要时应应当抄送送其另一一上级机机关。3.4 发文文办理3.4.1 发发文办理理指以本本机关名名义制发发公文的的过程，包括草草拟、审审核、签签发、复复核、缮缮印、用用印、登登记、分分发等程程序。3.4.2 草草拟公文文应做到到：a) 符合国国家的法法律、法法规及其其他

11、有关关规定，符合公公司的决决策和有有关规定定，前后后发文的的内容不不能互相相矛盾，如有矛矛盾应说说明以哪哪个文件件为准。下级发发文不能能违反上上级发文文的有关关规定；b) 情况确确实，观观点明确确，表述述准确，结构严严谨，条条理清楚楚，直述述不曲，字词规规范，标标点正确确，篇幅幅力求简简短；c) 公文的的文种应应当根据据行文目目的、发发文机关关的职权权和与主主送机关关的行文文关系确确定；d) 拟制紧紧急公文文，应当当体现紧紧急的原原因，并并根据实实际需要要确定紧紧急程度度；e) 人名、地名、数字、引文准准确。引引用公文文应当先先引标题题，后引引发文字字号。引引用外文文应当注注明中文文含义。日期

12、应应当写明明具体的的年、月月、日；f) 结构层层次序数数，第一一层为“一、”，第二二层为“（一）”，第三三层为“1.”，第四四层为“（1）”；g) 应当使使用国家家法定计计量单位位；h) 文内使使用非规规范化简简称，应应当先用用全称并并注明简简称。使使用国际际组织外外文名称称或其缩缩写形式式，应当当在第一一次出现现时注明明准确的的中文译译名；i) 公文的的数字，除成文文日期、部分结结构层次次序数和和在词、词组、惯用语语、缩略略语、具具有修辞辞色彩语语句中作作为词素素的数字字必须使使用汉字字外，应应当使用用阿拉伯伯数字；j) 要使用用标准红红头发文文稿纸，并逐项项填写清清楚。3.4.3拟制制公文

13、，对涉及及其他部部门职权权范围内内的事项项，主办办部门应应当主动动与有关关部门协协商，取取得一致致意见后后方可行行文。如如有分歧歧，主办办部门的的主要负负责人应应出面协协调，仍仍不能取取得一致致时，主主办部门门可以列列明各方方理据，提出建建设性意意见，并并与有关关部门会会签后报报请上级级领导协协调或裁裁定。3.4.4 公公文拟制制完毕后后，应填填写中国国石化集集团第四四建设公公司工程程项目管管理公司司发文稿稿纸（见见附录AA）。公公文送主主管领导导签发前前，须经经由综合合部审核核。审核核的重点点是：是是否确需需行文，行文方方式是否否妥当，是否符符合行文文规则和和拟制公公文的有有关要求求，公文文

14、格式是是否符合合本规定定等。3.4.5 公公文由本本机关主主管领导导签发，以本机机关名义义制发的的上行文文，由主主要领导导或者主主持工作作的领导导签发；以本机机关名义义制发的的下行文文或平行行文，由由主管领领导或者者主管领领导授权权的其他他负责人人签发。3.4.6 公公文正式式印制前前，文秘秘部门应应当进行行复核，重点是是：审批批、签发发手续是是否完备备，附件件材料是是否齐全全，格式式是否统统一、规规范等。经复核核需要对对文稿进进行实质质性修改改的，应应按程序序复审。3.4.7 公公文签发发后，由由文印部部门负责责打印，主办部部门负责责校对，文秘部部门负责责用印、核阅、送发。3.4.8 各各部

15、门以以项目管管理公司司名义召召开的专专业会议议的文件件、会议议纪要等等，需经经主管领领导签发发，方可可印发。会议纪纪要一般般不要超超过30000字字。3.4.9 对下下发的重重要公文文，应当当及时了了解和反反馈执行行情况。承办单单位要主主动及时时地向文文秘部门门反馈公公文办理理情况。3.5 收文文办理3.5.1 收到上上级公文文，文秘秘部门要要认真按按照公司司OA公公文处理理流程，进行签签收、登登记、拟拟办、批批办、承承办、催催办、查查办等项项工作。每一步步工作必必须加盖盖电子印印章后方方可转交交下一步步。3.5.2 收收到下级级机关上上报的需需要办理理的公文文，综合合部还应应进行审审核。审审

16、核的重重点是：是否应应由本机机关办理理，是否否符合行行文规则则，内容容是否符符合国家家法律、法规及及其他有有关规定定，涉及及其他部部门职权权的事项项是否已已协商、会签，文种使使用、公公文格式式是否规规范。3.5.3 经经审核，对符合合本规定定的公文文，综合合部文书书应当及及时填写写公文阅阅办单（见附录录B），标识来来文单位位、收文文号、原原文号、收文日日期等，综合部部主任并并提出拟拟办意见见送负责责人批示示或者交交有关部部门办理理，需要要两个以以上部门门办理的的应当明明确主办办部门。紧急公公文，应应明确办办理时限限。对不不符合本本规定的的公文，经综合合部主任任批准后后，可以以退回呈呈报单位位并

17、说明明理由。3.5.4 承承办部门门收到交交办的公公文后应应当及时时办理，不得延延误、推推诿。紧紧急公文文应当按按时限要要求办理理，确有有困难的的，应当当及时予予以说明明。对不不属于本本部门职职权范围围或者不不宜由本本部门办办理的，应当及及时退回回交办的的文秘部部门，并并说明理理由。3.5.5 公公文办理理中遇有有涉及其其他部门门职权的的事项，主办部部门应当当主动与与有关部部门协商商。如有有分歧，主办部部门主要要负责人人应出面面协调，如仍不不能取得得一致，可以报报请上级级机关协协调或裁裁定。3.5.6 审审批公文文时，对对有具体体请示事事项的，主批人人应当明明确签署署意见、姓名和和审批日日期，

18、其其他审批批人签字字视为同同意，没没有请示示事项的的，签字字表示已已阅知。3.5.7 送主管管领导批批示或者者交有关关部门办办理的公公文，综综合部文文书要负负责催办办，做到到紧急公公文跟踪踪催办，重要公公文重点点催办，一般公公文定期期催办。3.5.8 建建设公司司要求上上报办理理情况的的，承办办部门要要提前拟拟好上报报文稿，送综合合部核稿稿、送签签、印送送。3.5.9 对对各项目目部的请请示，应应及时批批复，不不能及时时批复的的，主办办部门应应及时向向请示单单位说明明办理情情况。3.6 公文文归档3.6.1 公公文办理理完毕后后，应根根据FCCC/BBG011.022档案案管理规规定，及时立立

19、卷归档档。工程程项目管管理公司司及机关关各部门门的发文文由综合合部负责责统一立立卷归档档。立卷卷归档工工作应在在建设公公司档案案室的指指导下进进行。个个人不得得保存应应当归档档的公文文。3.6.2 归归档范围围内的公公文，应应当根据据其相互互联系、特征和和保存价价值等整整理立卷卷，要保保证归档档公文齐齐全、完完整，能能正确反反映本机机关的主主要工作作情况，便于保保管和利利用。3.6.3 代代表项目目管理公公司外出出参加重重要会议议后，应应将会议议文件、资料交交综合部部文书立立卷、归归档。3.6.4 归归档范围围内的公公文应当当确定保保管期限限，按照照有关规规定定期期向档案案部门移移交。3.6.5 拟拟制、修修改和签签批公文文，书写写及所用用纸张和和字迹材材料必须须符合存存档要求求。3.7 公文文管理3.7.1 公文由由文秘部部门统一一收发、审核、用印、归档和和销毁。机关各各部门、项目部部应设置置专兼职职人员负负责公文文管理。3.7.2 上级机机关的公公文，除除绝密级级和注明明不准翻翻印的以以外，下下一级机机关经主主管领导导或者办办公室主主任批准准，可以以翻印。翻印时时，应当当注明翻翻印的机机关、日日期、份份数和印印发范围围。3.7.3 公公开发布布行政机机关公文文，必须须经发文文机关批批准，经经批准公公开发