日常文件管理

1、学习情景1 日常文件收发、借阅、传阅登记 学习任务1.1 文件的收发登记 某项目的资料员有若干份文件，请帮忙制作一份资料收发台账，并制作电子文档进行文件的查阅检索。 具体文件如下表：任务描述学习任务1.1 文件的收发登记2010年6月4日收到的XX工程管理处的文件，文件编号：粤建设2010022号，关于XX工程管理处档案人员架构设置的通知；2010年6月4日收到XX工程监理办的文件，文件编号：粤桥监2010008，关于XX工程监理办人员架构设置的通知；2010年7月6日收到的XX工程管理处的文件，文件编号：粤建设2010025号，关于转发质量监督站关于第四次修改施工用表的通知；2010年7月1

2、0日收到XX工程监理办的文件，文件编号：粤桥监2010010，关于XX工程监理细则的实施；2010年10月11日收到XX设计院的文件，文件编号：s-yg-001，设计修改通知单001；2010年12月27日收到的XX工程管理处的文件，粤建设2010031号，关于规范XX工程中间计量办法的通知；2011年3月5日收到收到XX设计院的文件，文件编号：s-yg-002，设计修改通知单002；2010年8月10日，XX项目部发放文件，文件编号：粤工程2010001，XX工程项目部成立的通知，需要发放的单位为：XX工程管理处，XX工程监理办，XX设计院。学习任务1.1 文件的收发登记思考讨论1、该资料员

3、手头的文件有哪几类？分类依据是什么？2、根据文件类别的不同，需不需要在登记台帐上反应出来？如何反应？学习任务1.1 文件的收发登记任务实施 根据讨论结果，制定你的文件收发登记表吧！学习任务1.1 文件的收发登记成果展示收文登记表序号文件编号发文单位文件名称收文日期备注学习任务1.1 文件的收发登记成果展示发文登记表序号文件编号文件名称收文单位收文人签名收文日期备注学习任务1.2 文件的借阅登记任务描述 由于工作的需要，项目经理需要借阅XX工程施工组织设计，借阅时间为2011年1月5日，归还时间为2011年1月12日，请帮忙制作一份资料借阅登记表。思考讨论1、在文件借阅的过程中，需要明确哪些方面

4、的因素？学习任务1.2 文件的借阅登记任务实施 根据讨论结果，制定你的文件借阅登记表吧！学习任务1.2 文件的借阅登记学习任务1.2 文件的借阅登记成果展示文件借阅登记表序号文件编号文件名称借阅人签名借阅日期归还人签名归还日期学习任务1.3 文件的传阅登记任务描述 资料员收到一份XX工程管理处的文件，粤建设2010031号，关于规范XX工程中间计量办法的通知，根据工程部领导要求，该文件需要传阅给项目经理，技术主管，工程部经理，计量工程师，请帮忙制作一份文件传阅登记记录。思考讨论2、为了防止文件传阅不到位而引起的工作纠纷，在文件传阅的时候需不需要设置传阅人签名栏？学习任务1.3 文件的传阅登记1、在文件传阅的过程中，需要明确哪些方面的因素？任务实施 根据讨论结果，制定你的文件传阅登记表吧！学习任务1.3 文件的传阅登记任务实施学习任务1.3 文件的传阅登记成果展示文件传阅登记表序号文件编号发文单位文件名称传阅人签名传阅时间备注小结工程资料收发登记。无论是收回文件，还是发放文件，资料员应对这些文件进行逐件登记，以便于管理。工程资料借阅登记。工程资料整理归档完毕后，由于工作的需要，单位领导或工作人员经常需要借阅某件文件资料，资料员应建立登记制度，详细列出借阅文件的时间、借阅人、借阅目的以及归还时间