公司业务档案管理办法

1、68/127正德人寿保险股份有限公司业务档案治理方法（2013 年版）业务治理部2013 年 5 月目 录 HYPERLINK l _TOC_250012 第一章 总则3 HYPERLINK l _TOC_250011 第二章 业务档案治理体制与差不多要求3 HYPERLINK l _TOC_250010 第三章 业务档案分类与作业规范4第四章 纸质业务档案的整理、装订与装具18 HYPERLINK l _TOC_250009 第五章 纸质业务档案编目与档案盒填写规范21 HYPERLINK l _TOC_250008 第六章 业务档案的交接规范22第七章 业务档案库房治理23 HYPERLI

2、NK l _TOC_250007 第八章 业务档案的使用25 HYPERLINK l _TOC_250006 第九章 业务档案遗失处理治理28 HYPERLINK l _TOC_250005 第十章 业务档案的鉴定与销毁29 HYPERLINK l _TOC_250004 第十一章 业务档案耗材的征订30 HYPERLINK l _TOC_250003 第十二章 电子档案的治理31第十三章 业务档案的统计治理32 HYPERLINK l _TOC_250002 第十四章 业务档案的考核33第十五章 档案保密制度35第十六章 业务档案治理人员岗位职责36 HYPERLINK l _TOC_250

3、001 第十七章 附则37 HYPERLINK l _TOC_250000 第十八章 附件38第一章 总则第一条 工作服务华人民和国法中华民共国档案 档案治理工作的实际特点，特制定本方法。第二条 本方法所称业务档案是指客户在投保过程中和保险公司 岗处集中统一治理。第三条 公司各相关部门和分支机构须严格遵照本方法，处理日 方法为准。第二章 业务档案治理体制与差不多要求第四条 各分公司业务治理部门须在二级机构和三级机构分不设 求及公司人力资源打算，安排专人负责。第五条 各类业务档案必须由生成岗整理完毕后，定期移交本机 求，如有变化总公司将另行通知统一处理。第六条 业管部各岗位人员必须保证整理好本岗

4、位的档案，不得完整和准确。第七条 公司全体业管部职员均对业务档案负有爱护和保密的职大使用范围，泄露档案内容。第三章 业务档案分类与作业规范第八条 我公司业务治理部档案类型具体分为承保档案、保全档 案、理赔档案、咨询、投诉、电话协办等涉及业管部工作的其它业务其中，档案归档最小单位为份，一盒为一卷。第九条 承保档案（一）释义 承保档案指投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同或保险人就投保要约做出拒保、延期等结论的过程中形成的文件材料。（二）承保档案的归档范围及排列顺序如下： 1.个人人身保险单（主单）2.投保单3.被保险人清单（限团险）4.产品讲明书5.业务员报告书6.承保前要约7.核保审批类

5、文件8.体检报告类文件（包括但不限于病历）业余爱好问卷等10.生存调查类文件，如：生存调查通知书、生存调查问卷、生 存调查报告11.各类通知书，如：核保通知书、补充材料通知书等12.客户身份类文件（如投保人身份证复印件、被保险人身份证 复印件）13.信息变更类文件14.承保前撤单类文件15.首期收费凭证16.自动转账授权书17.其他材料（三）承保档案归档规范案每100份归为一卷，个险渠道承保档案每50份归为一卷，一卷上 下浮动不得超过20%。2.承保档案须依照规则统一编码。承保档案编码由业务类型代 号 5 个部分组成。其中承保业务类型代码可分为：YC银邮渠道承 保档案、GC个险渠道承保档案、T

6、C团险渠道承保档案。例如归档号 YC-8611002012001001 表示为北京分公司营业本部 银保渠道承保档案2012 年第1 卷第1 卷册内案卷编号可简写为归档号的后六位，即在该份档案右上角 标注三位卷册流水号和三位卷内流水号，以便于日常档案整理工作。3.各级机构业管人员须保证档案资料的准确性，严格按照扫描顺 序进行装订归档并打印卷内目录，承保档案对应目录格式及填写要求 详见附件 1-2。打印生成的目录与归档资料案卷的收卷内容和排列顺 序核对无误后，放在承保档案卷首。卷尾处增加业务档案备考表（详见附件，据实填，放案盒中架保。4.三级机构业管人员将整理好的案卷定期移交所在机构档案管理岗具交

7、接可依据际业而定但每月移交一， 移交清单（详见附件 7）上签字；三级机构档案治理岗每季度向二 接登记详见件8）签字对误的案，退新处理。5.纸质承保档案资料保存期限为保险合同终止之日起10 年。（四）保险合同送达回执的归档规范1.各级机构业管人员应对当日生成保单送达回执进行回执回销 和归档，相同时刻段内不同渠道的回执能够放在同一档案盒中，每 200 份归为一卷，一卷上下浮动不得超过20%。的业务代码HZ、六位机构代码、档案生成年份、三位卷册流水号、 三位卷内流水号5 个部分组成。例如归档号 HZ-8611002012001001 表示为北京分公司营业本部 回执档案2012 年第1 卷第1 份，具

8、体编码构成如下图所示：卷册内案卷编号可简写为归档号的后六位，即在该份档案右上角 标注三位卷册流水号和三位卷内流水号，以便于日常档案整理工作。3.各级机构业管人员须保证档案资料的准确性，严格按照扫描顺详见附件核无后放回执档卷尾处增务案备考（详 见附件并据填写，入档中上架存。4.三级机构业管人员将整理好的案卷定期移交所在机构档案管 理岗具交接可依据际业而定但每月移交一， 移交清单（详见附件 7）上签字；三级机构档案治理岗每季度向二 接登记详见件8）签字对误的案，退新处理。5.保险合同送达回执的档案保存期限为保险合同终止之日起 6年。（五）卡折式保单的归档规范 1.各级机构业管人员应对当日承保的卡折

9、式保单进行打印扫描并立案，每 100 份归为一卷，一卷上下浮动不得超过 20%。 码KD、六位机构代码、档案生成年份、三位卷册流水号、三位卷内 流水号5 个部分组成。例如归档号 KD-8611002012001001 表示为北京分公司营业本部 卡单档案2012 年第1 卷第1 份，具体编码构成如下图所示：卷册内案卷编号可简写为归档号的后六位，即在该份档案右上角 标注三位卷册流水号和三位卷内流水号，以便于日常档案整理工作。写要求详见附件1-2。打印生成的目录与归档资料案卷的收卷内容和 考表（详附件，并据填写入档案中上存。4.三级机构业管人员将整理好的案卷定期移交所在机构档案管 理岗具交接可依据际

10、业而定但每月移交一， 移交清单（详见附件 7）上签字；三级机构档案治理岗每季度向二 接登记详见件8）签字对误的案，退新处理。5.卡折式保单的档案保存期限为保险合同终止之日起6年。 第十条 保全档案（一）释义 保全档案是指保险人为了维持人身保险合同的持续有效,依照保险合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务过程中形成的 文件材料。（二）保全档案的归档范围及排列顺序如下： 1.批单（业务留存页）2.收/付费通知书3.申请书类文件件的保全项目）5.客户身份证明类文件6.领款/付款凭证，如：银行账户复印件、账户所有人身份证复 印件等7.授权书类文件，如:独立授权托付书、自动转账授权书、受托 人身份

11、证明等8.电话回访表9.最近一期保险费收费凭证10.证明类文件,如:监护关系证明、死亡证明等11.各类情况讲明及案件审批文件12.确认书类文件,如:保险合同效力通知书等13.体检报告书14.问卷类文件,如:补充告知问卷、业务员告知书等15.清单类文件16.其他材料,如:保全业务资料交接凭证等（三）保全档案的归档规范人员依照系统所生成档案目录进行排序、整理、立卷，每50份为一 卷，一卷上下浮动不得超过20%。位卷内流水号6期两个类型，分不以字母P、S为代码。例如归档号 GB-S8611002012001001 表示为个/银渠道保全业务 北京分公司营业本部2012年第1卷第1份保存期限为短期的保全

12、档 案，具体编码构成如下图所示：卷册内案卷编号可简写为归档号的后六位，即在该份档案右上角 标注三位卷册流水号和三位卷内流水号，以便于日常档案整理工作。求详见附件 4- （详见附件，据实填，放案盒中架保。4.三级机构业管人员将整理好的案卷定期移交所在机构档案管 理岗具交接可依据际业而定但每月移交一， 移交清单（详见附件 7）上签字；三级机构档案治理岗每季度向二 接登记详见件8）签字对误的案，退新处理。类型具划分保全案保期限一表详附件0不 同保存期限的档案分不归档存放。第十一条 理赔档案（一）释义 给付义务过程中形成的文件。（二）理赔档案的归档范围及排列顺序如下：1.理赔申请书2.理赔申请材料签收

13、单3.理赔案件审核报告4.理赔调查通知及报告书5.核保/保全/法务会签申请及回复6.理赔计算书7.理赔给付批注及清单8.通融/和解赔付通知书9.拒赔/解约通知书10.理赔领款通知书及批单11.保单原件/复印件12.各种证明材料以及单据13.合议笔录14.呈报文件及批复15.各种诉讼资料16.出险人/受益人/申请人身份证明资料17.授权托付书18.其他19.理赔材料退回领取确认书（三）理赔档案归档规范赔档案目录顺序进行装具，每卷的装具数量依实际情况而定。码 LP、六位机构代码、档案生成年份、三位卷册流水号、三位卷内 流水号5 个部分组成。例如归档号 LP-8611002012001001 表示为

14、北京分公司营业本部 理赔档案2012 年第1 卷第1 份，具体编码构成如下图所示：卷册内案卷编号可简写为归档号的后六位，即在该份档案右上角 标注三位卷册流水号和三位卷内流水号，以便于日常档案整理工作。3.各级机构业管人员须保证档案资料的准确性，严格按照扫描顺 序进行装订归档并打印卷内目录，理赔档案的对应目录格式及填写要 求详见附件 6。打印生成的目录与归档资料案卷的收卷内容和排列顺 序核对无误后，放在理赔档案卷首。卷尾处增加业务档案备考表（详见附件 9）并据实填写，放入档案盒中上架保存。 4.三级机构业管人员将整理好的案卷定期移交所在机构档案管理岗具交接可依据际业而定但每月移交一， 移交清单（

15、详见附件 7）上签字；三级机构档案治理岗每季度向二 接登记详见件8）签字对误的案，退新处理。5.纸质理赔档案资料保存期限为保险合同终止之日起6 年。 第十二条 电话服务档案（一）释义 电话服务档案分为呼入类和呼出类两大类。呼入类业务包含咨询、投诉两种；呼出类业务包含回访一种。（二）电话服务档案的归档范围及排列顺序如下：1.理赔报案登记表（印刷品）2.咨询协办单（印刷品）3.电话咨询月报表（电子版打印）4.条款咨询月报表（电子版打印）5.其它从咨询件发生到结案涉及的单证、文件等资料6.咨询半年、年度分析报告7.投诉工作月报表（电子版打印）8.投诉协办单（电子版打印）9.其它在投诉案件从发生到结案

16、的单证、文件资料10.投诉半年、年度分析报告11.电话新单回访事项流转表（电子版打印、简称协办单）12.回访月报表（电子版打印）13.拒访讲明人员名单（电子版打印）14.信函回访人员名单（电子版打印）15.退保人员名单（电子版打印）16.上门回访人员名单（电子版打印）17.个险新契约回访问题件回复表（电子版打印）18契约访机问题件复表邮专（子版印）19.客户联系方式确认函（电子版打印）20.信函回访问卷（电子版打印）21.上门回访问卷（电子版打印）22.投保时、后客户出具的拒访讲明23.情况讲明等其他资料（电子版打印）24.保全变更登记表（电子版打印）25.回访半年、年度分析报告（三）电话服务

17、档案归档规范 理赔案登表。年度填*年度。 填写“话服询类（相关表。度栏写*度。办登记（附月报。年填写*年度。.将个险新契约回访问题件回复表（电子版打印、新契约回访 机构问件回（银邮用（电版打户联方式确函（电子打函回访（电版打上回问（电子 版打投时后客户具的讲明情讲电子版印）服务回类件相关证。年栏填*年。档案盒皮档型栏填“电服回访类保全相关单访协办及相证年度写*年度。一级档案类型码二级档案类型码讲明51电话服务咨询类52电话服务投诉类53一级档案类型码二级档案类型码讲明51电话服务咨询类52电话服务投诉类53电话服务回访类例如8600510010001例如在电话服务咨询类中每月会同时生成3水顺序

18、排列即可。如2012年9月整理装订的8月电话服务档案：归档号类不8600510010001电话服务咨询类理赔报案登记表8600510010002电话服务咨询类电话受理登记表（附相关月报表）8600510010003电话服务咨询类咨询协办单第十三条 其它业务档案报档案等。治理。第四章 纸质业务档案的整理、装订与装具 第十四条 纸质业务档案整理的质量要求碳复写业务留存联、热敏传真件须复印后入卷。第十五条 纸质业务档案的装订方法灵活选取装订方式。具体如下：行逐页粘贴，一份一粘贴。在案卷背面中孔处结扣。料订好，移交档案室后，档案治理员用长尾票夹将每卷资料夹好。第十六条 纸质业务档案装订的具体要求 在装

19、订业务档案时，按照以下要求进行操作：等，使装订出的档案案卷保持平坦、结实、整齐。倒页的现象。等资料案卷，要加宽边、裱糊，不能阻碍阅读。卷宗封皮。定期进行销毁，以节约档案存放空间。第十七条 专门资料档案的装订处理（一）除单独归档的交接清单等资料外，关于其他所有小于 A4 粘贴，版心尺寸为 155mm190mm，并留有装订线。理赔材料中如有 热敏纸，不能直接归档，应复印后将复印件归档。（二）关于大于 A4 规格用纸的文件、图表等归档资料，在装订 A4纸的规格和要求折叠压平。 资料折叠的具体要求为：与 A4 规格用纸一样宽，但比较长的文件、 图表等资料，要上对齐，从下向上折；与 A4 规格用纸一样长

20、，但比 较宽的文件、图表等资料，要左对齐，从右向左折；既比 A4 规格用 A4先从下向上折、再从右向左折。治理岗以200页为单位直接装订成册，统一保存备查。第十八条 纸质业务档案的装具既不白费有效间又幸免案盒拥挤给询和带来不。第五章 纸质业务档案编目与档案盒填写规范第十九条 各机构档案生成岗应依据当日的归档资料按照规定的 后，置于案卷首页与案卷资料一并归入档案盒。第二十条 档案盒的填写规范（一）档案盒封面的填写规范1.起止编号：填写该盒内案卷归档号的起止编号2.档案类型：承保档案、保全档案、理赔档案等3.保管期限：依据档案保存期限填写4.年度：盒内档案的生成年度5.案卷（盒）号：填写卷册流水号

21、6.本卷（盒）件数：填写本盒内档案数量7.备注：依照实际情况填写8.全宗号：填写机构代码9.目录号：填写业务类型代码 档案盒封面的填写示范(详见附件（二）档案盒脊的填写规范1.起止编号：填写该盒内案卷归档号的起止编号2.全宗号：填写机构代码3.档案生成时刻：填写盒内档案的生成的起止时刻4.目录号：填写业务类型代码5.档案类不：承保档案、保全档案、理赔档案等6.保管期限：依据档案保存期限填写7.年度：盒内档案的生成年度8.案卷（盒）号：填写卷册流水号 档案盒填写（详见附件2。第六章 业务档案的交接规范第二十一条 已整理并入盒的业务档案，由各系列人员及时移交 到档案治理岗处。其交接具体要求如下：案

22、的交接工作应分开进行。存在。填写业务档案交接登记表（见附件8），并由移交人和接 收人签字。新移交。第二十二条 已移交到档案治理人员处的业务档案，由档案治理 得有涂改、修改等现象。第七章 业务档案库房治理 第二十三条 业务档案库房的选址及治理要求（一）严格执行分公司档案集中制的治理模式。（二）分公司档案治理室须由分公司直接治理并负责。时效、业务档案库房所在地省级地理位置及交通便利条件等诸多因 素。分公司业务治理部治理。第二十四条 业务档案入库保存注意事项型等信息，以便于上架摆放及查询。4个 放，以保证档案存放条理清晰、整洁有序。架保管，在排列上架时，自左向右，自上而下排列。（四各分司关于已满2的

23、短全档应独封存放。 档案箱由各分公司向总公司作为档案耗材统一征订，5卷为1格为：长26.5CM，宽31CM，高22.5CM。理方法重新整理成册，短期保全档案封箱存放。第二十五条 业务档案库房治理制度保存的完整、安全，须由专人负责，做好档案库房的治理工作。（二）非档案治理人员不得随意进入档案库房。迹象。（四）库房的大小应与业务档案的数量增长相适宜，符合抗震、 防霉、防强光等差不多要求，保持库房温度操纵在 1424，相对湿 度操纵在4560。际情况考虑将业务档案交与本地专业的档案馆保管。做好保卫、保密工作，严防任何盗窃和破坏档案资料的事件发生。签收手续应该严格、清晰、细致、责任分明。录，发觉问题及

24、时处理。第八章 业务档案的使用第二十六条 查阅、调阅业务档案要严格执行审批和登记制度， 业务工作服务。第二十七条 业务档案的查阅制度（一）业务档案查阅，优先查阅电子影像档案，以爱护原始业务 档案。（二）公司内勤职员查阅原始业务档案，需填写业务档案查阅 登记（见附件（三）查阅原始业务档案时，只限在业务档案室内阅读。原则上不同意业务人员及外单位人员查阅。（四）业务人员如有专门情况需要查阅本人客户原始业务档案， 需填写业务档案查阅审批单（详见附件 3，写明查阅内容及用 务档案查阅登记表上予以登记记录。（五）外单位人员查阅业务档案，应持所在单位介绍信，并填写业务档案查阅审批单，写明查阅内容及用途，经该

25、机构业务治理 在业务档案查阅登记表上予以登记记录。（六）司法机关查办案件需要查阅业务档案时，应持区、县级以 上司法机关的公函或介绍信，并填写业务档案查阅审批单，写明 以登记记录。（七）查阅业务档案案卷时，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、 勾划、涂改、抄写、复印、将档案原件抽出借走等行为。（八）依照实际业务需求情况，查阅人假如需要复印业务档案， 注。第二十八条 业务档案的调阅制度（一）电子影像档案不提供调阅。及外单位人员不得调阅原始业务档案案卷资料。（三内勤员调业务档须填务档案阅审单（详 附件，并经机构业治理理签字意，进行调阅。 调阅时，调阅人员填写业务档案调阅登记表（详见附件 6，档并在卷内备考

26、表中进行备注。调阅档案案卷资料限期 24 小时内归还 请表（详见附件 7，经该机构业务治理部经理签字同意后，方可 续借归还期不得超过小时。禁抄写、复印或转借他人。审批后，按规定追究相关人员责任。可离开。第九章 业务档案遗失处理治理第二十九条 为加强对业务档案进行系统地治理，提升对档案遗 失等突发事件的应对能力，特此对业务档案遗失处理方法进行讲明。第三十条 档案责任人（一）释义 档案责任人指档案流转过程中对档案负有保管责任的人员。（二）范围 第三十一条 业务档案遗失上报流程机构档案治理岗应在发觉档案丢失情况后三个工作日内填写签 明细表（详见附件 8，列明遗失档案内容及相关保单现状，由机 构业管部

27、负责人签字确认后，报告机构负责人及上级业管部门。第三十二条 业务档案遗失处理流程（一）系统内有影像资料的档案遗失处理流程 失清单明细表，一并存档。（二）系统内无影像资料的档案遗失处理流程 机构签报一并归档。单明细表，上报总公司备案。第三十三条 责任认定及处理政策，给予相关责任人以相应处理。理，同时给予机构相关责任人以相应的处理。第十章 业务档案的鉴定与销毁第三十四条 鉴定工作应由总、分公司组成的档案鉴定小组负责 毁报告经定小及分公负责业务档处理踪表（详 见附件报总司备审批后方可以销关于新档 存满 6案的拆分工作，并同时对短期保全档案进行销毁。第三十五条 销毁档案时，应指定两人负责监督销毁，其中

28、一人销毁清单应按照销毁时刻顺序永久保存备查。第十一章 业务档案耗材的征订第三十六条 业务档案耗材包括档案盒、档案装订封皮、档案装 司档案治理岗申领。第三十七条 业务档案耗材的征订应遵循成本节约原则，幸免过准填务案耗材订流表（详附件-申领机部 分及业务档案耗材征订表（详见附件 02，上报总公司档案管 下发三级机构。第十二章 电子档案的治理第三十八条 电子档案是指在业务处理过程中通过对纸质业务文 件采取扫描方式而形成的影像类电子文件。第三十九条 电子档案的治理规范（一）电子档案的生成部门应为机构业务治理部相关作业人员， 机构业务治理部应负责对所属作业人员进行电子档案扫描的培训工 作，并负责牵头对电

29、子档案生成设备，如扫描仪、传真机等进行定期 调试、维护，以保证电子档案生成品质。造成电档案的应行人注以确电子留存价。3类文件资 料除外。1.系统生成的作业批单2.不涉及系统回收和客户签署的通知书类档案3.保险合同正本序进行作业。（五）关于所有小于 A4规格用纸的文件资料，须按照要求先粘 贴在A4A4先按照A4纸的规格进行折叠，再进行扫描。行扫描作业。（七由电子具有存成本较低且找方特点， 我公司电子档案保存期限均为永久保存。第四十条 电子档案标注规范（一）关于身份证件类影像件不清晰的，应对姓名、身份证号、 证件有效期进行标注。人姓名、账号，银行卡只需标注账号即可。行标记。并签字确认。第十三章 业

30、务档案的统计治理 第四十一条 业务档案的统计上报（一）中支业务档案的统计上报 各中支公司档案治理岗应于每月前3案归档情况进行统计汇总，同时填写中支业务档案量统计月报表（详见附件 21）上报分公司档案治理岗；每季度前 5个工作日内， 1月 15日前，完成对所在机构上一年度全年接收档案的统计汇总，同 时填写中支业务档案量统计年度报表（详见附件 21）上报分公 司档案治理岗。（二）分公司业务档案的统计上报 各分公司档案治理岗应于每月的前5量统计月报表（详见附件 22），上报总公司档案治理岗；每季度 前 10 个工作日，完成对上一季度档案归档的统计汇总，填写分公 司档案量统计季度报表（详见附件23），

31、上报总公司档案治理岗； 每年的 2 月前，完成对所在分公司上一年度全年接收档案的统计汇 总，填写分公司档案量统计年度报表（详见附件 24），上报总 公司档案治理岗。第四十二条 档案治理的年度分析各机构档案治理岗须在每年的2要紧内容应涵盖上一年度档案归档情况、档案耗材的征订和使用情 为公司档案治理制度的完善提供合理化建议。第十四章 业务档案的考核第四十三条 业务档案的考核总公司业务治理部每年对各分公司业务档案归档情况进行考核。 考核以随机抽样检查的方式进行，范围包括上一年度承保、保全、理 赔业务档案的电子档案及纸质档案两个部分，并依照各类型档案考核要点对抽检业务逐一进行核查，依照核查结果进行评定

32、。第四十四条 业务档案的考核标准（一）考核比重及抽检业务量务档案的考核总分为100分，档案类型比重依次为：承保30分、保全30分、理赔20分、其他档案10分、月/季/年档案量统计报表的上报时效10600.5赔档案依照分公司实际业务量抽取2-5件；其他档案抽查20件，每件0.5（二）考核判定标准1.电子档案缺失扣减该案件分值的50%。2.纸质档案缺失扣减该案件分值的50%。3电子案缺错误一资料该案件值的0直至扣 完为止。4纸质案缺错误一资料该案件值的0直至扣 完为止。1天上报扣除22日上报扣除43天上报扣除64天后上报，该项得分为0。（三）考核等级评定 中98分（含）以上为优秀，95分（含）以上

33、98分以下为良好，90 分（含）以上95分以下为合格，90分以下为待改善。关于业务档案考核等级为待改善的机构应在考核评分通报后一 3个月内进行第二 公司通报批判。第十五章 档案保密制度 第四十五条 保密条例念，同意保密教育与检查。处理，堵塞一切泄密漏洞。他人员进入，绝密、机密档案专人单独保管，随时检查。公布档案中机密内容。（五）阅档时，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，未经允许不得复制、抄写档案内容。第四十六条 处罚条例告或以上处分。偿由此给公司造成的损失，必要时公司将依法追究其法律责任。第十六章 业务档案治理人员岗位职责 第四十七条 档案治理人员要求（一）热爱档案工作，忠于职守，努力学习保

34、险业务和档案管 理知识，努力提高档案治理水平，保证档案治理工作的顺利进行。（二）制定档案工作打算和长远规划，定期向领导汇报档案工 作情况，提出改进档案工作的意见、措施。（三）正确处理好使用和保密的关系，增强保密观念，坚决执 行保密制度，严守公司机密，严格执行借阅、查阅登记制度。（四）关于档案的调借工作，做到提供准确、及时主动，以更 好地为业务部门、为客户服务。第四十八条 分公司档案治理岗岗位职责（一）负责接收分公司本部以及下属支公司的业务档案，并根 据清单进行清点、保管。（二）严格遵守档案库房治理制度，确保档案库房的安全、整洁、有序。（三）负责档案的检索、借阅工作。（四）负责汇总本机构和下设三

35、级机构的档案耗材需求量，定 期向总公司档案治理岗申领。（五）负责业务档案的汇总统计工作，定期向总公司上报分公 司档案量统计报表以及撰写档案治理的年度分析报告。（六）负责对分公司档案生成岗相关人员和中支档案治理岗的 归档工作进行检查、监督、指导和培训。第四十九条 中支档案治理岗岗位职责（一）负责接收、清点、保管本机构其他部门移交的业务档案。（二）负责定期向所属分公司档案治理岗移交业务档案。（三）严格遵守档案库房治理制度，确保档案库房的安全、整 洁、有序。（四）负责档案的检索、借阅工作。（五）负责业务档案的汇总统计工作，定期向分公司上报本机 构的档案量。第十七章 附则第五十条 正德人寿保险股份有限

36、公司客户档案治理暂行方法（正保发200742 号）、正德人寿保险股份有限公司业务档案管 方法（2013年版）自2013年6月1日起执行。第十八章 附件附件1 承保档案目录（银邮）附件2 承保档案目录（个险）附件3 回执档案目录附件4 保全档案目录（短期）附件5 保全档案目录（长期）附件 6 理赔档案目录附件 7 业务档案移交清单附件8 业务档案交接登记表附件 9 业务档案备考表附件10 保全档案保存期限一览表附件 11 档案盒封面的填写示范附件 12 档案盒脊填写示范附件 13 业务档案查阅审批单附件 14 业务档案调阅审批单附件 15 业务档案查阅登记表附件 16 业务档案调阅登记表附件 1

37、7 业务档案续借申请表附件 18 档案遗失清单明细表附件19 业务档案处理追踪表附件20-1 业务档案耗材征订流转表附件20-2 业务档案耗材征订表附件 21 中支业务档案量统计月报表、 中支业务档案量统计季度报表、 中支业务档案量统计年度报表附件22 分公司档案量统计月报表附件23 分公司档案量统计季度报表附件24 分公司档案量统计年度报表附件 1： 分公司( 中心支公司)承保档案目录（银邮）序号归档号扫描时刻投保单号保险单号险种名称投保人页数备注1YC-86110020120010012012-1-111060000011111118600800000111111正德龙盛两全保险（万能型）

38、xxx5附件 2： 分公司( 中心支公司)承保档案目录（个险）序号归档号生效时刻投保单号保险单号险种名称投保人页数备注1GC-86110020120010012012-1-111060000011111118600800000111111正德龙年禧利两全保险（分红型）xxx5附件 3： 分公司( 中心支公司)回执档案目录序号归档号回销时刻投保单号保险单号险种名称投保人备注1HZ-86110020120010012012-1-111060000019980018600800000111111正德龙盛两全保险（万能型）xxx附件 4： 分公司( 中心支公司)保全档案目录（短期）序号归档号受理时刻业

39、务代码保险单号受理号主险名称投保人页数备注1GB-S86110020120010012012-1-1CT86008000001111116120120427000059正德龙盛两全保险（万能型）xxx7附件 5： 分公司( 中心支公司)保全档案目录（永久）序号归档号受理时刻业务代码保险单号受理号主险名称投保人页数备注1GB-P86110020120010012012-1-1BC86008000001111116120120427000059xxx7附件 6： 分公司( 中心支公司)理赔档案目录序号归档号受理时刻保险单号赔案号主险名称被保险人页数备注1LP-8611002012001001201

40、2-1-1860080000011111190000011111正德龙盛两全保险（万能型）xxx7附件7：业务档案移交清单 年度 分公司( 中心支公司)日期移交岗位档案类型卷册数卷册号档案起止归档号移交人接收人备注2012-12-23保全岗保全档案3035-037GB-S8611002012035001GB-S8611002012037050附件8：业务档案交接登记表 年度 分公司日期移交机构档案类型卷册数卷册号档案起止归档号移交人接收人备注2012-12-23齐齐哈尔保全档案3035-037GB-S8623022012035001GB-S8623022012037050附件 9：业务档案备考

41、表卷内简要情况讲明：卷内简要情况讲明：立卷人 ：（三级机构档案岗填写）复核人：（二级机构档案岗填写）年月日年月日附件 10：保全档案保存期限一览表序号永久保存（P）短期保存(S)1投保人资料变更年金、满期金给付2投保人重要资料变更红利领取方式变更3投保人变更部分领取4被保人差不多信息变更红利领取5被保人重要资料变更解除合同6受益人变更犹豫期内退保7客户国籍变更保单贷款8职业类不变更保单贷款还款9差不多信息变更备注项保费自垫状态变更10摩托车驾驶状态变更保费自垫清偿11缴费信息变更满期不续保申请12年金/满期金领取方式变更新增附加险13减额交清14保单复效15保单挂失、解挂16保单补发17保单迁

42、移18减保（整单同时减）19协议减保20增补健康告知21社保状态更改22协议退保23公司解约24保单质押贷款登记25解除保单质押贷款登记26重新出单27保险合同要约确认28保全回退附件 11 ：档案盒封面的填写示范起 止 编 号 ：GB-P8611002011001001（至）GB-P8611002011001050档 案 类 型 ：保全档案保 管 期 限 ：永久年度：2012案卷（盒）号：001本卷（盒）件数：50备注：全宗号目录号案卷（盒）号861100GB001附件 12：档案盒脊填写示范公司 LOGO起 止 编 号GB-P8611002011001001至GB-P86110020110

43、010502012.01.042012.01.06全宗号861100目录号GB档 案 类 不保全档案保 管 期 限永久年度2012案卷（盒）号001附件 13：业务档案查阅审批单申请人姓名：单位：联系电话：查阅日期：档案类型：归还日期：查阅事由：审批意见：序号查阅档案案卷号份数件数经办人备注：附件 14：业务档案调阅审批单申请人姓名：单位：联系电话：调阅日期：档案类型：归还日期：调阅事由：审批意见：序号调阅档案案卷号份数件数经办人备注：附件 15：业务档案查阅登记表 年度日期申请单位查阅人查阅档案案卷号档案类型归还日期经办人备注附件 16：业务档案调阅登记表 年度日期申请单位调阅人调阅档案案卷

44、号档案类型归还日期经办人备注附件 17：业务档案续借申请表申请人姓名：单位：联系电话：续借日期： 至 档案类型：归还日期：续借情况讲明：审批意见：序号续借档案案卷号份数件数经办人备注：附件 18：档案遗失清单明细表序号档案类型保单号/投保单号遗失责任人保单状态备注注：保全档案、理赔档案填写保单号；承保档案填写投保单号。中支档案岗：分公司档案治理岗：中支业管负责人：分公司业管负责人：中支负责人：分公司领导签字：附件 19：业务档案处理追踪表档案所在机构名称：档 案 鉴 定序号档案类型卷册数卷册号档案年度保管期限保管时刻鉴定结果鉴定负责人签字：鉴定时刻：分 公 司 意 见处理意见：分公司领导签字：

45、档 案 销 毁销毁情况：监督情况：销毁人签字：销毁日期：监督销毁人签字：附件20-1：业务档案耗材征订流转表 年度总公司档案岗填写发放季度：申领机构：物品名称实发数量档案盒个档案装订封皮张其他（单位）审核意见：实发人：发货时刻：特不讲明：机构档案岗填写物品名称实收数量档案盒个档案装订封皮张其他（单位）备注：接收人：接收日期：业务档案治理方法附件20-2：业务档案耗材征订表 年度申领机构：申领季度：岗位物品名称上季征订量上季实际业务量上季实际使用量季末结余量本季可能业务量本季打算使用量本季征订量保全档案盒其他契约档案盒其他理赔档案盒档案装订封皮其他其他档案盒其他档案治理员：申领时刻：业管经理：批准时刻：60 / 64业务档案治理方法附件 21： 中支业务档案量统计月报表 年 月序号档案类型码档案类型本月新增案卷数本年内截至上月案卷数存量年度累计案卷存量1YB承保512202325352GB保全1535503LP理赔189合计数52820662594填表人： 中支业务档案量统计季度报表 年 月序号档案类型码档案类型本季新增案卷数本年截至上季度案卷数存量年度累计案卷存量1YB承保512202325352GB保全1535503LP理赔189合计数52820662594填表人： 中支业务档案量统计年度报表 月序号档案类型码档案类型本年度新增案卷数截至上年度末累积案卷