1.4一般物资采购业务流程

1、1.4一般物资采购供应业务流程一、业务目标1经营目标1.1建立“统一管理、统统一采购、统统一储备、统统一结算”的物资采购购供应管理体体制。1.2按质按按量按时和经经济高效地满满足生产建设设物资需求。1.3在全球球范围内搜寻寻资源，追求求物资采购性性能价格比最最优和供应总总成本最低。1.4 实行框架协协议采购，提提高物资供应应工作效率。1.5 强化物资供供应过程控制制，增强物资资供应工作主主动权。2财务目标2.1资金支支付安全。2.2会计核核算真实、准准确、完整、及及时。2.3 减少资金占占用。3合规目标3.1物资采采购过程公开开、规范有序序、合法合规规。3.2 物物资采购合同同或协议符合合国家

2、法律、法法规、外贸政政策和股份公公司内部规章章制度。除原油、成品油、燃料油、股份公司内供润滑油等以外的物资统称一般物资。 除原油、成品油以外的物资统称一般物资。 SHAPE * MERGEFORMAT 除原油、成品油、燃料油、股份公司内供润滑油等以外的物资统称一般物资。 除原油、成品油以外的物资统称一般物资。二、业务风险险1经营风险1.1分散对对外采购，不不能形成整体体和批量采购购优势，造成成采购资金浪浪费和流失。1.2 国内外采购购割裂，不能能在全球范围围内搜寻资源源，对全球供供应市场行情情缺乏了解、跟跟踪、分析和和研究，价格格监管不力，导导致采购性能能价格比不合合理。1.3 物资需求计计划

3、不准确、不不及时，变更更频繁，不能能有效满足生生产建设物资资需求，造成成物资积压。1.4 物资供应过过程控制能力力弱，物资采采购供应不及及时、采购物物资质量不能能满足生产技技术要求，影影响正常生产产建设。1.5供应商商选择不当，指指定或变相指指定供应商，造造成经济损失失，滋生腐败败。1.6重复储储备、库存结结构不合理，储储备资金占用用大。1.7物资采采购合同或协协议对买卖双双方的权利、义义务和违约责任等表述不不清，或未经经审核变更合合同、协议条条款，导致经经济纠纷和经经济损失。1.8 物资采购一一单一询价、一一单一招标、一一单一签约，供需关系动荡，供应费用增加。2财务风险2.1资金分分散使用，

4、付付款时间、方方式、金额不不恰当造成资资金效益的流流失。2.2结算不不及时，多记记、错记、漏漏记物资入库库、库存或应应付账款，导导致财务数据据不准确、不不完整。3合规风险3.1制度不不健全或有漏漏洞，执行制制度不到位和和监督考核不不力,导致违违纪违规问题题发生。3.2 物资采购合合同或协议不不符合国家法法律、法规、外外贸政策和股股份公司内部部规章制度的的要求，造成成损失。三、业务流程程步骤与控制制点1物资供应职职责界定1.1物资装装备部负责制制定股份公司司物资供应管管理规章制度度，对各分（子子）公司物资资采购供应实实施监管。1.2物资装装备部（国际际事业公司）按按照总部集中中采购物资目目录，负

5、责在在全球范围内内搜寻资源，实实施总部集中中采购。总部部直接集中采采购物资由物物资装备部（国国际事业公司司）实施采购购。总部组织织集中采购由由物资装备部部（国际事业业公司）牵头头组织优选确确定供应商短短名单、采购购价格及浮动动幅度，供框；分分（子）公司司采取合同方方式执行框架架协议，国产产物资由分（子子）公司实施施采购操作，进进口物资由国国际事业公司司实施采购操操作。1.3 总部直接集集中采购物资资,物资装备部部（国际事业业公司）与分分（子）公司司签订年度供供应协议。物物资装备部（国国际事业公司司）供应各分分公司上述物物资，以总部部集中采购物物资调拨单来来履行年度供供应协议。1.4分（子子）公

6、司授权权一个物资供供应部门对物物资计划、供供应商、价格格、质量、储储备等实行归归口管理，对对未列入总部部集中采购物物资目录的生生产建设物资资实施集中采采购，实行供供应与管理结结合。分（子子）公司自行行采购物资原原产地在国外外、且需动用用外汇或价值值50万美元元以上的，由由国际事业公公司实施采购购操作。【EERP】各分分（子）公司司相关部门依依据总部集中中采购物资目录，正正确配置工业业标准描述字字段。1.5物资供供应部门内部部实行计划、采采购、质检、合合同审核、申申请付款等环环节相互监督督的分段管理理模式。【EERP】各分分（子）公司司物资供应部部门在ERPP系统中设计计计划、采购购等岗位的权权

7、限时，应遵遵从内部牵制制及不相容原原则。2物资计划编编制与审核2.1 【ERP】主主数据维护员员按规定程序序将审批后的的物料主数据据维护到ERRP系统，做做到一物一码码。2.2 分（子）公公司须明确各各类物资需求求计划的审核核部门。物资资需用单位根根据生产建设设需要准确、及及时编制物资资需求计划，由由本单位负责责人审核，经经相关部门按按规定权限审审批后，报物物资供应部门门。项目需求求计划以设计计图纸和材料料表为依据。【ERP】审批后的需求计划（项目需求计划依据设计图纸和材料表）要及时、准确、完整地录入（或批量导入）ERP系统。有PM、PS等模块的，相关需求计划通过系统集成，自动生成。超过需求日

8、期3个月以上的未完成计划要及时核销，手工创建的由物资供应部门核销，系统自动创建的由相关模块核销。2.3 分（子）公公司物资需用用单位和各职职能管理部门门在编制、审审核物资需求求计划时不得得指定或变相相指定供应商商，对独家代代理、专有、专专利等特殊产产品应提供相相应的独家、专专有资料，报报分管需用单单位的副经理理审批。2.4 分（子）公公司物资供应应部门依据审审批的物资需需求计划综合合平衡资源后后，及时编制制物资采购计计划,由物资资供应部门负负责人审批。【ERP】启用MRP功能，完成物料综合平衡和采购申请的创建，可根据需要进行手工编辑，并按规定权限审批，手工创建采购申请须经审批后方可创建。超过交

9、货日期3个月的未完成采购申请要及时核销。3采购渠道的的确定与控制制3.1物资装装备部负责组组织建立中国国石化统一的的供应商网络络。【ERPP】供应商准准入按规定审审批后，分（子子）公司通过过供应商电子子档案管理系系统申请、录录入、修改供供应商主数据据以及供应商商产品目录，启用供应商产品目录增强程序控制采购渠道。3.2总部直直接集中采购购在总部直接接集中采购供供应商名单内内选择供应商商，特殊情况况报物资装备备部主任审批批。总部组织织集中采购在在总部组织集集中采购供应应商短名单内内选择供应商商，特殊情况况报物资装备备部分管副主主任审批。企企业自行采购购在中国石化化供应商网络络内选择供应应商，特殊情

10、情况报分（子子）公司分管管副经理审批批。3.3物资供供应部门按照照公平、公正正和竞争的原原则，择优确确定供应商。需需要签订技术术协议的，由由物资供应部部门牵头组织织技术交流和和技术谈判，设设计、生产、技技术、机动、装装备等部门对对技术文件进进行审核和签签字确认。3.4【非EERP】物资资供应部门建建立供应商考考核台帐，从从价格、质量量、交货期、售售后服务等方方面对供应商商进行动态量量化考核。【EERP】采购购订单执行完完成的当月，物物资供应部门门在ERP系系统中针对价价格、质量、供供货周期、服服务对供应商商进行动态量量化考核，并并通过接口上上传至中国石石化电子商务务网。4采购价格确确定与控制4

11、.1物资供供应部门采取取协议采购、招招标采购、询询比价采购等等多种方式，科科学理性地确确定采购价格格。化需强对资中框根资合行E资根标建依议订4.2物资装装备部分析研研究大宗通用用重要物资的的成本构成与与市场价格变变动趋势,至至少每月发布布采购指导价价格。分（子子）公司物资资供应部门不不得突破采购购指导价格，特特殊情况由物物资供应部门门负责人审批批。【ERPP】分（子）公公司物资供应应部门在ERRP系统内及及时、准确地地维护总部发发布的物资采采购指导价，启用指导价格控制程序对采购价格进行控制。超过指导价的，由物资供应部门负责人审批。4.3物资供供应部门建立立采购价格数数据库，每月月开展一次主主要

12、物资的市市场供求形势势及价格走势势商情分析，并并形成报告。5框架协议和和采购合同签签订与审批5.1物资供供应部门根据据确定的供应应商、价格等内容，拟订订框架协议或或采购合同，准准确描述条款款，明确双方方权利、义务务和违约责任任，按照规定权权限签署框架架协议或采购购合同。【EERP】上网网采购物资通通过接口下载载询比价信息息和上传采购购订单；非上上网采购物资资依据询价单单、框架协议议创建采购订订单（独家采采购、寄售采采购和委托加加工采购除外外），完善采采购订单条款款后，按规定定权限审批。电电子商务和EERP系统内内的同一采购购订单须保持持一致。总部直接集中采采购物资，各各分(子)公公司直接下载载

13、调拨单或采采购合同。5.2 公直购协调同织和采议同资内续5.3 【ERP】对对于超过合同同有效期3个个月以上未执执行完成的采采购订单，分分（子）公司司物资供应部部门要及时核核销。维护采采购订单交货货容差时依据据分（子）公公司相关规定定执行。6供应过程控控制6.1 物资供应部部门加强供应应过程控制，依据采购合同中确定的主要条款，跟踪监督合同履行情况,对出现异常的要出具书面报告并提出解决方案。6.2物资供供应部门对长长周期重要设设备和关键材材料组织实施施制造过程监监造和检验，择优优确定监检单单位，签订监造、检检验合同，落落实监造责任任人，审核确确认监造大纲纲，审定最终终监造和检验验报告。6.3 物

14、资供应部部门根据生产产建设进度需需要和物资特特性，选择合合理的运输工工具和运输方方式，负责办办理运输、投投保、报关、商检等事宜。6.4分（子子）公司制订订必检物资目目录。对必检检物资，分（子子）公司物资资供应部门组组织质量检验验，由质量检检验部门判定定质量状况，出出具质量检验验报告书；对对验证放行物物资，分（子子）公司物资资供应部门检检查质量保证证书、商检证证书或合格证证等证明文件件。仓储保管管人员对符合合合同要求的的合格物资办办理验收入库库。6.5直接运运抵现场的物物资，由分（子子）公司物资资需用单位、物物资供应部门门等有关人员员现场验收（必必检物资检验验部门人员须须参加），办办理交接手续续

15、，并签字确确认。6.6 经检验不符符合合同约定定质量技术要要求的物资，物物资供应部门门依据检验结结果办理让步步接收、退货货、索赔等事事宜。对延迟迟交货造成生生产建设损失失的，物资供供应部门要按按照合同约定定索赔。6.7 一般物资储储备管理参见见7.2存存货管理业务务流程。7采购资金使使用和控制7.1股份公公司和各分（子子）公司采购购资金集中使使用。由物资资装备部（国国际事业公司司）实施采购购的货款，委委托中国石化化财务有限公公司实行内部部转账结算。7.2采购资资金支付由采采购人员依据据采购合同或或总部供应物物资调拨单、入入库单（【ERP】或或寄售采购物物资结算清单单）、发票等等付款凭据填填制付

16、款申请请，按规定权权限审批后提提交分（子）公公司财务部门门，财务人员员核实无误（【ERP】在在ERP系统统内进行发票票检验）后付付款，并进行行账务处理，相关会计凭证由不相容岗位人员进行稽核。7.3依据采采购协议或合同约约定，采用预预付款、分期期付款、信用用证等特殊付付款方式的，按按权限和财务务有关规定审审批。业务经经办人员和财财务人员对预预付款等负责责跟踪，参见见7.1应应收款项管理理业务流程控控制点3.3。8绩效评价、考考核与监督8.1物资装装备部和分（子子）公司物资资供应部门每每季度开展一一次针对物资资计划、采购购渠道、采购购价格、采购购质量、采购购成本、协议议或合同签约约与履行情况况等物

17、资采购购供应活动专专项分析，并并形成报告。8.2物资装装备部对各分分(子)公司司实施季度物物资供应管理理绩效考核。分分（子）公司司将物资需求求计划管理、供供应商管理、储储备管理等方方面的关键指指标纳入经济济责任制考核核，奖惩兑现现。分（子）公公司对需求计计划提报不准准确、不及时时、造成物资资积压或影响响生产建设的的，追究提报报单位和审核核部门责任。四、 相关关制度目录 （制度后标标号为内控控手册配套规规章制度汇编编目录索引引号）1 关于印发中中国石化物资资供应管理规规定的通知知（中国石化化物200072077号） -11.9.1112 关于印发中中国石化总部部集中采购实实施办法的的通知（中国国

18、石化物220071169号） -1.9.93 关于调整总总部集中采购购物资目录的的通知（中国国石化物220066696号） -1.9.84 关于印发中中国石化物资资采购渠道管管理暂行规定定（石化股股份物管22003772号） -22.9.25 关于印发中中国石化网上上采购管理规规定的通知知（石化股份份物管 22002222号） -2.99.16 关于印发中中国石油化工工股份有限公公司对外贸易易管理规定的的通知（石化化股份外220032274号）11.9.17 ERP系统运行及应应用规范(试试行) -2.10.18 关于印发中中国石化物资资招标采购管管理办法的的通知（中国国石化物220065519号） -11.9.69 关于印发中中国石油化工工股份有限公公司合同管理理实施细则（试试行）的通通知（石化股股份法20003 4419号） -1.122.110 关于印发重重要设备材料料监造管理办办法的通知知（石化股份份物200065099号） -1.99.511 关于印发中资管的的通知（国21） -1.9.1012 关于印发中中国石化总部部直接集中采采购内部转帐帐结算实施细细则的通知知（财务计划划部、财务部部、财务