广州地铁关键业务流程优化报告

1、2.2目标流程程在参考广州地铁铁预算相关的的现状流程后后，我们向总总公司财务总总部预算分析析部以及其他他事业部相关关部门了解了了公司关于全全面预算管理理的情况，包包括预算编制制、预算执行行、预算控制制及预警等各各方面的情况况，结合地铁铁公司目前有有关全面预算算管理制度、财财务管理制度度及其他相关关的管理制度度基础上，并并利用上文提提到的地铁公公司流程优化化的原则、方方法、技巧在在信息系统的的全面支持下下，同时征求求了预算分析析部等相关人人员的意见，得得出了如下的的目标流程：(见下页)2.3流程优化化分析对比现状流程和和目标流程，如如果仔细分析析的话，我们们可以看到，在在上文中提到到的ESIAA

2、的流程优化化方法在这个个例子中能够够得到比较全全面的展现。根据广州地铁现现状流程和我我们从多个部部门了解到的的情况，我们们可以把广州州地铁在全面面预算管理中中存在的问题题列举如下：预算编制阶段：现阶段企管总部部制定公司年年度发展目标标的时间在财财务部门制定定预算之后，所所以，发展目目标的工作指指导性比较差差。对于预算中明细细科目内容的的定义，其中中管理费用已已经在做一个个统一的标准准，并能提出出意见指导第第二年的工作作，但是由于于各部门间的的成本特性差差异比较大，对对不同的成本本特性需逐步步建立其不同同成本定额，并并需逐步完善善和逐渐调整整。建设总部、资源源总部、运营营总部、总公公司各职能部部

3、门的预算编编制方法上，根根据不同性质质的经济主体体采用不同的的处理方法，但但因地铁公司司所经营的业业务实体多种种多样，在编编制预算时存存在很大的难难度，因此还还需逐步完善善预算编制、执执行的体系，特特别是在预算算的深度及其其全面性上予予以加强。财务总部对于其其他各总部和和总公司各职职能部门仍需需要加强预算算编制的培训训，增加交流流的机会，从从而进一步推推广全面预算算管理在广州州地铁全公司司的认知和参参与。目前虽然预算领领导小组部分分成员有相关关业务背景，但但成立预算工工作小组成员员时，其成员员结构仍需要要有各主要部部门的业务骨骨干组成，预预算工作小组组为临时工作作小组，在预预算编制完毕毕后，可

4、解散散，各成员即即回到原工作作岗位。预算执行和调整整阶段：资金计划中除了了固定资产的的部分审批所所花费的时间间比较短，但但是涉及固定定资产的部分分在20022年争取做到到先立项、后后纳入 预预算。财务部部门要求基层层的部门在11015日日之前上报资资金计划。但但立项管理工工作具体由哪哪一部门负责责，目前地铁铁公司还没确确定，因此在在具体操作上上存在一定的的难度。财务部对于下级级各业务部门门的合同执行行情况都有一一个比较全面面的了解，同同时对于一些些比较重要的的问题也同各各业务部门进进行了沟通和和协调，使预预算的执行更更为顺畅。预算的调整与预预算编制流程程相似，当需需进行预算调调整时，其执执行过

5、程与预预算编制过程程可基本遵循循预算编制过过程。预算控制过程包包括预算的执执行、预算监监督、情况分分析、预算调调整等。2.4流程改进进方法应用在对现状流程进进行改进的时时候，我们遵遵循ESIAA的原则，同同时也考虑到到一些相关的的因素：现 状优 化E（清除）1需要总公司对于于一些文档进进行备案。数据库的支持清清除了流程运运营过程中大大量的文件和和信息的淤积积。S（简化）1预警报告的产生生需要先由事事业总部/总总公司编制财财务报表后根根据情况交由由财务总部分分析处理。通过IT系统的的支持简化了了报告制定和和结果分析以以及提交预警警报告的动作作。2需要提交的表格格比较繁琐通过系统支持规规范了表格，

6、使使信息流动更更畅通。I（整合）1在基层部门制定定预算的时候候由相关的预预算责任部门门制定预算，并并报派驻财务务部。将预算制定的工工作交由预算算责任部门和和派驻财务部部共同执行。A（自动化）1由企管总部提出出公司的发展展目标，下级级预算部门依依据目标查询询历史数据编编制预算。可以利用系统功功能编制多个个预算和参考考系。2文档在部门之间间的流转采用用手工的方式式进行收发。利用OA系统进进行文档传递递和审批。3系统外审批系统内审批，增增加了流程的的透明度，减减少了部门之之间文件流转转的时间延误误，但是需要要强化安全性性的概念。4各事业部业务部部门提供的许许多商业数据据不能够及时时全面的提交交到财务

7、部，作作为制订预算算的重要参考考资料。通过信息的集中中，管理财务务能够更及时时全面的了解解事业部各业业务部门的情情况，预算工工作小组（由由预算分析部部和业务专家家组成）能够够更有效的进进行预算的制制定。3关键业务流程程优化广州地铁项目前前一段的现状状流程描述中中，客户提出出了73个现现状流程，经经过分析和讨讨论后，我们们挑选出了112个涉及财务务、人力资源源、运营等多多个部门的关关键流程进行行了优化，优优化的工作将将在下面进行行详尽的描述述。由于在示示例中我们已已经列举了流流程优化的方方法是如何在在地铁项目中中应用的，所所以，下面主主要围绕问题题的描述和解解决方法，不不多赘述方法法的运用。对对

8、于关键流程程之外的322个流程，我我们也依据BBPR的观点点和汉普公司司的经验积累累，给出了相相关的解决方方法和改进方方向，详见附附件。希望广广州地铁公司司能够在逐步步的流程优化化过程中，掌掌握科学与合合理的方法，将将BPR和BBPI相结合合，最大程度度的改进公司司流程，使其其在某一时期期达到最优。下文涉及到的目目标流程图，请请参照附件BB中的目标标优化流程_V1.2。3.1工程支付付审批流程流程描述：该流流程体现了在在地铁公司内内普遍存在的的一个问题，就就是流程审批批的解决方法法。序号现状问题优化结果1工程支付审批流流程体现一个个在地铁公司司内部普遍存存在的问题，就就是由于公司司实际情况造造

9、成的审批层层次过多。如如何解决这个个问题，成为为提高流程通通畅程度，减减少文档流转转时间的一个个。在经过对多个流流程、多个部部门的访谈后后，考虑到地地铁公司的审审批层次制定定有其一定的的合理性和不不可替换性，所所以流程的改改进点在于对对文件审批的的IT支撑上上。也即通过办公自自动化系统的的支撑，使文文件的审批更更加及时，流流程更加透明明。公司的有有关领导和相相关部门的人人员能够随时时了解到一定定文档的审批批情况，从而而做出相应的的处理，以达达到加快文件件审批速度、提提高文件审批批质量、增加加文件审批透透明度的目的的。3.2成本、费费用核算流程程流程描述：该流流程是将成成本费用核算算流程（1）同

10、同成本费用用核算流程（22）整合而而成的。地铁铁公司成本、费费用核算流程程的优化，目目的在于明确确岗位、统一一信息。同时时，在支持网网络的财务系系统的支持下下，能够减少少总部和异地地部门或公司司交流的困难难。序号现状问题优化结果1各部门间信息没没有集成、共共享，存在多多个“信息孤岛”。通过IT系统的的支撑能够实实现有关财务务数据和信息息在一定安全全体系监督下下的共享。2凭证的编制和审审批、明细分分类账和总账账的编制全都都是由手工处处理。通过IT系统的的支撑能够简简化财务账编编制的工作。实实现信息极大大程度的共享享。3参与流程工作的的岗位比较多多。系统的功能的约约束将部分人人员从现有的的流程中解

11、脱脱出来。在改改进后应该明明确系统支持持下流程上的的岗位责任，避避免岗位定义义不清造成的的4费用报销格式不不能保证一致致。利用系统模板和和成本费用明明细项定义统统一了工作，简简化了流程。5长期出差情况下下不能及时的的报销费用。支持网络和远程程登录的财务务系统能够减减少地域对费费用报销工作作造成的障碍碍。3.3资金管理理流程流程描述：优化化后的资金管管理流程需要要和优化后预预算流程结合合来看，资金金的管理需要要在流程进行行过程中充分分地了解预算算的立项情况况、资金计划划同预算的比比较情况、资资金使用情况况、资金需求求计划情况、资资金储存情况况等资料，从从而对其进行行分析。解决方案：序号现状问题优

12、化结果1预算的制定不能能够作为立项项的标志，对对于具体的工工作仍然需要要重新提交资资金计划。改进了的工作将将向“以预算的制制定作为立项项标志”的方向靠近近。但是，这这种工作方向向在一定程度度上增加了预预算制定的难难度，同时也也需要财务的的适当放权，也也即对于其他他总部和二级级、基层部门门，在一定信信任度和情况况研究的情况况下放宽对于于预算制定的的管理。2资金数据没有集集中管理，不不利于分析和和借鉴。通过资金情况数数据库对于相相关信息集中中管理。3.4预算管理理流程流程描述：解决方案：序号现状问题优化结果1预算的问题在示示例中已经详详细说明，这这里不加赘述述。3.5招聘流程程流程描述：该流流程描

13、述了地地铁公司在现现有业务的基基础上，考虑虑HR相关咨咨询公司介入入后的发展趋趋势而应有的的人员招聘流流程。解决方案：序号现状问题优化结果1参加招聘人员的的资料不能够够加以分类处处理。对于招聘人员的的一些可量化化数据进行分分类处理，增增加了数据分分析的支持。2对于参加招聘人人员进行的面面试没有相关关的题库支持持，仍然采用用依实际情况况临时制定答答卷。有题库支持，使使得招聘工作作更加科学，合合理的试卷能能够更充分的的体现参加招招聘人员的综综合素质。3现阶段招聘工作作程序仍然比比较简单。考虑到地铁的发发展方向和标标杆，建议地地铁公司未来来的人员招聘聘能够向国际际同行业先进进企业靠拢，对对应聘者进行

14、行全方位的考考核，使其能能够更适合将将来的岗位需需要。3.6培训流程程流程描述：地铁铁公司员工培培训流程解决方案：序号现状问题优化结果1公司对于员工的的培训仍然处处于比较基本本的阶段。建议地铁公司能能够学习国外外先进的人力力资源管理经经验，制定公公司职业发展展规划及员工工人个人职业业生涯发展计计划，在结合合公司整体培培训计划的基基础上，给所所有希望发展展的员工一个个平等的机会会。培训需求求调研资料库库的积累。培培训后的培训训评估，培训训效果信息反反馈等的信息息积累。2培训结果对于费费用报销的影影响仍然不是是很大。在未来公司人力力资源的发展展中，充分考考虑公司与员员工、主动和和被动的培训训要求，

15、适度度放宽员工参参加培训的限限制，但是财财务需要加强强培训的风险险控制。3.7采购流程程流程描述：采购购流程参考了了物资采购购计划流程、评评选供应商流流程、物物资采购流程程，制定了了在相关的EERP系统采采购模块支持持下的地铁公公司采购流程程。解决方案：序号现状问题优化结果1采购计划的制定定在现阶段是是依照历史数数据、现状和和估算，手工工制定物料需需求计划，从从而指导采购购。通过系统支持，在在充分的考虑虑和运算后得得出较为合理理的物料需求求计划。2对于供应商的管管理不成体系系，新供应商商评定的流程程耗时长。通过系统的采购购模块对供应应商进行比较较全面的管理理。3采购合同和采购购订单的审批批都是

16、手工进进行的。利用ERP系统统的采购模块块进行系统内内部的合同和和订单审批。4在整个过程中，物物资部只是一一个具体采购购执行部门，没没有将采购管管理同库存管管理及生产运运作进行整体体衔接，形成成内部供应链链的关系。利用IT系统的的支撑使采购购的计划制定定同库存、生生产运作建立立紧密的关系系。是采购计计划的制定更更有针对性、指指导性，更能能准确的反映映实际的情况况。3.8仓储管理理流程流程描述：解决方案：序号现状问题优化结果1仓库没有进行统统一管理。通过系统的约束束迫使松散的的管理向统一一管理方式靠靠拢。2编码体系对于实实际工作的指指导性不能充充分体现。利用先进的库存存管理系统通通过科学的编编码

17、体系对地地铁公司的物物资进行统一一管理。3盘点的管理不很很严格。加强管理制度和和审批控制，对对于物资的盘盘亏（特别是是重要物资）加加强分析。4对于废品废料，或或经修理仍可可使用的高价价物资管理不不够。加强对于废品废废料等的管理理，经确认后后应分类处理理。3.9危机事故故管理流程流程描述：本流流程基于“事故处理流流程”而进行优化化。解决方案：序号现状问题优化结果1事故发生后，相相关请示、打打报告、审批批多，时间长长。依据事故处理办办法，办法包包括事故的定定义、事故的的分级及其级级别的因素，依依不同的级别别制定不同的的处理办法，事事故相关的责责任（包括法法律责任和道道德责任）和和损失（包括括声誉损

18、失和和经济损失）的的评估，救援援小组成员组组成的原则、要要求等。2已有存档分析，并并作为下次处处理依据之一一。对事故处理结果果、处理报告告进行分析，并并形成解决办办法数据库，作作为下次事故故发生解决办办法依据之一一，并成为事事故预防的依依据。地铁公司的危机机管理注意事事项：制度：地铁公司司需要建立一一个比较完备备的危机管理理制度，主要要解决在正常常情况下和特特殊情况下对对于危机如何何预防、如何何准备和计划划对于危机进进行的管理、危危机的识别、在在问题出现的的时候采取何何种方式解决决、领导层如如何监控危机机处理的全过过程、危机的的反馈等多方方面的问题。应急处理方案：到目前为止，虽虽然地铁公司司还

19、发生过重重大危机事故故，但是仍然然不能放松对对于可能发生生事件的警惕惕。相关的管管理制度仍然然需要严格加加强和推行。应该有一个专门门或者兼职的的部门或小组组负责对出现现的问题进行行分析和制定定级别。地铁公司应该制制定一个比较较完善的事故故级别体系，通通过多个可以以量化的参数数对可能发生生的事故进行行明细的分级级，同时提出出处理的明确确流程，并在在一定程度上上可以适度授授权。对于不不同级别的事事故，应该有有一个比较完完备的人力资资源库，能够够在比较短的的时间内找到到合适的人选选，组成事故故处理的小组组。科学合理的危机机现场调查方方法。后备人力资源：在应急方案案中应包括解解决具体问题题的人员信息息

20、库，能够利利于方便快捷捷的查询。同同时，可以制制定某个岗位位的第一、第第二人选，防防止因人员缺缺席造成不必必要的时间拖拖延。报告：对于危机机的请示报告告可以制定模模板，减少因因为填写报告告交领导审批批造成的时间间浪费。比较较重要的报告告应该是危机机情况调研、问问题分析以及及解决方案的的事中和事后后报告，作用用是明确责任任、避免问题题再次发生、丰丰富补充危机机管理数据库库。3.10文件送送批流程流程描述：文件件送批流程是是基于“外签件批送送流程”而优化的结结果，其优化化原则为汉普普BPR理论论体系之流程程优化ESIIA原则。对对于地铁公司司而言，每月月对内、对外外报送的公文文非常多，而而公文的内

21、容容、要求的形形式等对外、对对内都必须统统一化，体现现地铁公司的的专业、务实实的形象。而而目前的“外签件批送送流程”、“内签件批送送流程”存在流转时时间过长、流流转过程不明明朗、重复活活动等问题，针针对这些问题题，提出基于于IT技术支支撑的如上目目标流程。解决方案：序号现状问题优化结果1审核、审批过程程目前是人工工以磁盘或书书面纸张形式式进行审核、审审批的传递,且流程不透透明。目标流程需应用用于IT系统统，使公文的的整个审核、审审批流程对相相关人员透明明化，并把每每一审核、审审批环节中的的结果留下痕痕迹，包括审审核、审批的的结果、意见见、方向以及及每一环节所所需的时间。2由于某审核、审审批人员

22、的出出差或其他原原因，而无法法在正常的工工作日内完成成。建立例外审核、审审批制度，以以使流程能够够具有灵活性性和弹性；3目前在流程中存存在从各个角角度的“文整”、“审核”的一种检查查工作。针对不同业务领领域、不同专专业要求，建建立不同类型型、不同系列列的文档模板板，并以制度度形式上升到到公司级执行行。文档模板板需求需根据据专业要求而而定，一般需需求有：模板板的页眉、页页脚的宽度；公司LOGGO及颜色、尺尺寸、位置；字体、字号号、颜色；页页面的尺寸、方方向及装订的的要求；文档档结构的标识识形式等。（另另：模板的作作用是相关人人员在编写公公文时，可参参照对应的公公文模板，以以提高公文质质量，同时提

23、提高公文审批批、审核流程程的效率。）4在流程中存在一一定的高层领领导对活动内内专业内容进进行审核。建立词条管理，编编制词条手册册，形成制度度并上升到公公司级推行。这这样对在专业业领域内的描描述可以通用用化、统一化化、准确化，以以及尽量的全全面，以减少少在技术审核核的重复和减减少时间。5流程没有采取一一种版本号对对文件进行管管理。建立文档版本号号管理，以便便保存文档修修改记录、修修改时间、修修改人及文档档被拷贝次数数等。3.11合同管管理流程流程描述：本流流程基于“资源总部流流程_合同管理流流程”、“合同部建设设流程_建设总部工工程项目合同同审查会签流流程”、“合同部建设设流程_建设总部工工程项

24、目外合合同审查会签签流程”而进行优化化，对于地铁铁公司而言，合合同管理可分分为三大阶段段：第一：合合同招投标阶阶段；第二：签订前的会会签阶段；第第三：签订后后合同的执行行阶段。合同同部是制定合合同管理规则则、管理制度度的管理、控控制、监督部部门，那么对对于合同管理理的重点是对对各种合同签签订前、签订订后执行过程程中的一种控控制和监督，因因此重点是控控制和监督手手段、方法的的建立。目前前一个重要地地、有效地的的方法是合同同签订前的招招投标管理和和合同会签。目目前有关工程程合同管理和和大型机电设设备、材料采采购等在这样样的管理机制制下较为成功功和实用，但但对于运营、资资源的非工程程建设合同管管理则

25、显得有有些僵硬，欠欠缺一定的快快速反应能力力性和弹性，因因运营、资源源的业务经营营是在一个买买方市场下进进行业务经营营，因此市场场要求非常明明显。解决方案：序号现状问题优化结果1对于合同会签、合合同收付款的的会签，从审审核、审批角角度上需要一一种例外的审审核制度，特特别是运营采采购、资源的的商务合同。在合同会签阶段段时，可建立立一种例外审审核制度，以以使会签流程程具有一定的的全面性和灵灵活性，以保保证流程能顺顺利不停地往往前走。2对于资源、运营营（不含中大大型的材料、机机电设备的采采购）的商务务合同在招投投标管理的运运用有些僵硬硬。如资源的的10万元商商铺出租合同同需进行招投投标，这在市市场要

26、求不合合适。对于运营、资源源非工程建设设合同，在进进行招投标的的合同金额范范围上，可根根据业务特点点进行合理的的划分，以提提高流程的局局部效益。3目前已有合同模模板的管理，但但还需与信息息系统结合，应应用到流程中中。建立合同模板管管理，并建立立相关的版本本号管理。4招投标管理办法法、合同管理理办法等均是是合同各阶段段审核的依据据之一，因此此需与信息系系统结合，应应用到流程中中。流程局部可应用用于IT系统统，对于招投投标部分，可可把有关招投投标的资料电电子数据化，作作为本流程的的基础数据之之一，包括合合同文本模板板、招投标管管理办法、合合同管理办法法等。5目前地铁公司各各部门已有基基础的合同安安

27、全、合同风风险的管理，其其管理办法可可成为数据化化，应用的流流程中。建立地铁公司统统一的合同安安全和合同风风险管理，包包括合同信息息安全和合同同台账的安全全管理。6目前各财务部没没有对应收、应应付及收付款款进行账龄分分析。建立合同收付款款的账龄分析析，账龄分析析的结果可作作为合同商务务谈判的重要要依据之一，可可争取更有利利力的商务条条款，降低合合同风险。3.12合同变变更流程流程描述：本流流程基于“1、2类合合同变更管理理流程”、“3、4类合合同变更管理理流程”而进行优化化，目前在地地铁的建设高高峰期，地铁铁公司会发生生很多的合同同变更业务，且且合同变更涉涉及的技术、商商务条款等均均较为复杂，

28、同同时要求的变变更时间短等等，因此变更更过程中的评评估、审批、重重设计等均需需一种快速的的集体决策过过程，以满足足建设需要。解决方案：序号现状问题优化结果1目前合同变更一一个有力的控控制的手段是是集体决策，但但决策的依据据是相关的商商务指标、技技术指标，需需把指标具体体的要求数据据化，作为流流程管理的基基础数据之一一。建立、完善变更更过程控制指指标体系。2目前已有变更基基础数据的收收据和分析，但但需把积累信信息数据化，作作为流程管理理的基础数据据库，在管理理上提供一个个方便的积累累手段。建立变更数据的的档案管理，包包括变更原因因、变更提出出时间、变更更批出时间、变变更内容、变变更记录及各各岗位

29、变更审审核的依据和和变更岗位负负责人。4附件A其其他流程评价价除了报告正文提提到的流程之之外，我们也也对地铁公司司提交的流程程进行了整理理，同时对流流程进行了点点评，同时提提出了流程的的改进方向。通通过报告中提提到的流程改改进方法，依依照BPI和和BPR相结结合的原则，对对自身的管理理流程进行改改良优化。序号名 称部 门流程评价固定资产折旧流流程综合部固定资产管理可可以指定到人人和部门，增增加公司对于于固定资产的的管理，在出出现问题的时时候可以尽快快的找到负责责人。建立固定资产台台帐，统一管管理公司各总总部和分公司司固定资产的的相关信息。预警管理流程预算分析部采用IT支撑的的财务系统，依依据财

30、务报表表分析的结果果和预先定义义的标准由系系统自动的提提出预警信息息及报告，在在网络的支持持下各部门能能够及时的看看到自己的问问题，做出相相应的调整。投资项目审批流流程财务总部需要关注的是项项目可行性分分析的合理性性、全面性，从从而能够减少少其他部门审审批的时间。对于比较大的投投资项目是否否考虑使用会会审的方式。关于审批问题的的解决参照报报告正文提出出的解决方案案。统计工作管理流流程预算分析部定义信息分类的的标准，能够够增加信息收收集的准确性性。利用IT系统的的支撑信息收收集的自动化化征地拆迁工作流流程建设总部涉及政府部门和和相关企业比比较多，不可可控因素较多多，流程设计计需要考虑地地铁公司同

31、各各方面关系如如何协调。计划统计、信息息管理流程建设总部类似于统计工工作管理流程程，都需要要对于信息收收集标准进行行统一。总体、年度工程程计划编审报报批流程建设总部关于涉及审批的的问题，都可可以考虑参照照工程支付付审批流程工程招标、投标标管理流程建设总部工程的招标和投投标可以遵循循比较成熟的的法律法规规规定，工作改改进的方向就就是使招投标标中的具体业业务能够遵循循法律法规。重大技术问题审审批工作流程程建设总部审批解决方法考考虑参照工工程支付审批批流程施工图管理流程程建设总部在IT支持下对对施工图进行行系统的管理理。工程建设项目质质量安全管理理流程建设总部现状流程已经比比较适当的说说明了在工程程

32、建设项目中中的质量安全全管理问题。这这方面工作的的重点在于制制定科学的质质量安全管理理制度。目标计划管理流流程运营总部重点在于如何制制定目标。时刻表编制及调调整流程运营总部时刻表的编制主主要问题在于于这方面工作作的科学性可以考虑采取IIT支撑下的的OA系统中中的电子审批批的方法安全检查流程运营总部由部门内部参照照其工作的实实际情况优化化。国产化项目管理理流程运营总部国产化的主要工工作重点在于于对国产化指指标体系的评评定和确立票务现场稽查流流程运营总部这是一个部门内内部的流程，关关键点在于对对出现的问题题提出合理的的应对措施。车站票务检查流流程运营总部需要加强检查的的准确性和测测试方法的合合理性，不是是流程解决的的问题。车辆维修流程运营总部做好计划，考虑虑一些重要的的备品备件的的库存情况，同同时能够准确确的对其进行行跟踪管理安全教育流程办公室用流程的方法不不能够更有效效的解决这方方面的问题。重大活动策划、组组织流程办公室同上接待工作流程办公室同上地铁商铺装修管管理流程资源总部同上广告媒体管理工工艺流程资源总部同上新线策划流程企管总部解决意见参考征征地拆迁流程程经营目标考核流流程企管总部该流程的重点在在于制订一个个较合理的考考核指标体系系，体系的制制定需要考虑虑