财务档案管理制度

1、财务档案管理制度第一章 总 则第一条 会计档案是记录和反映经济业务与财务收支的重要证据和历史资料，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。为加强公司会计档案的科学化、规范化、系统化管理，制订本制度。第二章 会计档案的内容和分类第二条 会计档案的内容包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、审计报告、验资报告、会计电算资料备份的全部资料、单位计划预算以及与经营管理和投资者权益有关的重要文件，重要的经济合同、财务情况说明书、涉税相关文件等。第三条 按照公司经济核算和档案管理的要求，公司会计档案资料管理分类情况如下：（一）会计凭证类：包括现金、银行、转账；正、附件凭证、工资册等。（二）会计账簿类：包括总账、

2、各种明细账、日记账和各种备查账、银行存款余额调节表、支票登记簿、支票领用簿等。（三）会计报表类：包括财务季报、年度报表、季度和年度财务情说明书以及临时专项财务报告或财务情况说明书、纳税申报表。（四）财务计划分析类：包括月份、季度、年度财务预算计划资料；季度和年度资金、费用、利润分析资料；季度和年度财务预测资料等。（五）财务电算化类：包括月份、季度、年度的财务数据备份磁盘以及财务报表的备份磁盘。（六）其他会计资料：指不属上述范围的其他资料。第三章 会计资料的传递、时间及交接手续第四条 计划财务部应设专人保管会计档案，各经办会计负责装订会计凭证、账簿、报表、财务情况明书、 财务分析表、银行存款余额

3、调节表、纳税申报表、工资册、 财产清查表等，每年向档案管理员交接一次（年后一个月内），由交接双方人员填写档案交接登记表。第五条 对财务计划、预测资料、财税检查资料、临时财务统计资料，往来账款确认单、清账通知单和扣款通知单，对账记录、会议记录、各种文件、制度等随时交由部门档案管理人员进行造表登记并保存，以备查阅。第四章 会计档案管理的具体内容第六条 会计档案管理的具体内容包括：立卷、归档、保管、借阅、销毁等五个环节。第七条 立卷工作由会计档案管理人员完成。立卷之前， 应按档案管理办法的要求，对接收的会计档案资料进行审查核对，整理立卷，编制目录，并装订成册。第八条 归档是指将立卷成册的会计档案交由

4、公司档案管理部门保管。对于归档的会计凭证要依号装订成册，标明年度、月份、起止号数，经有关人员签名盖章后归档，对某些特别重要的原始凭证，也可单独装订。第九条 各种会计账簿应在年度终了后四个月内装订立卷归档。会计报表、银行存款余额调节表应以月份为序，全年装订为一册。其他会计资料应以年为单位，以时间为序，分类装订成册。第十条 会计档案的借阅公司财务人员因工作需要查阅会计档案时，应告知会计档案管理人员其查找内容，经会计档案管理人员同意后方可查找，查完后应及时按档案规定顺序归还原处；若需查阅已归档入库档案，必须按公司档案管理的有关制度办理查阅手续。第十一条 会计档案保管期限已到需要销毁的，由会计档案管理

5、人员提出销毁意见，经计划财务部经理审批，经总经理批准后执行；会计档案销毁前应编制会计档案销毁清册，销毁时应由计划财务部和公司档案管理人员共同参加，认真核对预销毁的会计档案，销毁后在监销签名盖章，销毁清册永久保存。第五章 会计档案的保存期限第十二条 会计凭证类：一般会计凭证保存十五年；银行存款余额调节表保存三年。第十三条 会计账簿类：日记账、总账、明细表、备查账保存十五年；现金日记账、银行日记账保存二十五年。第十四条 会计报表类：季度会计报表保存五年，年度决算报表永久保存。第十五条 财务电算化类：磁盘备份形式的会计档案保管期限必须在五年以上，其中会计科目和总账数据（包括年度和月度数据）必须永久保

6、存；明细账、记账凭证及其他数据在五年后可根据需要存毁。第十六条 其他类：会计档案移交清册、会计档案保管清册保存十五年。第六章 会计档案管理责任第十七条 公司会计档案资料实行专人管理， 由会计档案管理人员具体办理会计档案的接收、分类、登记、立卷、归档、查阅、保管等工作。在各经办会计移交给会计档案管理人员之前，由各经办会计负责保管自己经管的会计资料。第十八条 会计档案在财务部门保存期限为一年，由会计档案管理人员将其移交给档案部门。档案部门对接收的会计档案要核对验收，原则上不得更改和变动。第十九条 会计凭证的传递必须按规定进行，记录必须及时完整。第二十条 会计档案的装订和立卷，必须及时进行并应符合会计档案管理的要求，检查时发现档案装订不及时、不整齐、不牢固、缺页错号、印章不全者，将追究相关人员的责任。第二十一条 会计档案资料的保管存放必须整齐，做到存放有序，检查时发现会计档案混乱者，将追究档案管理人员的责任。第二十二条 会计档案管理人员须将各项移交、查阅会计档案的过程记录完整。