公文处理实施细则

1、公文处理实施细则第一章 总 则第一条 为了切实做好1股份有限公司（以下简称“公司” ）的公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据西安市人民政府2003年1月24日发布的西安市行政单位公文处理实施细则，结合公司实际，制定本细则。 第二条 公司公文是公司各部室在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、下发各项规章制度、施行管理措施、请示和汇报问题、布置工作、保障公司经营管理工作健康有序运行的重要工具。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安

2、全。 第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，贯彻执行公司保密制度，确保国家和企业秘密的安全。 第六条 公司各部室的负责人应当高度重视公文处理工作，规范遵守本细则并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 第七条 公司总裁办公室是公文处理工作的管理机构，主管公司的公文处理工作并负责指导和检查各相关单位的公文处理工作。第二章 公文种类第八条 公司的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部室及人员。（二）通知 适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求各部室办理、周知或者执行的事项；任免人员。（三）报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况

3、，答复上级单位的询问。（四）请示 适用于向上级单位请求指示、批准。（五）批复适用于答复下级单位的请示事项。（六）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（七）会议纪要适用于公司记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式第九条 公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下的标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附注、附件等要素统称主体；主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等要素统称版记。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37

4、mm,公文用纸订口（左白边）为28mm。版心尺寸为156mm225mm(不含页码)。（一）涉及公司商业秘密的公文必须严格遵守1股份有限公司保密信息制度（试行）（1司字200315号），按照保密信息制度确定并分别标明保密等级为“绝密”、“机密”、“秘密”。（二）发文单位标识是由发文单位全称或规范化简称后加“文件”二字组成；对一些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。下行公文发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。上行公文 ,发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文单位标识使用宋体字,用红色标识。字号由发文单位以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm15mm (高宽)。（三）发文字

5、号由发文单位代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份为四位数，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。发文字号用3号仿宋体字，标于发文单位标识之下空2行。上行文发文字号居左空1字，下行文发文字号居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。（四）上行文需标识签发人姓名。签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。公文标题用2号宋体

6、字，标于红色反线下空2行。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。（六）主送单位是公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。用3号仿宋体字，左侧顶格标于标题下空1行，最后一个主送单位名称后标全角冒号。（七）正文指公文所表述的内容。位于主送单位下1行， 每自然段开始左空2字，回行顶格。回行时，要保证数字、年份的完整。正文用3号仿宋字体，一般每页排22行，每行28个字。正文中如有小标题可用3号加粗仿宋体字或黑体字。（八）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如：附件：1.）；附件

7、名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（九）成文日期以签发日期为准。成文日期使用汉字，将年、月、日标全；“零”写为“”。（十）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。1.公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；印章应端正、居中下压成文日期，印章上弧线距正文1行之内，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 2.特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的方

8、式加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。（十一）附注（需要说明的事项），应当加圆括号标注。用3号仿宋体字标于成文日期下一行，居左空2字。请示件应标明联系人的姓名和电话。 （十二）公文应当标注主题词。主题词位于抄送栏横线之上。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体字，词目之间空一字。 （十三）抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位位于主题词下一行，左右各空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句

9、号。（十四）印发单位和印发日期指公文印制单位与送印日期。位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。 （十五）版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。（十六）页码指公文各页的联接顺序。用4号半角白体或宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm 。单面印刷的公文页码距右空1字。双面印刷的公文单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页不标识页码。（十七）公文的特定格式1.信函式格式

10、发文单位名称上边缘距上页的距离为37mm ,推荐用宋体字，字号由发文单位酌定；发文单位全称下4 mm处为一条武文线（上粗下细）；距下页边30 mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为156 mm 。每行居中排28个字。发文字号置于武文线下1行、版心右边缘顶格标识，发文字号下空1行标识公文标题。发文单位名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。2. 会议纪要格式会议纪要标识由“会议纪要”组成。其标识位置同本条（一），用红色宋体字，字号由发文单位酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。（十八）公文文字应用简体汉字，从左至右横写、横排。第十条 公文用纸一般

11、采用国际标准4型（ = 210 * Arabic 210mm = 297 * Arabic 297 mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 行文规则第十一条 行文应当确有必要，注重实效。第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，应逐级行文，不得越级行文；上行文如确需越级，要抄送越过的上级单位。第十三条 公司各部室之间工作协调应当面议，不相互行文。公司各部室向集团或外单位报送正式文件，向相关部室下发正式文件须由总裁办公室以公司名义报送或下发。第十四条 向外单位报送或向各部室下发的重要行文，应当同时抄送公司领导。第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要

12、同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送各部室。 “报告”不得夹带请示事项。 第五章 发文办理第十六条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。第十七条 草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和主送单位的行文关系确定。（四）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文，应先引用公文的标题（加书名号），后引发文字号（加括号），引用原文应加引号。引用外文应当注明中文含义。日期应当

13、写明具体的年、月、日。（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（六）使用国家法定计量单位。（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（九）根据公文内容涉及的范围和行文规则，确定公文的主送单位和抄送单位。第十八条 拟制公文时，对涉及其他部室职权范围内的请示性事项，主办部室应当主动与有关部室协商，取得一致意见会签后方可行文

14、。各部室之间征求意见或会签文件时，协办部室必须在3个工作日内予以办理，否则视为失职。第十九条 公文发文要坚持精简、效能的原则（一）认真压缩公文数量，提高公文质量，可发可不发的公文坚决不发。（二）上级单位在报刊上已公布的重要文件和已发至各部室的公文，本单位无新的要求时，不再原文转发。（三）凡能通过当面商定、电话联系、开会协商和领导面示等方式解决或答复的问题，或将领导批示已抄送、复印有关部室执行的，上级单位一般不再印发批复、复函。（四）公司领导在有关部室召开的业务会议上的讲话，一般不印发。确有必要时，由公司总裁办公室统一印发。（五）公司各部室召开会议的通知由各部室自行印发。必要时，经请示公司领导同

15、意可由总裁办公室印发。 第二十条 坚持先核后签的原则，公文送公司领导签发之前，应由办公室主任认真进行审核。未经审核的公文，不得送公司领导签发。审核的重点是：（一）是否确需行文。（二）行文内容是否符合国家和公司的有关规定，提出的措施和要求是否切实可行。（三）行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。（四）公文格式是否符合本细则的规定。第二十一条 以公司名义制发的上行文，由总裁签发（总裁不在时由主持日常工作的副总裁签发并由总裁办公室出具情况说明）；以公司名义制发的下行文或平行文，由总裁或总裁授权的其他副总裁签发。审核过的公文，按公司领导的职权和分工分别签发。（一）发布决定、重要规章制

16、度颁布，授予荣誉称号，调整组织机构，任免各部室的负责人等，由总裁签发。（二）以公司名义制发的下行文或平行文，经分管的副总裁审核后，由总裁或总裁授权的副总裁签发。（三）向上级单位报送的请示、报告由总裁签发。总裁不在时由主持日常工作的副总裁签发，并由公司办公室出具情况说明。 第二十二条 公司领导审批和签发公文要认真负责，签署自己的具体意见、姓名和日期。文字不要批写在装订线左侧。 第二十三条 公司领导审批和签发的公文，应退办公室统一办理，不得直接转给其他承办部门。 第二十四条 公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿

17、进行实质性修改的，应按程序复审。 第二十五条 草拟的公文应用计算机打印初稿，修改、审批、签发公文，应用钢笔或毛笔等符合存档要求的笔书写。第二十六条 要应用计算机对公文的收发、传递、办理、归档、整理和查询调阅进行管理，逐步实现办公手段的现代化。第六章 收文办理第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十八条 收到上级单位或相关单位的公文，由总裁办公室提出拟办意见，送公司领导批示后办理。需要两个以上部室办理的应当明确主办部室。对不符合本办法规定的公文，经办公室主任批准后，可以退回来文单位并说明理由。第二十九条 承办部室收到交办的公文后应当及

18、时办理，必须在一周内回复，不得延误、推诿。对不属于本部室职权范围或者不宜由本部室办理的，应当及时退回总裁办公室并说明理由。凡没有正当理由拖延不办、贻误时机，造成损失的，要追究部室负责人和经办人的责任。第三十条 送公司领导批示或者交有关部室办理的公文，总裁办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第七章 公文存档第三十一条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值归档整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于

19、保管和利用。第三十三条 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理归档。第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部室移交。第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章 公文管理第三十六条 公文由总裁办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第三十七条 办公室应当建立健全本单位公文处理的有关制度。第三十八条 公司的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，各部室经公司领导或总裁办公室主任同意，可以翻印。但翻印时,应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。第三十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位公章。第四十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经总裁办公室主任批准，可以销毁。第四十二条 销毁秘密公文应当到指定场所由两人以