时间管理 (走在时间的前面)课件

1、时 间 管 理走在时间的前面第一章：我们必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容我们必须学会时间管理认识时间：时间尺游戏你的时间足迹在哪里？时间管理的历程用 完consume用 好utilize用 对right什么是时间管理可以改变的才适合管理；时间本身不能改变也不能管理（自然规律）；可以改变的是自己的思想、行为、习惯最有效的是改变思想。时间管理其实是：资源管理自我行为的管理提高时间资源的使用效率我们必须学会时间管理时间是怎样被浪费的？时间浪费是隐性浪费时间浪费的常见表现形式：时间缺乏计划性习惯性的拖拉嘴上

2、的时间浪费不会拒绝喜欢包揽一切不给危机预防处理留有时间时间浪费我们必须学会时间管理学习时间管理的意义时间管理是职业成功的源泉适应快鱼吃慢鱼的社会提升自我面对变化的能力增加给自己“充电”的时间增加放松自己的时间我们必须学会时间管理对你的时间管理现状作出评估小测试：你浪费时间的情况严重吗？A：极表同意； B：略表同意； C：略表不同意； D：极表不同意个人时间管理的分析与评估分析前的准备：1、接受“时间有价”的观念时间经济价值：收入时间，如年收入365天2、养成记录时间的习惯对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估2、绘制时间效率曲线时间：2010年月日至2010年月日对你的时间管理现状

3、作出评估个人时间管理的分析与评估3、评估时间分配状况案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析）2002年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作出分析和评估。他在这一天的工作任务是：制定一周工作计划进行质量控制工作会议电话接待供应商的拜访检查下属的工作状况处理员工纠纷对你的时间管理现状作出评估某分公司总经理周一的时间评估表对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估4、分析分析提示之一：时间使用率是多少？你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？有多少工作项目是与工作目标不相符的？在你的工作中，例行性、作业性工作占多大比例？你这一周可支配的自由时间有多长？在什么

4、时候？你不可支配的时间有多长？在什么时候？你被干扰的时间有多长？这些干扰的来源是什么？依重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰？对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估4、分析分析提示之二：何时工作时间效率最高？何地做何工作时间效率最高？领导性工作与管理性工作、管理性工作与事务性工作、工作与休息等时间比例各是多少？这种比例是否合理？对你的时间管理现状作出评估第一章：我们必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容对时间进行计划什么是正确的目标1、人不能失去目标2

5、、目标的种类为什么干什么怎么干99%的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。美国管理学家德鲁克人生终极目标长期目标短期目标每日目标中期目标10年以上5至10年1至5年每天2至5个目标什么是正确的目标目标金字塔4、做一个目标导向的人对时间进行计划什么是科学的计划科学的计划是可操作性的科学的计划是分步骤的科学的计划是具有灵活性的对时间进行计划2、怎样填写任务待办单首先列出计划中今天要完成的工作；其次，把这些事情按紧迫程度分成ABC三类；A类：必须要在两个小时内完成B类：必须在当天完成C类：三天之内要完成怎样做好时间计划对时间进行计划3、填写任务待办单的注意事项明确每天工作任务中的重点任务在

6、高效率时间段安排高价值的活动百灵鸟型猫头鹰型混合型注意平衡性和交替性注意连续出现的工作任务把任务待办单变成自己的习惯！怎样做好时间计划对时间进行计划团队时间计划方法简介工作任务分解结构（WBS）甘特图网络图工作任务分解结构甘特图网络图对时间进行计划第一章：我们必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容找出最重要的事分清任务的轻重缓急 80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。 -意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图80/20法则80/20 举 例 说 明80%的结果来自投入的20%的

7、时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工分清任务的轻重缓急区分事情重要与否的标准能直接为实现目标服务能为实现目标创造条件能为预防危机服务分清任务的轻重缓急时间管理矩阵重 要 性急 迫 性重 要不紧急不重要不紧急重 要紧 急不重要紧 急分清任务的轻重缓急时间管理矩阵第一优先：做“重要且紧迫”的事第二优先：做“重要但不紧迫”的事第三优先：做“不重要但紧迫”的事第四优先：做“不重要也不紧迫”的事时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是：分清任务的轻重缓急时间管理矩阵重 要 性急

8、迫 性重 要不 紧 急（多做）不 重 要不 紧 急（不做）重 要紧 急（快做）不 重 要紧 急（授权做）分清任务的轻重缓急举 例 说 明紧 急不紧急重 要不重要 干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议分清任务的轻重缓急如何把一篮核桃放入一罐米里面？思 考：分清任务的轻重缓急总结：如 何 处 理 高 价 值 活 动让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中

9、始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。分清任务的轻重缓急授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确地做事更重要！总结：如 何 处 理 低价 值 活 动分清任务的轻重缓急第一章：我们必须学会时间管理第二章：对你的时间管理现状作出评估第三章：对时间进行计划第四章：分清任务的轻重缓急第五章：时间管理的技巧课程内容技能一：学会授权的技巧授权不是参与授权不是弃权授权不是授责授权不是代理职务授权不是工作分工技

10、能一：学会授权的技巧目的明确因事授权，视能授权不能重复授权权与责相对应逐级授权单一隶属授权适度授权良好的沟通充分的信任和有效的控制授权的主要原则：技能二：怎样拒绝外界的干扰用制度拒绝干扰拒绝之前要倾听对方拒绝之前不要使用挡箭牌拒绝时保持和颜悦色拒绝的态度要坚决拒绝中要争取主动拒绝时要避免争吵拒绝时对事不对人拒绝后提出建设性的意见可以安排专人拒绝外界的干扰技能三：会议时间的管理技巧1、会前准备：确定会议的必要性确定会议目标确定会议议题确定会议参加者选择会议地点准备必要的会议设备技能三：会议时间的管理技巧2、进行会议：宣布会议开始的技巧会议进行中的主持处理会议过程中的问题消极情绪两派意见对立全体保

11、持沉默有人打岔3、使用会议检查表：技能四：高效的文件管理技巧敢于扔掉废旧文件分门别类管理文件不要积压文件不放无关物件，物品放在固定位置让文件在面前只流通一次下班前收拾办公室技能五：电话的时间管理技巧快速拨号，电话录音派人接电话只做简短交流（长话以E-mail代替）考虑在重要时间内停接电话每一通电话都有明确的目的聆听仔细电话旁备存电话纪录养成集中使用电话的习惯技能六：学习的时间管理技巧学习速度与学习效果同样重要要学会对自己的学习进行规划学会选择还要善于放弃要保持强烈的好奇心和想像力要善于提问要独立思考技能六：学习的时间管理技巧思维理解沟通活知识知识系统树处于分散状态的知识是没有力量的！技能七：生

12、活时间管理技巧点滴吃饭的时间管理身边物品的管理法家务劳动的时间管理就寝的时间管理上下班途中的时间管理“我们计算着每一寸逝去的光阴，我们跟它们分离时所感到的痛苦和悲伤，就象一个守财奴在眼睁睁地瞧着他的积蓄一个子儿、一个子儿地给强盗拿走而没法组织时所感到的那样。”马克吐温超越自我，从超越时间开始，做一个走在时间前面的人！微软公司管理会议有“简单管理三法”，即第一不要随便发文，要多用小便签；第二不要随便开会，要到桌边讨论，到某一个经理的办公室去讨论；第三不允许坐着说话，要站着说话。也就是不随便发文、不随便开会、不坐下来讨论，一定要找到高效率的方式方法和有充足的理由时才开会。现在很多单位开例会，有周例

13、会、月例会、年例会等，年底大家都要聚餐一次，有时纯粹是为了开会而开会，所以开会的成本很高。如果必须要开会，条件许可的情况下，不如使用视频技术，借助邮件，或者开电话会议，更省时间。会议一般要控制在90分钟以内，让每一个人都做好充分准备，开会的理由、整个的会议议程、每个人发问的方式和时间都要控制好，只有这样，会议管理才能取得成效。具体而言要做到： 有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论； 开会的成本很高，能用邮件代替的就用邮件方式； 与会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等事先准备好，会议时间要控制在90分钟内； 知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人参加

14、、或以其他方式提供信息、只参加会议的一部分，下午开会较好，不要机械地定整点。【自检3-1】研讨如何提高会议的效率1平时您所参加的会议存在那些问题?_ 2下一次会议的主题和议题是什么?_ 3如何快速有效地完成该次会议?会议应该用多长时间？_ 4希望达成什么样的结果?_ 见参考答案3-1综上所述，管理好时间，一定要讲究方法，时间就是金钱，重视每一天的时间价值，管理者才能够家庭幸福，事业成功。管理者一定要认识到： 昨天过期支票； 明天期票； 今天现金。在时间管理中，管理者要承诺自己： 日清日新，每日进步； 每天计划，每周检讨； 决不拖延，马上行动； 只做最重要的事情。【自检3-2】如何避免分心？1如

15、何处理电话才不会打扰您的工作?_ 2用什么样的方式让您有安静的时间不被打扰?_ 3您的工作环境如何布局能防止您被打扰?_见参考答案3-2【自检3-3】请写出自己的两点最深的体会和收获：_ 请写出自己两点今后的行动和措施：_微软公司管理会议有“简单管理三法”，即第一不要随便发文，要多用小便签；第二不要随便开会，要到桌边讨论，到某一个经理的办公室去讨论；第三不允许坐着说话，要站着说话。也就是不随便发文、不随便开会、不坐下来讨论，一定要找到高效率的方式方法和有充足的理由时才开会。现在很多单位开例会，有周例会、月例会、年例会等，年底大家都要聚餐一次，有时纯粹是为了开会而开会，所以开会的成本很高。如果必

16、须要开会，条件许可的情况下，不如使用视频技术，借助邮件，或者开电话会议，更省时间。会议一般要控制在90分钟以内，让每一个人都做好充分准备，开会的理由、整个的会议议程、每个人发问的方式和时间都要控制好，只有这样，会议管理才能取得成效。具体而言要做到： 有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论； 开会的成本很高，能用邮件代替的就用邮件方式； 与会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等事先准备好，会议时间要控制在90分钟内； 知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人参加、或以其他方式提供信息、只参加会议的一部分，下午开会较好，不要机械地定整点。【自检3-1】研讨如何提高会议的效率1平时您所参加的会议存在那些问题?_ 2下一次会议的主题和议题是什么?_ 3如何快速有效地完成该次会议?会议应该用多长时间？_ 4希望达成什么样的结果?_ 见参考答案3-1综上所述，管理好时间，