时间管理-计划与合理安排课件

1、时 间 管 理TIME MANAGEMENT计划与合理安排时间价值分析你的每分钟价值多少呢？课程的收获 了解时间管理的重要意义 知道时间失控的原因 掌握时间管理基本方法 能够规划时间,改变自己基本认知：时间管理的好处充分了解：时间杀手认真掌握：如何创造时间学以致用：时间管理的金科玉律课程目录一、时间管理使我们,做我们希望做的事在工作中，更有效利用时间.在有限的时间里做更多的工作.平衡花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人.成为时间的主宰，使生活感到轻松.二、时间管理使我们,避免做我们不希望做的事减少可能被浪费的时间.避免忘记去做重要的事.避免仓促上阵，失去主动.避免因迟到而失信于人

2、.避免天天在时间的压力下度过人生.有效时间管理的好处三、时间管理不是去管理时间，而是自我管理抛弃陋习引进新的工作方式和生活习惯制定目标妥善计划及分配时间权衡轻重、权力下放自我约束、持之以恒 速度与效果并重减少紧张与焦虑有效时间管理的好处 正在埋头遍写计划,电话响了 正在准备工作汇报,客户来了 会议开了一整天了,还没什么成果 沟通了无数次,越沟通越不清 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度. 人手不足,工作不能妥善分配.影响时间效率的因素创 造 时 间Making Time 很多同事从来不做或是不重视做计划，因为：过分强调知难行易,认为没有必要在行动之前多做思考.不做计划也能获得实效. 计划与事

3、实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心.不了解做计划的好处. 不知如何做计划. PLAN 计划良好计划的好处充分利用企业的有限资源,发挥最大的效能.预测问题,防范事端于未然.事情推展前,做有效沟通,让其他部门了解我们需要的协助,也同时了解我们能为他们做些什么.协助评估目标的可行性.避免不必要的重复,减少无谓的浪费.建立优先顺序,按部就班,不赶工、不加班.如何做如何分工何时做计划涉及范围投入多少资源应变措施怎样做好计划:计划的基础与关键目标 抓住重点 关注结果 考核的依据明确 激发下属的承诺和工作主动性 统一目标,劲往一处使 在各自层面上工作 使下属能力迅速提升,职业发展快定立目标的好处 SMAR

4、T原则Specific 具体明确Measurable 可衡量的Attainable - 可实现的Relevant - 相关的Time bound 订明时限目的增收节支目标行政费用比去年下降15%一、目的与目标的混淆 目标设定常见的问题三、多重目标的问题 目标设定常见的问题2014年人事助理目标1、7月完成毕业生接收.2、9月完成所有员工档案计算机管理.3、10月建立公司人才储备库.4、12月建立分类测评系统.要 点1、分清主要与次要目标2、目标在3-5个内即可1、评估冲突的重要性，在目标 间确立优先顺序.2、发现和使用新的工作方法和 技巧.3、权衡长期目标,面对当前问题4、分析如果不牺牲任何目

5、标,是 否能解决冲突;必须择一,延 迟较不重要的.四、目标冲突 减少销售费用目标一增加两名业绩最好的销售人员的工资,作为激励目标二目标设定常见的问题特别提示 计划无须事无巨细,凡事计划则不如无计划.不需要大小事都周密计划,不必具体计划那些无关紧要的事.只须周密计划好最紧要的20,其余的80事情只要有备忘就足够了!创造时间第二招：要 事 第 一（确定优先顺序）80/20 工 作 法一、列出一天内所有的工作二、对工作进行价值分类80/20原则的运用三、时间和精力分配80/20原则的运用第 二 象 限 工 作 法工作紧急性分析紧急性工作事项每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作非常紧急的工作事项,如果

6、频繁发生,应考虑授权.制度、产品质量等重大问题与时间管理无关紧急事项越多,时间管理问题越大紧急、非常紧急、不紧急事项,时间比重越大,时间管理问题越大除非常紧急外,分析所谓紧急事项是否真那么急工作重要性分析重要性工作事项每日、每周、每月最重要的是哪三项工作重要的工作事项越多,时间管理就越合理非常重要的工作事项,如果很紧急,则与时间管理无关一定要消除不重要的工作事项,通过授权压缩不很重要的工作事项特别注意对重要的工作事项进行分析第二象限紧急/重要第一象限不紧急/重要第三象限紧急/不重要第四象限不紧急/不重要重要紧急不急不重要第二象限工作法确定处理优先次序上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同您的

7、工作目标和您的上司保持一致.工作的优先顺序会变化,所以需要在每天开始时重新进行评估.越是接近自己目标的工作,集中、重点地处理就越重要.创造时间第三招：组 织 得 当备忘录和宣传品放在电脑上重要联系人名单贴在电脑上电话被纸张淹没了废纸溢出未清理废纸撒落在地上阅读文件塞入文档中被遗忘了文件数量在膨胀，却未随时更新文件柜中充斥着无关的资料只打开正在使用的文件发函文件经常清理只保留当前的来函文件文件都是最新的最频繁使用的文档极易拿到电话伸手可及常用文档靠近办公桌无用的东西及时清除挪出一段时间,专门处理眼前的问题(最困难的是处理堆积如山的杂物).如果杂物确实很多的话,那就不妨分成类别或按时间排列.清掉可

8、以不要的东西(如书本、杂志、旧报告等).把不是很重要的文件集中放到办公室的一个角落.把零散的文件统一收集在档案夹或盒子里.清理办公桌处理文件紧急：立即处理不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件每天都清理，扔掉存档已处理文件方法：及时处理，一次完成工作简化法崔 西 定 律任何工作的困难度与其执行步骤的数目的平方成正比 ；简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。剔、合、排、简 剔剔除 why? 为何做？不做可以吗？ what? 做什么？不这样做可以吗？ where? 在那里做？一定要在这个部门做吗？ when? 何时做？换个时间可以吗？ how? 如何做？变通办法做可以吗

9、？ 合合并 流程内的各项手续，哪些可以合并 排重排 剩下的部分按顺序重排 简简化 是否最简?能否再简化,以达到最好的效果. 创造时间第四招：与 人 共 事问自己：你做了什么能够由别人,并且应该由别人做的事? 担心部属做错事； 担心下属表现太好； 担心丧失对下属的控制； 不愿意放弃得心应手的工作； 找不到合适的下属授权。授 权授 权 分 析授权程度工作事项下属没你做得好不代表永远没你做得好可以授权一定要授权，这样才能腾出更多时间做更重要的事情授权刚开始会花费你较多时间,但下属一旦胜任,你就会节省很多时间做那些应该授权下属去做的事情很可笑,意味着你在花时间做下属的事1、要有一套用以监督和管理授权的

10、制度.2、你选择的人务必是心甘情愿,并且有能力.3、教育部属、指导部属使他们有成长的机会.4、确定他们有必要的工具和支援供给,以便 完成工作.5、鼓舞部属,促使部属保持积极与热诚的态度.6、授权意味着不仅要分配不好干的事,也要分 配容易做的事.7、不能把自己难以胜任的工作转交给别人.授权时应注意有效地沟通做好沟通前的准备确认对方的需求正确阐述自己的观点恰当处理对方的异议达成一致协议双方共同实施创造时间第五招：应 付 “时间杀手”如何有效进行会议?没必要不开会电话会议明确目的必要的人参加、准时用日程安排，紧扣主题控制讨论及进程结论简单明了，措施可行书面记录、跟进行动会议分析严格会议纪律.自行主持

11、召开的会议主要有部门例会专题讨论会等,自己可以决定的会议,要事先评估开会的必要性.主管用于开会的时间约占工作时间的20%,如何用好时间很关键.养成以简明书面形式而非简单口头通知开会即使只有几个人或十几个人.参加别人召集的会议,可请求召集人确定会议规则,以免浪费时间.有效地打电话像准备会议一样准备你的电话.集中打电话.如果一个号码占线,试完其他号码再重拨.按照一定的优先顺序打电话.掌握并主导交谈.简短，节省自己和他人的时间.有效地接听电话让秘书先处理,减少不重要的电话.询问需要多长时间.转给可以处理的人.集中精力,有效聆听.控制接听时间.留言电话.结束电话在我走之前,还有什么需要讨论的吗?我有一

12、个电话要接,以后再回电给你行吗?进一步的问题可以下次再谈.我得去开会了,老板在等我呢.我得走了,同事正招呼我呢.如何应付不速之客?秘书安排选择到对方办公室不要坐下事先说明婉拒正在开会,谢绝打扰会 见 分 析会见前或会见开始时，约定会见所用时间事先约定会见的具体目标不良会见容易打乱其他时间安排,要坚决克服学会对付无故拖延养成善用时间的良好习惯1.做事有计划明白自己将要做什么.2.真正把时间看得很宝贵时间是财富.3.懂得处理事情的轻重缓急懂得做先做的事.4.凡事不能拖拉今天能做的事今天做,并让您的下属也知道您的习惯.5.重点的事重点对待懂得关门做事.6.要为下属形成一些习惯和程序让他们知道什么时候

13、该做什么和不做的后果,根本不需要您的催促.7.懂得分工授权实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务,花很多时间处理小事情是非常不明智的.8.不要贪大求全和拘泥形式做事情看效果,而不一定看是否所有的程序都走到.9.不要去处理重复出现的事情这样的事应该总结一下,看看能不能程序化,或者把引起这种事情的原因杜绝掉.10.善于利用零星时间一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候,利用这些时间来整理思路或看书等.11.有的事情可以一心几用如边看电视边整理内务.12.学会说不无谓的应酬可能浪费您大量的时间.13.学会利用工具利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作,利用记事本、通讯录、台历等有助于您

14、有计划地利用时间. 创造时间第六招：与 拖 延 决 战拖延 时间的最大杀手！与拖延决战拖延 一种恶习！净是处理无关紧要的事,而非必须优先解决的问题.你必须着手一篇重要的报告,你却在整理桌上的东西.不替一位大客户准备简报,却打电话给一个小客户.延误了和孩子共度的时光,等到他们快长大成人为时已晚.什么是拖延？浪费了今天每天都是一个遗憾的生活产生消极的人生长期在压力下工作的忧虑待处理的问题不断增多健康不良暗淡的前途优柔寡断的生活拖延的代价如何改善拖延的习惯？工作计划贯彻完成定期检讨化整为零创造时间第七招：开发时间领域提高阅读能力加强决策能力使用工具训练下属提高工作效率,授权定时运动,适时正确地摄取营

15、养,保持健康增广见闻,拓宽视野早起晚睡根据个人的节律安排时间一、做好规划每天都计划并写下当天要做的事情。有比较长远的理想（五年）。每周都安排一些时间去计划未来。对如何使用时间有清楚的了解。按目标去计划如何使用时间。为自己手头的工作找生趣。对自己的工作感兴趣。找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来。二、定下优先顺序知道每件工作的轻重缓急.将每天的工作依轻重缓急来分类.在适当的时候委任他人去执行任务.在明知没有时间去承担更多工作时,就断然拒绝新的工作.技巧地处理,不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作.依问题的轻重缓急马上下手去处理,不要堆积.优先处理生命中你认为重要的事.懂得授

16、权,要假手于人,不是事事都要亲力亲为.三、组织得当清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西；把工作上需要的东西放在方便取用的地方；用日记簿安排每日的时间与约会；确保工作地方一切东西都运作正常，使工作能顺利进行；为每样东西找个“家”；将需要的资料放好，以免费时失事； 将文件归档，不要堆满桌面；尽量集中在一个地方工作。四、与人共事做个人民币式的人物;做好自己该做的事,帮助同事做有助于自己工作完成的事;善于沟通,乐于沟通;发扬团队精神,与他人一起工作;学习同事省时的好办法;善于在“工作链”中忙里偷闲;五、避免荒废时间只出席那些真正需要出席的会议；专心工作，作出各种安排去减少骚扰；尽量多用更有效

17、的方法沟通而少用文书；懂得婉拒不速之客；善用电话；善用旅途和等候时间；减少身旁无聊的人，全心投入工作；懂得授权，不要只靠自己处理积压的工作。六、与拖延决战面对艰难的工作时,马上着手处理,不要找借口拖延.争取第一时间完成手上的工作,不要别人多次催促.把艰巨的问题优先在清早处理. 把困难的工作优先办妥.面对艰难工作时要提起精神,控制自己的情绪,不要厌倦,紧张和不安.马上行动,不要说不知从何入手而延迟开展工作.积极面对,不要因为工作困难而迟迟不展开工作.坐言起行,不要说因为需要把事情做更深入的了解而把事情拖延.时间管理金科玉律设立有挑战但可实现的目标设定所有工作的完成期限建立固定的日常工作模式在精力最充沛时做最用脑力的工作不要推迟你不喜欢但重要的事情不重要的事迟一点做分析你在时间管理方面的障