小型公司行政管理制度

1、优选文档行政管理制度一、总则为加强企业行政后勤规范化管理，理顺企业内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高做事效率，给职工创立一个酣畅的生活环境，企业现拟定本制度。二、礼仪纪律（一）遵守国家法律、法规，遵守企业的各项规章制度及所属部门的管理推行细则（二）热爱企业，热爱本职工作，关心并积极参加企业的各项管理。（三）成立全局看法，遵从指挥，主动配合，共同搞好相关工作，充发散挥团队精神。（四）遵守社会公德，团结友好，互相敬爱，礼貌待人，成立企业优异形象。（五）保守企业商业机密，爱惜企业财物，自觉保护企业的团结牢固及良性运作。（六）不徇私舞弊，不滥用职权，不拉帮结派，自觉保护企业的团结牢固及良性运作。

2、（七）遵守职责，不越权行事，如遇紧急情况，稳当办理后要及时向上级报告。（八）脚扎实地，不搞形式主义;坚持原则，不以工作之便谋私利。（九）不得将企业物品擅自带出企业，不得将企业资料据为已有，对内关闭，对外泄露。（十）不任意翻阅、复制不属于本职范围的文件、函电。（十一）工作时间要精神饱满，穿着得体，辞吐文明，举止盛大。（十二）在办公场合不相同意大声喧讲、讲话、接听电话影响他人工作。（十三）严格要求自己，积极进步，努力研究业务，与企业共同成长。二、会议管理（一）会议分类：1、周会时间：每周一上午九点。与会人员：企业全体职工会议安排：（1）总结本周的工作完成情况及需要解决的重要问题，下周工作计划；2）

3、集中解决各部门的协调问题、疑难问题；3）安排下周工作；2、年关销售总结会时间：（待定）与会人员：总经理、营销部全体职工等。会议安排：（1）总经理组织，提前安排内容，办公室应在会议召开日一周以前向与会人员发出会议通知，并在该通知中列明会议召开日期、时间、地点和会议内容。各参会人员需提前准备总结资料及上报，以备谈论。.优选文档（2）总结今年度业务情况及对每个业务人员进行业绩谈论，宣告业绩，评选销售妙手并予以奖励，对未完成企业销售任务的推行相应处分或拯救措施。（3）对下一年度销售工作进行展望，商议行业发展趋势及销售工作的对策，安排下达下一年度工作计划。3、临时会议总经理依照实质情况，临时组织召开，由

4、办公室负责通知参会人员，对重要事宜须专题谈论研究。（二）会议纪律1、办公室须及时发出会议通知，并向与会者明确会议召开的时间、地点、参加人员、会议内容以及与会人员须携带的文件资料和其他相关事项。2、会议由总经理召集并主持召开，总经理因故不能够出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。3、办公室须认真做好会议记录，并做到会议结束后的会议记录的整理备案、文件退完工作、会议文件的汇编，完满会务工作。4、所有与会人员要严格遵守会议的开始时间，无故不得迟到、早退。迟到人员计入会议记录。5、不得无故缺席，特别情况必定早先向行政部说明。6、会议定策事项，与会人员应在会后马上履行，不得延误或敷衍了事。7、会议时

5、期须将手机关掉。8、会议时期严禁吸烟，不能任意中途离席。9、内部会议内容须做到保密。10、与会人员须爱惜会议室的设施，保持会议室干净。（三）会议记录1、会议由办公室制作会议记录。会议记录必定使用专用记录本。会议记录应记录会议时间，地点，与会人员，会议所议事项。2、会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必定正确、清楚，充分表达会议谈论的情况。3、会议纪要的结论经与会人员确认无误，经办公室审察后，存档。（四）会议跟进1、会议议定事项由办公室主持分解到相关部门落实办理。2、办公室指定专人负责催办并收集情况，可依照纪要，填写相关事项催办卡片。3、办结事项及时向相关领导反响，并按月做出总结报告，综合向领导报告

6、。4、重要事件可分多次反响，使领导及时认识办理情况。三、文件收发管理（一）企业的文件由办公室拟稿，由总经理签发。（二）业务文件由相关部门拟稿，部门经理审察，签发。（三）属于奥秘的文件，核稿人应该注“奥秘”字样，并确定报送范围。奥秘文件按保密管理规定，由专人印制、报送。（四）经签发的文件原稿送办公室存档。.优选文档（五）外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批阅的要求送到相关部门，办好文件阅办。四、文件打印、复印及传真管理（一）企业倡议无纸化办公，非需要均使用电子版文件。（二）除重要文件打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张耗资。（三）严禁利用企业设

7、施打印、复印或传真个人文件，严禁擅自为外单位打印或传真文件资料。特别情况需经总经理赞成。（四）在外打字复印等所发生的花销，须做出详细登记（登记内容：日期、页数？全额？用途），报经办公室，恩赐报销。五、档案管理（一）归档范围：企业的业务计划、经营情况、项目情况、通知、通知、会议记录、简报、重要电话记录、款待来访记录、决议、决定、协议、合同、企业发文、客户资料、各种规章制度、方法、人事档案、薪水资料、财务资料、企业行政文件以及添置设施、财产的产权等拥有参照价值的文件资料。（二）档案一致由办公室指定专人负责管理，明确责任，保证原始资料及票据齐全完满，密级档案必定保证安全。（三）档案要做到系统排列并成

8、立模卷目录和索引，以便于查找和利用。（四）档案保存工作应做到四不：不散（不使档案分别），不乱（不使档案互相凌乱），不丢（档案不扔掉不泄密），不坏（不使档案遇到破坏）。（五）加强档案保存工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，如期检查档案保存工作，以提高档案的安全性，对破坏档案应及时维修，保持整齐、卫生。（六）档案的借阅与索取1、向办公室保存人员办理相关的借阅手续后，方可提档。2、借阅档案必定爱惜，保持整齐，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、扔掉。如确属工作需要摘录和复制，属机密档案的，须经总经理赞成后方可摘录和复制。3、一般内部档案经办公室负责人赞成后可摘录和复制。（七）档案的销毁1

9、、任何组织和个人非经赞成无权任意销毁企业档案资料。2、对高出保存限时的档案，档案管理人员需填写档案销毁申请单，经总经理赞成后方可销毁。3、经赞成销毁的企业档案，档案人员须认真核对，将赞成的档案销毁申请单和将要销毁的档案资料做好登记并归档，并由专人督查销毁。六、保密管理（一）保密范围：1、企业重要决议中的奥秘事项；2、企业还没有付诸推行的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决议；3、企业内部掌握的合同、协议、建议书及可行性报告、主要会议记录；.优选文档4、企业的客户信息及资料；5、企业的项目信息及资料；6、企业财务预决算报告及各种财务报表、统计报表；7、企业所掌握的还没有进入市场或还没有

10、公开的各种信息；8、企业职员人事档案，薪水性、劳务性收入及资料；9、企业内部管理制度；10、其他经企业确定应该保密的事项。（二）保密措施1、属于企业奥秘的文件、资料和其他物品的制作、手法、传达、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室或部门负责人指定专人履行；2、非总经理赞成，不得复制和摘抄；3、严禁在个人交往和通信中泄露企业奥秘，严禁在公共场所谈论企业奥秘，严禁经过其他方式传达企业奥秘；4、企业工作人员发现企业奥秘已经泄露也允许能泄露时，应该马上采用拯救措施并及时报告总经理。5、对于泄露企业机密文件、资料者，并给企业造成经济损失的，依照企业奖惩制度进行办理，并且企业有权追究当事人的经济和法律责

11、任。七、印鉴管理（一）企业现有公章（企业行政章）、企业合同专用章。（二）印章由办公室保存，印章应稳当保存，不得任意放置。需要施印时按程序由总经理签字后方可施印。（三）企业行政章（以下简称公章）是代表企业对外联系的主要印鉴，凡属以企业名义发文、介绍信、证明以及以企业名义发出的任何信件均需加盖公章，使用时需经总经理（或总经理委托授权）签发。（四）公章合同专用章适用于企业与客户签订的业务合同，使用时需经总经理（或总经理委托授权）签发。（五）印章原则上不得外借、外带，如需外带，必定经总经理赞成后，到办公室办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能够再工作时间以外，市外借出需在一人陪同下方可使用。（六

12、）使用印章必定由用印人严格履行登记手续，由他人代替登记的，需做出详细说明。推行谁用印，谁登记，谁负责。（七）企业所有加盖印鉴的文书应一致编号登记，以备盘问，存档。（八）在公章使用中，如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃办理，造成的所有经济损失，由相关人员担当责任。（九）不相同意在空白文书、支票、合相同上加盖印章，特别情况需经总经理签批方可借出。归还公章时，须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查。凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题，将严肃追究借用人的责任。（十）印章保存人出门时，应将印章交给指定的临时代管人保存。（十一）印章如遇扔掉、破坏或被盗时，应及时向总经理报告予以备案，

13、办理补刻手续并在报刊上公布扔掉声明。（十二）各部门新刻或改制印章，须报企业总经理赞成后方可办理，并由办.优选文档公室登记备案。（十三）印章管理人员应做到坚持原则，立场坚定，严格管理，保守奥秘。印章拥有人违反管理制度，造成印章扔掉或使用不当，企业将按严重违规处分，并追究相应的经济责任和法律责任。八、办公用品管理（一）本制度中的办公用品指平常办公用品及一些低值易耗资品，包括办公文具用品、打字（复印）用纸、待客物品等。（二）购买1、凡企业购买的办公用品，原则上均纳入企业年度购物计划，并添置年度购物呈报表。各部负责人将该部门年度所需要的办公用品指定计划提交办公室，由办公室人员核对购买物品，查阅“供给商

14、资料”、“采买记录”及其他相关资料后，开始办理询价并进行议价，再整理报价资料，经办公室负责人赞成，报总经理赞成签字后，方可购买。2、办公用品由办公室一致购买，未经赞成不得任意购买（特别情况除外）。3、临时急需购买之物品，在保证质量的前提下，价格要低于或等于市场价，不得以高于市场的价格购买物品。在购买物品前要填写办公用品请购单，经办公室负责人赞成，报总经理赞成签字后方可购买，并作为报账的原始凭据之一。4、物品的采买原则上不得由一个人购买。5、如所购物品属瑕疵产品或伪劣产品，由采买的人员负责退货，若给企业造成经济损失，由采买人员照价赔偿。6、采买人员将物品购回后要填写物品入库单，凭销货发票和入库单

15、按规定办理报销手续。7、负责购买办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支合适、（三）发放1、办公室严格履行办公用品领用手续，厉行节约，依照领用准时、限额、限量原则。领用者应稳当保存并节约使用办公用品。2、依照实质工作需要发散给各个部门，各部门要由专人负责领取物品，并在领取单上签字，由办公室登记造册保存。3、除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经办公室负责人赞成后方可领用。4、企业新聘职工的办公用品，办公室依照部门负责人供给的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。新职工需在领用表中签字确认。（四）保存1、企业办公用品均由办公室一致管理。2、各

16、部门办公用品或财产要认真管理，推行部门领导负责制，办公财产在保修期内如有破坏由保修单位负责维修，保修期后如因部门原因或个人原因破坏、扔掉，由部门或个人负责。3、单位任何办公用品及财产不得流失或据为己有，否则，将追究相关人员责任。4、因工作需要装备给个人的用品，在工作调动或离岗以前，必定归还单位办公.优选文档室。5、办公室要将企业所有财务分类记账，如期清点、核查，并将核查情况汇总上报总经理。6、办公用品管理必然要做到文明、干净、注意安全、防火、防盗、严格依照规章制度做事、不相同意非工作人员进入库存处。如库存办公用品发生扔掉，由管理人员担当赔偿责任。九、办公用固定财产管理（一）办公用固定财产是指企

17、业各部门在平常工作中用于办公和服务的各种设施和设施。详细包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。（二）购买1、办公用固定财产由办公室整体计划案标准一致配置。2、各部门可依照工作实质需要提出设施购买申请计划，经办公室判断，报总经理赞成后，由办公室组织相应人员尽享采买。（三）维修1、各设施需如期检查、及时维修，保证工作业务正常进行。2、设施出现故障，高出保修期的，由办公室联系设施专业维修企业进行检修，并做好设施维修记录台账。3、维修费高出设施原值10%的，办公室应按使用年限、破坏程度确定可否需要维修。4、由个人损毁的，应该由当事人酌情赔偿。（四）报废1、设施出现故障无法维修或维修成本过高

18、，且吻合报废条件的，由设施管理者提出申请，填写设施报废申请表，办公室负责人签字后报总经理审批。2、企业办公室会同相关专业技术人员或主要使用人员对设施使用年限、维修情况等进行判断，并报总经理审批后，将报废设施交办公室相关人员办理，如报废设施能销售的，将回收的款项入账。同时，对报废设施登记备案、审批表存档。（五）其他1、办公室每年年终对固定财产进行两次全面清点（由两人以上参加），核对财产数量。2、各项固定财产的质量保证书等资料一致由办公室保存。3、使用办公设施的所有人员均须按相关要求操作。4、职工要爱惜所有企业的公共设施，离创立公室时，要检查关闭所有设施电源及简单发生危险的用具，保证安全。5、任何

19、人未经领导赞成，不能够将专用办公设施带出办公地点，否则所有结果自负。6、未经企业赞成，不得将财产外借和供没关人员使用。7、职工走开企业后，需把领用的办公设施悉数交还办公室，如有破坏或扔掉，负责赔偿。.优选文档8、办公设施如需迁移，需经办公室办理迁移手续后，方可履行。十、图书管理（一）申购1、部门负责人依照本部门业务睁开需要提出购书申请，经办公室依照图书目录检查，若没有相同的图书，报总经理赞成后，方可购书。2、图书购买工作原则上由申请人履行，事后将购买的图书报办公室图书管理人员登记，加盖企业藏书章。（二）管理1、图书的平常管理工作由办公室设专人负责，将图书进行编号，尔后登记在图书目录中，内容包括

20、：编号、书目名称、册数、初版社、单价等栏目。每次新购图书，均需进行编号登记后，再办理借阅手续。2、办公室每季度对图书进行一次清点，每半年将清点结果记录于图书目录。办公室每季末将图书目录供给给各部门，供部门选择借阅。（三）借阅1、图书出库一律办理借阅手续，否则严禁出库。2、借阅人借书时，应填写借阅登记表后，方可将书借走。3、图书借阅一般最多同时三本，一次借阅时间不得高出一个月，到期可办理续借登记手续，如需连续借用，须向综合办公室图书管理人员办理续借手续。（四）责任1、借阅人应爱惜企业财产，不得在图书中勾画、涂改、撕毁、破坏；因不慎扔掉图书，照价赔偿。2、借阅人应准时归还图书。经办公室两次催交不还

21、的，视为扔掉，照图书原价赔偿。3、借阅人将图书归还，应在借阅登记表上登记。十一、行政款待工作管理（一）行政款待工作的主要任务1、安排业务关系企业各级领导在当地的吃、住、行。2、安排重要嘉宾的检查、察看、调研等活动。3、协助办搭理议的会务工作。4、协助睁开公共关系工作，协调好外面环境。（二）行政款待工作的基根源则1、坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，加强公关意识，宣传企业形象，广泛获守信息。2、坚持规范化、标准化、制度化的原则，履行国家相关勤政建设的规定，吻合礼仪要求，杜绝任意性。3、坚持节约节约、热情周密的原则，依照嘉宾的身份和任务履行不相同品位的款待标准，反对铺张浪费。.优选文档（三）

22、行政款待工作的程序、规范1、接打电话要使用文明语言，并做好电话记录。2、客人来访应热情迎接，主动引导客人到办公室或款待室讲话，如自己有事需要临时离创立公室，应将办公桌上的文件、资料、名贵物品布置好，省得泄密或扔掉。3、宴请客人推行派餐单制度，经办人填写派餐单，部门负责人签字后报总经理审批，办公室负责一致安排。（四）行政款待工作的标准、要求1、事务性款待标准、要求。依照领导妄图及客人的需求，掌握款待工作的规律，做到目注明确、思路清楚、计划周密、主次分明、灵便灵便、着装大方、举止文明，不擅自在授权范围外作任何决定和承诺。2、宴请标准、要求。宴请客人时，应依照宴请的性质和规模不相同，酌情进行安排。十

23、二、企业车辆使用管理（一）车辆使用的要求：1、凡供给企业使用的车辆必定是吻合国家相关规定的车辆，驾驶员必定拥有相应车型的驾驶证。2、车辆必定车况优异，手续齐全。办公室应准时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆相关证件及资料由驾驶员稳当保存。3、所有车辆按规定出车前必定填出车表、行车公里数及事由，并签字方能见效。4、驾驶人出车时要保证证件齐全及有效性。在出车全需认真检查车辆安全情况（水、电、油），以保证车辆的正常运行，若发现有破坏或有异常现象应马上见告办公室，并协助办理维修。每次出车后，须驶回指定地点存放，并确定锁妥。严禁酒后驾驶。5、办公室每个月应最少安排车辆进行一次吸尘、打蜡、上光等保护

24、工作，对车辆内部及发动机要如期冲刷保护，应做到车容整齐、车况优异。雨后、长途回来应及时冲刷车辆。6、办公室每年需要一致安排车辆年检及购买车辆保险，并记录车辆的总里程表读数，作为车辆支出计算的基准数据。7、对车辆推行定点维修，车辆维修须先填写维修单，由办公室报总经理审批。车辆经审批后方能送修，未经审批的，维修费不予报销。车辆在途中需要维修的，要先报告办公室负责人，因特别情况不能够在定点维修单位维修的，由驾驶人报告总经理审批办理。8、驾驶人应做到合理用油，节约用油。加油原则以加油卡的形式进行。如无特别原因，对用现金加油的不予报销加油花销。因公在外处加油的，凭出车审批单、发票和报销单，由办公室负责人

25、报总经理审批报销。9、在出差长途时办理登记后按实质在行程中发生的汽油费、路桥费由企业负责。10、对于无法安排的用车申请，办公室应该赶忙通知用车申请人，做好讲解工作。11、企业严禁出借车辆，特别情况由企业总经理赞成，对未经赞成擅自出车发生的花销由驾驶人负担。发生交通闯事由驾驶人负所有责任，并按同型号车辆价格进行赔偿。.优选文档（二）违规与事故办理1、所有车辆必定按企业规定于正规停车场停放。不按规定停放车辆者，所造成的所有结果（如破坏、被盗、被拖等）由驾驶人担当所有责任。2、车辆发生扔掉的，当事人要马上报告公安局、保险企业和办公室负责人，并按市物价局相关规定赔偿损失。责任人还需向领导写初版面报告，

26、由办公室依照市物价局估价进行办理，当事人的交通补助费于获取保险企业赔付款后的次月予以发放。3、发生交通闯事事故，由交警部门依法办理1）交警部门认定我方不担当责任的，发生保险企业赔偿以外的花销，由企业担当；2）交警部门认定双方都有过错的，如发生保险企业赔偿以外的花销，企业担当70%；3）交警部门认定我方担当主要责任的，如发生保险企业赔偿以外的花销，企业担当30%。4、发生违章情况，被交警部门处分的，花销个人担当。5、个人用车和未经赞成发生交通闯事的，所有结果自负，同时须追究相关责任。十三、差旅费管理（一）差旅费是指走开南京市城区睁开公务活动所必需的花销，其开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补

27、助费和外埠交通费。（二）城市间交通费1、出差人员要依照规定级别乘坐交通工具，凭据报销城市间交通费。未按规定乘坐交通工具的，超支部分自理。2、企业高管，以及相当职务人员出差可乘坐火车软席车（软座、软卧），轮船二等舱；其他人员出差可乘坐火车硬席车(硬座、硬卧），轮船三等舱。3、确因出差行程较远或任务紧急需乘坐飞机（经济舱、一般舱），早先应经总经理书面赞成。4、企业高管及相当职务的人员出差，因工作需要，随行一人能够乘坐火车软席或轮船二等舱。5、乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车高出12小时的，可购同席卧铺票。吻合规定而未购买卧铺票的，按实质乘坐的座票票价的80恩赐补助。能

28、够乘坐软卧而改乘硬卧的，不再恩赐补助。6、乘坐飞机，往返机场的专线客车花销、民航机场管理建设费和航空旅客人身不测伤害保险费（限每人每次一份，保险费不高出20元），凭据报销。（三）住宿费1、出差人员原则上不得住宿四星级及其以上星级的高档饭店（旅店），不得住宿豪华房间。2、企业高管以及相当职务的人员能够住单间，住宿标准：一般地区200元/天.间，省会城市、直辖市和经济特区300元/天.间。其他人员原则上两人住一个标准间，住宿标准：一般地区150元/天.间，省会城市、直辖市和经济特区200元/天.间。.优选文档住宿费在以上规定限额标准内凭据报销。3、单人出差或男、女出差人员为单数，其单个人员可选择单

29、间住宿，其住宿费依照不高出上述规定限额标准内凭据报销，高出部分自理。4、工作人员出差住宿费的报销，可按其出差时期住宿费票据及实质住宿天数平均计算，不高出标准限额据实报销。5、由于业务巡逻等原因借住于看守点宿舍的，恩赐住宿费补助30元/天。6、出差人员由款待单位免费款待或住在亲友家等无住宿费发票的，一律不予报销住宿费。（四）伙食补助费1、出差人员的伙食补助费，以城市间交通费票据和住宿费票据为凭据，按出差自然（日历）天数推行定额包干，不分途中和住勤，每人每天补助标准为：一般地区40元，特别地区50元（特别地区指国家规定的经济特区和直辖市、省会城市）。2、经领导赞成，出差人员凭据报销工作餐费或款待客

30、户凭据报销款待费的，扣除当餐的伙食补助。其扣除伙食补助参照标准为：一般地区早餐10元，午餐和晚餐各15元；特别地区早餐10元，午餐和晚餐各20元。3、无城市间交通费票据的，可出具路桥通行费凭据报销途中伙食补助费。当日往返的，按一天核报伙食补助费。无住宿费票据的，不予报销住勤时期的伙食补助。4、由于业务需要随行的汽车驾驶员驾驶车辆出差的，出差伙食补助费亦按本规定履行。（五）外埠交通费1、出差人员由于业务需要发生的的外埠交通费，凭据实报实销，原则上出租车票不予报销。2、由单位自备交通工具的，凭据报销路桥通行费、加油费等。（六）参加会议等差旅费1、出差借款和报销会议差旅费时须供给会议通知。2、会议通知一致安排食宿的，会议时期的住宿费、伙食补助费和公杂费由会议主办单位按会议规定一致开支，据实报销；在途时期的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费依照上述差旅费规定报销。3、会议明确通知食宿自理的，在途时期和会议时期的城市间交通费、住宿费、伙食补助费依照上述差旅费规定报销。会议一致收取会务花销