公文处理办法

1、公文处理办法第一章 总则第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据有关规定，结合本公司实际情况制定本办法。第二条 本办法所称公文是指公司及其分支机构在经营管理活动中撰写和使用的或机关团体、企事业单位传送给公司、公司各部门和分支机构的各类公文。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公司综合处总体负责和协调公司系统的公文处理工作，主要任务是：拟订公司公文处理具体细则并对公司系统公文处理工作进行指导和培训；接收公司系统外单位发送给公司的所有公文，对其中行政公文提出拟办意见；负责公司名义公文的核稿、报批、缮印、盖章、发送和归档工作

2、。公司各部门应明确负责人并指定内设部门和人员负责对本部门职责权限内公文的处理工作。各分支机构应有专人负责本部门公文处理工作，根据本办法制定、实施本单位公文处理各项工作的具体规章、制度。主要任务是：（一）负责本单位的收文、编号、登录、传阅、发文等工作。（二）起草、校核以本单位名义制发的公文。（三）负责公文处理中的督促检查工作。（四）完成与公文处理有关的其他工作。第五条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。第二章 公文种类第六条 本公司主要公文种类（一）决定对重要事项做出决策和安排，用“决定”。（二）通告公布社会各有关方面应当遵守或者周知的重要事项，用“通告”。（

3、三）通知发布规章制度、任免干部、部署工作、转发主管单位、无隶属关系的管理单位的文件或主管领导的指示、转批下级单位的公文，用“通知”。（四）通报表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验，用“通报”。（五）报告向上级单位或股东单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等，用“报告”。（六）请示向上级主管单位、股东单位或领导请求指导和批复事项，用“请示”。（七）申请向无隶属关系的管理单位、主管领导或职能部门请求批准事项或要求给予资格、额度、指标等，用“申请”。（八）批复答复请示、申请事项，用“批复”。（九）意见对重要问题提出见解，阐明工作的指导原则，用“意见”。（十）规定对

4、某一具体事项做出的安排，要求有关部门、人员遵照执行，用“规定”。（十一）函彼此无隶属关系的公司内部各单位之间相互商洽工作、询问答复问题，公司或公司部门、分支机构向业务协作关系单位提出要求或答复，用“函”。（十二）会议纪要记载、传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。第三章 公文格式第七条 第六条所述的公文（包括加盖了公章和不加盖公章的会议纪要）称为正规公文，各单位内部使用的不加盖公章的工作签报、电话记录称为非正式公文。正式公文的格式一般由秘密等级、紧急程度、发文单位（文头）、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、主题词、抄报抄送单位印制版记等组成。

5、（一）涉及公司秘密的公文应当分别标明“公司绝密”、“公司机密”、“公司秘密”；“公司绝密”、“公司机密”应当标明份数和序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识应当使用全称或规范化简称。（四）发文字号包括单位代字、年份、序号。（五）上行文应当注明签发人。其中“请示”和“申请”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。（七）主送单位应当使用全称或规范化的简称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）成文日期一般以负责人签发日期为准。（十）公文除“会议纪要”和以电子文档形式发出外，应加盖公章。公

6、章加盖在成文日期之上，发文单位署名可以省略不写。（十一）公文应标注主题词。（十二）抄报抄送单位指除主送单位外需要知晓公文内容的其他单位，应当使用全称或规范化简称。第八条 公司公文用纸幅面规格一般采用国际标准A4型，通告可根据实际需要确定。第四章 发文办理第九条 发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等环节。第十条 草拟公文应当做到以下几点：（一）公文内容应符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策，符合上级单位或股东单位的指示，并同现行有关公司规章制度相衔接。（二）上行文中的请示和申请，应当一事一文。行文一般只写一个主送单位或主管领导，上行文一般不得越级

7、报送，因情况紧急必须越级行文时，应同时抄报被越过的上级主管单位、股东单位、无隶属关系的管理单位和主管领导、职能部门。（三）向上级主管单位、股东单位、无隶属关系的管理单位或主管领导、职能部门的请示或申请，不可同时发送下级单位或下级个人；报告一般不下发，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位或个人。向下级单位的重要行文，可抄报直接上级主管单位、股东单位、无隶属关系的管理单位或主管领导和相关职能部门。（四）报告事项不得夹带“请示”的内容。（五）行文应力求简明扼要，注重实效。（六）草拟文稿应做到观点明确，不摸棱两可、含糊其辞；条理清楚、开门见山、层次分明；情况准确，反映问题属实，不夸大、不缩小；文字通顺

8、精练，语气恰当；书写工整、标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。（七）公文起草时，有关人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。在使用简称时，应先用全称，再加以说明。（八）公文结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”；第五层为“”。（九）公文必须使用国家法定计量单位。（十）公文中的数字，除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。代表数量金额的数字，应加逗号分隔符、金额单位、币种。第十一条 公文有些内容如涉及公司内部其他单位

9、的职权，主办单位应事先与其他有关单位主动协商并会签；若有不同意见，应报请主管领导裁定。对于不同意见未协商一致，又未经主管领导协调裁决的问题，一律不得上报、下发公文。第十二条 综合处、各部门、各分支机构应建立发文核稿制度。（一）对不符合行文规则的上报公文，公司综合处应退回下级呈报单位，并告知要求改正的部分。（二）综合处核稿主要就是否需要行文，行文方式是否妥当，是否会商有关部门（会签），是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，以及文字表述、文种使用、公文格式、印发范围是否准确、规范进行把关。（三）各部门负责人主要负责核查文稿数据、事实的准确性和所提措施是否切实可行，以及是否写清楚要说明的问题，避免言

10、不及义、文种错用、该协商的未予协商。（四）签发人主要负责审查办文是否有此必要、是否符合国家的法规政策、是否符合行文意图。第十三条 公文拟稿后，按以下规定签发：（一）以董事会名义发文，由董事长或副董事长签发。（二）以党委名义发文，由党委书记签发。（三）以监事会名义发文，由监事长签发。（四）以公司名义发文，由正副董事长、正副总经理按职权规定签发。根据公司授权规则的规定，凡有权人明确授权的，被授权人也可签发。（五）以部门名义发文，由部室主要负责人签发。（六）以分支机构名义发文，由分支机构负责人签发。第十四条 签发人在批签时，应表明同意与否，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，则视为同意。第十五条 正规

11、公文发文均应编号。公司发布重要规章制度、做出重大请示、报告、重要决定、决议，采用“连瑞字年份第号”的格式，公司其他部门发文格式一般是“连瑞字年份第号”，其中“连瑞字年份第号”的“”一般是部门名称首字，或是能区别于其他部门的单字。第十六条 对于不需要以正规公文形式提出的、需报请领导批示的工作请示、重要工作建议和重要工作信息的报告，都填写在工作签报纸上。第十七条 对须报请领导批示的来电，应填写电话记录。第五章 收文办理第十八条 收文办理一般包括接收、登记、拟办、批办、分送、传阅、催办、承办和收集等程序。第十九条 收文时应以签字或盖章的方式签收并登记。收到下级单位上报的需要办理的公文，各部门应当进行

12、审核。审核的重点是：（一）是否应由本部门办理。（二）内容是否符合公司规定。（三）涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签。（四）文种使用、公文格式是否规范，是否符合行文规则。第二十条 经审核，对符合本办法规定的公文，各管理部门和有管理职能的部门应当及时处理，对超越部门职权的事宜应当提出拟办意见送主管领导批示或批转有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。对需要送几位领导传批的公文，一般应按领导排序由后向前递送。对传阅公文、资料，应速传速阅，一般不得超过2天，并注明传出时间。加急件应随到、随传、随阅，必要时可以集体阅读。对需送几位领导人传阅的公文，综合处应按领导排序由前向后递送。第二十一条 办理公

13、文传阅、传批的部门应随时掌握公文去向并予以记录。除领导另有指示外，不应将公文在领导之间自行传递。第二十二条 公文办理者应当抓紧时间处理公文。对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的部门并说明理由。第二十三条 公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商。第二十四条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。第二十五条 根据办理公文件件有着落、事事有交代的要求，建立必要的催办制度，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重要催办，一般公文定期催办，使催办贯穿于公文处理的各个环节

14、。第六章 公文流转程序第二十六条 公司正规公文发文的程序是：拟稿者起草公文并填写发文稿部门负责人审核如有必要,有关部门会签综合处核稿领导签发拟稿者将电子文档送综合处排版清样公文起草部门核对印制前，综合处复核综合处缮印公文起草部门送综合处签章、归档发文。分支机构正规公文流转程序参照本办法执行。第二十七条 公司工作签报和电话记录作为非正规公文，按以下程序办理：起草者填写有关表单单位负责人签字送有关管理部门，部门编号、登记管理部门负责人直接处理或提出拟办意见如需领导审批（阅）的签报，须通过送综合处统一报送领导领导批示或有关部门办理经综合处返还呈报单位或有关部门并归档。第二十八条 公司各部门须请求公司职能部门或公司领导给予的额度、资格、指标等的申请、指示，以工作签报或相应的审批单形式按以下程序报送相关部门。相关部门有权决定的，直接答复提出要求的部门；超权限的，应提出拟办意见通过综合处报公司领导决定：（一）涉及人事、薪酬、福利、岗位、培训、出境的公文直接报送综合处。（二）涉及资金、预算管理、财务的公文直接报送计划财务处。（三）涉及工程、土建的公文直接报送工程处。（四）涉及设备、电器、仪器仪表、水电的公文直接报送设备处。（五）涉及以