工程项目管理中档案资料质量的控制

1、工程项目管理中档案资料质量的控制1、施工图设计文件含变更质量的掌握：施工图设计文件由设计院编制，是现场施工的依据，也是编制竣工图的依据。广东石化炼油千万吨改扩建工程由洛阳院、南京院、中元公司、东华科技股份有限公司等多个设计单位设计，各设计院有其独特的编制方式，如洛阳院的设计文件以文表号代替专业，不再在图标中增加“专业栏，南京院的图纸可能消失图纸、名目、分名目同时消失在一个名目号中，而中元公司的设计图纸的图号则由工号、专业、年号等组成，各专业一目了然，缺乏之处则是同一个工程可能有多个工号，同一工号可能有数个总名目，给人以混乱的感觉 。各设计院所出的变更单也根本存在工程名称、单元名称、工程号、图号

2、等与规定的有所差异，重号、缺号状况较为普遍，并有大量的 件、大量的变更内容。同时，代材单、变更单不注明原图号，给编制竣工图增加了难度。做好设计文件质量的掌握，首要的一点是资料人员要了解各设计院的特点，做好验核工作，验核的要求包括：清单与实物是否相符，名目与内容是否全都；图纸的工程名称、单元名称、工程号、图号等是否与规定的全都；本次来图与历次的来图有无冲突或错误，代材单、变更单、工程联络单是否标准、有无重号或空号，存在哪些复印件、 件，修改量大约占多少等状况。来名目时核该名目及名目下的全部文件，来分名目时核整个专业的全部文件，来总名目或总分名目时核整个装置或单元的全部文件。验核应做到：发觉问题准

3、时进展汇总、处理，不能准时处理的应做好跟踪。全部设计文件存在的问题都应在工程中交前全部解决。2、厂家档案质量的掌握厂家档案资料由厂家供应，经选购方验核后移交，有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容，包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别，有国产和进口之分，资料本身简单繁多，加之涉及厂家多，各厂家提交的资料又各有其特点，状况简单，给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般状况下，商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求也有未要求提交资料的，就我厂而言，参加签订合同的部门有选购部门、使用单位、专业治理部门等，工程治理单位及档案治理部门被排解在外，而在厂家提交资料时，选购人员不予把关，

4、在将资料发给使用和治理部门后，这些部门也很少核实其完整性，造成长期以来工程治理部门只能是被动的接收，即交什么收什么。而商务合同或协议的多头签订造成归档难，档案部门难以了解工程的应交资料状况，也只能是被动的归档。厂家档案资料包含了物供中心选购局部即甲方选购及EPC工程由总包单位选购的局部。对于甲方选购局部，档案部门经过一段时间艰难的摸索，略有成效，根本上能保证主要的资料收集齐全：根本上做到按要求领取及验核，如，要求物供中心供应移交清单并需注明工程名称、设备仪器仪表名称及位号、资料名称等，并进展验核清单与实物是否对应，每台设备是否至少有一份原件能满意档案的要求干净、清楚、签章齐全，压力容器应同时有

5、竣工图章和压力容器设计资格章等。并结合阅历，主动出击，避开随机资料不齐，给归档工作增加难度，如：机泵的随机资料除了泵本身的性能曲线、使用说明书等外，一般应有电机的使用说明书利旧除外；新氢压缩机组应包括压缩机局部、水站、油站、压力容器及配套的仪表、电气资料等。在没有合同或协议的状况下，对比设计图纸，了解选购状况及应提交的资料，争取在工作中处于主动，准时做好催交工作，迫使业务人员重新重视，对比合同或协议检查厂家资料，完善所交资料。对于EPC工程，档案部门曾寄盼望于EPC单位的标准治理和有效掌握，只是在合同中予以明确和标准，在施工过程中只是针对易于无视的问题做了适当的提示，结果发觉厂家不按合同汇总移

6、交，EPC单位质检人员不仔细把关，造成随机资料归档不齐。虽然最终EPC单位不得不为此付出代价，但在肯定程度上影响了归档时间。针对EPC工程厂家资料质量有所失控的状况，档案部门适当完善了做法：标准合同内容；全面了解施工图纸中应选购的设备仪器仪表状况，并进展汇总；要求EPC单位准时移交商务合同及其技术附件，并把资料内容补充到汇总表中；要求供使用及专业治理部门的资料提前移交，以把握厂家资料供应的进度和初步审核资料状况，准时做好反应和催促EPC单位进展完善，尤其是做好厂家现场安装调试资料的准时收集。3、施工文件质量的掌握做好施工文件的质量掌握，档案、资料人员、工程经理、监理工程师等都各有其责任，档案人

7、员从档案的角度进展把关，其他方是从工程内容上负责。工程资料员是工程治理和档案治理的桥梁，应担当比档案人员更大的责任，即不只是从档案的角度把关，也要从工程的角度把关。工程资料员从工程角度进展把关，与工程经理和监理工程师的把关，有肯定的互补性一一资料员清晰工程共包含哪些的内容图纸，现场人员则更清晰施工单位提交的这些内容是否符合实际。档案资料治理是工程治理的一局部，工程的内容表达在工程图纸之中，假设干套图纸构成一个完整的工程，这一点，工程治理、资料治理和工程监理都必需清晰，因而，工程治理单位应做好：下达打算要科学，图纸发放要严格按打算，资料的归档严格依据图纸的发放状况，如此环环相扣，方可做好资料工作

8、。进展施工文件的质量掌握，主要分以下几步：对比合同、打算及图纸发放状况，验核竣工图及设计变更单是否齐全；验核交工记录是否齐全；验核设计变更是否已全部在施工图上表达；验核全部资料是否符合归档的要求，包括：表格的填写、会签、盖章，综合卷册及专业卷册组卷是否合理，竣工图的折叠是否符合标准等。档案资料质量掌握包含在整个工程治理的过程中，上述的一点尝试虽不愧为行之有效的方法，但在实际的操作中，遭受的困难也是显而易见的，主要有：由于工程简单，涉及多套装置或单元同时进展，工期紧，在一切为了进度的前提下，消失了大量的设计变更。一方面，无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图，均不能全面反映真实的最

9、终状况，遗漏现象较为严峻；另一方面，工程经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个工程，现场任务重，未能尽职做好交工资料的审核工作。制度不健全。资料作为档案的前身，没有一个主管单位，也没有一个完整标准的治理制度。如的设计文件发放暂行规定仅标准了内部发图的程序，对设计院的设计出图并没有统一的规定;随货资料的治理规定仅标准了作为甲方的选购部门选购时随货资料的内容和份数，并没有标准资料的质量及验核的责任，更没有包括对EPC工程中随货资料的治理要求。设备仪器仪表的选购合同及技术协议的签订没有固定的主管部门，造成技术协议归档困难，按协议执行的难度也大。各施工及工程治理单位，大多不重视档案资料工作，一些

10、施工单位无资料员，有资料人员的单位也往往将资料员按最低的待遇，在肯定程度上打击了人员的乐观性。对工程治理单位而言，一方面，在施工阶段，需要和着现场紧急的节拍而忙着资料的验发，同时需兼顾归档的要求和为归档而预备，另一方面，在工程完工后，又要忙着交工资料的编制和审核，无休无止，成了整个工程阶段最饱和和繁忙的岗位，而资料岗位却是的一个享受“二线待遇的技术岗位甚至低于招标和打算人员，因而，存在责任心不强、人心不稳的状况，一些资料员干脆就装聋作哑，不仔细把关就直接移交档案馆，等档案馆发觉问题再来解决。如何在工程治理过程中进展档案资料质量的掌握，对国内的工程工程治理来说是一个盲点，广州石化千万吨炼油改扩建工程自然不能独善其身，需要有一个循序渐进的过程。将资料工作交由档案部门统一治理，即使工程治理更结合档案的要求进展，又使档案人员更接近工程、了解工程，削减双方之间的重复工作，虽然对本已满负荷的档案部门而言增加了不少工作量，但可通过适当的增员解决；对于特地的工程治理单位、施工单位，应培训档案资料人员，让资料人员