金蝶K3ERP系统管理制度

1、金蝶K/3 ERP系统管理制度（试行稿）目的：为了保障金蝶K/3 ERP系统在公司运营中的有效应用，使企业快速实现管理的标准化、程序化，使企业运营管理更加规范、高效，特制定本制度。适用范围：全公司司纳入EERP系系统管理理的部门门和事项项。权责：“K3” ERPP系统推推行实施施小组负负责本制制度稿的的制定和和修改。“K3” ERPP系统推推行领导导小组负负责本制制度的审审批。“K3” ERPP系统各各操作岗岗位负责责执行制制度。定义：（无）工作程序：ERP业务务流程图图：图示说明 图表色别责任部门图标说明资产管理中中心流程次序从上到下、从从左到右右。营销中心制造中心计计划上下业务具具有承接接

2、关系，或或下一个个业务可可由上一一个业务务直接下下推生成成。制造中心仓仓储制造中心采采购下一个业务务必须以以上一个个业务的的结果为为基础展展开，过过程要严严格控制制。制造中心生生产根据业务实实际由资资产管理理中心或或制造中中心采购购填制下一个业务务可以上上一个业业务结果果为参考考数据展展开，过过程给予予适当灵灵活度。销售订单销售订单系统MRP运算系统MPS运算计划管理系统MRP运算系统MPS运算计划管理系统自动生成委外加工任务单系统自动生成半成品生产任务单系统自动生成系统自动生成委外加工任务单系统自动生成半成品生产任务单系统自动生成采购申请单系统自动生成成品生产任务单采购申请单采购申请单系统自

3、动生成投料单采购订单系统自动生成投料单采购订单生成凭证入库核算钩稽采购发票外购入库单生成凭证入库核算钩稽采购发票外购入库单费用发票费用发票领料单领料单半成品入库半成品入库委外加工出库单委外加工出库单出库核算出库核算钩稽采购发票费用发票委外加工入库单钩稽采购发票费用发票委外加工入库单核销核销销售出库单销售出库单销售出库通知单销售发票成品入仓领料单固定资产管理固定资产管理销售费用发票销售费用发票其它外来发票应收帐款管理其它外来发票应收帐款管理应付帐款管理应付帐款管理总帐管理总帐管理期末处理期末处理结帐关帐过帐对帐结帐关帐过帐对帐5.2. ERPP业务操操作规程程：5.2.11. 销销售管理理：5.

4、2.11.1. 跟单单员将确确定的订订单按独独立核算算单位的的不同分分别录入入到各自自帐套中中。5.2.11.2. 对录录入的订订单，业业务员、业业务主管管、资产产管理中中心要对对订单内内容的正正确性、订订单业务务的受控控性、接接单过程程的合法法合规性性进行审审核。5.2.11.3. 经审审核的订订单要与与其它订订单信息息的附件件一起，及及时打印印、分发给给相关部部门人员员，发现现订单错错漏后必必须立即即停止EERP业业务流程程并要及及时反馈馈给营销销中心跟跟单员纠纠错。5.2.11.4. 当出出现因基基础资料料缺失而而导致业业务无法法录入到到ERPP系统的的情况时时，操作作人员应应立即依依照

5、5.3基础础数据管管理的规规定向相相关部门门提出。5.2.11.5. 根据据出货计计划跟单单员开出出出货货通知单单通知知出货，出出货通知知单必必须经业业务员、业业务主管管、资产产管理中中心审核核后才会会生效。5.2.11.6. 错误误订单经经计算后后系统限限定是不不能删除除的，纠纠正时先先执行订订单修改改操作（只只能改数数量和备备注），在在错误行行备注栏栏注明“错误单单据作废废”让后执执行单据据关闭或或行关闭闭操作，同同时在补补做一张张销售售订单录录入被作作废的内内容，补补入订单单的表头头信息要要保持与与原单一一致。5.2.22 计划划管理5.2.22.1. 实行行生产模模块管理理的帐套套必须

6、在在接到订订单后由由制造中中心计划划部门进进行MPPS（主主生产计计划）和和MRPP（物料料需求计计划）计计算。5.2.22.2. MPPS和MMRP运运算的参参数设定定由系统统管理员员会同计计划人员员按公司司ERPP系统管管理的阶阶段性要要求进行行设定，EERP系系统管理理员和计计划人员员不得独独自修改改运算参参数。5.2.22.3. 计划划部门在在进行MMPS和和MRPP运算前前要再次次核对销销售订单单的正确确性，避避免错误误订单被被运算，同同时计算算时先进进行低位位码维护护，使新新生成或或新变更更的BOOM得以以自动维维护；订订单被运运算后订订单将因因有关联联单据而而无法反反审核修修改，

7、因因此出现现错误订订单运算算后按55.2.1.66的规定定处理。5.2.22.4. MPPS运算算后在MMPS维维护界面面对生成成的计划划订单进行审审核、投投放；投投放后对对生成的的生产任任务单进进行确认认、下达达，任务务单未完完成，但但因故不不需要再再生产的的，则对对该生产产任务单单采用手手工结案案。5.2.22.5. MRRP运算算同5.2.22.4的的操作方方法。5.2.33 采购购管理5.2.33.1. 物料料计划人人员（或或承担物物料计划划的仓储储管理或或采购人人员）以以系统自自动计算算生成的的物料采采购申请请单为为基础，依依据实际际需求修修改后提提出物料料申请，经核准审批后提交采购

8、。5.2.33.2. 采购购人员依依据采采购申请请单下下推生成成采购购订单，采采购订单单可根根据与供供应商的的协商情情况作适适当修改改，经核核准审批批后打印印出并传传真给供供应商。5.2.33.3. 物料料入仓后后，采购购人员根根据外购购入仓单单下推生生成采采购发票票，并并填制相相应的费费用发票票。直接到到财务报报账的费费用由财财务填制制相应的的费用用发票，经审核后由资产管理中心核算员钩稽。5.2.44 仓储储管理5.2.44.1. 办理理物料外外购入库库手续时时，仓管管人员由由采购购订单下下推生成成外购购入库单单，并并以此检检查采购购的物料料和数量量是否符符合采采购订单单要求求。对实际入入仓

9、数量量超过采采购订单单需求的的，其差差额在系统设设置允许许范围的的，必须须经相关关领导批批准，补补录采采购订单单将差差额录入入系统；对没有有采购购订单的的物料，仓仓管人员员不得受受理，并并及时将将相关情情况向上上级汇报报。5.2.44.2. 车间间选择生生产任务务单或或委外外加工任任务单下下推生成成领料料单或或委外外加工出出库单，领领料单或或委外外加工出出库单的的物料品品种及数数量，由由系统根据据MRPP运算自自动生成成的投料料单反映映出来。a) 在在全面实实施ERRP计划划控制之之前，车车间可在在允许的的范围内内修改系系统生成成的领领料单或或委外外加工出出库单上上的数量量。b) 未未实施计计

10、划控制制的帐套套，由车车间提前前开出手手工领料料单据交交仓库备备料，仓仓库根据据车间的的领料单单在ERPP系统中中录入领领料单或或委外外加工出出库单。c) 录录单时要要在“成本对对象”栏注明成成品品名名，在表表头“领料用用途”栏录入入*订订单编号号，以便便财务进进行成本本核算。5.2.44.3. 对于于同种材材料不同同长度、面面积的钢钢材未按按照BOOM规定定的混用用现象，鉴鉴于工厂厂实际生生产活动动中的要要求，在在月底需需要进行行对同种种材料不不同长度度、面积积的物料料进行核核对盘点点，对总总长度、面面积帐实实一致的的直接由由仓库分分别以红红字、蓝蓝字领领料单作作调帐处处理；对对总长度度、面

11、积积帐实不不一致的的按盘点点规定办办理。5.2.44.4. 实行行生产管管理模块块控制的的帐套半半成品和和成品的的入库必必须由生生产任务务单或或委外外加工任任务单下下推生成成产品品入库单单或委委外加工工入库单单，对对生成的的单据可可依据实实际入库库数量进进行修改改，对数数量不足足任务单单要求数数量但因因客户同同意无须须再生产产的要进进行手工工关闭生生产任务务单或或委外外加工任任务单的的操作。未实行生产产管理模模块的帐帐套在手手工录入入产品品入库单单或委委外加工工入库单单时，必必须录入入*订订单编号号。5.2.44.5. 要要求销销售出库库单必必须由发发货通知知单生生成，数数量可以以根据实实际出

12、货货情况进进行修改改，特殊殊情况下下需要通通过其它它方式生生成销销售出库库单的的，必须须经相关关财务人人员同意意并告知知ERPP系统管管理员。5.2.44.6. 内部部领用或或免费提提供给客客户的物物料，或或不同核核算单位位之间的的物料调调拨须填填制其其它入库库单或或其它它出库单单，以以便于报报表归集集和财务务核算。5.2.44.7. 实行行批次管管理的物物料，入入库和出出库时必必须录入入批次号号，否则则单据不不能保存存。5.2.44.8. 对委委外加工工的业务务，仓储储或采购购人员要要对每次次收发委委外加工工物料进进行核销销业务的的处理，以以正确反反映实际际存放在在供应商商的物料料数据。5.

13、2.55 财务务核算管管理5.2.55.1. ERRP 系系统财务务核算操操作遵循循国家财财务法令令法规、地地方和行行业规定定以及公公司各项项财务制制度规定定，采用用公司制制定的符符合本企企业实际际运作的的会计方方法。5.2.55.2. 根据据公司规规定的各各独立核核算单位位，ERRP系统统采用多多帐套独独立核算算，各独独立核算算单位间间调拨均均作往来来核算，以以正确反反映各单单位经营营结果。涉涉及分厂厂未能采采用ERRP系统统的，其其之间调调拨在系系统内也也作往来来核算，在在合并时时财务通通过手工工调整来来剔出由由此产生生的资产产和损益益。5.2.55.3. 财务务人员要要认真核核对采采购发

14、票票各项项内容防防止出现现差错，要要做好各各往来应应付款项项的核对对，及时时协同相相关部门门处理错错漏。对对与采购购相关的的费用，采采购人员员或财务务核算员员要及时时填写费费用发票票，费费用发票票要与与相关的的采购购发票进进行钩稽稽处理，以以确保存存货核算算的正确确性。5.2.55.4. 财务务核算员员要及时时处理当当天单据据，对相相关单据据进行审审核（参参见5.2.11.2和和5.22.1.5），根根据销销售出库库单填填制销销售发票票。5.2.55.5. 财务务在存货货核算时时要对物物流单据据进行检检查监督督，查出出错漏并并督促相相关操作作人员纠纠正。aa） 对对已结帐帐后发现现的问题题，核

15、算算员要提提出调帐帐报告，经经资产管管理中心心经理批批准后在在系统“期初余余额调整整”等功能能界面调调帐。b) 期期末盘点点按财务务制度执执行，确确认盘盈盈盘亏的的，财务将将签字审审核的盘盘点表交交由仓库输输入ERRP系统统内，财财务在系系统内确确定单价价。5.2.55.6. 财务务核算员员根据财财务规定定和ERRP系统统操作顺顺序进行行财务核核算工作作。5.2.66 系统管管理员管管理5.2.66.1. ERRP系统统管理员员和公司司网络管管理员按按本规定定要求维维护ERRP系统统，保障障系统运运行顺畅畅。5.2.66.2. ERRP系统统管理员员负责解解决或与与金蝶顾顾问联系系解决EERP

16、操操作系统统自身的的技术问问题，并并根据EERP系系统使用用状况，对对相关操操作人员员进行指指导、培培训工作作。5.2.66.3. 随着着公司对对ERPP系统完完善和功功能的增增强，根根据项目目实施的的进度和和深度配配合公司司金蝶KK/3 ERPP项目组组的实施施工作。5.2.66.4. 公司司ERPP项目管管理参见见金蝶“K3” ERRP系统统推行暂暂行管理理办法。 5.3. 数据据安全管管理5.3.11. 帐套备备份：为保证证数据的的安全，确确保使用用帐套不不被破坏坏，根据据实际工工作要求求，每周周五或周周六下午午17：00系系统重新新启动后后，由系系统管理理员或指指定的管理人人员执行行帐

17、套备备份操作作；当需要对对ERPP系统数数据库进进行操作作时或执执行其他他不可逆逆转操作作前，操操作人员员必须报报告ERRP系统统管理员员先进行行完全帐帐套备份份。备份帐帐套文件件名为工工厂简称称加日期期，除特特殊要求求的帐套套外，备备份帐套套保存期期不超过过一个月月。5.3.22. 日志志备份：为了有有效追溯溯在ERPP系统里里的错误操操作和非非法操作作情况，系系统实施施日志管管理，当当日志记记录达到到一定量量时，需需要引出出记录数数据保存存在设定定的文件件夹内备备查，同同时清除除系统内内的记录录。5.3.33. 密码码管理：为了维维护业务务流程各各职能岗岗位权责责的独立立有效性性，防止止其

18、他人人员误用用、盗用用本岗位位操作权权限，各各岗位EERP系系统操作作人员必必须设定定开机密密码、个个人进入入帐套密密码。aa） 开开机密码码及用户户名必须须在ERRP服务务器上注注册后才才能与服服务器相相连，改改动开机机密码及及用户名名前必须须先告诉诉系统管管理员同同时在服服务器里里修改。 b) EERP操操作人员员请长假假或离职职时必须须同时将将开机密密码和个个人进入入帐套密密码同相关人人员办理理交接手续。5.3.44 权限限管理：根据各各岗位业业务需要要，系统统管理员员初步设设定各岗岗位的权权限，并并通过一一定时间间的调整整后，系系统管理理员将各各岗位已已设定权权限表提交给给各部门门主管

19、确确认并存存档。经确认认的各岗岗位权限限的变更更需由各各部门主主管提出出书面申申请方可可更改。离职人员在ERP内的名称需在其业务处理完毕后及时禁用。5.3.55 业务务操作要求求及单证证管理5.3.55.1. 公司司使用EERP系系统管理理的部门门业务必须须按照规规定的流流程采用用ERPP单据运运作，禁禁止背离离ERPP工具而而采用原原来的模模式。自本制制度执行行之日起起，除确确需保留留的手工工单据外外，如车车间开具具的领领料单、原原生产产任务单单可作为EERP系系统领领料单销销售订单单的附附件使用用，其它它单据不不再作为为有效单单据使用用。5.3.55.2. 修改改单据必必须先在在系统内内修

20、改后后再打印印出来，手工直接在打印单据上的修改内容无效。5.3.55.3. 各各岗位业业务操作作必须遵遵循严谨谨、细致致、主动动、及时时地原则则，确保保本岗位位业务能能正确、及及时地流流向下个个环节；各岗位位对上环环节要起起到跟催催、监督督的作用用，对下下环节要要起到跟跟踪、服服务的关关系。各各岗位职职员要做做到今日日事今日日毕，确确保系统统即时数据据的正确确性。5.3.55.4. 各各业务环环节的单单据制单单、核准准、审核核审批、分分发、存存档管理理按公司司相关流流程文件件执行。5.3.55.5. 为为保证各各岗位的的业务操操作不受受系统的的站点限限制影响响，操作作人员业业务操作作完毕后后要

21、立即即退回到到主控台台界面，不不可继续续停留在在各业务务模块界界面，造造成一个个岗位站站点在浪浪费，而而另一个个岗位要要处理业业务却没没有站点点的情况况。5.4. 金蝶蝶K/33 ERRP系统统设备设设施管理理5.4.11. 公公司所有有的金蝶蝶K/33 ERRP系统统设备设设施管理理遵循关关于电脑脑、邮箱箱、网络络资源及及病毒防防范的管管理规定定要求求，确保保设施设设备的财财产安全全和使用用安全。5.4.22. 行政政中心网网络管理员员、电工工负责日日常ERRP系统统设备设设施的维维修保养养，确保保设备设设施的正正常使用用。5.4.33. 为为保证EERP服服务器工工作顺畅畅，系统统管理员员

22、或网络络管理员员于每日日下午117：000时定定时重新新启动服服务器以以清理服服务器内内存；于于每周日日晚200：000至周一一8：330关机机以保养养服务器器。5.4.44. 除EERP系系统管理理员、网网络管理理员日常常管理以以外，未未经公司司董事长长或总经经理授权权许可，公公司任何何人禁止止操作服务务器，经经授权操操作服务务器人员员必须有有网络管管理员或或ERPP系统管管理员陪陪同，并并遵循网网络管理理员和EERP系系统管理理员的要要求。未经EERP系系统管理理员同意意，任何何人不得得进行针针对ERRP系统统数据库库的操作作。5.5. 基基础数据据管理5.5.11. 本本公司物物料编码码

23、的编制制、变更更管理、物物料基础础信息管管理参见见物料料编码管管理办法法。5.5.22. 供应商商、客户户、职员员资料的的新增、变变更、删删除禁用用管理5.5.22.1. 提出资资料新增增、变更更、废止止申请：各部门门对供应应商、客客户、职职员资料料提出新新增、变变更、删删除禁用用的申请请时，部部门相关关人员书书面提出出，并填填写好相相关信息息资料。发发现系统统信息错错漏需要要变更的的，由发发现部门门直接提提交申请请给系统统管理部部门办理理。5.5.22.2. 申请事事项的审核、确确认：申申请部门门主管对对本部门门提出的的申请负负责审核核批准，并并签字确确认。5.5.22.3. 新增、变变更、废废止事项项执行：系系统管理理部门接接到经申申请部门门主管审审核批准准的申请请后要及及时录入入系统。系系统管理理部门对对申请部部门的申申请有疑疑问的，先先与该部部门主管管或以上上人员沟沟通协商商。属于于对系统统数据安安全性有有危害的的新增、变变更等方方案系统统管理部部门可以以拒绝采采用。5.5.22.4. 财务务部门补补充新增增物料相相关属性性资料：由于基基础资料料的财务务内容基基本平稳稳，一般般不会变变动，系系统管理理部门在在新增、变变更后要要以邮件件的方式式通知负负责该厂厂的财务务人员